Hoshin Kanri Management การบริหารแบบเข็มมุ่ง
เข็มมุ่ง คือ อะไร
คือ
การดำเนินการกลยุทธ์ระยะสั้น โดยใช้ วิธีกำหนดเป้าหมายปัญหาที่ชัดเจน
เพื่อช่วยในการถ่ายทอดกลยุทธ์ไปสูภาคปฏิบัติ
Hoshin มาจากคำว่า "Hou" ทิศทาง กับ "Shin" เข็ม
Kanri แปลว่า บริหาร
การบริหารเข็มมุ่งเป็นรูปแบบการ บริหารที่พัฒนาขึ้นในประเทศญี่ปุ่นตั้งแต่ปีค.ศ.1960 ที่ อาศัยแนวคิดการบริหารตามวัตถุประสงค์ โดยเน้นเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ที่กระบวนการมากกว่าผลลัพธ์
หน้าที่เข็มมุ่ง
1.เป็นเครื่องมือที่ช่วยแปลงนโยบาย(เป้าหมายและความต้องการขององค์กร)ไปสู่การปฏิบัติ ช่วยให้เกิดความตระหนักถึงปัญหาในองค์กร และเห็นประโยชน์ ความสำคัญ ในการวางแผนบนฐานข้อมูล วิธีคิด จัดลำดับความสำคัญ
2.ทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพและเปิดกว้างให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการวางแผน การดำเนินการและระบบการติดตามตรวจสอบ
3.ช่วยในการจัดการการทำงานแต่ละวัน โดยเน้นที่จะทำให้เกิดการสื่อสารที่ดีจากบนลงล่างหรือการสื่อสารในระดับเดียวกัน
วิธีการ
1.การระบุโอกาสที่จะมีการเปลี่ยนแปลงและพัฒนาเกิดขึ้นใน องค์กร
2.มีการกำหนดกลยุทธ์ขององค์กร มีการเชื่อมโยงกลยุทธ์ไปสู่การวางแผนปฏิบัติการด้วย กระบวนการส่งลูก และมีการติดตามประเมินความก้าวหน้าในแต่ละวันและเป็นระยะๆ อย่างต่อเนื่อง
เพื่อหาวิธีการแก้ไขด้วยวิธีการใหม่ซึ่งเกิดจากการสั่งสมความรู้ การวิเคราะห์ หรือการต่อยอดความรู้ที่มีการจัดเก็บรวบรวมให้การปฎิบัติงานแก้ปัญหาอย่างรวดเร็ว ซึ่งจะต้องมีการปรับปรุงกระบวนการทำงานประจำวัน ตลอดจนนำกลยุทธ์เร่งด่วนไปปฏิบัติให้เกิดผลเพื่อก้าวไปสู่วิสัยทัศน์ขององค์กรที่กำหนดไว้
หลักการบริหารเข็มมุ่ง
"การบริหารเข็มมุ่งเป็นการบริหารที่เน้นกลยุทธ์ ระยะสั้น มีการกำหนดเป้าหมายปัญหาที่ชัดเจน แก้ไข การทำงานด้วยวิธีการใหม่" ซึ่งเกิดจากการสั่งสมความรู้ การวิเคราะห์ การต ่อยอดความรู้ มีการปรับปรุง กระบวนการทำงานผ่านกระดานเข็มมุ่งประจำวันเพื่อให้ มีการนำกลยุทธ์ไปสู่การปฏิบัติได้อย่างรวดเร็วและเกิด ผลสำเร็จตามวิสัยทัศน์ขององค์การ
หลักการสำคัญ
1. ผู้บริหารจะเป็นผู้กำหนดเป้าหมายสำคัญ เป็น จุดเน้น หรือ เข็มมุ่งที่ชัดเจน เพื่อจัดลำดับความสำคัญ และ จัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ/ผล
รวมทั้งเป็นผู้สื่อสารแนวทางทำงานและแนวทางพัฒนาบุคลากร เพื่อให้มีทัศนคติ วินัย และวิธีคิดในการแก้ปัญหาการทำงานในทิศทางเดียวกัน โดยให้มีการคิดค้นนวัตกรรมการทำงานใหม่ๆ เพื่อบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้อย่างรวดเร็ว
