Virallisten käännösten laatimisohjeet

YLEISTÄ

Ohjeet on laadittu Suomen kääntäjien ja tulkkien liiton (SKTL) asiatekstinkääntäjien jaoston

yhteistyönä, ja ne pohjautuvat yleisesti hyviksi ja järkeviksi koettuihin toimintaperiaatteisiin,

joita on pohdittu eri foorumeilla. Ohjeet eivät ole Suomen viranomaisten vahvistamia. Vastaavia

ohjeita tai pysyväismääräyksiä ovat antaneet esim. Saksan liittotasavallan osavaltioiden

ministeriöt. Saksan kääntäjäjärjestöt ovat julkaisseet niitä jäsenlehdissään ja ne ovat toimineet

myös pohjana valmisteilla oleville yhteiseurooppalaisille ohjeille. Kääntäjä-lehdessä on julkaistu

vuosien mittaan erilaisia ohjeita (viitteet), joihin myös kannattaa tutustua. Tärkeää on palauttaa

mieleen laki ja asetus virallista kääntäjistä ja oikeuksien hankkimisen yhteydessä annettu

virallisen kääntäjän vakuutus.

Virallisia käännöksiä tekevien kääntäjien on oltava selvillä yleisistä viralliseen kääntämiseen

liittyvistä asioista, kuten apostille-käytännöistä ja muista käännöksen lailliseen pätevyyden

vaikuttavista toimenpiteistä. Näistä ja omiin työkieliin ja -kulttuureihin liittyvistä

erityisongelmista kollegat antavat apuaan esimerkiksi Translat-postituslistalla (liittymisohjeet

osoitteessa www.lists.oulu.fi).

Leimaa koskevia tietoja ja vakuuslausekesuosituksia saa SKTL:n toimistosta.

PERUSASIOITA VIRALLISEN KÄÄNNÖKSEN LAATIMISESTA

Esteellisyys

Virallisen kääntäjän esteellisyydestä ovat voimassa samat säännökset kuin viranomaisen

esteellisyydestä. Kääntäjä on esteellinen eikä ota vastaan toimeksiantoa, mikäli hän joutuu sitä

suorittaessaan sellaiseen eturistiriitaan, että käännöksen objektiivisuus vaarantuu.

Vastuu

Virallinen kääntäjä vastaa laatimastaan ja/tai vahvistamastaan käännöksestä. Vastuuta ei voi

jakaa välitetyssä toimeksiannossa esim. käännöstoimiston kanssa, eikä käännöstoimistolla ole

näin ollen oikeutta puuttua kääntäjän ratkaisuihin. Muita välitetyn toimeksiannon hyviä tapoja ja

sopimuksia luonnollisesti noudatetaan.

Sekä lähdeasiakirja (asiakirja, josta käännetään) että käännösasiakirja (käännetty asiakirja) ovat

luottamuksellisia, joten kääntäjällä on ehdoton vaitiolovelvollisuus. Tämä on pidettävä mielessä

myös etsittäessä tietoa ja tarkistettaessa yksityiskohtia.

Lähdeasiakirjan status

Käännettäessä asiakirjan arvo ei saa muuttua. Tästä johtuen laillisesti pätevä eli virallinen

käännös voidaan laatia vain alkuperäisestä asiakirjasta tai sen virallisesti oikeaksi todistetusta

kopiosta tai jäljennöksestä. Pakottavassa tilanteessa voidaan käännös laatia myös oikeaksi

todistamattomasta kopiosta. Oikeaksi todistamattomasta kopiosta tehty käännös on kuitenkin

viranomaiselle arvoton, ellei menettelylle ole painavaa syytä, kuten se, että alkuperäistä

asiakirjaa ei (todennäköisesti) ole olemassa.

Asiakirja on alkuperäinen, kun siinä olevat leimat ja allekirjoitukset ovat alkuperäisiä.

Virallisesti oikeaksi todistettu kopio tai jäljennös on julkisen notaarin tai kyseisen asiakirjan

antajan vahvistama.

Koneellisesti allekirjoitetut asiakirjat perustuvat vastaavaan lakiin ja niistä on maininta

alkuperäisessä asiakirjassa, mikä maininta siirtyy myös käännösasiakirjaan.

Vakuuslausekkeessa on ehdottomasti mainittava, minkä arvoisesta lähdeasiakirjasta käännös on

laadittu.

Virallisella kääntäjällä on oikeus laatia ja/tai vahvistaa käännös vain siinä kieliparissa ja

käännössuunnassa, johon hän on saanut oikeuden. Jos lähdeasiakirjassa on mukana muita kieliä,

menetellään jäljempänä kohdassa yksittäisiä käännösongelmia neuvotulla tavalla.

