2022年5月30日

○ 自社の資料フォーマットにこだわらない

自社の企業規模が大きければ大きいほど、資料のフォーマットが存在すると思いますが、それと同じようにユーザ側にもフォーマットが存在します。ユーザ側にフォーマットが存在するか確認し、あればそれを用いて資料を作成します。

○ 作成する資料が何のために用いられるかを気にする

例えば、資料作成依頼をしてきたユーザの上長に報告するための資料は、報告するユーザが説明しやすいように作成する必要があります。今まで作成してきた資料のノウハウに固執するのではなく、報告する人やユーザ企業の文化に馴染みのある資料構成で作成します。

○ 資料を作成する際は可能なかぎり図を用いる

図を用いると資料作成の手間や時間がかかると思われがちですが、積極的に図を用いて説明することをお勧めします。文章だけでは伝わりづらい場合は、図があるだけで内容のイメージや共有がしやすくなるので、報告したい内容がより伝わりやすくなります。

上記の資料作成のポイントについてどれも当たり前のようですが、資料を作成する際には意識して、決まった型にはめるのではなく、ユーザの要望に合わせて臨機応変に変更するのが一番重要なポイントになります。

資料を作成する場合、作業時間を短縮するために昔作成した資料を参考にする場合が多いかと思いますが、ユーザから資料作成の依頼があった場合は、改めてどういった構成で資料を作成すればよいのかを考えてみましょう。

2022年5月