2023年1月23日

☑ 連絡した目的は伝わりますか？

ただの連絡なのか、相手の判断を仰ぎたいのか等、連絡した目的を文章の冒頭に記載しておくこと、相手がメールを読み進める際に心構えができてよいでしょう。

☑ 文章が長すぎませんか？

話し言葉とは違い、書き言葉は簡潔かつ分かりやすい文章であることが大切です。送付する前に一度読み返し、文章が長すぎたら句読点を入れるなど、読みやすくなるように工夫しましょう。

☑ 適度に改行や行を空けて書いていますか？

前項の長い文章を読みやすくする工夫として、改行や1行空けて次の文章を書くと読みやすいメールになります。最近はスマホでメールを見る方も多いので、20～25文字程度で改行するくらいが丁度よいかもしれません。

☑ 過剰に丁寧すぎる文章になっていませんか？

例えば「ご丁寧なご回答をいただき、ありがとうございます」のように敬語を意識した結果、くどい表現に感じることがあります。この場合は「丁寧なご回答をいただき、ありがとうございます」のように後ろの言葉だけ「ご」を付けてすっきりと読みやすくするとよいでしょう。

最後に、送る前に3秒だけそのメールを受け取った側の気持ちを想像してみてください。日々忙しい中でも、少しの思いやりの積み重ねがコミュニケーションを円滑にしてくのです。

2023年1月