2019年9月9日

【失敗しないシステム導入】

～作業を依頼する際のチェックポイントとは？～

ベンダや部下に作業を依頼したのに、期日が守られない、想定していた成果物が出てこないと嘆いている方は多いと思います。中にはベンダや部下の質が低いからだと、すべてをベンダや部下のせいにしている人を見かけますが、果たしてそうでしょうか。作業を依頼する側に問題はなかったでしょうか。今回は作業を依頼する際のチェックポイントについて説明します。

1．期日を明確にしたか

「9月9日まで」と言っても「9月9日24時まで」と受け取る人もいれば、「9月8日24時まで」と受け取る人もいるかも知れません。きちんと「9月9日15時まで」などと時刻まで指定しましょう。また、なぜその時刻までに必要なのか、後の流れについても説明しておくと、より期日を守ってもらえるようになります。例えば「役員には17時までに資料を提出しなければならない。2時間はチェックと修正にあてたいので、15時までに私宛に資料を送付して欲しい」といった具合です。

2．成果物を明確にしたか

どのようなアウトプット（成果物）が欲しいのかを明確にします。依頼する側は頭の中でアウトプットのイメージができている場合がほとんどですが、そのイメージが依頼を受けた側と共有できているとは限りません。アウトプットのイメージを図や文章にして共有します。サンプルを作って提示するのも良いでしょう。最悪なのは依頼する側でアプトプットのイメージが固まっていない場合です。とりあえず作業してもらって、そのアウトプットを見て、「これは違う。こういう感じで。」というのを繰り返します。これではいくら時間があっても足りません。アウトプットのイメージを固めてから依頼しましょう。

3．相手の能力にあった作業か

相手の能力とミスマッチであれば、期待した成果物がでてくるはずがありません。このミスマッチはお互いにとって不幸です。依頼先がベンダであれば担当者を変えてもらう、部下であれば別途、教育を実施するといった対応が必要です。

4．十分なインプットを与えたか

相手の能力にあった作業でもインプットとなる情報が不足していれば、期待した成果物は出てきません。依頼する側のユーザ企業では当たり前の業務ルール、商慣習であっても依頼されたベンダの担当者が知らないのであれば、事前に共有しておかなければなりません。依頼する側と依頼される側で情報格差があることがほとんどです。作業を依頼する際にはインプットとなる情報が不足していないか確認しましょう。

作業依頼する際に上記の点をチェックすることで、期日通りに、期待した品質の成果物を受けられるようになります。

2019年9月