04- Relatórios configurados

RELATÓRIOS CONFIGURADOS DE LIVRE DEFINIÇÃO DE TÓPICOS

Este capítulo trata sobre como o usuário pode criar relatório para exibição de informações de saldos contábeis. No tema deste capítulo, informamos propositalmente que os relatórios são de livre definição de tópicos, para deixar claro que não há pré-definição das linhas do mesmo e o usuário deverá configurar, integralmente, o conteúdo a ser exibido a cada linha.

Acompanhe o passo a passo de construção destes relatórios nos sub-tópicos que se seguem.

Criação de Pastas dos Relatórios

Cada relatório a ser configurado deve ser guardado dentro de uma pasta (classe) específica. O sistema Taz algumas pastas padrões, já criadas, mas podem ser inseridas outras pastas, a critério do usuário.

As pastas padrões existentes na base são: Balanço Patrimonial, Demonstração de Resultado, Indicadores econômicos financeiros. Além destas, há mais 2 pastas usadas especialmente para a elaboração dos demonstrativos de balanço e demonstração de resultado para envio no sped contábil. Estas pastas estas separadas num sub-agrupamento chamado “Sped”, da qual se destacam outras 2 sub-pastas: Balanço Patrimonial Sped e DRE Sped. Abaixo listamos uma representação destas pastas.

As pastas a serem criadas pelo usuário devem estar abaixo da pasta mãe “Configurações das Estruturas das Demonstrações”. Para uniformização de nomes e chaves de pastas entre as bases do cliente, recomenda-se:

a) Criar as novas pastas na base de desenvolvimento da empresa (base D);

b) Utilizar chave do cliente (chave custom) durante a criação delas;

c) Copiá-las para as bases de homologação (base H) e produção.

O usuário que realizar a atividade de criação de novas pastas deve ter poderes de administrador do sistema, poder de criar chaves do cliente (chaves custom), e poder para migrar as pastas entre as bases.

A criação da pasta pode ser realizada tanto pelo browser, quanto pela ferramenta IDE. Pela via do browser, o usuário administrador deverá, em sua base de desenvolvimento;

a) Habilitar a criação de chaves custom, através do processo “Definir Licença para criação de chaves” (ir para/Desenvolvimento). O usuário deve selecionar a opção “Custom” e confirmar a gravação;

b) Acessar o processo Classes Explorer (ir para/Admin);

c) Abrir a árvore de classes das seguintes pastas e sub-pastas: Raiz, Dados, Cadastrais, Tabelas, Aux Contabilidade, Configurações das Estruturas das Demonstrações;

d) Marque o checbox do lado esquerdo da pasta “Configurações das Estruturas das Demonstrações” e clique no botão Inserir existente no topo da grade Classes;

e) Será aberto nova pasta. Renomeie a descrição desta pasta, digitando diretamente na propriedade Nome existente no lado direito da tela;

f) Após criar a nova pasta, o usuário administrador deve desabilitar a criação de pastas com licença custom, acessando novamente o processo Definir “Licença para criação de chaves” (ir para/Desenvolvimento). O usuário deve selecionar a opção “Sem Licença” e confirmar a gravação;

g) Para copiar esta pasta para as bases de homologação (base H) e produção do cliente, acesse o processo Atualizar Tabelas (ir para/Desenvolvimento/Atualização);

h) Neste processo, o usuário deve preencher o campo Tipo com “Tabela Classe” e no campo Classes a descrição da nova pasta criada,teclando-se “enter” para confirmar a seleção. Será exibida a nova pasta na grade inferior. Selecione o checkbox do lado esquerdo desta pasta e clique no botão Selecionar Destino;

i) O usuário deve informar os seguintes campos:

· Servidor: informe o IP da base de destino

· Base de Dados: informe o nome da base de dados destino

· Nome do Usuário: informe o código do usuário na base destino

· Senha: informe a senha do usuário na base destino. O usuário deve ter permissão para copiar scripts entre bases.

j) Clique no botão Prever Alterações. Será exibida outra tela com a pasta selecionada para o usuário confirmar o envio. Clique no botão Atualizar;

k) O processo, a partir da alínea “g” deve ser repetido para o envio da nova pasta para a base produção.

