2016年11月21日

【システム企画のマインドマップ活用術】

～会議進行のお共にマインドマップ～

ある日突然、会議の進行役に任命されたら、あなたならどうしますか。

初めての方もそうでない方も、今回は会議進行のお共に使えるマインドマップ活用術をご紹介します。

Step1：準備

会議当日に何をどのような順番で話し合っていくのかを事前に計画し、アジェンダを作成します。そのアジェンダをマインドマップにして書いておきましょう。会議進行と議事録作成が異なる人の場合、作成したアジェンダを事前に議事録作成担当者に共有しておくと、議事録作成のサポートツールとして役に立つことでしょう。

Step2：会議当日

事前に作成しておいたマインドマップのアジェンダをもとに、会議を進めていきます。この時、各アジェンダにて話し合われた、「重要なこと」「決定したこと」「疑問点」「次回までのtodo」など気になることは書き留めておきます。後で見返してわかりやすいように、項目ごとにワンポイントでわかる記号や色などを決めておくとよいでしょう。会議の終わるころには、マインドマップを見渡すことで、次回会議までのtodoのリマインドや決定事項を再度お知らせすることができます。

Step3：会議後

会議時に作成したマインドマップを参考にしながら、議事録をまとめていきます。もし、会議参加者がマインドマップに慣れている人なら、会議後すぐにマインドマップのまま共有すると、会議内容を思い出す強力なツールとして活用することができます。

このように、会議進行にマインドマップを活用することで得られるメリットは下記の通りです。

● 話の全体感が把握でき、マインドマップが広がっていないとろで何か不足事項はないか？などを確認しやすい

● 記号や色を使うことで、大事なところやtodoなどをわかりやすく認識できる

● 会議についての記憶が思い出しやすくなる

もしも皆様が会議の進行役を依頼されたときは、マインドマップを活用してみてはいかがでしょうか。

2016年11月