2015年2月9日

【見た目で変わる資料作り】

～いかに相手に理解してもらえるか～

イントリーグは製品を販売している会社ではありません。そのため、サービス内容をお客様に理解していただく必要があります。理解していただくためには、資料の「見た目」、つまりレイアウトデザインも重要であると考えています。

私は、提案書や報告書、その他プロジェクトで必要な資料を分かりやすく見やすい資料に調整する仕事を担当しております。

このコラムでは、資料作りにおけるコツや注意点をお伝えできればと思います。

仕事をする上で、資料作りは必須です。社内向け資料、お客様への提案書など様々なシーンで資料作りをされているかと思います。

資料作りのためのツール（アプリケーション）も沢山存在していますが、それはあくまでも手段に過ぎず、大切なのはいかにその内容を「相手に理解していただくか」です。理解、納得した上で判断していただけなければ、双方にとってよくありません。

では、相手に伝わりやすい資料とはどのようなものでしょうか。

◎ 章立て（目次）がきちんとできている

◎ 資料のボリュームが適切である

◎ 何が言いたいのかが一目で分かる

もちろん伝えたい内容が一番重要ですが、これらをきちんと資料に反映させてあげることで、読み手が理解しやすくなります。

また、長年の経験から、資料を作る際に以下の点を常に念頭に置いて作成しています。

◆丁寧さが相手への誠意 ⇒仕事の丁寧さをアピール

いくら内容が素晴らしいものであっても、資料が雑に作られていれば印象が悪くなります。また、実際のプロジェクトにおいても同様に雑に作業されるのではないかというように判断される可能性もあります。

◆言いたいことは１ページにつき1つ

言いたいことが沢山あって、ついつい資料がビジーになってしまい、本当に言いたいことが分かりづらくなってはもともこもありません。そのページで本当に言いたいことを1つ決めて簡潔に表現します。ですから最初に章立て（目次）をきちんと作成しておくことが必要となります。このページにこれもあれも入れたい！というのはあくまで作成側の都合で、実際読み手になった場合に、伝えたい内容がすぐに伝わるかを客観的に見て構成を考えるべきです。

◆表現のルールを作る

内容を全て同じに表現するのではなく、キーカラーを決めて言いたい部分を強調したり、 大中小の項目（タイトル/副題/本文）に分けフォントやサイズに変化をつけます。そうすることで、どこがタイトルでどこが内容の文章なのか一目で理解でき、読みやすくなります。

また、読み手がどの様な立場の人かによって、資料上で使用する言葉や表現も考えて作成することも重要といえます。例えば提案書の提出先がプロジェクトの担当部署の場合であれば、専門的な表現を含んでも問題はありませんが、会社の経営層や一般ユーザーに提出する場合は、あまり専門的な表現は使わずに、一般的な表現を使用します。読み手がその内容についてどの程度の知識があるのかを配慮することで、相手に伝わりやすい資料になるのです。

2015年2月