Configuração dos Relatórios

Para configurar relatórios, acesse o processo “Configurações das Estruturas das Demonstrações” localizado em ir para/Contabilidade/Configurações e Manutenções/Configurações de Relatórios. Nesta tela, o usuário verá 2 grades. Na grade superior, o usuário selecionará a pasta onde serão guardadas as configurações. Na grade inferior, o usuário irá inserir, linha a linha, o conteúdo a ser exibido na impressão.

Nas configurações, são frequentemente usadas funções para filtrar o saldo de contas do plano de contas. São 2 as funções existentes.

a) Função conta(‘código da conta’,’código do centro de custo’)

Esta função é usada para pesquisar o saldo de uma conta, ou de conta + centro de custo. As codificações de conta e de centro de custo devem ser informadas sempre entre aspas simples ou duplas. A indicação da codificação do centro de custo é opcional, isto é, caso o usuário não queira informar, poderá indicar somente a da conta. Não é admitido espaços em branco junto à codificação da conta e do centro de custo.

b) Função ordem(‘numeração da linha que se deseja referenciar’)

Esta função é usada para pesquisar e retornar valores calculados em outras linhas do mesmo relatório para usá-la na linha atual. É muito usada em relatório do tipo DRE que possui muitas sub-totalizações de valores até a apuração do lucro líquido. A numeração da linha que será informada em seu conteúdo deve ser indicada entre aspas simples ou duplas. Não é admitido espaços em branco junto à codificação da numeração da linha.

Acompanhe abaixo o passo a passo para montar um pequeno relatório de indicadores econômicos com base num plano de contas de teste.

a) Selecione a pasta Indicadores econômico financeiros na grade Classe;

b) Na grade inferior, clique no botão Inserir (+) para abrir uma nova linha. Preencha o conteúdo abaixo:

· Ordem: 01

· Classe: Indicadores econômicos financeiros

· Plano de Contas: informe a pasta que contém o plano de contas a ser usado;

· Descrição: Capital de Giro

· Fórmula: conta('1.1')-conta('2.1')*(-1)

Comentário: esta linha está usando uma fórmula que está diminuindo o saldo da conta Ativo Circulante do Passivo Circulante. Observe também que a conta do Passivo Circulante está sendo multiplicada por (-1). Isto é feito sempre que o saldo de qualquer conta for credora, pois o sistema adota a converção de representar este status com sinal negativo para os valores. Assim, multiplicando-se por (-1), anula-se o sinal da conta para realizarmos a subtração.

c) Grave esta linha confirmando com Ctrl+M;

d) Insira na grade inferior outra linha, com o conteúdo abaixo:

· Ordem: 02

· Classe: Indicadores econômicos financeiros

· Plano de Contas: informe a pasta que contém o plano de contas a ser usado;

· Descrição: Liquidez Imediata

· Fórmula: conta('1.1.1')/(conta('2.1') != 0 ? conta('2.1')*(-1) : 1)

Comentário: esta linha está dividindo o saldo do grupo Disponíveis pelo Passivo Circulante. Observe que no denominador da divisão foi colocada uma sintaxe aparentemente estranha para o usuário comum, mas bastante conhecida do desenvolvedor. Esta sintaxe só é usada no denominador para garantir que o valor deste nunca será zero. A sintaxe tem a seguinte estrutura:

( condição ? resultado a ser considerado se condição for verdadeira : resultado a ser considerado se condição for falsa )

Onde:

Condição: a condição usada foi garantir que o saldo da conta do passivo circulante não seja igual a zero. Por isso, esta representação foi escrita na forma !=

resultado a ser considerado se condição for verdadeira: foi usado o saldo da conta de Passivo circulante, multiplicada por (-1) para anular a representação de valor negativa do crédito

resultado a ser considerado se condição for falsa: foi usado o valor 1 para garantir que a divisão nunca será feita com zero.

e) Grave esta linha confirmando com Ctrl+M;

f) Insira na grade inferior outra linha, com o conteúdo abaixo:

· Ordem: 03

· Classe: Indicadores econômicos financeiros

· Plano de Contas: informe a pasta que contém o plano de contas a ser usado;

· Descrição: Liquidez Corrente

· Fórmula: conta('1.1')/(conta('2.1') != 0 ? conta('2.1')*(-1) : 1)

Comentário: esta fórmula está dividindo o Ativo Circulante pelo Passivo Circulante. No denominador, foi usada a mesma sintaxe já comentada no item anterior, para evitar divisão por zero.

g) Grave esta linha confirmando com Ctrl+M.