Jos virallista kääntäjää pyydetään vahvistamaan toisen tekemä käännös, hän ottaa käännöksen

nimiinsä ja vastaa sen oikeudellisuudesta. Siksi hänen on varmistettava, että käännös on

asiallisesti oikein ja laadittu laillisen pätevyyden edellyttämällä tavalla. Tässäkin tapauksessa

vahvistavan kääntäjän on nähtävä joko alkuperäinen asiakirja tai sen virallisesti oikeaksi

todistettu kopio tai jäljennös. Tavallisesta kopiosta kääntäminen ja/tai vahvistaminen on

viranomaisen kanssa sovittu poikkeustilanne ja käsitellään myös poikkeuksellisesti.

Laillisuus, legalisointi ja apostille-todistus

Monissa valtioissa hyväksytään virallisen kääntäjän vahvistama käännös sellaisenaan.

Hyväksyminen riippuu kuitenkin aina käsiteltävästä asiasta ja käsittelevästä viranomaisesta.

Siksi monien maiden konsulaatit suosittelevat apostille-todistuksen liittämistä kaikkiin maasta

lähteviin virallisiin käännöksiin. Apostille-todistuksen antaa maistraatti maksua vastaan.

Apostille annetaan yleensä maan virallisella kielellä ja sitä itseään EI käännetä. Lisätietoja löytyy

apostille-sopimuksesta (SopS 46-47/1985) ja julkisen notaarin käsikirjasta

(www.om.fi/uploads/gkw4e.pdf) sekä Kääntäjä-lehden numerosta 2/1999.

Kääntäjä ottaa asiakkaalta aina selville käännöksen mahdollisimman tarkan käyttötarkoituksen,

jotta hän voi päätellä, tarvitaanko kyseisessä tapauksessa laillisesti pätevä eli virallinen käännös

ja mahdollisesti myös apostille-todistus. Jos asiakas on maallikko kääntämisen suhteen, hän ei

todennäköisesti edes tiedä, mitä virallinen käännös tarkoittaa, ja on täysin riippuvainen kääntäjän

asiantuntemuksesta. Kääntäjä selvittää asiakkaan kanssa tämän tarpeet ja toimii niiden pohjalta,

mutta ei laadi virallista käännöstä asiakkaan toivomusten mukaisesti, vaan virallisista kääntäjistä

ja asiakirjoista annettujen säännösten määräämällä tavalla. Käännettäessä on noudatettava

lähdeasiakirjaa kaikilta osin tarkasti.

Käännösasiakirjan vastaanottajana oleva viranomainen ei välttämättä tunne toisen maan

yhteiskuntaa ja käytäntöjä, jolloin asianhoidon kannalta tärkeitä käsitteitä saatetaan joutua

selittämään kääntäjän huomautuksina. (Kääntäjän huomautuksista tarkemmin jäljempänä

kohdassa yleisiä ongelmia.)

YLEISIÄ ONGELMIA

Sisältö

Käännöksen on sisällöltään vastattava lähdeasiakirjaa, eli ilmaisujen alkuperäinen merkitys on

säilytettävä. Jos ilmaisu on moniselitteinen, on eri tulkintamahdollisuudet mainittava

huomautuksessa.

Ulkoasu

Käännösasiakirjan ulkoasu noudattaa mahdollisimman tarkasti lähdeasiakirjan muotoilua.

Lihavoinnit, kursivoinnit, alleviivaukset, kirjasinlajin vaihdokset jne. merkitään lähdeasiakirjan

tekstin mukaisesti. Lomakkeen muodossa olevien asiakirjojen painettu teksti erotetaan kohtaan

täytetystä tiedosta kirjasinlajia vaihtamalla. Jos kirjasinkokoa joutuu pienentämään, jotta saa

tekstin mahtumaan yhdelle sivulle, on tällöinkin huomioitava lähdeasiakirjassa mahdollisesti

käytetty kirjasinlajin vaihtelu.

Muotoseikat

Lomakemuotoisessa asiakirjassa saattaa olla kohtia, joissa ei ole merkintää. Asian käsittelystä ja

käsittelevästä viranomaisesta riippuu, käännetäänkö kyseisten kohtien lomaketekstit vai ei.

Jos niitä ei käännetä, tämä mainitaan huomautuksessa tai vakuuslausekkeessa (esim. ”lomakkeen

kohdat, joissa ei ole merkintää, on jätetty kääntämättä”). Jos ne puolestaan käännetään, niiden

perään kirjoitetaan: ei merkintää.

