2022年6月6日

①主語を補う

議論や会話の中では、主語を抜いて話していたりします。会話をしている最中は理解できていても、後から見返したときに分からなくなってしまうことがあるので、議事録として残す文章は主語を意識して整えるようにします。

②長文になりすぎない

1文が3行以上になってしまうと、1度読んだだけでは理解しづらい文になります。会話をそのまま文章にすると、長文で冗長になってしまいがちです。不要な部分は取り除き、長すぎない文章を心がけると、読み手に取ってわかりやすくなっていきます。

③資料名などの記載を統一する

会議に使用した資料の名前（例：新規業務フロー、現行業務フロー）や、システム名（例：顧客管理システム）など、会話に出てくる様々な名称があります。例に出した資料名では、「フロー」「流れ」「新規フロー」「現行」など会話の中で資料を表す様々な呼び方が飛び交います。この場合、「フロー」といっても現行・新規どちらを指すのか文中で明確にしておく必要がありますし、「新規フロー」「現行フロー」で統一して記載できると、勘違いしてしまうことも防げるのではないでしょうか。

この3点に気を付けることで、認識齟齬が起きづらい文章を書くことができるでしょう。すぐに取り入れることができることなので、議事録を書く機会があったらぜひ意識してみてください。

2022年6月