Guia integração do ERP com Loja Virtual (E-commerce) (EM CONSTRUÇÃO)

Introdução

Este guia tem como objetivo apresentar a integração do BERP com a Loja Virtual, utilizando o layout da Ciashop, o e-commerce da Totv´s. Existe no Bematech ERP o módulo Loja Virtual que possibilita a integração de Produtos, Preço, Estoque, Pedido e Lista de Presente, com uma Loja Virtual que possua a mesma estrutura de integração da empresa Ciashop.

Pré-Requisitos

Para a perfeita compreensão do módulo de Loja Virtual se faz necessário entender sua abrangência e estar familiarizado com a linguagem do sistema Bematech ERP. Devemos iniciar tendo uma visão geral da arquitetura e filosofias do ERP e seguir para os conceito de operações.

Em seguida, será necessário que o usuário realize a leitura do Guia do Fiscal.

Após estas três leituras, o próximo passo é configurar o módulo.

Cadastros

Para utilização do módulo Loja Virtual é necessário conhecer e realizar os Cadastro Gerais do BERP.

Configurações

Será essencial para utilização do módulo Loja Virtual realizar as configurações do processo Parametrização da Loja Virtual.

Caso o usuário queira que as operações da Loja Virtual reserve estoque, deverá ser realizada a configuração de Duração de Reserva.

Integração

Contexto Geral

A integração do ERP com a Loja Virtual refere-se as informações que estão no ERP e devem ser enviadas para a Loja Virtual e informações que estão na Loja Virtual e devem ser enviadas para o ERP. São integradas as informações de Categoria, Produto, Preço, Estoque, Clientes, Pedido e Lista de Produtos. Para a exportação das informações existem dois grupos de Tarefas que são executados:

• • Tarefas de Atualização e Monitoramento do ERP:

    • Tarefas Auxiliares: são tarefas responsáveis por buscar as informações do sistema e armazená-las. Existem as seguintes tarefas auxiliares:

      • Exportação de Categorias;

      • Exportação de Produtos;

      • Exportação de Preços;

      • Exportação de Estoque;

      • Exportação de Clientes;

      • Exportação de Status do Pedido;

      • Exportação de Baixa de Pedido;

  • Tarefas de Comunicação com a Loja Virtual:

    • Tarefa de Exportação: tarefa responsável por se comunicar com a Loja Virtual, enviando os dados do ERP. Obtém das tarefas auxiliares as informações que devem ser exportadas para a Loja Virtual.

    • Tarefa de Importação: tarefa responsável por se comunicar com a Loja Virtual, obtendo os dados para importação no ERP. Obtém das tarefas auxiliares as informações que devem ser importadas para o ERP.

Desta forma, quando se fala de exportação é necessário executar primeiro as tarefas auxiliares e posteriormente executar a tarefa de exportação.

Exportação para Loja Virtual

Exportação de Categoria

A Categoria é uma classificação dos produtos dentro da loja virtual, a categoria deve agrupar os produtos que possuem características semelhantes. O cadastro de categoria obedece um nível hierárquico e o cliente poderá ter "n" hierarquias. Esse cadastro deverá ser realizado no Classes Explorer que está localizado no seguinte caminho: bematech > Admin > Classes Explorer, na arvore deverá ser acessado o seguinte caminho: Raiz > Dados > Tabelas > Aux Loja Virtual > Categorias. A Categoria possui uma estrutura separada das classes de Produtos de Venda, para que seja possível ao cliente organizar os produtos na loja virtual em uma estrutura diferente da classes de produtos do ERP.

A exportação da estrutura de Categorias é a primeira rotina que deverá ser executada para ser enviada para a loja virtual, sendo configurada a execução da tarefa no processo Parametrização da Loja Virtual. Neste cadastro deverá ser criada uma configuração na Grade de Tarefas Auxiliares informando a tarefa relacionada com a exportação da Categoria, o Engine em que a rotina será executada e o tempo de execução. Além disso, deverá ser informado na grade Serviços de Integração a tarefa da classe Exportação e o tempo de execução dessa tarefa.

Desta forma, ao criar, excluir ou alterar uma Categoria no BERP, ao executar as tarefas de Categoria e Exportação, essas alterações serão repercutidas no site.