Lähdeasiakirjassa sulkumerkillä (-/-) tai muulla tavoin suljetut rivit on suljettava samalla tavalla

myös käännöksessä. Sulkumerkinnät tarkoittavat, että viranomaisen merkintä päättyy siihen.

Lähdeasiakirjan ja käännösasiakirjan erottaminen toisistaan

Käännösasiakirjan nimiosa alussa ja vahvistusosa huomautuksineen lopussa erotetaan

lähdeasiakirjan tiedoista selkeästi esim. arkin poikki menevällä yhtenäisellä viivalla.

Kokonainen ja otteittainen käännös

Lähdeasiakirja käännetään kokonaisuudessaan, ellei ole perustellusti (ja yleensä viranomaisen

pyynnöstä) sovittu otteittaisesta käännöksestä. Otteittainen käännös mainitaan käännösasiakirjan

nimiosassa ja käännöksestä tulee ilmetä, mitä kohtia on jätetty kääntämättä ja miksi. Lisäksi siitä

tulee ilmetä, kuka otteen on poiminut. Yleensä poiminnan suorittaa viranomainen tai virallinen

kääntäjä käyttötarkoitusharkinnan pohjalta. Jos kääntäjä tekee poiminnan, hän myös vastaa siitä.

Otteittaisen käännöksen erottamattomaksi osaksi on hyvä liittää se teksti, josta käännös on tehty

ja johon poisjätetyt kohdat on yliviivattu.

Käännösasiakirjan sivut numeroidaan ja lukumäärä merkitään näkyviin (esim. 1/3).

Lähdeasiakirjan sivunvaihto merkitään tekstiin siihen kohtaan, missä vaihto tapahtuu (esim.

lähdeasiakirjan s. 2).

Monilehtiset asiakirjat ja useammasta asiakirjasta koostuvat asiakirjaniput

Jos käännösasiakirjassa on useita lehtiä, ne tulee liittää yhteen siten, että niitä ei voida erottaa

murtojälkiä jättämättä. Tähän on tarjolla useita keinoja. Asiakirjalanka ja liimaleima ovat

asiakirjakäytännön yleisimmät keinot. Virallisen käännöksen lehdet voidaan myös nitoa yhteen

ja leimata lehdet pareittain aukeama kerrallaan yläkulmasta (ns. viuhkaleimaus). Yksinkertainen

ratkaisu on leimata jokainen sivu erikseen ja kuitata leima esim. käsinkirjoitetuin nimikirjaimin.

Mikäli lehtiä ei yhdistetä edellä kuvatuilla tavoilla, ainoastaan se lehti, jossa on vahvistus, on

laillisesti pätevä.

Monet viranomaiset, varsinkin ulkomaiset, vaativat, että käännökseen liitetään myös

lähdeasiakirja. Käännösasiakirjan erottamattomaksi osaksi liitetään ehdottomasti aina

lähdeasiakirja, jos se on oikeaksi todistamaton kopio. Liittämismenettely on sama kuin edellä..

Nimeäminen

Käännösasiakirjan lukemisen, tulkitsemisen ja käyttämisen helpottamiseksi se nimetään siten,

että nimestä näkyy asiakirjan arvo (= virallinen käännös), asiakirjan rajoitukset (= otteittainen),

asiakirjanantomaa eli institutionaalinen tausta ja kieli (= Ranskassa ranskan kielellä annetusta

asiakirjasta Cértificat…).

Vahvistaminen

Suomessa virallinen kääntäjä vahvistaa joko oman käännöksensä tai toisen tekemän käännöksen.

Vahvistamisosa sisältää kääntäjän huomautukset (ellei niitä ole merkitty alaviitteiksi; ks.

kääntäjän huomautukset), vakuuslausekkeen, päiväyksen, allekirjoituksen ja nimenselvennyksen

tai leiman. Monet vastaanottavat viranomaiset odottavat oman maansa käytännön mukaisesti,

että käännöksessä on leima. Suomessa leiman käyttö ei ole pakollista, mutta suotavaa.

Vahvistamisosaan on hyvä laittaa myös maininta laista, johon vahvistaminen perustuu (laki

1148/1988).

Kääntäjän tulee harkita tarkoin vahvistus/vakuuslausekkeen sanamuotoa, jotta se vastaisi hänen

laatimaansa käännöstä.

