2022年7月19日

○ Web会議が当たり前になったことで、録画が日常的に

コロナ前の対面会議ではボイスレコーダーを用いて録音することもありましたが、日常的には使用しないことがほとんどであったと思います（業界やお仕事内容によるかもしれませんが）。しかし、コロナ禍を経て、TeamsやZoomなどのツールを用いたWeb会議が当たり前になったことで、ツールの機能の1つでもある録画機能が日常でも使われるようになりました。皆様もweb会議で録画して後から見返したことがあるのではないでしょうか。議事録作成でもこの録画データを活用していけるとよいですね。

○ 改めて議事録の目的を考える

段々と議事録を書くことが目的になっていませんか？今一度、目的について考えて書式やルールなどを見直してみましょう。決定事項やToDo、要点などを記録するためなら、詳細の会話まで記録する必要はなく、録画データを補足として共有できるとよいでしょう。少し親切にするなら、議事録に発言した時間も要点とともに書いておくと、録画データの振り返りがスムーズです。システム開発プロジェクトにおいては、議事録が納品物の1つとして定義されることもあるでしょう。その際は、議事録の目的やそれに応じた記載の粒度、録画データも補足情報とするなどを合わせてお客様と合意しておくことも意識するとよいでしょう。

○ アウトプットを意識することも大事

議事録を作成した後に作るアウトプットとなる資料（RFPや企画書など）を意識して議事録の粒度を考えることも大事です。例えば、RFP作成に活かすために、ヒアリング内容を記した議事録を活用したい場合は、議事録には発言者と発言内容をある程度詳しく書いておくと良いでしょう。この時に録画データがあると、聞き逃しを確認しながら議事録を作成できるので便利です。

元々の目的を失うことなく、録画データのように便利機能を取り入れながら、効果的かつ効率的に議事録を作成できるように日々アップデートしていけるとよいですね。

2022年7月