2018年3月12日
▼最低限必要な情報
まずは、作成しようとしている資料について以下の項目を確認することが効率的に作業を進める第一歩です。作成することに意識がいってしまい、最初にこれらを確認せずに作業を開始してしまうのときちんと確認してから作業を開始するのでは大きな差がでます。
〇原稿
何もない状態からいきなり作成すると全体が見えず作業ボリュームが読めません。原稿があることでおおよその内容とボリュームを把握できます。
〇何用の資料か
提案書や報告書、プレゼンテーションン資料等、何用の資料でどのように使用するのかによって適切な表現をすることで相手に理解してもらいやすくなります。
〇資料サイズ
最初に用途や内容によって用紙サイズを設定し、作成途中や作成後の用紙サイズ変更がないようにします。（途中で変更する作業は非常に手間がかかります）
〇重要度
重要度によってどこに時間をかけるかを変えます。（社内資料は体裁を気にしない等）
〇確認工程
提案書やプレゼン資料等は締切までに必ず確認作業が発生するため、どの時点で誰が確認するのかを事前に設定することで、遅れや手戻りを防ぎます。
〇締切
締切を意識することで全体のボリューム等から予想した作業時間と照らし合わせて締切までに完成させることができます。
▼最終形のイメージ
次に大切なのは、最終的にできあがるものがイメージできているかということです。最終形のイメージができていると、全体ボリュームやおおよその内容を把握できるので、作業時間の予測ができ、締切までの作業を効率的に進めることができます。では、何をすれば最終形がイメージできるのでしょうか。
①目次の作成
まずは全体を把握するために目次を作成します。目次を作成することで、章立て（構成）がはっきりして内容が作成しやすくなります。
②絵コンテの作成
目次を作成したら、絵コンテを作成します。目次を見ながら実際に作成するページを作成していき、タイトルやそこに表現する内容を入れていきます。そうすると、目次では1つの項目だったものが、実は数ページ必要であることが分かります。この作業により、実際に作成するページ数、つまり全体ボリュームを把握することができます。
ここで注意が必要なのは、目次を作成しただけでは作成する実際のページは大まかにしか把握できないということです。絵コンテを作成して初めて最終形がイメージできるのです。
全体を把握せずに作業を進めると、全体のボリュームが見えずに作業時間が膨らんでしまったり、一旦ページを作成した後にページの入れ替えが発生したりして、いつまでも最終形が見えず、時間を掛けたわりには完成度の低い資料になってしまいます。このように、実際に資料を作成する前の準備が作業を効率的に進めるために非常に大切になります。
2018年3月