2020年4月6日

【失敗しないシステム導入】

～WEB会議（テレビ会議）を効率的に進めるポイントとは？（その２）～

新型コロナウイルス感染リスクの軽減措置として、在宅勤務、リモートワークが推奨され、WEB会議の頻度が格段に上がった方も多いかと思います。2019年7月に「WEB会議（テレビ会議）を効率的に進めるポイントとは？」というコラムを書きましたが、いくつか新たな気づきがありましたので、続編としてWEB会議を効率的に進めるポイントをご説明します。

1 顔を映す

自宅が映って恥ずかしい、化粧していない顔を見られるのが嫌だ、データ通信量が多くなるなどの理由で音声のみで参加しているのを見かけますが、顔も映すようにしましょう。音声だけだと表情がわからず、伝達される情報量が少なくなります。

WEB会議のツールによっては、背景を映さないようにぼやかしたり、別の画像に置き換えたりできるものもあります。さらには実際にはメイクをしていなくてもメイクをした顔で会議に参加できるようなアプリも出ています。データ通信量を気にして音声通話だけにして会議の生産性を下げるのは本末店頭です。データ通信量を気にしなくて済むような環境で勤務できるよう、会社側が支援すべきです。

2 出席者を確認する

全員が自分の端末から参加していれば参加者を把握できますが、一つの端末から複数人が参加していると、誰が参加しているかわからないことがあります。「こちらは〇〇、□□、△△（参加者の名前）が参加します」などと会議前に出席者を確認し合いましょう。

3 事前に接続テストをする

実際にWeb会議を始めようとしたら、相手先の会社の制約で利用できないWEB会議ツールだった、スピーカーがうまく接続できずに音声通話できなかったなどということがあります。初めての相手とのWEB会議の前には接続テストを行っておきましょう。

4 複数のWEB会議ツールを準備しておく

前述のように相手先の会社の制約で利用できないWEB会議ツールだったという場合があります。このような場合に備えて、主要なWEB会議ツール（Microsoft Teams、zoomなど）は使える状態にしておきましょう。

5 マイク付きイヤホンを利用する

一人でWEB会議に参加する場合、PCのマイクとスピーカーを利用する人がいます。必ずしもPCのマイクとスピーカーの品質は高くありません。また、PCのマイクがキーボードの打鍵音を拾ってしまい、耳障りになることがあります。できればマイク付きイヤホン（もしくはヘッドセット）を利用しましょう。テレビ会議においては、安いマイク付きイヤホンでもPCのマイクとスピーカーよりは音質が良いことがほとんどです。

WEB会議の頻度が多くなるにつれ、WEB会議を効率的に進められるかが企業にとって、より重要になってきます。新たな知見が貯まったら、またご紹介します。

2020年4月