Post thèse

Inscription à l'ordre

Les Ordres sont des organismes professionnels, administratifs et juridictionnels chargés de réguler le fonctionnement de professions réglementées : médecins, sages-femmes, chirurgiens-dentistes...

L’Ordre des chirurgiens-dentistes est organisé sur trois niveaux : le conseil national, les conseils régionaux et interrégionaux, les conseils départementaux. Chaque niveau possède des attributions et un fonctionnement qui lui est spécifique. Ainsi, ce sont les conseils départementaux qui sont chargés d’encadrer l’exercice étudiant et de gérer l’inscription au Tableau des praticiens exerçant sous leur juridiction.

Pré-thèse (étudiant en 5/6ème année, en année de thèse, interne) 

L’étudiant ayant validé en France, l’examen de cinquième année (CSCT et validation de l’année universitaire), peut être autorisé à exercer comme remplaçant ou adjoint d’un chirurgien-dentiste.

Les pièces à fournir pour l’enregistrement à l'ordre sont :

- Justificatif de validation de 5ème année et du CSCT ;

- Pièce d’identité en cours de validité ;

- Un certificat de scolarité ou la copie de la carte étudiant de l’année en cours ;

- Extrait de casier judiciaire B2 (demandé directement par le CDO)

Puis chaque exercice requière la délivrance d’une autorisation par le CDO et nécessitera des pièces complémentaires à fournir pour chaque contrat : 

-Contrats de remplacement ou d’étudiant adjoint salarié en 4 exemplaires paraphés et signés ;

- La demande de licence d’exercice (à télécharger sur internet) ;

- Autorisation du chef de service clinique et hospitalier précisant les jours libres de l’étudiant (Non demandée aux étudiants ayant validé leur 6ème année non thésés) ;

- L’avis favorable du doyen ;

- Attestation d’Assurance Responsabilité Civile Professionnelle (RCP) en cours de validité.

Le mail de l'ordre est trouvable sur internet, il est généralement sous la forme "nom du département"@oncd.org (exemple : haute-garonne@oncd.org ; guyane@oncd.org ; ...). Le mieux est de demander la liste des pièces nécessaires directement par mail, car certains ordres peuvent avoir des spécificités. 

Avant le premier exercice, , les étudiants vont être inscrits dans un répertoire qu’on nomme le RPPS (Répertoire Partagé des Professionnels de Santé ). Cet outil est élaboré par l’Etat, les Ordres et en collaboration avec l’Assurance Maladie. Sa vocation principale est l’identification des professionnels de santé et attribue à chaque praticien, étudiant externe ou interne un « numéro RPPS ». Les numéro RPPS et d’Assurance Maladie doivent figurer sur les ordonnances et les feuilles de soins.

L’enregistrement au répertoire RPPS déclenche automatiquement la demande d’une Carte Professionnelle de santé en Formation (CPF) par l’Agence des Systèmes d’Informations Partagées en santé (ASIP Santé). Elle permet de télétransmettre électroniquement les feuilles de soins en mentionnant de manière sécurisée l’identité de l’étudiant. Il est indiqué le numéro RPPS. 

Contrairement à l'idée reçu, il est donc possible de télétransmettre en étant étudiant. Et le remplaçant ou adjoint ne doit pas se servir de la CPS du professionnel remplacé pour facturer mais doit utiliser sa propre carte. 

Une configuration du logiciel de facturation SESAM-Vitale est nécessaire pour permettre la reconnaissance et la différentiation entre CPS et CPF

Post-thèse : Inscription au Tableau

Le Tableau est une liste mise à jour par le Conseil Départemental qui concerne les praticiens en exercice. L’inscription à ce Tableau rend licite l’exercice de la profession sur tout le territoire national .

Pour l’étudiant en instance de thèse, la demande d’inscription au Tableau peut se faire dès la connaissance de la date de soutenance de thèse par lettre recommandée avec accusé de réception au président du Conseil Départemental de l’Ordre (soit du lieu d’exercice, soit de la résidence principale).

-Un curriculum vitae (document remis par le Conseil Départemental) ;

• Y joindre une photo d’identité au format officiel.