Veja abaixo a maneira como fica a configuração ao final.

Acompanhe abaixo o passo a passo para montar um pequeno relatório de demonstração de resultado com base num plano de contas de teste.

a) Selecione a pasta Demonstração de Resultado na grade Classe;

b) Na grade inferior, clique no botão Inserir (+) para abrir uma nova linha. Preencha o conteúdo abaixo:

· Ordem: 1

· Classe: Demonstração de Resultado

· Plano de Contas: informe a pasta que contém o plano de contas a ser usado;

· Descrição: RECEITA BRUTA

· Fórmula: conta('3.1.1.01.001')*-1

Comentário: esta linha está pesquisando o saldo de uma conta de receita e, por ter saldo credor, foi multiplicada por -1.

c) Grave esta linha confirmando com Ctrl+M;

d) Insira na grade inferior outra linha, com o conteúdo abaixo:

· Ordem: 2

· Classe: Demonstração de Resultado

· Plano de Contas: informe a pasta que contém o plano de contas a ser usado;

· Descrição: ......(-) DEDUÇÕES DE VENDA

· Fórmula: conta("4.1", 'CC 022')+conta("4.2", 'CC 022')

Comentário: esta linha está somando o saldo de 2 grupos de contas, que representam as vendas canceladas e os impostos sobre vendas, ambos para um centro de custo específico, cujo código é CC 022.

e) Grave esta linha confirmando com Ctrl+M;

f) Insira na grade inferior outra linha, com o conteúdo abaixo:

· Ordem: 3

· Classe: Demonstração de Resultado

· Plano de Contas: informe a pasta que contém o plano de contas a ser usado;

· Descrição: RECEITA LIQUIDA

· Fórmula: ordem("1")-ordem("2")

Comentário: esta fórmula está diminuindo o saldo calculado pela linha 1 do saldo calculado pela linha 2.

g) Grave esta linha confirmando com Ctrl+M.

Abaixo mostramos como ficou a representação desta configuração.

Exibição dos Relatórios Configurados

A exibição de qualquer dos relatórios criados pelo usuário é realizada pelas opções existentes na pasta ir para/Contabilidade/Relatórios Configurados. Nesta pasta, o usuário encontrará o relatório de nome Relatórios Contábeis.

São variáveis de preenchimento:

• • Apresentação dos Valores: selecione alguma das opções conforme desejado.

  • Tipo de Comparação: caso o parâmetro anterior tenha sido selecionado com alguma das opções de apresentação de comparação, o usuário poderá fazer comparação por diversas opções de períodos;

  • Classe do Relatório: selecione a classe do relatório configurado pelo usuário

  • Unidade de Contabilização: informe a unidade de contabilização para filtrar uma única empresa. Caso seja deixado sem preenchimento, o relatório entenderá que todas as empresas serão filtradas;

  • Classe do Lançamento: especifique uma classe de movimentação contábil, caso desejado;

  • Classe do Encerramento Contábil: caso seja indicado a classe usada para encerramento, o relatório desconsiderará os movimentos desta classe para efeito de cálculo dos saldos das contas. Esta opção é preenchida quando o usuário deseja visualizar uma DRE de exercício já encerrado;

  • Data Inicial: informe uma data inicial para pesquisa de valores;

  • Data Final: informe uma data final para pesquisa de valores;

  • Exibe Conta: caso marcado, será exibida a conta contábil usada na configuração do relatório;

  • Valores divididos por: selecione uma das opções para mostrar o relatório dividido por 10, 100 ou 1000;

  • Anos Anteriores: informe uma quantidade de anos somente se o usuário desejar fazer comparação de valores com exercícios anteriores;

  • Entidade: variável usada para filtrar entidade (pessoa) específica;

  • Recurso: variável usada para filtrar recurso específico no movimento;

  • Representante: variável usada para filtrar representante específico existente na movimentação;

  • Centro de Custos: variável usada para filtrar centro de custo específico existente na movimentação;

  • Local de Escrituração: variável usada para filtrar local de escrituração específico.

