Puestos Administrativos

Material exclusivo de nuestro Centro de Formación®.

PERFIL DE COMPETENCIAS Y APTITUDES GENERALES EN ADMINISTRATIVOS.

Lic. Eduardo Maggio.

Lic. Marcela Alvarez.

El video sobre este material lo podrás encontrar en:

https://www.youtube.com/watch?v=CaGYj-MIZ-o

Una de las búsquedas más frecuentes es la cobertura de puestos administrativos. Esto se debe a que su lugar en una empresa es muy importante en tanto son los mismos hacen a las funciones de organización, soporte, archivo, tramites y gestiones que permiten a la vez que funciones superiores como las de diseño, planificación, establecimientos de metodologías, mejoras continuas a los procesos, ampliación del espectro y lugar de la empresa en el mercado |llevada a cabo por los puestos jerárquicos y al mando de la empresa  puedan fluir y llevarse a cabo.

Cada puesto en la empresa como una pieza en un rompecabezas conlleva un valor singular y especifico pero que a la vez forma parte de un engranaje o estructura mayor, que es la empresa. Todos los puestos son importantes por lo cual la inteligencia organizacional, su ingeniería consistirá en que cada puesto sea cubierto por personas que posean las aptitudes y competencias para el mismo incluyendo también su motivación y orientación a la mejora continua.

En este material entonces nos proponemos pensar en aquellas características globales o nucleares que forman parte del perfil de un buen empleado administrativo.

La finalidad esencial en toda tarea administrativa es el logro de la eficacia y eficiencia en los procedimientos de rutina de cada sector. Es decir aquellos que permitan sostener y acompañar la operatoria propia del área.  Es por ello que siempre que realicemos una búsqueda de personal administrativo debemos sumar a las aptitudes, habilidades y competencias generales de esta función las específicas del área.

Hay diferencias entre la búsqueda de un empleado administrativo para el área de ventas, el área contable financiera, administrativa general, RRHH…etc. Así también hay puestos administrativos que conllevan manejo de información reservada y confidencial, así como manejo de dinero y valores, lo cual exige una evaluación más profunda del nivel atención-concentración-memoria y fundamentalmente la honestidad y confiabilidad del mismo.

Como en todo puesto nuestra construcción del perfil psicológico y aptitudinal del postulante a un determinado puesto de trabajo parte para el evaluador de contar con un adecuado perfil de las tareas principales y secundarias o de menos peso que el futuro empleado debería realizar. Esto incluye si requiere experiencia en el mismo o no es necesaria, si requiere algún tipo de conocimiento en general por ejemplo  contables, informáticos, técnicos. Saber si el puesto tiene un horizonte de crecimiento o en difícil que haya una evolución en el mismo.

Usualmente las tareas que realiza el personal administrativo en una empresa pueden pasar por:

·       Recepción de personas, de mercaderías, tareas de control  de las mismas, carga de datos de los ingresos y egresos de mercaderías al sistema. Tareas de facturación, archivo… (asistentes empleados administrativos generales).

·       Realización de trámites bancarios u otros, (cadetes administrativos).

·       Tareas varias relacionadas al área contable-financiera (cobros, pagos, liquidación de sueldos, conciliaciones bancarias, llevar los libros, asientos de operaciones contables,

·       Tareas de asistencia a jefes, gerentes. Manejo de agenda, atención telefónica de clientes, manejo de correspondencia, organización de reuniones… (asistente administrativo, secretaria).