- Une copie couleur d’une pièce d’identité en cours de validité (Si la pièce d’identité n’atteste pas la nationalité, une attestation de nationalité délivrée par une autorité compétente)

- Une copie du diplôme de praticien de l’Art dentaire ;

• Si non obtenu par la scolarité, l’attestation provisoire du diplôme d’état de docteur en chirurgie dentaire.

- Une déclaration sur l’honneur certifiant :

• Qu’aucune instance pouvant donner lieu à condamnation ou sanction susceptible d’avoir des conséquences sur l’inscription n’est en cours ;

• Qu’aucune clause d’interdiction d’exercer découlant d’un précédent contrat n’existe ;

• La non inscription à un Tableau de l’Ordre ;

- Engagement sur l’honneur de respecter les articles R. 4127-216 et R. 4127-218 du Code de la Santé Publique (82 ; 84) relatifs aux plaques et imprimés professionnels ;

- Extrait de casier judiciaire B2 demandé directement par le Conseil Départemental

- En cas d’exercice, le contrat d’exercice (remplacement, collaboration...) et une attestation de responsabilité civile professionnelle (RCP) ;

- En cas d’inscription sans exercice il conviendra de fournir un justificatif de domicile ou une attestation d’hébergement et la copie de la carte d’identité de l’hébergeant.

Le Conseil de l’Ordre Départemental statue sur les demandes d’inscription lors de réunions plénières.

Il est utile de consulter les dates sur le site internet pour faire correspondre le plus possible la date de soutenance avec la réunion plénière. En effet la période entre la soutenance de thèse et la réunion plénière conduit à une interdiction d’exercice. 

L’exercice peut commencer au jour J de l’inscription au Tableau. Néanmoins, l’inscription ne sera connue de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) au plus tôt le lendemain de l’inscription.

Il est préférable alors de différer de 2 jours le début d’exercice, ou de différer la facturation des soins effectués

L’inscription au Tableau déclenche ensuite :

A J+1

• L’Ordre envoi par mail au nouvel inscrit :

• La notification d’inscription au Tableau, avec le numéro départemental. L’original est adressé par recommandé sous 8 jours.

• La copie du curriculum vitae, à conserver.

• Une attestation d’inscription sur laquelle sont mentionnés le type et lieu d’exercice,

• le numéro national et RPPS (A J+2 si non enregistré avant au RPPS).

•  Sous 8 à 10 jours : Réalisation par l’ASIP santé d’une Carte Professionnelle de Santé (CPS), 

  • 2 plis postaux sont envoyés :  un contentant la CPS, l’autre les codes porteur et de déblocage.

  • La CPF est quant à elle désactivée. Pendant cette période, des premiers jeux de feuilles de soins sont délivrés par la CPAM pour assurer le remboursement des soins effectués aux patients

Note : Dans le but de perfectionnement des connaissances, les chirurgiens-dentistes inscrits au Tableau ont une obligation de formation continue. Cette obligation de Développement Professionnel Continu (DPC) est à renouveler tous les 3 ans (triennale).

Prise en charge possible de certaines formations dans le cadre du DPC ou via le FIFPL (Fond Interprofessionnel de Formation des Professionnels Libéraux).

CENTRE DE FORMALITES DES ENTREPRISES (CFE)

Chaque professionnel de santé exerçant une activité, est redevable d’un certain de nombre de cotisations et charges sociales obligatoires (maladie, allocations familiales…). L’étudiant externe autorisé à un premier exercice devra déposer une déclaration de début d’activité auprès d’un Centre de Formalité des Entreprises à savoir l’Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et des Allocations familiales (URSSAF) du lieu d’exercice (ou de résidence pour un remplaçant). L’immatriculation doit se faire au maximum dans les huit jours qui suivent un premier exercice. L’affiliation prend effet au premier jour de l’activité. Dans le cas où l’activité est exercée en société, cette déclaration se fait auprès du tribunal de commerce.