Vakuuslauseke voi olla esim. seuraava: Vahvistan yllä olevan suomenkielisen käännöksen

sisällöltään yhtäpitäväksi minulle esitetyn alkuperäisen asiakirjan/alkuperäisasiakirjan

vahvistetun jäljennöksen kanssa. Lähdeasiakirjassa on 2 (kaksi), käännösasiakirjassa 3 (kolme)

sivua.

päiväys

allekirjoitus

nimenselvennys tai leima

(laki 1148/1988)

Mikäli käännös on tehty vahvistamattomasta kopiosta, se täytyy selkeästi mainita

vakuuslausekkeessa esim. seuraavasti:

Vahvistan yllä olevan suomenkielisen käännöksen sisällöltään yhtäpitäväksi minulle esitetyn

vahvistamattoman kopion kanssa. Lähteenä toiminut kopio on liitetty tämän käännösasiakirjan

erottamattomaksi osaksi. Lähdeasiakirjassa on 2 (kaksi), käännösasiakirjassa 3 (kolme) sivua.

päiväys

allekirjoitus

nimenselvennys tai leima

(laki 1148/1988)

Kääntäjän huomautukset

Kääntäjän huomautukset ovat käännösasiakirjan olennainen osa. Periaate on, että niitä tehdään

niin vähän kuin mahdollista, mutta niin paljon kuin tarpeellista. Useat huomautukset ovat

harkinnanvaraisia, mutta jotkut pakollisia. Harkinnanvaraisia ovat ne, jotka riippuvat

vastaanottajan oletetusta kyvystä tulkita oikein vieraasta kulttuurista peräisin olevia käsitteitä ja

ilmiöitä. Pakollisia ovat ne, jotka liittyvät lähdeasiakirjassa ilmeneviin huomiota herättäviin

kohtiin, kuten kohtiin, joista ei saa selvää tai joita on muunneltu, sutattu, yliviivattu, kirjoitettu

väärin jne.

Kääntäjän huomautukset merkitään juoksevalla numerolla siihen kohtaan tekstiä, johon ne

kuuluvat seuraavasti: käänt.huom.1. Itse huomautus voidaan laittaa joko alaviitteeksi tai kaikki

huomautukset voidaan kerätä käännösasiakirjan loppuun, missä niiden paikka on ennen

vakuuslauseketta.

YKSITTÄISIÄ ONGELMIA

Nimet

Virastojen, tuomioistuinten, julkisten laitosten ja instituutioiden yms. nimet

Alkuperäinen nimi säilytetään näkyvissä. Jos on olemassa virallinen tai vakiintunut nimi

kohdekielellä, sitä käytetään ja alkuperäinen nimi merkitään sulkeisiin sen jälkeen. Jos virallista

tai vakiintunutta käännöstä ei ole, nimistä tehdään mahdollisimman tarkka ns. funktionaalinen

käännös ja alkuperäinen nimi merkitään sulkeisiin sen jälkeen [esim. Gericht der ersten Instanz

Tampere (Tampereen käräjäoikeus)]. Funktionaalista käännöstä voidaan tarkentaa tarvittaessa

kääntäjän huomautuksella. Muuttuneet nimet on myös hyvä mainita huomautuksessa (esim.

entinen xx).

Henkilöiden ja paikannimet, maantieteelliset nimet, akateemiset arvot, kunnianimet ja vastaavat

jätetään pääsääntöisesti kääntämättä. Paikannimet, henkilöiden nimet ja maantieteelliset nimet

käännetään kuitenkin, jos niille on olemassa vakiintuneet käännökset. (esim. Paris/Pariisi,

Aesop/Aesopos, Rheinland/Reininmaa jne.). Myös oppiarvot jätetään näkyviin alkuperäisinä,

käännetään funktionaalisesti ja selitetään tarvittaessa huomautuksessa.

Todistukset, diplomit ja vastaavat dokumentit

Todistuksissa, diplomeissa ja vastaavissa dokumenteissa käännetään koulutyyppi, arvosanat,

ammattinimike tai akateeminen oppiarvo funktionaalisesti mahdollisimman tarkasti.

Huomautuksessa voidaan esittää kohdekulttuurinen lähivastine. Tällöin on kuitenkin varottava,

ettei kääntäjän tekemästä samaistuksesta synny ennakkotapausta päätöskäsittelyihin.

Vastaavuuksien toteaminen ja vahvistaminen kuuluu asianomaiselle opetusviranomaiselle eli

kyseiselle opetusministeriölle, ei kääntäjälle.

Käsitteet ja termit, joille ei ole suoranaista tai yksiselitteistä vastinetta

On paljon esim. oikeudellisia käsitteitä, joita ei voida vaadittavan yksiselitteisesti kääntää toiseen

kieleen. Tästä kääntäjästä riippumattomasta puutteesta mainitaan huomautuksessa (esim.

