2016年4月4日

【見た目で変わる資料作り】

～資料の種類が変われば表現も変わる～

ずいぶん間が空いてしまいましたが、前回（2015/2/9）は資料作成においての心構え的な内容をお伝えしました。今回は、もう少し具体的な話をしたいと思います。

仕事で作成する資料には、様々なものがありますが、大きく分類すると社内向けと社外向けに分けることができます。

◎ 社内向けの資料 ⇒プロジェクトの打合せに使用する資料、企画書、報告書など

◎ 社外向けの資料 ⇒提案書、プレゼン資料、セミナー資料、営業資料、会社案内など

これらの資料を同じソフトや同じ表現で作成してもよいか？誰でも社内向けと社外向けの資料は同じではダメということは理解できるのではないでしょうか。各資料がどのような場面で使用されるのか、また誰に向けての資料なのかによって見せ方を変えなければなりません。

一口に資料といっても、その使用目的は様々ですが、その目的に合った資料を作成しなければ、相手（提出先）に十分に理解してもらえません。十分に理解してもらえなければ、そもそもの目的を達成することが難しくなってしまいます。

では、上記で挙げた資料はどの様に表現されているべきでしょうか。

・提案書 →提案したい内容が一目で分かる

・報告書 →少し細かくなっても報告を受ける側の知りたい内容が整理されていて、その根拠がはっきり分かる

・内部資料 →社内の打合せ用なので、内容重視で見た目はそれほど重要でない

・プレゼン資料 →ぱっと見て分かる、印象に残るようなインパクトがある

・営業資料/会社案内 →売り込みたいサービスが明確である

ここで重要なのは、資料をキレイに作成することが目的ではなく、何故その資料を作るのかを常に意識するということです。ですので、上記で挙げたような資料で何を伝えたいのかをそれぞれに表現しなくてはなりません。つまり、目的によって「見せ方」を変えるということなのです。

全く同じ情報を記載するとして、ある資料では大変重要な情報であっても、別の資料では参考程度の情報ということもあります。これを同じ様に表現しては、資料上でのその情報の位置づけが変わってしまい、相手（提出先）が誤解してしまうでしょう。

繰り返しになりますが、資料を作成する際には、見た目だけを気にするのではなく、そもそもの目的があるからこそ、そこに記載されている情報がどのように表現されているかが重要であるということを忘れてはいけないのです。

2016年4月