2022年6月6日

【事務局コンサルタントのひとりごと】

～わかりやすい議事録のポイント～


会社にお勤めの皆様だったら一度は議事録担当になったことがあるのではないでしょうか。最近はWeb会議を録音して文字起こしをしてくれる機能など、便利なツールが出てきていますが、話し言葉をそのまま文字起こしするので、後で見返したり欠席者に共有したりするには文章を整える必要が出てきます。今回は議事録を書くときに気を付けるとよいポイントについてご紹介します。前提として、議事録のフォーマットは会社ごとに異なる部分なので、ご自分の会社のフォーマットを使用してください。本コラムでは、議事録の内容を書くことを想定しています。

①主語を補う

議論や会話の中では、主語を抜いて話していたりします。会話をしている最中は理解できていても、後から見返したときに分からなくなってしまうことがあるので、議事録として残す文章は主語を意識して整えるようにします。

②長文になりすぎない

1文が3行以上になってしまうと、1度読んだだけでは理解しづらい文になります。会話をそのまま文章にすると、長文で冗長になってしまいがちです。不要な部分は取り除き、長すぎない文章を心がけると、読み手に取ってわかりやすくなっていきます。

③資料名などの記載を統一する

会議に使用した資料の名前（例：新規業務フロー、現行業務フロー）や、システム名（例：顧客管理システム）など、会話に出てくる様々な名称があります。例に出した資料名では、「フロー」「流れ」「新規フロー」「現行」など会話の中で資料を表す様々な呼び方が飛び交います。この場合、「フロー」といっても現行・新規どちらを指すのか文中で明確にしておく必要がありますし、「新規フロー」「現行フロー」で統一して記載できると、勘違いしてしまうことも防げるのではないでしょうか。

この3点に気を付けることで、認識齟齬が起きづらい文章を書くことができるでしょう。すぐに取り入れることができることなので、議事録を書く機会があったらぜひ意識してみてください。

2022年6月