2023年4月3日
【事務局コンサルタントのひとりごと】
～社風に合わせたプロジェクト進行～
様々なシステム調達のプロジェクトに参加していて感じるのが、ユーザ会社ごとに社風が異なるということです。実際にプロジェクトを進めてみてからでないとわからないこともあり、円滑なプロジェクト進行のためには普段のコミュニケーションの中でキャッチアップしていく必要があるでしょう。
今回、社風の定義は以下を参考にします。
【社風】
企業の中の人々に共有された行動の様式、スタイル。それぞれの企業は意思決定の方法、伝達の方法、上下間の接触の仕方、共同の方法、説得の方法などに関して独特の特徴を持っている。社風は、企業の価値観、信念、規範としての目に見えない企業文化を知る重要な手掛かりである。
（引用：コトバンクHPより https://kotobank.jp/word/%E7%A4%BE%E9%A2%A8-160424）
プロジェクトを進めるうえで確認しておくとよい点を以下にまとめました。
①意思決定や承認プロセス
例えば、RFP（提案依頼書）の文書をベンダに発行する際、「このRFP文書で発行して良い」ということを「誰が」「どの会議体で」承認するのか、意思決定のプロセスを明らかにしておく必要があります。キックオフなどのプロジェクト序盤で確認すると良いでしょう。上長に確認するだけであれば、その方のスケジュールを確保すればよいですが、然るべき会議体で承認する必要がある場合は、その会議体の頻度が毎週なのか月1回なのかによりスケジュールへの影響も大きいので注意が必要です。
②社員の関係性
ユーザとの会議やヒアリングなど会話する機会がありますが、その企業の社員同士の関係性についても注目しましょう。例えば、上下関係を重んじる企業では、ヒアリングの際は意見を言っていただきやすいメンバ選出をするなど配慮が必要かもしれません。
③コミュニケーションスタイル
会話やメールを通して、どのように接するのが相手にとって気持ち良く過ごせるかを考えてみましょう。結論先行型で簡潔に話す方が良いのか、丁寧に順を追って説明するのが良いのか、相手の傾向やその場の状況に合わせて配慮できると良いでしょう。
私たちのような外部のコンサルタントやベンダが気を付けると良い点を中心にお伝えしました。ユーザ企業においても、自社独自の社風があるかもしれないということを気に留めておくことでスムーズなプロジェクト進行の一助になるでしょう。
2023年4月