2021年10月11日

【事務局コンサルタントのひとりごと】

～PMの頼れるタッグパートナー!?事務局コンサルタントとは？～

今回より、システム構築プロジェクトにおける「事務局」の役割や仕事術についてご紹介していければと考えています。

ここで少し私の話をさせていただきます。

私は、ITコンサルタントとしてシステム企画・調達・開発の各フェーズに関わる中で、「事務局」として資料作成・進捗管理・ステークホルダ間でのコミュニケーションのサポートなど多岐にわたる業務を行ってきました。プロジェクトマネジャー（PM）のように先頭に立ってプロジェクトを推進していくよりは、PMの手が回らないタスクを引き受けてプロジェクトを裏から推進していくような、いわば縁の下の力持ち的存在です。イントリーグではPMと一緒に事務局担当のコンサルタントがタッグを組んでプロジェクトに参加することが多いです。事務局としてプロジェクトを推進する役割は、入社した当時から数えると来年で10年目にもなるということもあり、本コラムを借りて改めてその必要性や業務内容などを整理していきたいと考えています。事務局という機能を有効活用していくことが、皆さまのプロジェクト推進の助けになることを信じて、いろいろとご紹介していきますのでお付き合いいただけたら嬉しいです。

自己紹介の前置きが長くなりましたが、初回はシステム構築の各フェーズで、私の事務局としての業務内容を簡単にご紹介します。事務局と一口に言っても立場や関わり方で業務内容も変わってきます。このコラムでは、ITコンサルタントとしてユーザ企業のシステム構築を支援させていただくときの「事務局」という役割を想定して述べていきます。

▶企画フェーズ

・各種成果物作成（システム企画書、打合せ議事録等）

・情報収集（ソリューション等）

▶調達フェーズ

・各種成果物作成（RFI（情報提供依頼書）、RFP（提案依頼書）、選定評価シート作成、打合せ議事録等）

・情報収集（企画に引続きソリューションの情報、候補ベンダ調査）

・提案書・プレゼン評価集計・見積金額の精査

・ベンダへの連絡・予定調整

▶開発フェーズ

・ユーザ側成果物作成支援

・ベンダ作成資料のレビュ

・受入テスト支援（テストシナリオの作成や実施のサポート）

▶各フェーズ共通

・進捗管理

・会議調整（日程や会議室、オンライン会議のURL発行等）

・ユーザ側とのファイル管理

・社内アドミニ作業（契約書や請求書の手配）

企画・調達フェーズは、ユーザ企業とコンサルタント（イントリーグ）の2社間での協働作業となり、企画書やRFP作成など事務局として手を動かすことも多いです。開発フェーズではベンダが加わり、手を動かす作業は減るものの、ユーザ側の成果物やタスク実施の支援を引き続き行っていきます。ベンダが作成した資料のレビュ等の客観的に確認することも増えるのでPMO（Project Management Office）としての役割が強くなってきます。

このように、フェーズによって関わり方も変わります。ざっくりと見ただけでも様々な業務内容があり、絶対にこれと決まった業務がないのも実態です。システム構築の各フェーズの流れを把握し、達成したいことに合わせて柔軟に対応していくことが求められる奥の深い仕事だと改めて感じます。

次回からは、これらの事務局仕事を徐々に深堀していけたらと考えていますのでお楽しみに。

2021年10月