  • Exibir Entidade: se marcado, mostra coluna com esta informação;

  • Exibir Recurso: se marcado, mostra coluna com esta informação;

  • Exibir Representante: se marcado, mostra coluna com esta informação;

  • Exibir Centro de Custos: se marcado, mostra coluna com esta informação;

  • Exibir Local de Escrituração: se marcado, mostra coluna com esta informação; Ordem: são campos que indicam a ordem de apresentação das dimensões no relatório. Podem ser modificadas livremente pelo usuário.

  • Preenchidas as variáveis, o usuário deve clicar no linque Executar.

RELATÓRIOS CONFIGURADOS DE TÓPICOS PRÉ-DEFINIDOS

Fluxo de Caixa Contábil

Objetivo e Estrutura

O relatório Fluxo de Caixa tem por objetivo proporcionar aos usuários da informação contábil uma base de referência para avaliar a capacidade de a empresa gerar caixa e equivalente de caixa, avaliar sua liquidez e detalhar a forma como esta usa estes recursos.

Ele criado pela Lei 11.638/2007, que alterou a redação de vários artigos da Lei 6.404/1976 (lei das S/As). Sua previsão legal está descrita no inciso IV do artigo 176 desta Lei e detalhada no inciso I do artigo 188 da mesma (abaixo transcritos).

“Art. 176. Ao fim de cada exercício social, a diretoria fará elaborar, com base na escrituração mercantil da companhia, as seguintes demonstrações financeiras, que deverão exprimir com clareza a situação do patrimônio da companhia e as mutações ocorridas no exercício:

I - balanço patrimonial;

II - demonstração dos lucros ou prejuízos acumulados;

III - demonstração do resultado do exercício; e

IV - demonstração das origens e aplicações de recursos.

IV – demonstração dos fluxos de caixa; e (Redação dada pela Lei nº 11.638,de 2007)

V – se companhia aberta, demonstração do valor adicionado. (Incluído pela Lei nº 11.638,de 2007)”

“Art. 188. As demonstrações referidas nos incisos IV e V do caput do art. 176 desta Lei indicarão, no mínimo: (Redação dada pela Lei nº 11.638,de 2007)

I – demonstração dos fluxos de caixa – as alterações ocorridas, durante o exercício, no saldo de caixa e equivalentes de caixa, segregando-se essas alterações em, no mínimo, 3 (três) fluxos: (Redação dada pela Lei nº11.638,de 2007)

a) das operações; (Redação dada pela Lei nº 11.638,de 2007)

b) dos financiamentos; e (Redação dada pela Lei nº 11.638,de 2007)

c) dos investimentos; (Redação dada pela Lei nº 11.638,de 2007)”

O Conselho Federal de Contabilidade, no intuito de eluciar a previsão legal deste relatório, emitiu a Resolução CFC 1.125/08, a qual aprovou a NBC T 3.8 com as orientações para a elaboração do mesmo.

Para fins de esclarecimento, destacamos abaixo algumas definições extraídas da referida Resolução que o usuário deve conhecer para compreender sua estrutura:

• • Caixa - compreende numerário em espécie e depósitos bancários disponíveis;

  • Equivalente de Caixa - são aplicações financeiras de curto prazo, de alta liquidez, que são prontamente conversíveis em um montante conhecido de caixa e que estão sujeitas a um insignificante risco de mudança de valor;

  • Atividades Operacionais - são as principais atividades geradoras de receita da entidade e outras atividades diferentes das de investimento e de financiamento;

  • Atividades de Investimento - são as referentes à aquisição e à venda de ativos de longo prazo e de outros investimentos não incluídos nos equivalentes de caixa;

  • Atividades de Financiamento - são aquelas que resultam em mudanças no tamanho e na composição do capital próprio e no endividamento da entidade, não classificadas como atividade operacional.

