Comunicazione

INDICE ANALITICO GENERALE

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Un insieme di attività e strategie per informare, sensibilizzare e coinvolgere su tematiche di interesse collettivo e sociale. Fondamentale per il successo di iniziative che mirano a promuovere il benessere della comunità e a generare cambiamenti positivi. Va oltre la semplice trasmissione di informazioni e la trasparenza:  rappresenta il collante che unisce tutte le parti coinvolte nel progetto (Stakeholder: beneficiari, volontari, staff, finanziatori, istituzioni e comunità).

È una questione di “pubblicità” nel senso più profondo del termine di “rendere pubblico”, “rendere noto”: comunicare valori, costruire fiducia, ispirare azioni, coinvolgere, attirare sostenitori o partner, creare consenso, contribuire ad un capitale sociale territoriale durevole, costruire relazioni e reti. Una forma di marketing sociale.

In particolare, su di uno specifico programma o progetto, è uno dei presidi strategici a cui dedicare energie e risorse longitudinalmente e ad ogni tappa. Usualmente viene concentrata al termine del progetto centrandola sugli Esiti, ma può essere molto utile se si svolge durante tutto il processo, tanto più per programmi di carattere strategico o comunque di ampio respiro: anticipare e suscitare un’attenzione pubblica sul suo sviluppo e i sui suoi possibili risultati può anche generare l'affluenza di ulteriori risorse, finanziarie o umane, da parte di altri attori e possibili sponsor. In qualche modo può essere vista come un effetto moltiplicatore che “muove” anche altre leve assumendo la connotazione di una azione di sistema. In sintesi, una strategia ben pianificata non solo promuove il Progetto, ma crea anche un ambiente favorevole alla collaborazione e al sostegno reciproco, essenziale per il successo a lungo termine (sostenibilità, scalabilità, replicabilità).

• Vi sono due dimensioni:

• esterna finalizzata a trasmettere come e quanto viene fatto;

• interna al complesso organizzativo, definita anche “comunicazione organizzativa” (Invernizzi, 2000) (newsletter, informazioni, dati, messaggi, ecc.) favorisce la condivisione degli Obiettivi, le modalità di azione, la diffusione di conoscenze e competenze progettuali e relazionali che arricchiscono di significato i diversi passaggi.

Potenzialità che riusciranno a realizzarsi solo se adeguatamente programmate, specificamente organizzate e finanziariamente previste nel piano delle Azioni, Attività e quindi nel Budget. Anche poiché è molto utile utilizzare strumenti e metodi (anche agenzie specializzate) il più possibile sintetici ed accattivanti che hanno un costo (Strumentari).

L’UE, nei suoi bandi, pone sempre molta attenzione a questo aspetto, spesso riservando una specifica linea di finanziamento nel Budget per evidenziare il Valore sociale e, nel caso, l’innovatività ed utilizzarli per creare le condizioni per un’applicazione su base estesa e stabile dei metodi, prodotti e risultati realizzati (Replicabilità, sostenibilità). Distingue tra:

• Communication: means informing the general public of the impact and benefits of EU-funded activities, and of your project in particular. It is implemented from the outset of the project and continues throughout its entire duration until completed. Its main objectives are to inform others about the impact and benefits of general EU funded activity, and of our project in particular. The target audience is the broad public, outside the project’s possible community of beneficiaries.

• Exploitation: refers either to the utilization of results for further research upon the project’s completion, or the developing, creating and marketing of a product or process. Its objectives include the effective use of the project results, by the project partners, other relevant stakeholders, or the general public. The target audiences are the project partners, other organization, and the public, depending on our project’s results and the target of potential end users.

• Dissemination: is the public disclosure of the project results. The Dissemination Plan aims to transfer project knowledge and results for the benefit and training of other entities, thereby maximizing the impact of EU-funded activities. The target audience of the Dissemination Plan is any entity that may have an interest in using the project results (e.g. other schools, scientific community, business partners, and end users).