Immatriculation URSSAF

L'ensemble des démarches peuvent être effectuées en ligne sur : https://formalites.entreprises.gouv.fr/. (En fonction des départements, il est possible de réaliser les démarches d’affiliation URSSAF directement auprès de la CPAM). Voir https://www.urssaf.fr/portail/files/live/sites/urssaf/files/documents/PAM/Diaporama_Chirurgiens_dentistes.pdf 

Le CFE centralise les pièces du dossier de création et les transmet auprès des différents organismes et administrations intéressés par la création de l’entreprise :

- Caisse de retraite (CARCSDF) ;

- Les services fiscaux ;

- L’INSEE : Institut National de la Statistique et des Etudes Economiques

L’INSEE inscrit l’entreprise au Répertoire National des Entreprises (RNE) et lui attribue un numéro

SIREN, SIRET et le code APE (53) :

•  Numéro SIREN : Système d’Identification au Répertoire des Entreprises : Identifiant de 9 chiffres, les huit premiers n'ont aucune signification (excepté pour les organismes publics dont le numéro commence par 1 ou 2), et sont attribués en fonction de l’ordre d’inscription de l’entreprise. Le neuvième chiffre est un chiffre de contrôle de validité du numéro.

•  Numéro SIRET : Système d’Identification au Répertoire des Etablissements : Une même entreprise peut en avoir plusieurs. Il est notamment demandé par les organismes sociaux, les services fiscaux, pôle emploi. C’est un identifiant numérique de 14 chiffres articulés en deux parties : Le numéro SIREN et Le NIC (Numéro Interne de Classement, il se compose d'un numéro d'ordre à quatre chiffres attribués à l'établissement et d'un chiffre de contrôle).

• Le code APE (Activité Principale Exercée) : Il identifie le secteur d’activité de l’entreprise. Pour les chirurgiens-dentistes, le code est 8623 Z. L’attribution de ce code à chaque entreprise par secteur d’activité, sert essentiellement à l’INSEE pour la statistique d’entreprise (INSEE).

Cotisations sociales

Parmi les cotisations, dont le chirurgien-dentiste est redevable, on distingue :

- Cotisations d’assurance maladie ;

- Cotisation d’allocations familiales ;

- La Contribution Sociale Généralisée (CSG) ;

- La Contribution au Remboursement de la Dette Sociale (CRDS) ;

- La Contribution aux Unions Régionales des Professionnels de Santé (CURPS) ;

- La Contribution à la Formation Professionnelle 

Les premiers paiements interviennent après un délai minimum de 90 jours après la déclaration de début d’activité. Dès que le revenu d’activité non salarié sera connu, les cotisations seront recalculées et régularisées (en 3ème année).

(Pour éviter une régularisation trop importante la troisième année, il est possible de transmettre une estimation de son revenu des deux premières années via : www.urssaf.fr puis « votre espace »)

CAISSE PRIMAIRE D’ASSURANCE MALADIE (CPAM)

Il s’agit de l’organisme de base qui assure le service des prestations maladie, maternité, invalidité, décès, maladies professionnelles et accidents du travail. Après inscription au Tableau de l’Ordre Départemental en tant que chirurgien-dentiste, il est nécessaire de contacter au plus vite la Caisse d'Assurance Maladie du lieu d'exercice pour prendre rendez-vous afin de déclarer et d’enregistrer la  nouvelle activité libérale.

Les pièces à présenter le jour de l’affiliation sont (12) :

- L’attestation d'inscription au tableau de l'Ordre,

- Carte Vitale ou attestation Vitale,

- Un Relevé d’Identité Bancaire (RIB),

Depuis le 1er février 2014 un mandat de prélèvement automatique SEPA est également nécessaire.

- En cas de création de cabinet, la notification de déclaration de l’installation radiologique

Le jour de l'entretien, le conseiller de l'Assurance Maladie vérifie les pièces justificatives et procède à :

- La remise de la convention nationale des chirurgiens-dentistes avec proposition d'adhésion ;

- L’enregistrement du dossier d'installation dans le référentiel de l'Assurance Maladie ;

- Commande des feuilles de soins pré-identifiées (les premiers exemplaires de feuilles de soins pré-identifiées pourront être remis immédiatement) ;

- L’affiliation au régime obligatoire d'assurance maladie des praticiens et auxiliaires médicaux conventionnés permettant : remboursement des frais de santé, versement d’indemnité en cas d’arrêt de travail ou encore capital décès.

- Réalise les formalités d'inscription à l'URSSAF si non effectuées.