Para maiores informações sobre este detalhamento, sugerimos pesquisar o conteúdo desta resolução no site http://www.cfc.org.br.

Configurando a Estrutura

A configuração do relatório Fluxo de Caixa Contábil no Erp Unum é implementada pelo usuário em um processo especialmente desenvolvido para gravar o detalhamento das informações de cada agrupamento previsto no artigo 188, inciso I da lei das S/As.

O processo de configuração chama-se Fluxos de Caixa, que está localizado no endereço Contabilidade/Configurações e Manutenções/Configurações de Relatórios//Fluxos de Caixa.

A estrutura subdivide-se basicamente em 4 agrupamentos em nossa configuração:

· Atividades Operacionais;

· Atividades de Investimento;

· Atividades de Financiamento;

· Caixa e Equivalentes de Caixa.

Em cada agrupamento deste, o usuário irá detalhar as movimentações de caixa e equivalente de caixa no período que justificam sua modificação de valor ao final do período.

Criando a Configuração

Acesse o processo Fluxos de Caixa (ir para/Contabilidade/Configurações e Manutenções/Configurações de Relatórios//Fluxos de Caixa) e verifique a tela inicial.

Nesta tela, o usuário observará que o processo pede-nos 2 parâmetros de data e nos fornece 2 links (ações) no topo da mesma.

Estas datas são usadas apenas para pesquisas de configurações já existentes na base. Assim, caso não exista nenhuma, o usuário não conseguirá encontrar qualquer configuração. A busca é feita preenchendo estas datas e clicando no botão Pesquisar.

Pelo botão Novo, o usuário irá inserir uma configuração nova. Após acioná-lo, o usuário verá a tela destacada abaixo.

São parâmetros do cabeçalho desta tela:

• • Chave: esta chave é criada automaticamente pelo banco de dados e identificará a configuração recém-criada. O usuário não deve ter preocupação com esta informação;

  • Data Inicial: Informe a data inicial da configuração do movimento contábil. Todo o movimento a partir desta data será objeto de pesquisa pelo relatório de fluxo de caixa que está sendo configurado;

  • Data Final: Informe a data final da configuração do movimento contábil. Todo o movimento até esta data será objeto de pesquisa pelo relatório de fluxo de caixa que está sendo configurado;

  • Descrição: Informe uma descrição para identificação do relatório. Esta descrição será mostrada na impressão do relatório;

  • Classe do Plano de Contas: Selecione a Classe do Plano de Contas para o Fluxo de Caixa. É permitida a seleção de uma única Classe de Plano de Contas;

  • Unidade Contábil: Informe a unidade contábil que será usada na filtragem dos saldos para exibição do relatório. Só é permitida a seleção de uma única unidade;

  • Classe dos Lançamentos: Informe a classe de lançamento contábil a ser usada na filtragem dos saldos contábeis. A seleção de uma classe implica na utilização automática das classes filhas;

  • Classe do Encerramento Contábil: Informe a classe de lançamento contábil usada nos encerramentos de resultado.

  • Preencha as informações solicitadas e clique no botão Gravar localizado no topo desta página.

Na parte inferior desta página, o usuário verá uma grade chamada Demonstração dos Fluxos de Caixa, responsável pelo detalhamento dos agrupamentos de atividades operacionais, atividades de investimento, atividades de financiamento e caixa e equivalente de caixa. Nos sub-tópicos seguintes, serão mostradas como configurar cada um destes agrupamentos.

Ao lado direito desta tela de configuração, é exibida a grade Filtros e Seleção de Dimensões. O objetivo desta é a filtragem de informações configuradas neste relatório no momento da impressão. Assim, após a conclusão das configurações de fluxo de caixa, o usuário poderá preencher algum destes campos para restringir a exibição de dados da consulta.

As dimensões padrões do sistema são: entidade, recurso, representante, centro de custos, local de escrituração. Destas, somente o local de escrituração é obrigatório e existe em todas as movimentações gravadas. A filtragem das informações só irá funcionar adequadamente se o usuário utilizar em sua contabilização, a dimensão que pretende filtrar.

