Ohjeita konferenssien järjestäjille
Kansainvälisten kokousten ja konferenssien määrä on Suomessa kasvanut EU-jäsenyyden
myötä. Tulkkien sekä sopivien konferenssipaikkojen löytäminen on vaikeaa, sillä
kansainväliset tapahtumat ajoittuvat usein samoihin kuukausiin ja viikkoihin. Heti kun
tilaisuuden ajankohdasta on sovittu, on siis syytä varmistaa kokouspaikka, selvittää
tulkkauksen ja tekniikan tarve sekä varata tulkit.
Kansainvälinen käytäntö on antaa tulkkitiimin kokoaminen yhden ammattitaitoisen
tulkin (päätulkin, koordinoivan tulkin) tehtäväksi. Hänen kanssaan käydään jo
konferenssin suunnittelun alkuvaiheessa läpi tilaisuuden aikataulu ja se, mitä tulkkaus
edellyttää.
• minkälaista tulkkausta tilaisuudessa tarvitaan
(simultaanitulkkaus laitteiden avulla vai konsekutiivi- eli peräkkäistulkkaus)
• montako tulkkia tarvitaan
Tulkkien määrä riippuu esim. siitä, tulkataanko vain vieraskieliset esitelmät
suomeksi vai voivatko myös suomalaiset pitää esityksensä ja osallistua
keskusteluun omalla kielellään. Simultaanitulkkeja tarvitaan useimmiten kaksi
tulkkia kieltä kohden.
• onko kokouspaikassa tulkkaustekniikka
vai pitääkö se vuokrata (tulkkikopit, pöytä- ja kaulamikrofonit, kuulokkeet)
• onko paikalla laitteista vastaava teknikko
Simultaanitulkkausjärjestelmä koostuu osanottajien vastaanottimista, paneeli- ja
salimikrofoneista, keskusyksiköstä, tulkkikopeista ja irtomikrofonista, jota tarvitaan
yleisön esittämiä kysymyksiä varten. Tulkkikopissa on jokaista tulkkia varten oma
tulkkauslaite. Tulkkauslaitteiden ja tulkkikoppien laadun säätelevät suomalaiset ja
kansainväliset standardit (esim. suomalainen RT-kortti 96-10235). Tulkilla tulee olla
näköyhteys puhujaan. Jos laitteet ja kopit eivät ole asianmukaisia, paraskaan tulkki ei voi
taata tulkkauksen onnistumista. Paikalla on oltava koko ajan myös laitteet tunteva
teknikko.
Yhteistyö tulkin kanssa
Tehokas tulkkaus edellyttää ammattitaitoisia tulkkeja ja sujuvaa yhteistyötä
toimeksiantajan ja tulkkien välillä. Toimeksiantajan ja tulkin on etukäteen sovittava
tulkkaustilanteista ja työehdoista. Toimeksiantaja nimeää yhteyshenkilön, joka hoitaa
yhteydenpidon tulkin kanssa ennen tilaisuutta ja sen aikana.
• Tee kirjallinen sopimus tulkin kanssa
palkkioista, työajoista, matkakorvauksista, päivärahoista yms.
Konferenssitulkit työskentelevät tavallisesti päiväpalkkiota vastaan. Normaalin
konferenssipäivän pituus on 6–7 aktiivista työtuntia. Jos varsinaisen kokoustulkkauksen
lisäksi tarvitaan tulkkausta lehdistötilaisuudessa, aterioiden yhteydessä tai
iltatilaisuudessa, on tästä ja korvauksista sovittava erikseen.
• Helpota tulkin työtä
Toimita ohjelma ja kaikki asiaan liittyvä materiaali hyvissä ajoin tulkille. Ilmoita
esitelmöitsijöille, että tilaisuudessa on tulkkaus. Esitelmät tulee toimittaa tulkille
etukäteen. Esityksen pääkohdat tai muistiinpanotkin auttavat, jos puhujalla ei ole
kirjallisesti valmistettua tekstiä.
• Muista tulkkaus myös tilaisuuden aikana
Huolehdi siitä, että kaikki tilaisuuden aikana jaettava materiaali (ryhmätyöraportit,
julkilausumat ym.) annetaan myös tulkeille.
Muistuta puhujia siitä, että tilaisuudessa on tulkkaus. Esitelmöitsijän ja tulkin on hyvä
etukäteen keskustella mahdollisista vaikeista kohdista ja alan erikoistermeistä.
Tulkkien ammattisäännöstön mukaan tulkki noudattaa ehdotonta
vaitiolovelvollisuutta eikä hän saa käyttää henkilökohtaisesti hyödykseen mitään
tulkkauksen yhteydessä tietoonsa tullutta.