2023年6月12日

どんな仕事にもテンプレートがある

ある程度の期間同じ職場で仕事をしていると、同じ業務に遭遇します。当社で言うとRFPの作成は何回も経験していることです。担当する顧客の状況に合わせて多少の違いはあるものの、作成する作成物はほぼ共通しています。そのため、RFPや要求一覧、日々のスケジュールや議事録などにはテンプレートがあります。皆様の職場でもこのようにテンプレート化しているものがあるのではないでしょうか。先に述べたものの他に、メール文案なども他のプロジェクトでも使えるようにテンプレート化できるものがあります。

テンプレート化のメリット

テンプレート化することにより、どんな良いことがあるでしょうか。

まず1つ目は、仕事の質を保ちながら効率化できることだと考えます。ずべてに全力で取り組むことも大切な姿勢ですが、テンプレートを利用して効率化することで、余った時間をより考えるべき業務やクリエイティブな力が求められる業務に使うことができます。その結果、成果物の質を上げることができるのです。

2つ目は、ノウハウの共有ができることです。メール文案でさえも一から考えるのには意外と時間がかかるのを、皆様も一度は経験しているのではないでしょうか。テンプレートがあれば、現在取り組んでいるプロジェクトに向けに内容を少しアレンジするだけで作成できるので、いくらかの時間の短縮につながることでしょう。

まとめ

プロジェクトが終了した節目などに振り返って使えそうなものはテンプレート化しておくとよいでしょう。力を入れるべきところとそうでないところのメリハリをつけて、よい良い仕事ができるとよいですね。

また近年AIが活用されるようになってきました。先日Microsoft 365 Copilot（コパイロット）の記事を読みました。Word、Excel、TeamsなどのMicrosoft製品でもAIにより資料の自動生成などができるようになるとのことです。このような、最新技術の動向に合わせて活用していけるとよいでしょう。

2023年6月