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【事務局コンサルタントのひとりごと】
～ハイブリット会議をスムーズに行う準備～
最近は在宅勤務よりも出社の割合が増えてきているというニュースもよく聞くようになりましたが、引き続き在宅と出社のハイブリットワークを続けている企業もあるでしょう。そうなると会議も現地参加とオンラインのハイブリットとなり、準備にも複数の視点が必要になります。今回はハイブリット会議の準備で気を付けるポイントについてみてきましょう。
▼会議環境の準備
【現地】
・会議室の予約
・モニター（またはプロジェクター）やマイクの準備
・取引先など外部の参加者がいる場合は入館方法や入館証のご案内
【オンライン】
・WEB会議のURL発行
【現地/オンライン両方】
・会議概要を関係者へ連絡（およびスケジュール登録）
・出欠席の確認（必要であれば）
▼資料の準備
〇共有フォルダへ会議資料のアップ
共有フォルダがない場合はメールやファイル転送サービス等で関係者へ送付
〇紙資料の印刷
現地参加者向けに必要であれば資料を印刷（現地参加する人数を事前に把握しておく必要がある）
ハイブリット会議となると、現地とオンラインの準備をしなければいけません。このようにリストアップしておくと、漏れなく準備することができます。本コラムをベースにして読者の皆様それぞれの会社のルールや環境に合わせて会議準備リストを用意しておくとよいでしょう。
2024年5月
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