Avant le premier RDV
Accueil téléphonique
Le premier contact avec le cabinet se fait par téléphone et c’est une occasion importante de faire une bonne première impression.
L'assistante doit pour cela s’efforcer :
De sourire en parlant
D’être motivée et enthousiaste à l’idée de recevoir un nouveau patient.
Le patient exprime son souhait de prendre un RDV. L’assistante, avec courtoisie et toujours de manière chaleureuse doit :
Se présenter
Recueillir les informations concernant le patient (nom, numéro de téléphone…)
Savoir si la personne est adressée au cabinet par quelqu’un en particulier
Connaître le motif de sa consultation de manière à ce que le praticien puisse le recevoir de manière adaptée.
Pour le patient, la qualité de ce contact téléphonique va :
Lui faire sentir qu’il est le bienvenu
Renforcer sa décision d’avoir fait le choix de notre cabinet
Le rassurer et le mettre en confiance
Augmenter la probabilité qu’il accepte de vous confier la réalisation de ses soins.
L’assistante doit alors :
Proposer un RDV au patient dans les 7 à 10 jours de manière à ne pas faire perdre au patient sa motivation à venir nous consulter.
Proposer au patient de lui confirmer son RDV 48H avant par téléphone ou SMS. Cette confirmation est une opportunité extraordinaire de renforcer l’impression de professionnalisme du cabinet auprès du patient.
S’assurer que le patient sait bien où se trouve le cabinet.