2019年7月16日

【失敗しないシステム導入】

～ＷＥＢ会議（テレビ会議）を効率的に進めるポイントとは？～

働き方改革などを背景に、ここ1年くらいでWEB会議が急速に広まってきています。場所の制約がなくなり、移動時間を削減できるメリットがある一方で、対面の会議（以下、リアル会議と呼びます）と比べるとどうしてもコミュニケーションの質が落ちてしまうというデメリットがあります。今回のコラムでは、WEB会議を効率的に進めるポイントをご説明します。

1 通話環境を整える

音声品質が悪いと会話がストレスになります。聞き違い、聞き漏らしのリスクもあります。何度も聞き返したりするのは時間の無駄ですので、インターネット環境を整備しましょう。複数人で参加する場合にはスピーカー、一人で参加する場合はマイク付きイヤフォン、ヘッドセットを利用することで音声品質を向上させることができます。通話環境への投資は怠らないようにしましょう。

2 資料は画面共有する

資料を使う会議では、資料を画面共有しましょう。同じファイルを参加者がそれぞれ開くという方法では、資料のどこについて議論しているかの認識がずれる場合があります。資料を画面共有して議論している箇所を明確にしましょう。

3 事前にアジェンダを決める

WEB会議の良いところは、途中参加、途中退出がリアル会議よりも容易であるということです。必要な部分だけ参加する、もしくは別の作業をしながら会議を聞き流し、必要な部分だけ積極的に参加する。このようなことが可能です。このためには事前にアジェンダを明確にしておく必要があります。

4 質問先を明確にする

リアル会議では質問相手の方をむけば、誰に質問しているのかわかります。WEB会議ではそのようにいかないので、誰に質問しようとしているのかを明確にする必要があります。「○○さんに質問します」といった感じです。

5 YES/NOを明確にする

WEB会議では、うなずく、首をよこに振るといったYES/NOの意思表示は伝わりづらいといった特徴があります。このため、YES/NOを明確に口にしなければなりません。これはWEB会議のメリットでもあります。リアル会議ではYES/NOの意思表示を明確にしなくてもその場の流れ、空気で議論の方向性が決まってしまうことがありますが、WEB会議ではこのようなことを防げます。

以上がWEB会議を効率的に進めるポイントです。気づかれた方もいらっしゃるかと思いますが、3～5はリアル会議でも重要なことです。これらを徹底することでリアル会議の質を上げることにもつながります。

2019年7月