Para simples exibição da dimensão, o usuário deve marcar o check Box em algumas das linhas dos campos entitulados como “exibir” e indicar a ordem de apresentação que a dimensão deve ser exibida no relatório. Caso o usuário queira, além de exibir, filtrar os valores a partir de alguma dimensão existente, deverá preencher alguma das linhas dos campos: Entidade, Recurso, Representante, Centro de Custo, Local de Escrituração.

Configurando o Agrupamento das Atividades Operacionais

Para inserir um agrupamento na grade Demonstração dos Fluxos de Caixa, o usuário deve inserir um novo registro, a partir do botão + (inserir) existente na caixa de ferramentas desta grade. Será aberto um registro novo que pedirá 2 informações:

• • Classe: Selecione a classe a ser configurada conforme as opções de agrupamento.

  • Complemento: Digite uma redação a ser apresentada na impressão deste tópico. Este complemento poderá ser um comentário particular. Esta informação não é obrigatória.

No campo Classe, selecione a opção “Atividades Operacionais” e clique no botão OK. Confirme a gravação deste registro pelo botão de confirmação da respectiva grade e pelo botão Gravar no topo da página. Em seguida, mude a visão do respectivo registro e verá uma nova grade chamada “Itens da Demonstração dos Fluxos de Caixa”.

Esta grade é a responsável pelo detalhamento principal do conteúdo deste relatório na impressão. O preenchimento desta deve observar as orientações da NBC T 3.8 para cada tipo de agrupamento. No caso do agrupamento de atividades operacionais, o usuário deve informar as principais atividades geradoras de receita da empresa.

• • Ordem: Informe a ordem de apresentação das linhas configuradas neste agrupamento. Use, como exemplo, as numerações 01, 02, 03, etc.

  • Descrição: Informe uma descrição para apresentação da linha do relatório;

  • Fórmula: Informe a fórmula que irá buscar o saldo das contas. Caso o valor desta linha seja detalhado nas notas explicativas, o usuário poderá deixar este campo sem preenchimento. Use a relação de fórmulas disponíveis: ordem, debito, credito, saldo, saldoinicial, saldofinal, valor. Para verificar mais informações sobre a sintaxe destas fórmulas, leia o anexo;

  • Nota Explicativa: Informe uma redação da nota explicativa correspondente a esta linha de configuração. Esta redação será impressa no relatório. A utilização ou não das notas dependerá da necessidade de detalhamento de informações ou valores constantes nas linhas de exibição dos agrupamentos principais do relatório. Em caso de se necessitar usá-la, numera-se a mesma no início da própria redação e indica-se a existência da nota com a mesma numeração no campo “descrição” do referido registro.

O preenchimento da coluna “fórmula” objetiva capturar os valores de movimentação de contas diretamente do movimento contábil do período. Para tanto, foram disponibilizadas várias fórmulas para serem usadas na medida do necessário. Veja abaixo o preenchimento de alguns registros para exibição deste relatório.

Note que usamos as funções “debito”, “credito” e “ordem”. As funções de débito e crédito foram usadas, respectivamente, para pesquisarem o valor da movimentação de débito e crédito nas contas de fornecedores e de clientes de nosso plano de contas de teste.

Por questões estéticas, após conseguirmos recuperar estes valores, multiplicamos ambos por -1 (menos 1) para inverter o saldo destas contas que, na convenção adotada pelo sistema, apresentam as contas credoras com sinal negativo e as devedoras com sinal positivo. Inserimos a ordem 03 sem qualquer configuração e a ordem 04 para totalizar o agrupamento.

A função ordem foi usada apenas para mencionar linhas anteriormente inseridas na configuração, somando o resultado entre elas. Como o resultado da linha 01 foi positivo e o da linha 02 foi negativo, o conteúdo da linha 04 resultou na diferença entre elas.

Neste nosso exemplo, não preenchemos o conteúdo da coluna “nota explicativa” porque não tivemos necessidade de fazer qualquer detalhamento dos saldos das operações descritas nas linhas 01 e 02.

Observação: para imprimir a configuração, use o botão “Imprime Fluxo e Caixa” que está no topo da página. Caso o usuário não tenha gravado a configuração, ela será gravada automaticamente. Para fechar a configuração implementada, use o botão “Fecha” no topo da página.

