2018年7月17日

【失敗しないシステム導入】

～質の高い提案を受けるためには（前編）～

発注者は、複数のベンダから提案を受け、最も優れた提案を選び、発注します。質の高い提案を受けられるかどうかが、システム導入の成否の鍵となります。質の高い提案をしてもらえるかは、ベンダに本気になってもらえるか、最適な人材を投入してもらえるかにかかっています。それではどのようにすれば、ベンダに本気になってもらい、最適な人材を投入してもらえるのでしょうか。そのポイントを2回にわたってご説明します。

1. RFPを発行することを前もって伝えておく

通常、ベンダは受け取ったRFPの内容を確認してから、提案書を作成する担当者をアサインします。RFP受領から提案書提出までは短期間であることがほとんどですので、その時に都合のつく、空いている担当者がアサインされることになります。必ずしも提案に最適な担当者がアサインされるとは限りません。RFPを発行すること、またRFPの内容を前もってベンダの営業担当者に伝えておくことで、最適な人材を確保しておいてもらうことができます。

2. RFPはベンダ内で共有されやすい形にしておく

提案に最適な担当者をアサインしてもらうためには、ベンダ内でできるだけ多くの人にRFPの内容を理解してもらう必要があります。多くの人に理解してもらうことで、「この内容なら、あの部署が最適ではないか、あの人が適切でないか」という検討が活発に行われるようになります。

RFPを受け取った営業担当者が、RFPの内容を十分に理解できないまま、一人の判断で担当者をアサインしたため、適切な人選が行われなったという事例がありました。

多くの人にRFPの内容を理解してもらうためには、RFPが簡潔にまとめられている必要があります。RFPは100ページを超える分量になることもありますが、当社では、RFP本体は30ページ程度、残りの内容は添付資料としてまとめることを推奨しています。こうすることで、RFP本体を多くの人に読んでもらうことができます。RFPが簡潔にまとめられていると、ベンダの役員レベルの方にも読んでもらえるようになります。

システム開発の提案においては、ひとつの部門で完結にすることはまれで、多くの場合、部門横断で提案メンバをアサインしてもらう必要があります。場合によっては、グループ会社、子会社といったように会社横断での協力が必要となります。このような場合には、担当者レベルではなく、役員レベルで迅速に意思決定して、提案メンバをアサインしてもらわなければなりません。そのためにもRFPが簡潔にまとめられている必要があります。

2018年7月

▶関連コラム │ 質の高い提案を受けるためには（後編）（2018/9/3）