Las aptitudes y competencias de base en cualquier puesto administrativo requieren en el perfil del postulante:

1.    Inteligencia de nivel medio de orientación practica-concreta.

2.    Capacidad de atención-concentración

3.    Nivel energético medio a medio superior.

4.    Dinamismo e iniciativa.

5.    Tolerancia a las presiones (a las tareas e interpersonales)

6.    A veces requiere trabajo en equipo.

7.    Nivel de autonomía medio.

8.    Capacidad de autorganización y organización y planificación en el corto plazo.

9.    Adaptabilidad

10.  Sociabilidad media

11. Prolijidad, calidad de trabajo

12.  Capacidad de observación y visión de detalle

13. Capacidad de análisis

14. Adecuada capacidad de comunicación escrita y oral según el área.

15. Constancia.

16. Ambición moderada.

Para aplicar estos conceptos acompañamos el protocolo del test de Bender de dos postulantes a un puesto

Por supuesto siempre contemplamos el conjunto de la batería pero seleccionamos el test de Bender porque entre sus muchos aportes nos permite considerar la capacidad de organización y planificación, el comportamiento y percepción del otro en las relaciones interpersonales así como inferir presencia de indicadores psicopatológicos y orgánicos de estar presentes.

 Básicamente y en términos generales será importante observar a lo largo de la batería la regularidad, compromiso con la tarea, prolijidad nivel de autonomía y actitud ante la tarea y el evaluador.

A continuación entonces comentaremos los dos protocolos seleccionados. Ambos fueron realizados por personas jóvenes con poca experiencia laboral y a un mismo puesto: cadete administrativo.

El puesto de cadete suma con más destacado en el nivel de requerimiento de las competencias generales seleccionadas anteriormente, la necesidad de que el postulante tenga un buen nivel de energía, perseverancia y dinamismo así como agilidad para resolver imprevistos que pueden surgir en la espera y lugares a donde debe dirigirse (bancos, otras empresas) así también como una sociabilidad ajustada y trato correcto.

En el protocolo 1: podemos observar como más destacado en relación al tipo de aptitudes y actitudes buscadas:

• Presencia de un protocolo ordenado, la posición de la figura A es adecuada, los espacios entre figuras en general mantienen una buena equidistancia, excepto entre las figuras 4 y 5 que presenta una tendencia a la colisión leve (pues se produjo una sola vez). Uso normal de la cantidad de hojas 8en este caso una carilla y media en la segunda hoja)

• Solo en 3 casos las figuras se acercan al borde de la hoja en menos de 1,75 cm.

• Los trazos son enteros, la presión es adecuada. Tiene profundidad (huella normal en el reverso de la hoja), la coloración es alta y el calibre tendiente a ancho, mas allá de algunos temblores (que en este caso se asocian a tensión emocional y ansiedad) estas cualidades gráficas denotan un buen nivel de energía y dinamismo y constancia en el uso de esos recursos.

• Hay algunos indicadores emocionales: como la retrogresión por puntos rellenos en la figura 1, 3 y 5 que pueden asociarse a cierta rigidez en la personalidad y necesidad de autocontrol emocional, que también se manifiesta en la cuadrangulación (perdida de redondez) de la curvatura en la figura 4.

• La cantidad de puntos son adecuados en todas las figuras y el sujeto conto los mismos.

• Se evidencia ausencia de indicadores psicopatológicos y orgánicos.

En el protocolo 2: Se observan elementos sintomáticos:

• Irregularidad en el tamaño

• Uso apaisado de la hoja

• Remarcación en la figura 7 sobre todo el sombreado sellado del hexágono izquierdo.

• La ondulación en la base de la figura 8

• La secuencia irregular

• El aplanamiento en la figura 6 curvaturas

• Variaciones en la coloración

• Algunas figuras apegadas al margen.

Estos indicadores  nos dan cuenta de rasgos de oposicionismo o al menos la necesidad de hacer las cosas a su modo, dificultades en las relaciones con las figuras de autoridad que se ven en la ejecución de la figura  7. La capacidad organizativa al igual que la constancia en las actitudes interpersonales de acercamiento, invasión y alejamiento (inestabilidad emocional) son los aspectos menos destacados. No obstante no presenta indicadores psicopatológicos ni orgánicos pero si sintomáticos de comportamientos más impulsivos y menos tolerantes a las presiones tanto de tareas como interpersonales.

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