A categoria deverá ser vinculada ao cadastro do produto no campo Categoria Principal e na grade Demais Categorias, sendo este último não obrigatório.

Exportação de Produto

Para que um Produto seja exportado para a Loja Virtual deverão ser informados os seguintes dados em seu cadastro: Gtin 13 ou EAN, Altura, Largura, Comprimento, Peso Bruto, Categoria e Ordem de Exibição. Além disso, é necessário que o produto possua preço cadastrado, bem como este atenda às regras de Exportação para Loja Virtual e Regras de Parcelamento, sendo essas duas regras criadas no processo Parametrização da Loja Virtual. Caso o produto não possua essas configurações, este não será exportado para Loja Virtual.

Além das informações citadas, no cadastro do produto existem outras informações que podem ser exportadas para Loja Virtual, porém a ausência delas não impede que o produto seja exportado. Abaixo, seguem os campos que também são enviados para e-commerce:

• Breve Descrição: Descrição curta do produto que será exportado para a loja virtual, neste campo deve ser informado somente texto, não aceitando formatação HTML. Essa breve descrição será exibida na vitrine da loja virtual logo abaixo do produto.

• Grade Demais Categorias: Na loja virtual o produto poderá ser exibido em mais de uma categoria, portanto neste campo deverá ser informado quais as demais categorias que o produto deverá ser exibido além da categoria principal.

• Descrições em HTML: As descrições HTML são informações adicionais que podem ser cadastradas para o produto. Por exemplo: manuais, vídeos, textos técnicos etc.

• Grade Imagens: São as imagens dos produtos. Essas imagens são exportadas para loja virtual, sendo possível apresentar mais de uma imagem do produto.

No caso de inclusão de um novo produto no sistema, para este ser exportado para a Loja Virtual deverão ser executadas as tarefas de exportação de Produto, Preço, Estoque e Exportação de Dados. Desta forma, deverá ser criado na Parametrização da Loja Virtual uma tarefa para cada informação, ou seja, deverá ser criada uma tarefa da classe produto, preço e estoque, respectivamente na Grade de Tarefas Auxiliares.

Além disso, deverá ser informado na grade Serviços de Integração a tarefa da classe exportação e o tempo de execução dessa tarefa. Assim, quando for realizada a carga inicial dos produtos para a loja virtual devem ser executadas as três rotinas na seguinte ordem: produto, preço, estoque e exportação. Ao exportar um produto para a loja virtual o sistema irá preencher automaticamente os campos ID do Produto na Loja Virtual e ID da Característica do Produto na Loja Virtual, esses campos são os identificadores dos produtos na loja virtual. Caso o produto já tenha sido cadastrado no site, ao realizar qualquer alteração no cadastro deste, será necessário apenas a execução das rotinas de produto e exportação.

No caso dos produtos que possuem descrição genérica em comum este será exportado para o site como um produto em grade, por exemplo: No sistema o produto Camisa Polo Azul P, Camisa Polo Azul M, Camisa Polo Verde P, Camisa Polo Verde M possuem a mesma descrição genérica Camisa Polo, esta será apresentada na loja virtual como Camisa Polo e suas características serão apresentadas em grade como Azul P, Azul M, Verde P e Verde M. Atualmente, a Loja Virtual suporta apenas duas grades do produto.

Exportação de Preço

A primeira exportação de preço para a Loja Virtual é realizada através da exportação do produto. Somente as alterações de preços dos produtos que já se encontram na Loja Virtual que serão enviadas através da tarefa de Exportação de Preço. No caso do produto possuir Preço de Oferta, deverá ser informado na tabela de preço do produto o campo Preço Anterior, ficando no campo Fator o preço promocional e no campo Preço Anterior o preço não promocional. Na Loja Virtual os preços são apresentados com a estrutura DE/POR.

Exportação de Estoque

O mesmo é válido para rotina de Estoque. A primeira exportação de estoque para a Loja Virtual é realizada através da exportação do produto. Somente as alterações de estoque dos produtos que já se encontram na Loja Virtual que serão enviadas através da tarefa de Exportação de Estoque. A rotina de Estoque atualiza o saldo do produto verificando o saldo atual do produto no sistema, considerando as movimentações realizadas e as reservas. Pedidos de vendas importadas do ERP não são consideradas no cálculo do estoque, pois estas vendas já são reservadas na Loja Virtual.