È fondamentale che i proponenti dimostrino chiaramente come intendono gestire questi tre aspetti includendo proposte di strategie dettagliate al fine di garantire che i progetti non solo raggiungano i loro Obiettivi, ma contribuiscano anche a un impatto duraturo. 

Obiettivi principali

1. Sensibilizzazione: far conoscere il problema sociale affrontato dal progetto (es. povertà, discriminazione, ambiente) e attirare l’attenzione del pubblico.

2. Coinvolgimento: stimolare la partecipazione attiva di partner, istituzioni, volontari e beneficiari, creando un senso di appartenenza al progetto.

3. Informazione: trasmettere dati e contenuti rilevanti, come risultati, progressi e impatti, a tutti gli stakeholder.

4. Advocacy: influenzare decisioni politiche, sociali o istituzionali per promuovere cambiamenti strutturali.

5. Promozione: dare visibilità al progetto e alle sue attività, costruendo una reputazione positiva.

6. Raccolta fondi: motivare donazioni e supporto economico, coinvolgendo finanziatori o sostenitori.

Strategie

1. Pianificazione: sviluppare un piano di comunicazione dettagliato con obiettivi, messaggi chiave, target audience e strumenti utilizzati.

2. Segmentazione del pubblico: identificare e segmentare i diversi gruppi di stakeholder per indirizzare messaggi specifici e rilevanti.

3. Messaggi chiave: definire messaggi chiari e coerenti da diffondere attraverso vari canali.

4. Feedback e adattamento: raccogliere feedback dai destinatari della comunicazione e adattare le strategie di conseguenza.

Quando

1.      Nella fase di lancio: per catturare l'attenzione, generare interesse, mobilitare risorse.

2.      Nella fase di osservazione, analisi, rapporto con i beneficiari: la raccolta delle informazioni e delle potenzialità di azione può essere veicolata e favorita dai canali di comunicazione (fisici come gli sportelli di ascolto, e virtuali come i social media), continuativi o occasionali, organizzati o informali, trasformando queste funzioni in forma bi direzionale.

3.  Nella definizione degli Obiettivi, delle priorità, del piano di attività e budget: consente di creare un quadro comune di comprensione tra coloro che sono coinvolti e interessati, allineare le aspettative, ridurre le ambiguità e creare un senso di coinvolgimento e partecipazione.

4.  Nella gestione delle reti di riferimento: coinvolgimento attivo e responsabile dei diversi interlocutori e meccanismi fluidi di retroazione che permettano a tutti i partecipanti di acquisire valore dalla collaborazione offerta.

5.  Nella gestione, regia e Monitoraggio: consolida il supporto continuo, facilita l’apprendimento nella fase di adattamento, permette di condividere le lezioni apprese, alimenta una cultura di miglioramento (efficacia ed efficienza).

6.  Nella Valutazione, non solo dei risultati positivi: anche la comunicazione argomentata e sincera degli insuccessi ottenuti, se accompagnata da un’argomentazione puntuale e oggettiva, può restituire un’immagine di onestà intellettuale ed etica dell’organizzazione.  Alimenta la reputazione pubblica, è condizione di engagement per mantenere nel tempo l’interesse e la predisposizione alla collaborazione di tutti gli stakeholder, attuali e futuri.

Strumenti

1. Riunioni.

2. Report.

3. Newsletter

4. Media tradizionali: articoli di giornale, comunicati stampa, interviste radiofoniche e televisive.

5. Media digitali: siti web, blog, social media, newsletter elettroniche.

6. Eventi: workshop, seminari, conferenze, open day.

7. Materiali promozionali: brochure, volantini, poster, video.

8. Report finale.

Approfondimenti

EU, Guidelines for communication, dissemination and exploitation of COST Action results and outcomes

EU fonds, What is the difference between communication and dissemination?

EU, Europass, European Projects Dissemination

EU, Dissemination & Exploitation Plan

EU, How to write clearly

EU, COMMUNICATION, DISSEMINATION AND EXPLOITATION

EU, Guidelines For Your Dissemination And Exploitation Activities

Invernizzi, E., (2000), La comunicazione organizzativa: teorie, modelli e metodi, Giuffrè

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