Service de la CPAM : Assurance volontaire AT/MP

Les praticiens exerçant une profession libérale, ne sont pas assurés de façon obligatoire contre le risque des Accidents du Travail et Maladies Professionnelles (AT/MP). L'assurance volontaire AT/MP proposée par la CPAM couvre les situations suivantes :

- L’accident du travail : survenue d'un fait accidentel soudain en lien avec le travail ayant provoqué une lésion ;

- L’accident de trajet : accident qui survient pendant le trajet entre le lieu de travail, et la résidence principale 

- La maladie professionnelle

Service de la CPAM : Télétransmission des feuilles de soins et retour NOEMIE

La télétransmission est un échange informatisé d'informations entre les différents acteurs du monde de la santé. Elle consiste à transmettre les feuilles de soins sous forme électronique à l’assurance maladie. Elle permet au patient d'être dispensé d'envoyer ses feuilles de soins et ses décomptes à sa mutuelle santé. Elle permet donc d'accélérer le rythme des remboursements. Les praticiens introduisent la carte Vitale dans un lecteur spécifique et la télétransmission fait le nécessaire.

Le patient bénéficie d’un premier remboursement par virement ou chèque. Puis le système informatique NOEMIE (Norme Ouverte d'Echange entre la Maladie et les Intervenants Extérieurs) permet aux mutuelles de recevoir automatiquement les informations contenues dans le décompte de l’assurance maladie.

CAISSE DE RETRAITE DES CHIRURGIENS-DENTISTES ET SAGES-FEMMES (CARCDSF)

Les articles R. 643-1 et suivants du Code de la Sécurité Sociale rendent obligatoires les cotisations vieillesse et invalidité décès, quel que soit le type d’activité autre que salarié. Pour ce faire, le jeune chirurgien-dentiste doit demander dans le mois qui suit le début d’exercice, l’inscription auprès de la Caisse Autonome de Retraite des Chirurgiens-Dentistes et des Sages-Femmes CARCDSF. L’affiliation prend effet au premier jour du trimestre civil suivant la date de début d’activité.

Comme nous l'avons vu l'enregistrement au CFE déclenche l'inscription à la CARCDSF (on reçoit une lettre par la poste), même si non thésé, il faudra donc envoyer un mail pour décaler cette inscription à la CARCDSF

La CARCDSF a pour mission la gestion des régimes de retraite et de prévoyance obligatoires en encaissant les cotisations des chirurgiens-dentistes (et des sages-femmes) et en leur reversant des prestations retraite, maternité, prévoyance, invalidité, décès ainsi qu’à leurs proches. Elle permet de bénéficier de différents régimes :

- 3 de retraites :

• • Le régime d’assurance vieillesse de base des professions libérales (RBL)

  • Le régime de retraite complémentaire (RC)

  • Le régime de retraite des praticiens conventionnés

- 1 de prévoyance :

• Le régime invalidité-décès (RID)

En première année d’activité, le revenu n’étant pas connu, les cotisations sont calculées à titre provisionnel sur une base forfaitaire puis régularisées l’année suivante lorsqu’il sera connu

LES COMPLÉMENTS INDISPENSABLES 

L’assurance Responsabilité Civile et Professionnelle (RCP)

Elle est obligatoire. Elle garantit les conséquences pécuniaires des « dommages subis par des tiers et résultant d'atteintes à la personne, survenant dans le cadre de l'ensemble de cette activité » (Article L 1142-2 du Code de la Santé Publique). L’objectif sera la réparation du préjudice causé par le praticien et subi par un patient et/ou ses proches et de replacer autant que possible la victime dans la situation qu’elle était avant la survenance de l’évènement dommageable. Il s’agit d’une indemnisation financière par versement d’un capital ou d’une rente.

Formation continue

Les chirurgiens-dentistes doivent concourir à leurs DPC triennal en participant à des programmes proposés par un Organisme de Développement Professionnel Continu agrémentés auprès de l’Agence National du DPC. Les parcours de DPC sont définis par le Conseil National de l’Ordre.

A l’issue de la formation, une attestation de participation est délivrée en fin de session permettant de justifier auprès de l’Ordre de sa participation au DPC et au respect de son obligation en cas de contrôle. L’absence de mise en œuvre de son plan triennal par le chirurgien-dentiste peut donner lieu à des mesures disciplinaires. L’Agence du DPC prévoit une prise en charge pour les professionnels de santé libéraux et salariés : paiement de l’organisme dispensant le DPC et indemnisation du professionnel pour sa participation à l’ensemble du DPC.