Exportação de Clientes

Os clientes serão exportados para a Loja Virtual somente se estiverem vinculados a uma Lista de Produtos no ERP.

Integração de Pedidos

Contexto Geral

A importação para o ERP refere-se às informações que estão na Loja Virtual e devem ser importadas para o BERP. Neste caso, serão importados as informações relacionadas com criação de pedidos, como Clientes, Pedidos e a Atualização do Status dos Pedidos. Para a importação das informações existem duas tarefas a serem executadas:

• • Tarefa de Importação: esta é responsável por realizar a comunicação do ERP com a Loja Virtual, obtendo todas as informações que devem ser importadas;

  • Tarefas Auxiliares: estas são responsáveis por buscar as informações da tarefa de Importação e importá-las para o sistema. Existem as seguintes tarefas auxiliares:

  • Importação de Pedidos;

  • Importação de Status do Pedido;

Importação do Pedido e Atualização do Status do Pedido

Ao criar um pedido na Loja Virtual, a importação no BERP ocorrerá ao ser executada a tarefas de Importação, que comunica o ERP com a Loja Virtual e, em seguida, a tarefa de Importação de Pedidos, que comunica o ERP com as tarefas de Importação.

Para importação dos pedidos no ERP é necessário que sejam realizadas configurações relacionadas com a criação de pedidos. O usuário da integração deve possuir permissões de pedido, bem como devem ser configuradas as tabelas de sugestões, condição de negociação, configurações fiscais e contábeis.

Abaixo, descrição de onde as informações de pedidos são obtidas para preenchimento nas operações importadas:

• • Estabelecimento: cadastro Parametrização da Loja Virtual;

  • Local de Escrituração: cadastro Parametrização da Loja Virtual;

  • Pessoa: importado da Loja Virtual;

  • Transportadora: obtido da Loja Virtual o ID do transportador no site e localizado no sistema o transportador que possui o mesmo ID. É uma informação obrigatória;

  • Frete: importado da Loja Virtual, caso tenha sido informado no pedido;

  • Desconto: importado da Loja Virtual, caso tenha sido informado no pedido;

  • Recurso: obtido da Loja Virtual;

  • Classe de Operação: cadastro de Sugestão de Classe;

  • Núcleo: cadastro de Sugestão de Núcleo;

  • Quantidade: obtido da Loja Virtual;

  • Unitário: Sugestão de Preço;

  • Condição de Negociação: será identificado pelo sistema a partir das informações obtidas da Loja Virtual, como quantidade de parcelas, se Boleto ou Cartão de Crédito, Bandeira e Tipo de Parcelamento configurado na Parametrização da Loja Virtual. As formas de pagamento existentes no site devem estar cadastradas no ERP.

Na importação dos pedidos devem ser executadas duas tarefas. A primeira tarefa executada, Importação de Pedidos, fará com que as operações sejam criadas no sistema. O pedido será criada com o status Gravado, totalmente desabilitada para edição, exclusão, aprovação e cancelamento de saldo. A segunda tarefa executada, Importação de Status do Pedido, atualizará o status dos pedidos no sistema, deixando em seu devido status, segundo as regras de integração de pedidos.

Abaixo, as regras de integração dos pedidos após serem executadas as tarefas de Importação de Pedidos e Importação de Atualização de Status do Pedido, por forma de pagamento e resultado da importação (sucesso ou erro).

• • Boleto:

    • Importação de Pedido:

      • Com Sucesso: pedido ficará bloqueado para Edição, Aprovação e Cancelamento de Saldo;

      • Com Erro: pedido ficará bloqueado para Aprovação e desbloqueado para Cancelamento de Saldo;

    • Importação de Status do Pedido:

      • Com Sucesso: pedido ficará desbloqueado para Aprovação e Cancelamento de Saldo. Aprovação a ser realizada pelo usuário;

      • Com Erro: Bloqueado para Aprovação e desbloqueado para Cancelamento de Saldo;

  • Cartão de Crédito:

    • Importação de Pedido:

      • Com Sucesso: pedido ficará bloqueado para Edição, Aprovação e Cancelamento de Saldo;

      • Com Erro: pedido ficará bloqueado para Aprovação e desbloqueado para Cancelamento de Saldo;

    • Importação de Status do Pedido:

      • Com Sucesso: pedido ficará bloqueado para Desaprovação e Cancelamento de Saldo. Aprovação automática pelo sistema;

      • Com Erro: pedido ficará bloqueado para Aprovação e desbloqueado para Cancelamento de Saldo.

