2017年3月13日

【見た目で変わる資料作り】

～その資料、読ませるか見せるかどっち？～

前回（2016/4/4）は、資料には様々な種類があり、その目的によって表現を変えることについて書きました。今回は、その資料が「読ませる資料」なのかそれとも「見せる資料」なのか、そして資料作成のポイントについてお話します。

「読ませる資料」「見せる資料」とは

まず、「読ませる資料」とはどんなものがあるかというと、企画書や報告書等です。これらの資料は、伝えたいこととその根拠について分かり易く表現されていることが重要です。これに対して、「見せる資料」とはプレゼンテーション資料やチラシ等の営業資料です。読ませるというよりはパッと見て何が言いたいのが一目で理解できるように表現されていることが重要になります。

資料作成のポイント

さぁ、資料を作成しようということになったら、まずはどんなソフトで作成するかを考えなければいけません。一般的にはMicrosoft Office（Word・PowerPoint・Excel）を使用することが多いかと思います。もう少し専門的ですと、Adobe Illustrator等も選択肢に入りますが、今回は一般的なMicrosoft Officeのソフトを使用するという前提で説明します。

▼各ソフトの特長を把握せよ

では、どのソフトを使用して資料を作成したらよいのでしょうか。各ソフトには特長があり、それぞれ得意分野や不得意分野がありますから、自分がどのような資料を作成したいのかによってソフトを選択しなければなりません。

＜Word＞

文章が多いものに向いているが、レイアウトの自由度が低い。

⇒論文的な報告書等（読ませる資料）

＜Powerpoint＞

図や表、文章いろいろ入れたい。レイアウトの自由度が高い。各ページが独立している。

投影や簡単なアニメーションが簡単にできる。

⇒プレゼン資料、提案書等（見せる資料）

＜Excel＞

表や計算式を含んだものを作りたい時。セルありきで、用紙の概念がないので印刷には向かない。

⇒Powerpointに貼り付ける素材等（スケジュール、コスト計算）

▼ソフト決定と最初にやること

自分がどのような資料を作成したいのか、「読ませる資料」なのか「見せる資料」なのか

を考慮してソフトを決定したら、いきなり作成せずに、最初に設定しておくべき事項があります。

◎印刷する資料の場合・・・まず用紙設定！

⇒最終的な印刷サイズの用紙設定をして、印刷物（成果物）の完成イメージを初期段階で意識します。

◎プロジェクターで投影する場合・・・投影する画面の比率、どの位の広さの部屋で投影するかを確認！

⇒定員が100人と10人の部屋では見え方が変わります。広い部屋の場合は、遠くからも文字や図が認識できるように意識して作成しなければなりません。

内容を作成してしまった後に設定を変更するのは非常に面倒で時間がかかります。上記のような事を最初から意識できるかどうかで、見え方や作成時間が変わってきます。よく、こっちの方が速いからといって、自分の得意なソフトで何でも作成してしまう人がいますが、どんな資料にしたいかによって、それに合ったソフトで作成することをお勧めします。

2017年3月