2021年3月23日

【見た目で変わる資料作り】

～資料の最終形をイメージする～

以前のコラム（2018/3/12）で、資料を効率的に作成するためには作成前に必要な情報（原稿・何用の資料か・資料サイズ・重要度・確認工程・締切）を準備し、最終形がイメージできているかが大事であることをお伝えしました。今回は、最終形のイメージについてもう少し具体的に解説します。

最終形をイメージすることで全体のボリュームや内容が把握できるので、締切りまでの作業時間を予測でき効率的に進めることができます。最終形をイメージするためには以下の2つを行います。

①目次の作成

まずは全体を把握するために目次を作成します。目次を作成することで資料の構成が明確になります。資料にしたい内容をどのような順番にするかここで考え、項目を目次に落としていきます。できるだけ細かく項目を出し整理すればさらに次の工程が効率的に進められます。手書きでもよいですし、Wordなどで作成しても構いません。

②絵コンテの作成

目次ができたら、次は絵コンテを作成します。資料を作成するソフト（PowerPointやWordなど）で実際にページを作成していきます。ページに目次のタイトルを入れていき、既にどのように表現するか分かっているページには、例えば「グラフ」「箇条書き」などと入れておきます。

そうしていくと、目次では1つの項目であったものがページにすると実は数ページ必要であることが分かります。また、目次では出てこなかった内容が必要になる場合もあります。つまり、絵コンテを作成することで実際に作成する全体のボリュームを把握できるのです。絵コンテは提案書やプレゼンテーション資料等で特に有効です。テキストメインの資料では必須ではありませんが、最初に全体を把握することが重要なことはどちらも同じです。

特に準備せずに行き当たりばったりで資料作成を開始すると、伝えたい内容がうまく伝わらない内容になってしまったり、一旦作成した後に構成を変更したりと余計な作業が発生し、締切りまでの時間を無駄に費やしてしまう可能性が高くなります。締切りまでの時間を有効に使用し、完成度の高い資料を作成するために資料作成前の準備を念入りに。

2021年3月

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