2020年5月18日

【日々ポジティブに取り組む為のマインドマップ活用術】

～マインドマップ議事録でWEB会議をアップデート！～

コロナウィルスの感染拡大に伴う緊急事態宣言が延長されました。引き続き在宅勤務を与儀なくされている方も多くいらっしゃることでしょう。会議のためにZoom、TeamsなどのWEB会議ツールを使うことも当たり前になり、操作にも慣れてきた頃ではないでしょうか。そこで、WEB会議で活用すると効果的なマインドマップのツール「Ayoa」をご紹介します。

Ayoaとは？

ご存じの方は、マインドマップ通の方だと推測します。おそらく多くの人が初めて聞くのではないでしょうか。前身はimindmapというマインドマップがメインのツールでしたが、Ayoaになってからはタスク管理などの機能が強化され、より生産性や創造性をアップさせるツールに進化しています。マインドマップの見た目や、作成する際の操作感は、多少の変化はあるもののimindmapとさほど変わりません。

主に以下の機能があります。機能は限定されますが、無料版があるのでまずは試しに使ってみるのをお勧めします。

▶無料機能

＞マインドマップの作成（※1）

＞タスク一覧の作成（※1）

＞マインドマップやタスクの共有/共同編集

＞チャット

※1：マインドマップとタスク一覧は合わせて5つまで作成可能

【マインドマップの見た目】

タスク一覧の見た目は下図のように変更できる

〔円形〕

〔タスクバー〕

▶有料機能

＞ガントチャートの作成

＞GoogleカレンダーやEvernoteとの連携

WEB会議での活用：リアルタイム議事録の作成

Ayoaは機能がたくさんあり一度にご紹介しきれないため、議事録をとることを想定して活用方法を記載します。

①マインドマップ作成者を1人決めましょう。また、WEB会議ツールは画面共有ができるものを選びましょう。

｛注意：事前の動作確認を！｝筆者の環境では画面共有機能があるZoom、Teams、Meet、Webexでは動作確認できましたが、環境により難しい場合も考えられるため、事前に確認しましょう。

（以下の環境で確認：AyoaをWindows10のPC/WEBブラウザ（Chrome）で使用）

②マインドマップを画面共有しながら、会議を進行します。議事内容をマインドマップで書いていきます。

｛注意：他の資料も投影する場合は作業環境を確保する！｝マインドマップ以外の資料も画面共有する予定がある時は注意が必要です。マインドマップの共有を一旦オフにするとマインドマップ作成者は「マインドマップ」「他資料」両方を映さなければなりません。画面の小さなPCだと見づらくなるため、作業効率が落ちる場合があるので、もう1台モニタを繋いで2画面使うなどの工夫や、事前にいただける資料ならば印刷するなど準備が必要です。

在宅勤務が進む今、より一層情報の見える化が必要になる！

直接画面を合わせてコミュニケーションが取れない現在の状況下では、様々なツールを活用して業務の遂行をフォローしていく必要があると感じます。その一つとして、今回がAyoaでもマインドマップ議事録作成をご紹介しました。ただ話をするだけでなく、内容が参加者全員に見える化され、共通認識を助けてくれるようになります。Ayoaの使い方はまだまだ研究中です。よい活用法が発見できたら皆様にご紹介させていただきますので、その時をお楽しみに。

2020年5月

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