2023年10月23日
【事務局コンサルタントのひとりごと】
～提案プレゼンテーションの運営ポイント～
このコラムを読んでくださっている読者の方で、より良い製品やソリューションを選択するために、何社かに提案を依頼しコンペを行ったことがある方もいらっしゃると思います。筆者もシステム調達フェーズを担当した際に、事務局としてプレゼンテーションの運営を行う機会があります。最近はオンライン会議が主流になってきたことから、プレゼンテーションも様々なパターンで開催できるようになりました。その分、円滑に行うために考慮すべきポイントがありますので、今回のコラムでご紹介していきます。
今回は、あるシステムパッケージの提案を3～4社から受けることを想定して、プレゼンテーションの段取りについて考えていきます。
① プレゼンテーションの方式
対面、オンライン、両方を取り入れるハイブリッド、どの方法で行うか考えましょう。コロナ禍では、全面オンラインで開催したこともありましたが、最近はハイブリッドで行うことが多い印象です。オンラインも可とすることで、対面参加の人数を絞ることができるので参加者の日程の調整もしやすくなります。
② プレゼンテーションの時間配分
会社紹介、ベンダからのプレゼンテーション、質疑応答などプレゼンテーションで行うことを洗い出し、それぞれ何分程度で行うか配分を考えます。
③ プレゼンテーション環境の確認
対面の場合、会議室の環境について確認します（提案書を投影できるモニターなどはあるか、PCを繋ぐ電源は足りているか等）。ハイブリッドではオンライン会議ツールを通して提案書の投影を行うことも考えられるため、外部から来るベンダ用にWi-Fi環境の確保も必要になってきます。オンラインの場合は、使用するオンライン会議ツールを決め、URLを関係者に共有します。
④ 日程調整
ユーザ側の参加者の予定や会議室の都合などを考慮し、日程の候補を出します。もし同じ日に何社かのプレゼンテーションをセッティングする場合、ベンダ同士が鉢合わせする恐れがあるので、入れ替え時間を30分～1時間程度設けておく必要があります。日程候補が出たら、ベンダとの調整作業に入ります。
⑤ 準備しておくとよいこと
・参加者名簿の依頼
意外と時間がかかるのが名刺交換です。せっかく日程調整し時間を確保したので、プレゼンテーションや質疑応答に時間をかけたいところです。事前に依頼してベンダ側の参加者について名簿を提出してもらうと名刺交換の時間を短縮できます。
プレゼンテーションはいかに段取りをしっかり行えているかで、当日スムーズに進行できるかが決まります。もし機械があれば、本コラムでご紹介したこと以外にも思いつくことがあれば追加しながら準備に臨んでみてください。
2023年10月