2.มีการกระจายงานไปยังผู้ปฏิบัติงานในทุกระดับ การบริหารเข็มมุ่งให้ความสำคัญกับการมีส่วนร่วมในการ บริหารและปฏิบัติงานของทุกคนในองค์การ โดยมีการ กระจายเป้าหมายลงมาในระดับแผนกและลงลึกไปถึง ระดับบุคคล วิธีที่นิยมนำมาใช้ในการกระจายเป้าหมาย ไปสู่หน่วยงานหรือบุคคลในระดับต่างๆ จะอาศัยเครื่องมือ ทางการบริหารได้แก่ ผังต้นไม้และ ผังความสัมพันธ์ มุ ่งความสนใจในกระบวนการทำงานมากกว่าผลลัพธ์
3. มีจุดมุ่งหมายสร้างเสริมความเข้มแข็งให้กับระบบบริหารองค์กรที่เน้นการตอบสนองลูกค้า
ให้ความสำคัญกับระบบการวางแผนกำหนดวิธีคิด และการปฎิบัติให้บรรลุเป้าหมาย
4. มุ่งความสนใจไปที่กระบวนการดำเนินงาน การวิเคราะห์ปัญหา การดำเนินมาตรการ ว่าสามารถทำได้ตามเป้าหมายเพียงใด แล้วจึงปรับปรุงการทำงานให้มีประสิทธิภาพสูงสุด เพื่อตอบสนองแผนกลยุทธ์ขององค์กรให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน โดยแต่ละปี องค์กรจะต้องกำหนดหัวข้อเข็มมุ่งที่เป็นทิศทางหลักและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement)
5. มีการติดตามและให้การสนับสนุนจากผู้บริหาร ผู้บริหารในทุกระดับต้องมีการจัดทำแผนการตรวจ วินิจฉัยและดำเนินการติดตามและให้คำแนะนำในการ ปฏิบัติงานให้บรรลุตามเป้าหมายและเข็มมุ่งขององค์การ ทั้งนี้ผู้บริหารควรเป็นผู้ตรวจวินิจฉัยด้วยตนเองเพื่อที่ว่า จะได้เห็นข้อมูลและสถานการณ์ที่เป็นจริงและหาก ผู้ปฏิบัติงานต้องการความช่วยเหลือหรือการตัดสินใจ อย่างเร่งด่วนจะได้ดำเนินการได้ทันที
จุดมุ่งหมายที่แท้จริงของการบริหารเข็มมุ่ง
อยู่ที่การฝึก อบรมผู้ปฏิบัติงานทุกคนในองค์การให้มีจิตสำนึกรู้อยู่ ตลอดเวลาว่าปัญหาสำคัญขององค์การคืออะไร มีวิธีคิด และวิธีการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหาอย่างเป็นขั้นตอน และมีวินัยในการทำงานที่เน้นให้เกิดคุณภาพอย่างต่อเนื่อง จึงให้ความสำคัญกับการปรับปรุงกระบวนการทำงาน มากกว่าการมุ่งที่จะบรรลุเป้าหมายแต่เพียงอย่างเดียว
ประโยชน์ของการบริหารเข็มมุ่งต่อการพัฒนาองค์กร
1.ทำให้ผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานมีการทำงานเป็นไป ในทิศทางเดียวกัน
2.มีการปฏิบัติงานอย่างเป็นระบบและมีการพัฒนาอย ่างต ่อเนื่องตามวงจรเดมมิ่ง
3.สามารถกำหนดทรัพยากรที่จำเป็นและระดม ทรัพยากรได้อย่างเหมาะสมทั่วทั้งองค์การ
4.ทำให้การสื่อสารเป้าหมายขององค์การไปสู ่ ผู้ปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
สื่อสารและนำไปวางแผนในแต่แผนก
กระบวนการบริหาร
1.การสรรหาและกำหนดหัวข้อเข็มมุ่ง กำหนดทิศทางและการเปลี่ยนแปลงที่ต้องให้เกิดขึ้น
อาจกำหนดมากกว่า 1 ข้อ แต่ไม่มากเกินไป
2.การสรรหาต้องงเริ่มจากการ วิเคราะห์สภาพการณ์ภายในและภายนอกองค์การเพื่อ ให้ทราบจุดอ่อน จุดแข็ง โอกาสและปัจจัยคุกคาม รายการที่ต้องดู ได้แก่ ผลลัพธ์การปรับปรุงของปีที่ผ่านมาและความคาดหวังที่ อยากให้องค์การมีการพัฒนาและปรับปรุงซึ่งได้มาจาก ผู้บริหาร ผู้ปฏิบัติงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เช่น ผู้รับ บริการ ชุมชน เป็นต้น