”kohdekulttuurin oikeusjärjestyksessä ei vastaavaa käsitettä” tai ”kuvaa lähdekielen käsitettä

vain löyhästi”). Tällä huomautuksella kiinnitetään asiakirjan käyttäjän huomio kääntämisen

vääjäämättömiin rajoihin tietyissä tapauksissa ja yleensä. Normaaleilta kääntäjän huomautuksilta

ei voida edellyttää perusteellisia vertailevia esityksiä tai tutkielmia.

Lyhenteet

Lyhenteet kirjoitetaan auki ja käännetään. Jos kääntäjä ei pysty kohtuullisella vaivannäöllä

selvittämään lyhennettä, se jätetään alkuperäiseen muotoon ja ratkaisuun viitataan

huomautuksessa.

Luvut ja päiväykset, puhelinnumerot ja osoitteet

Numerot säilytetään sellaisinaan (esim. roomalaisina tai arabialaisina numeroina).

Päiväyksen numerojärjestyksessä noudatetaan kohdekielessä vallitsevaa käytäntöä (esim.

Suomessa Kotimaisten kielten tutkimuskeskuksen suositusta). Kirjaimin merkityt luvut

merkitään kirjaimin myös käännöksessä. Mikäli lähdeasiakirjassa päiväys on merkitty vieraan

ajanlaskun mukaan, kääntäjä mainitsee tästä huomautuksessa ja muuntaa päiväyksen

noudattamaan kohdekulttuurin ajanlaskua.

Osoitteita ja puhelinnumeroita ei käännetä. Huomautuksessa puhelinnumeron voi tarvittaessa

merkitä kansainväliseen tai kohdekulttuurissa käytettävään muotoon. Kuitenkin on pidettävä

mielessä, että huomautuksia tulisi tehdä mahdollisimman vähän ja niiden välttämättömyyttä

harkita tarkoin.

Leimamerkit, virkasinetit, leimat ja allekirjoitukset

Lähdeasiakirjassa olevat leimamerkit, virkasinetit ja leimat on mainittava käännöksessä.

Virkasinettien ja leimojen tekstit käännetään, jos selkeys ja asiakirjan oikea tulkinta niin

vaativat. Muutoin riittää niiden kuvaaminen (esim. ”asiakirjan antaneen viranomaisen leima”).

Merkitsemistapana voi käyttää esim. seuraavaa: ”Leima: (Tampereen käräjäoikeus – Gericht der

ersten Instanz Tampere)” tai ”Leima: (asiakirjan antaneen viranomaisen leima)”.

Allekirjoitus on mainittava ja siihen liittyvät tarkennukset käännettävä. Jos allekirjoituksesta ei

saa selvää, siitä tehdään maininta joko kyseiseen kohtaan (esim. ”Allekirjoitus: allekirjoitus

epäselvä”) tai kääntäjän huomautukseen.

Lähdeasiakirjan virheet ja puutteet

Kirjoitusvirheet

Jos kirjoitusvirhe ei muuta merkitystä, se voidaan jättää huomioimatta. Jos kirjoitusvirhe muuttaa

merkitystä tai antaa epäilyksen asiakirjan aitoudesta, kyseinen kohta kommentoidaan kääntäjän

huomautuksessa. Näin menetellään ehdottomasti, jos kirjoitusvirheitä on runsaasti.

Sisältövirheet

Sisällöllistä virhettä ei saa korjata. Jos kääntäjä havaitsee käännettävässä tekstissä sisällöllisen

virheen, hänen tulisi kuitenkin sopivalla tavalla kommentoida kyseinen kohta, jotta virhettä ei

mahdollisesti tulkittaisi kääntäjän tekemäksi.

Epäselvät ja huomiota herättävästi käsitellyt kohdat

Epäselvät ja huomiota herättävästi käsitellyt kohdat kommentoidaan kääntäjän huomautuksessa.

Asiakkaan tulee toimittaa kääntäjälle joko selvempi asiakirja tai käyttää viranomaisessa

asioidessaan käännöksen ohella muita asiakirjoja, joista on mahdollista todeta esim. nimien oikea

kirjoitustapa.

Kieli tai käännössuunta, johon kääntäjällä ei ole oikeuksia

Jos lähdeasiakirjassa on käytetty kieliä, joihin kääntäjän oikeudet eivät yllä, kohdat siirretään

sellaisenaan käännökseen ja niistä tehdään kääntäjän huomautus. Huomautuksessa kääntäjä voi

tehdä niistä epävirallisen käännöksen, jos hänen taitonsa riittävät ja asiakirjan lukeminen ja

käsittely siten nopeutuvat. Huomautuksesta tulee tällöin ilmetä, että kyse on tämän tekstiosan

epävirallisesta käännöksestä.