2020年3月16日

【見た目で変わる資料作り】

～知っておくと得する資料作成の基本～

今回は資料を作成する前に知っておくとよいことについてお伝えします。レイアウト等をひと工夫することで伝えたいことがより伝わるようになります。

言いたいことは一つだけ！

1ページに言いたいことが3つも4つもあると何が言いたいのか不明確になり、理解しづらくなります。より明確に伝えたいのであれば「このページで言いたいことはこれだ！」と言いたいことを1つに絞ります。あれもこれも言いたいという場合はページを分けて作成します。資料を実際に作成する前にシナリオを作成することでそのページ内で言いたいことが複数にならないようにします。一つに絞った後はページタイトルやページ上で言いたいことが一目でわかるように表現します。

たかが余白、されど余白！

余白があると内容が少ないように見えてしまうので、ついつい文章や図表、写真などを入れてしまいがちです。資料が報告書のような性質のものであれば報告のための根拠となる図やグラフ、写真が必要ですし、文章を分かりやすくするための図表等は必要ですが、余白を埋めるだけのイメージ写真等は入れないようにします。なぜなら、写真はテキストに比べて目を引くので文章よりまず写真を見てしまうからです。ここで大事なのは、余白があることを怖がらず、無駄な写真等を使用せずに余白を活用するということです。

余白は余白と思ってしまえばそれまでですが、道路の区画整理と同じと考えて、ページ内を区画整理します。余白があることで、文章を読みやすくしたり、内容をグループ化したりできるのです。

ぴっちり揃ってなんぼ！

文章や図がページ内に構成されている場合、それらがランダムに配置されているとどこを見ればよいのか迷います。この迷いが内容を伝わりづらくしてしまいます。文章や図を左揃えにする、中央揃えにする、右揃えにする、というようにページ内でのルールを決めて、全体がごちゃごちゃしないようにレイアウトします。揃えることで見えない線ができ、読み易くなるのです。雑誌等を見ていただくとルールに則って作成されているのがよくわかります。敢えて不揃いにすることもありますが上級者向けですので、まずぴっちり揃えることを意識してください。

資料にメリハリを！

上記で記載したように、適当な余白がありルールに則っていても、ページ上のテキストが全て同じサイズや色にしてしまうと、何がタイトルでどこが本文なの一目ではわかりづらくなってしまいます。大、中、小とレベルを付けて、レベルごとで表現を変えます。例えば、

▷大（このページで言いたいこと）…サイズを他よりも大きくして太文字、色を変える

▷中（本文のタイトル） …文字を太文字にする

▷小（説明文章） …文章なので読み易いフォントやサイズにする

となります。このように表現を変えることでメリハリができます。ただし、フォントや色の種類を増やすと逆に見づらくなるので、使用するフォントや色はなるべく少ない方がよいです。

2020年3月

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