06 - Les services généraux en 1934
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LES SERVICES GENERAUX EN 1934
Les Services Généraux comprenaient, en 1934 : le Courrier, le Classement Général, les Archives, le Central Dactylographique.
Ils ont, certes, beaucoup évolué au cours des années suivantes, mais il est intéressant de les retrouver tels qu'ils étaient à cette époque, selon les instructions de la note "Organisation des Services Généraux" dont nous reproduisons ci-après des extraits.
Le Courrier
17 personnes seulement étaient affectées au service "Courrier" pour un trafic journalier de 3 500 lettres reçues et 3 000 lettres expédiées, sans compter les circulaires.
Arrivée et distribution du courrier
La voiture postale va à la poste centrale de Boulogne à 7 heures du matin chercher les sacs postaux. Rapidement, les enveloppes sont ouvertes à l'aide d'une "machine à rogner les bords" sur deux côtés, de façon à sortir facilement le courrier contenu à l'intérieur, sans risquer d'en oublier.
Les lettres sont enregistrées, numérotées et datées. Un bordereau est tapé en 3 exemplaires, indiquant :
le jour et l'heure de la réception,
le numéro d'enregistrement,
le nom et l'adresse du correspondant,
la date de la lettre,
le service destinataire.
Un exemplaire de ce bordereau accompagne les lettres et est remis au service destinataire, le second étant classé au Classement Général.
Le courrier est ensuite distribué dans les services par 2 facteurs. La voiture postale assure la distribution dans les ateliers et l'usine 0, suivant un itinéraire et un horaire fixé à 2 minutes près.
Départ du courrier
"Les lettres contenues dans les livres de signature sont apportées au Courrier, ainsi que les documents qui les accompagnent (doubles, lettres originales des correspondants, etc.) qui sont mis de côté pour être soit envoyés au Classement Général, soit distribués à des services de l'Usine".
Le courrier est expédié en quatre fois, selon sa destination:
9 h 30, celui destiné aux "régions éloignées" (Midi, Pyré
nées, Bretagne),
-15 h 30, celui destiné aux "zones moins éloignées"
(Gironde, Massif Central, bassin du Rhône),
17 h 15, toutes les autres régions,
-18 h 30, Paris, province proche et banlieue.
Une carte de France indiquant ces différents horaires de départ avait été distribuée dans les services afin que le courrier puisse parvenir à tous les correspondants en même temps, le lendemain matin.
Télégrammes
Trois machines Hughes, propriétés de l'Usine, permettaient l'envoi des télégrammes.
En dehors des redevances annuelles, les dépenses de télégrammes s'élevaient à environ 30 000 F par mois.
Les dépenses téléphoniques s'élevaient, quant à elles, à environ 90 000 F par mois.
Il était "constaté que l'on téléphonait trop et que l'on n'employait pas assez le télégraphe, qui coûtait moins cher et était presque aussi rapide, en ayant l'avantage de laisser une "trace".
"L'usage du téléphone avec la province, étant donné le prix élevé, était donc à écarter le plus possible."
Le Classement Général -Les Archives
Il est important de pouvoir consulter rapidement le dossier complet d'un correspondant (acheteur ou fournisseur) et c'est la raison d'être du "Classement Général".
Comme nous l'avons dit précédemment, le Courrier Général a regroupé tous les doubles de lettres retirés des livres de signature ainsi que ceux ramassés par les facteurs. Tous ces documents sont remis au Classement Général "à une seule dame, assise sur une chaise roulante munie d'une tablette, devant un meuble séparé en 300 cases, qui assure le triage de la correspondance des Usines".
"Puis "deux dames", assises également sur des chaises roulantes et poussant devant elles un bac à roulettes dans lequel a été mis le courrier trié, se partagent ensuite la mise en dossiers".
200 000 dossiers étaient ouverts au Classement Général, avec la possibilité de consultation immédiate.
Les consultations de dossiers s'élevaient, en moyenne, à 250 par jour.
Les Archives
Les Archives, complément du Classement Général, ont fait l'objet de règles administratives quant à leur fonctionnement, réunies dans une instruction générale.
Elles avaient été installées dans le sous-sol du "bâtiment de la Direction", occupant une surface de 80 m de longueur sur 12 m de large. Elles étaient constituées de 42 alvéoles contenant chacune 1 800 dossiers disposés sur des tablettes métalliques représentant une longueur de 6 km.
Des archives très anciennes y étaient entreposées, certaines remontant à 1898.
Le tonnage conservé aux Archives était de l'ordre de 200 tonnes. Chaque année, 6 tonnes de vieux papiers étaient détruites, remplacées aussitôt par la même quantité à classer.
Le Central Dactylographique
Le Central Dactylographique a été créé avec 65 employ~es.
"Lorsqu'un employé a besoin de dicter du courrier, il téléphone au Chef du Central Dactylographique qui lui envoie une sténographe.
"Le temps passé en dehors du service est relevé par pointage à la pendule, à l'aller et au retour, feuille visée par le correspondancier.
"Les employées sont payées au mois ou à l'heure, avec une prime de travail calculée sur le travail exécuté (nombre de lignes tapées)."
En comptant les sténodactylographes affectées à temps plein dans des services importants, l'usine comptait environ 250 sténodactylographes et sténotypistes.
Le Central Dactylographique exécutait également le tirage d'environ 300 000 exemplaires de circulaires. Ce travail était effectué par "deux dames" travaillant sur quatre machines.
D'autre part, deux appareils "Dictaphone" avec enregistrement sur rouleau de cire étaient en usage aux Renseignements Techniques. Les dactylographes se faisaient ensuite dicter le courrier au ralenti sur la "machine à répéter".
La correspondance
La correspondance avait fait l'objet de règles strictes définies par instruction générale et dont voici quelques extraits :
"Réflexions et conseils
"Une lettre doit obtenir une réponse dans les 48 heures de sa réception. Si elle nécessite une recherche qui peut être longue, il convient d'adresser à votre correspondant une lettre d'attente, afin que celui-ci sache que sa lettre a bien été reçue et que l'usine s'occupe de lui donner satisfaction.
"Les lettres ne doivent pas être conservées plus de 10 jours dans les services.
"Lorsque vous renvoyez une lettre au Classement Général, il faut mentionner, dans le cadre du cachet de l'enregistrement, soit la" date de réponse, soit l'indication "sans réponse, à classer.
"Videz vos tiroirs, détruisez les documents qui ne vous servent pas. Plus de la moitié des tiroirs et des classeurs seraient inutiles si chacun faisait chaque jour une rapide inspection de ses dossiers.
"Formules de politesse
"Soignez la formule de politesse.
"N'oubliez pas que la lettre que vous dictez sera écrite par les "Usines Renault" et non pas par tel ou tel service. Nous nous devons, au nom porté sur le papier à lettres, d'être impeccables à tous points de vue, comme le matériel qui y est fabriqué et qui a rendu le nom et la marque si réputés".
Odette QUIERS
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