Operações
Introdução
Este manual tem o intuito de deixar claro o que são as operações no Sistema, sua função e os tipos de status que ela pode assumir.
Conceitos de operações
Nas operações do módulo de compras, o usuário registra todas as operações, processos e atos que geram informações de relevante importância para sua empresa. Como exemplo veêm-se as operações de gastos (compra de um ativo imobilizado, produtos para estoque, despesas administrativas, despesas comerciais, pagamento de impostos, pagamento de comissões, pagamento de encargos, a contratação de serviços, pagamento de salários e outras mais). Elas geram títulos e podem gerar registros fiscais, sempre criando registro de lançamentos contábeis, sejam eles gerenciais ou fiscais.
Para se ter uma melhor compreensão do funcionamento dessas operações, é importante entender os status possíveis para elas:
Pendentes: estar pendente significa estar incompleto, não terminado, inacabado. Significa que algo ainda irá ser realizado, efetivado. Dizemos que um Pedido ou Provisão está pendente quando seus itens não foram totalmente atendidos. Isso significa que, caso um pedido possua seus itens atendidos parcialmente, estará pendente.
Aprovados: o ato ou efeito de aprovar somente pode ser exercido pelos usuários que possuam esta permissão. Assim, todos os pedidos ou provisões, sempre e obrigatóriamente, têm que ser aprovados. Não produzirão informação operacional (que seja válida) enquanto estiverem não aprovados. Após estar aprovada a operação ficará travada, ou seja, não poderá ser alterada. Deverá ser desaprovada para sofrer modificação. As definições de quem tem poder ou não para aprovar e o que pode aprovar devem ser configurados no módulo do Administrador. Somente quem tem permissão para aprovar pode desaprovar e/ou cancelar a operação.
Baixados: O ato de baixar, resolver, efetuar, executar, denota realização. O objetivo de toda operação que é registrada no sistema é ser efetivada. Os pedidos ou provisões, quando são baixados, criam lançamentos de entrada ou saída nos depósitos (estoques) da empresa, automaticamente. A baixa de pedidos ou provisões é a efetivação, total ou parcial, de um ou mais pedidos ou provisões, aprovados, que estejam pendentes. É sempre uma “partida dobrada”, criando um documento de baixa.