Il est également possible de bénéficier d‘une prise en charge de certaines formations par les Fonds Interprofessionnels de Formation des Professionnels libéraux (FIFPL). C’est un organisme collecteur de la Cotisation pour la Formation Professionnelle auprès de l’URSSAF. Le FIFPL prend en charge pour les professionnels libéraux quelques journées de formations par an. Les heures de formations sont fiscalement déductibles (taux smic horaire)

COMPLÉMENTS OPTIONNELS

Assurances complémentaires

Prévoyance incapacité / invalidité / décès : Pour un professionnel libéral, en cas d’incapacité (arrêt de travail consécutif à une maladie ou un accident), d’invalidité (partielle ou totale) voire de décès, la source de revenus disparaît. Les 90 premiers jours sont compliqués financièrement par l’absence de prestation par la prévoyance obligatoire. Le contrat de prévoyance souscrit auprès d’un assureur a pour objectif de pallier cette perte financière par des revenus de substitution et de compléter les prestations versées par la prévoyance obligatoire à partir du 91ème jour. En cas de décès ou perte totale d’autonomie le contrat, prévoit le versement d’un capital aux bénéficiaires.

Garantie des Accidents de la Vie : En complément des contrats prévoyance, les compagnies d’assurances proposent aussi des Garanties Accidents de la Vie (GAV). Elles permettent de se protéger en cas d’accident de la vie privée et prévoient des indemnisations en cas d’incapacité permanente, de préjudice physique causé par l'accident ainsi que les conséquences induites sur la vie personnelle, professionnelle, matérielle et familiale. En cas de décès, la GAV peut couvrir le préjudice d’affection ou prendre en charge par exemple les frais d’obsèques.

Stratégie bancaire

Pour faciliter les transactions financières tels que les paiements des cotisations sociales, l’encaissement des actes par chèques, cartes bancaires ou espèces, le paiement des frais de prothésiste ou encore le versement d’une rétrocession en cas de collaboration ; il peut être judicieux pour un jeune chirurgien- dentiste d’ouvrir un compte bancaire professionnel réservé uniquement à ces transactions professionnelles. En entreprise individuelle il n’y a aucune contrainte législative alors qu’en société c’est obligatoire

Le compte professionnel présente des avantages comptables et fiscaux. Il permet de différencier ses opérations privées et professionnelles et, ainsi, de simplifier la gestion de sa trésorerie. En cas de contrôle fiscal, il permet de faciliter les opérations de contrôle. Il permet un accès à des services spécifiques comme par exemple :

- Gestion du compte par internet ;

- Moyens de paiements « professionnels » : carte professionnelle, chéquier professionnel ;

- Achat ou location d’un TPE : Terminal de Paiement Electronique (TPE) ;

• Permet le paiement de l’acte par carte bancaire pour le patient. Certains modèles permettent avec un même TPE de lire la carte vitale pour télétransmettre l’acte et déclencher son remboursement.

- Possibilité de bénéficier d’une assurance moyen de paiement ;

- Autorisation de découvert ;

- Emprunt professionnel avec taux avantageux.

Les services proposés peuvent différer d’une banque à l’autre, tout comme les tarifs. On distingue des banques traditionnelles et depuis quelques temps, des néo-banques ou banques en ligne ont fait leur apparition. Il est important de comparer les différentes offres proposées par les banques pour trouver une offre la plus à même de répondre à ses besoins professionnels

 Les documents les plus souvent demandés pour l’ouverture du compte professionnel sont :

- Une pièce d’identité avec photographie et signature ;

- Un avis de situation INSEE de moins de 3 mois attribué après demande d’immatriculation auprès de l’URSSAF (sert de justificatif de local professionnel) ;

- En cas d’exercice en société, l’immatriculation au registre du commerce et des sociétés, et les statuts de la société (préciser la personne qui fera fonctionner le compte)

Comment gérer sa comptabilité?

En matière de gestion de comptabilité, différentes options sont envisageables :

- Le recours à un expert-comptable ;

- L’utilisation de logiciels de comptabilité ;

- Les solutions intermédiaires entre les deux options précédentes

Source bibliographique

• Mathieu Sellin. De la faculté à la vie professionnelle : guide destiné à l’étudiant en odontologie. Sciences du Vivant [q-bio]. 2019. dumas-02163585