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    • Importação de Pedido:

      • Com Sucesso: pedido ficará bloqueado para Edição, Aprovação e Cancelamento de Saldo;

      • Com Erro: pedido ficará bloqueado para Aprovação e desbloqueado para Cancelamento de Saldo;

    • Importação de Status do Pedido:

      • Com Sucesso: pedido ficará desbloqueado para Aprovação e Cancelamento de Saldo. Aprovação automática pelo sistema. Usuário pode realizar a Desaprovação e Aprovação do pedido;

      • Com Erro: pedido ficará bloqueado para Aprovação e desbloqueado para Cancelamento de Saldo.

  • CRE:

    • Importação de Pedido:

      • Com Sucesso: pedido ficará bloqueado para Edição, Aprovação e Cancelamento de Saldo;

      • Com Erro: pedido ficará bloqueado para Aprovação e desbloqueado para Cancelamento de Saldo;

    • Importação de Status:

      • Com Sucesso: pedido ficará desbloqueado para Aprovação e Cancelamento de Saldo. Aprovação automática pelo sistema;

      • Com Erro: pedido ficará bloqueado para Aprovação e desbloqueado para Cancelamento de Saldo;

Qualquer operação pode ser Desbloqueada ou Bloqueada através do processo Bloqueio e Desbloqueio de Pedidos. Nenhum pedido pode ser Excluído, seja na após a importação ou após a atualização do status;

Exportação de Status de Pedido

Quando o pedido possui a forma de pagamento Boleto, após a execução da tarefa de Atualização do Status do Pedido a operação permanece desaprovada. Ficará aguardando o setor responsável confirmar o pagamento pelo cliente do boleto que foi gerado na Loja Virtual ao ser realizada a venda. Após a confirmação, um usuário deve aprovar o pedido no ERP e enviar o novo status para a Loja Virtual, para devida atualização do status do pedido no site.

Para envio do status de Aprovado para a Loja Virtual deverá ser executada a tarefa Exportação de Status do Pedido.

Exportação de Baixa de Pedido

Seguindo o fluxo das vendas com origem na Loja Virtual, após a importação dos pedidos e status dos pedidos, deverá ocorrer a criação da Pré-Baixa, montagem da carga, emissão da nota fiscal, informação do código de rastreio e informação da data de entrega. Cada estágio do pedido no ERP gera uma informação que deve ser exportada para a Loja Virtual. A exportação dos dados ocorre através da execução da tarefa de Exportação de Baixa de Pedido.

Abaixo, informação que é enviada para o site em cada situação do pedido no ERP:

• • Criação da Pré-Baixa do pedido: não atualiza nenhum informação na Loja Virtual. Necessário criação da pré-baixa para a etapa da montagem da carga;

  • Montagem da Carga: atualiza o status do pedido na Loja Virtual para Empacotado;

  • Emissão da Nota Fiscal: atualiza a informação do Número da nota fiscal na Loja Virtual;

  • Código de Rastreio: atualiza a informação do Código de Rastreio na Loja Virtual. Atualiza o status do pedido na Loja Virtual para Enviado. A informação é preenchida no processo Dados de Rastreio e Entrega;

  • Data de Entrega: atualiza a informação da Data de Entrega na Loja Virtual. Atualiza o status do pedido na Loja Virtual para Entregue. A informação é preenchida no processo Dados de Rastreio e Entrega;

Gerenciamento da Integração

O gerenciamento das ocorrências da integração ocorrerá através do processo Gerenciador da Integração. Neste processo será possível ao usuário monitorar a execução das rotinas de integração, acompanhando aquelas executadas com sucesso ou erro, e tomar as devidas providências necessárias para tratar os eventuais erros sinalizados nas mensagens.

(Em construção)