2023年3月27日
【見た目で変わる資料作り】
～ウェブ会議での画面共有～
ここ2、3年で働き方が大きく変わり、会議室での会議や打合せ等がTeamsやZoom等のウェブ会議で行われるようになりました。以前は事前に会議で使用する資料を出席人数分印刷・製本して配布し、会議時にはプロジェクターの投影と手もとの資料の両方で進めていくことがほとんどでした。ところが、ウェブ会議では印刷した資料ではなく、画面共有された資料を使用します。ウェブ会議はパソコンやスマホ、タブレットなど様々なデバイスでの参加が可能です。ということは、会議室で全員が同じ環境で参加している場合と異なり、ある意味全員が違う環境で参加しているとも言えます。この様な場合、画面共有する資料は以前と同じでよいのでしょうか？
ウェブ会議での環境については、参加者が使用するデバイスによって画面サイズや解像度が変わります。特にタブレットやスマホ、モバイルパソコン等の小さめのデバイスでは画面が小さく、画面共有していても資料の内容が見えづらくなります。見えづらいことで参加者の当事者意識が低くなり、会議の質を下げてしまうこともあるでしょう。ですからなるべく参加者全員が分かるように資料を作成した方がよいと考えます。
画面が小さければ当然細かい文字を読ませるのは難しくなります。画面共有する内容によって変わりますが、共有された画面を読むのではなく「見る」ことで理解させるようにすることがポイントとなります。私自身もウェブ会議中に画面共有された文字が小さくて画面に顔を近づけてしまうことがありますが、近くで見ても元々小さい文字であればあまり見え方は変わりません。そうならないために、ウェブ会議で使用することを意識して資料を作成します。
〇文字は大きく見えやすいフォントを使用する
小さめのデバイスでは特に細かい文字は見えないので思い切って大きめのサイズにしてみ
ましょう。また線の細いフォントよりも太いフォントを使用すると見やすくなります。
〇全ての情報は入れず、細かい内容は別途共有する
とにかく情報を減らします。何をする場なのかによって内容は変わってきますが、画面いっぱいに情報があるとどこを見ればよいかわかりづらくなり、また共有画面に集中してしまうことで話し合われている内容に意識がいかなくなります。共有画面にない情報はその場で説明したり、別途共有することで補います。
〇画面サイズに注意する
参加者が見ている画面サイズはデバイスによっても違いますが、現在一般的に使用されているデバイスは横長が多いため、なるべくそれらの比率に近いサイズで作成します。そうすることで無駄な余白がなくなり、画面を効率的に使用できます。
何かの結果を報告する場合（報告会）、ある議題について話合う場合（検討会）、誰かに説明する場合（説明会/プレゼン）などウェブ会議で画面共有する場面はいろいろありますが、何に重点を置くかを明確にし、「見る」だけで分かる共有画面でウェブ会議の質を高めましょう。
2023年3月
【林真弓のコラム】