ลักษณะของเข็มมุ่งที่ดี
1 ต้องทำให้ผู้รับบริการมี ความพึงพอใจและสร้างมูลค่าเพิ่มให้แก่สินค้าและบริการ
2 มีความสร้างสรรค์และเพียงพอที่จะสนับสนุนให้องค์การมีความสามารถในการ แข่งขันกับองค์การอื่น เช่น ก่อให้เกิดคุณภาพเหนือกว่า ต้นทุนถูกว่า ผู้รับบริการมีความมั่นใจมากขึ้น เป็นต้น
3 มุ่งแก้ไขประเด็นปัญหาหรือ อุปสรรคที่สeคัญของปีที่ผ่านมาได้
4 ควรมีปริมาณที่เหมาะสม และมีความครอบคลุมเข็มมุ่งในการปรับปรุงรูปแบบ ผลิตภัณฑ์หรือการให้บริการซึ่งเป็นยุทธศาสตร์ระยะสั้น และเข็มมุ่งในการวิจัยและพัฒนาผลิตภัณฑ์หรือการ บริการซึ่งเป็นยุทธศาสตร์ในระยะยาว
5 เข็มมุ่งที่กำหนดในระดับองค์การ หรือระดับ หน่วยงานควรมีปรับให้มีความกลมกลืนกับสภาพ แวดล้อมภายในองค์การหรือหน่วยงานนั้น
6 เข็มมุ่งที่กำหนดควรมาจากการมีส่วนร่วม ของผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงาน โดยทุกคนควรมีส่วนร่วม คิด เสนอความคิด ถกเถียงจนเกิดความเข้าใจและได้ข้อ สรุปที่ทุกคนเห็นพ้องต้องกัน
การกระจายสู่หน่วยงาน
1. ทุกแผนกต้องมีเข็มมุ่งหรือเป้าหมายในการปรับปรุงคุณภาพงานประจำปีของแต่ละหน่วยงาน
2. Catchball process มีกระบวนการส่งลูก จัดสัมนาเชิงปฏิบัติการของผู้บริหารทุกระดับในองค์กร
โดยเน้น
-การกระจายเป้าหมายมาเป็นของแต่ละแผนก
-วิเคราะห์จุดที่มีปัญหาอุปสรรค
-การคิดต้นมาตรการแก้ไขปัญหา
-เลือกมาตรการที่ดำเนินการและกำหนดเป้าที่ต้องการบรรลุ
-และสรุปแข็มมุ่งของแต่ละแผนกและหน่วยงาน
3. มีแนวทางการวิเคราะห์และสรุปการปรับปรุงการทำงาน โดยแต่ละงานจะต้องมีการวางแผนรองรับที่ชัดเจน
การสร้างกระดานเข็มมุ่ง Annual Planning Table
เป็นบอร์ด หรือ โปสเตอร์ที่ติดภายในแต่ละหน่วยงาน
แสดง เป้าหมายที่จะปรับปรุงในแต่ละช่วงเวลา กาารดำเนินการปรับปรุง
ในรูปผังก้างปลา เช็คชีท ผังพาเรโตและผังควบคุม
-เพื่อให้ง่ายในการติดตามตรวจสอบการทำงานตามเป้าหมาย และยังช่วยกระตุ้นเตือนผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานทุกคน ถึงความรับผิดชอบในการปรับปรุงคุณภาพการทำงาน
สุดท้าย ผู้บริหารจะต้องรับฟังความคิดเห็นจากคณะทำงาน มีการตรวจสอบวิเคราะห์ปัญหา รวมถึงสรุปมาตรการแก้ไขปัญหาผลการดำเนินงานให้เกิดการปรับปรุงมาตรฐานวิธีการทำงานใหม่ๆ
ตัวอยางเข็มมุ่ง
4 เรื่อง
1) การเพิ่มความพึงพอใจผู้รับบริการ
2) การเพิ่มประสิทธิภาพงานส่งเสริมสุขภาพ
3) มุ่งสู่ความ เป็นโรงพยาบาลคุณภาพ
4) เพิ่มประสิทธิภาพการ บริหารจัดการ
แล้วกระจายเข็มมุ่งและตัวชี้วัดไปยังหน่วยงานย่อยทุกหน่วยงาน
โดยให้ทุกฝ่าย/งานจัดทำแผนพัฒนาคุณภาพ
ให้สอดคล้องกับกลยุทธ์และกำหนดดัชนีชี้วัดของฝ่าย/งาน ในทิศทางเดียวกับโรงพยาบาล
ติดตามทุกไตรมาส เป็นเวลา 2-3 ปี
ref.
https://www.tmbbank.com/en/page/view/lean-supply-chain-011.html