Ohjeita konferenssien järjestäjille

Kansainvälisten kokousten ja konferenssien määrä on Suomessa kasvanut EU-jäsenyyden

myötä. Tulkkien sekä sopivien konferenssipaikkojen löytäminen on vaikeaa, sillä

kansainväliset tapahtumat ajoittuvat usein samoihin kuukausiin ja viikkoihin. Heti kun

tilaisuuden ajankohdasta on sovittu, on siis syytä varmistaa kokouspaikka, selvittää

tulkkauksen ja tekniikan tarve sekä varata tulkit.

Kansainvälinen käytäntö on antaa tulkkitiimin kokoaminen yhden ammattitaitoisen

tulkin (päätulkin, koordinoivan tulkin) tehtäväksi. Hänen kanssaan käydään jo

konferenssin suunnittelun alkuvaiheessa läpi tilaisuuden aikataulu ja se, mitä tulkkaus

edellyttää.

• minkälaista tulkkausta tilaisuudessa tarvitaan

(simultaanitulkkaus laitteiden avulla vai konsekutiivi- eli peräkkäistulkkaus)

• montako tulkkia tarvitaan

Tulkkien määrä riippuu esim. siitä, tulkataanko vain vieraskieliset esitelmät

suomeksi vai voivatko myös suomalaiset pitää esityksensä ja osallistua

keskusteluun omalla kielellään. Simultaanitulkkeja tarvitaan useimmiten kaksi

tulkkia kieltä kohden.

• onko kokouspaikassa tulkkaustekniikka

vai pitääkö se vuokrata (tulkkikopit, pöytä- ja kaulamikrofonit, kuulokkeet)

• onko paikalla laitteista vastaava teknikko

Simultaanitulkkausjärjestelmä koostuu osanottajien vastaanottimista, paneeli- ja

salimikrofoneista, keskusyksiköstä, tulkkikopeista ja irtomikrofonista, jota tarvitaan

yleisön esittämiä kysymyksiä varten. Tulkkikopissa on jokaista tulkkia varten oma

tulkkauslaite. Tulkkauslaitteiden ja tulkkikoppien laadun säätelevät suomalaiset ja

kansainväliset standardit (esim. suomalainen RT-kortti 96-10235). Tulkilla tulee olla

näköyhteys puhujaan. Jos laitteet ja kopit eivät ole asianmukaisia, paraskaan tulkki ei voi

taata tulkkauksen onnistumista. Paikalla on oltava koko ajan myös laitteet tunteva

teknikko.

Yhteistyö tulkin kanssa

Tehokas tulkkaus edellyttää ammattitaitoisia tulkkeja ja sujuvaa yhteistyötä

toimeksiantajan ja tulkkien välillä. Toimeksiantajan ja tulkin on etukäteen sovittava

tulkkaustilanteista ja työehdoista. Toimeksiantaja nimeää yhteyshenkilön, joka hoitaa

yhteydenpidon tulkin kanssa ennen tilaisuutta ja sen aikana.

• Tee kirjallinen sopimus tulkin kanssa

palkkioista, työajoista, matkakorvauksista, päivärahoista yms.

Konferenssitulkit työskentelevät tavallisesti päiväpalkkiota vastaan. Normaalin

konferenssipäivän pituus on 6–7 aktiivista työtuntia. Jos varsinaisen kokoustulkkauksen

lisäksi tarvitaan tulkkausta lehdistötilaisuudessa, aterioiden yhteydessä tai

iltatilaisuudessa, on tästä ja korvauksista sovittava erikseen.

• Helpota tulkin työtä

Toimita ohjelma ja kaikki asiaan liittyvä materiaali hyvissä ajoin tulkille. Ilmoita

esitelmöitsijöille, että tilaisuudessa on tulkkaus. Esitelmät tulee toimittaa tulkille

etukäteen. Esityksen pääkohdat tai muistiinpanotkin auttavat, jos puhujalla ei ole

kirjallisesti valmistettua tekstiä.

• Muista tulkkaus myös tilaisuuden aikana

Huolehdi siitä, että kaikki tilaisuuden aikana jaettava materiaali (ryhmätyöraportit,

julkilausumat ym.) annetaan myös tulkeille.

Muistuta puhujia siitä, että tilaisuudessa on tulkkaus. Esitelmöitsijän ja tulkin on hyvä

etukäteen keskustella mahdollisista vaikeista kohdista ja alan erikoistermeistä.

Tulkkien ammattisäännöstön mukaan tulkki noudattaa ehdotonta

vaitiolovelvollisuutta eikä hän saa käyttää henkilökohtaisesti hyödykseen mitään

tulkkauksen yhteydessä tietoonsa tullutta.