As configurações das demais atividades operacionais seguem a mesma filosofia descrita acima.

Configurando o Agrupamento das Atividades de Investimento

Após ter inserido o registro correspondente às atividades operacionais, o usuário deve tornar a mudar a visão da grade “Demonstração dos Fluxos de Caixa”. Em seguida, o usuário deve inserir novo registro, a partir do botão + (inserir).

Neste novo registro, deve-se selecionar a opção “Atividades de Investimento”, confirmando sua gravação pelo botão confirmar da respectiva grade e no botão OK do topo da página. Em seguida, mude a visão do respectivo registro e verá uma nova grade chamada “Itens da Demonstração dos Fluxos de Caixa”.

Na grade “Itens da Demonstração dos Fluxos de Caixa”, o usuário deve inserir um novo registro a partir do botão + (inserir) na caixa de ferramentas desta grade. Preencha as mesmas informações descritas quando da explanação do tópico 2.1.1.

Nos sub-tópicos a seguir mostramos 2 exemplos de utilização do campo nota explicativa.

Primeiro Exemplo de Utilização das Notas

No primeiro exemplo, inserimos a linha 01 (ordem) com o preenchimento da descrição e nota explicativa.

Feito isto, inserimos vários registros na grade “Itens da Demonstração dos Fluxos de Caixa” para fazer o detalhamento da informação sobre a aquisição do referido item.

Observação: o usuário deve notar que o campo fórmula da grade “Itens da Demonstração dos Fluxos de Caixa” foi deixado vazio para que seu valor fosse calculado no detalhamento da grade inferior (Detalhamento dos Itens da Demonstração dos Fluxos de Caixa). Importante ressaltar também que, sempre que houver necessidade de fazer detalhamento de qualquer item desta grade nas notas explicativas, o usuário deverá numerá-las sequenciamente e indicar essa numeração na redação da descrição e da respectiva nota explicativa. Neste exemplo, usamos a numeração com letras (no caso foi a letra A), mas se poderia adotar numeração de detalhamento com números.

Os registros que foram inseridos na grade “Detalhamento dos Itens da Demonstração dos Fluxos de Caixa” precisam das seguintes informações de campos:

• • Ordem: Informe a ordem de apresentação das linhas configuradas neste agrupamento. Use, como exemplo, as numerações 01, 02, 03, etc;

  • Descrição: Informe uma descrição para apresentação do detalhamento desta nota explicativa;

  • Fórmula: Informe a fórmula que irá buscar o saldo das contas. Use a relação de fórmulas disponíveis: ordem, debito, credito, saldo, saldoInicial, saldofinal, valor. Para verificar mais informações sobre a sintaxe destas fórmulas, leia o anexo.

No exemplo citado, todos os valores da apresentação não pertencem a qualquer movimento contábil da empresa, cujo relatório estamos configurando, mas de uma empresa externa. Assim, em todos os itens foi utilizada a fórmula “valor” para inserir manualmente os valores a serem destacados na impressão do relatório. Caso os valores a serem apresentados pudessem ser extraídos do próprio movimento da empresa que está sendo configurada, usaríamos as outras fórmulas disponíveis.

Segundo Exemplo de Utilização das Notas

Neste segundo exemplo, adicionamos a situação de compra de imobilizado, cujos valores são capturados do próprio movimento da base que está sendo configurado. Assim, na grade “Itens da Demonstração dos Fluxos de Caixa” incluímos a ordem 02 (linha) e preenchemos os campos descrição e nota explicativa. Observe que, seguindo a sequencia de numeração das notas explicativas, esta nota foi numerada com a letra B, fato este ressaltado na descrição de ambos os campos.

Após concluída a segunda ordem no agrupamento das atividades de investimento, realizamos a inserção de mais 2 linhas na apresentação da grade “Itens da Demonstração dos Fluxos de Caixa”. Abaixo o usuário verá que nós adicionamos a ordem 03 se qualquer configuração e a ordem 04 com a finalidade de fazer a totalização dos registros deste agrupamento.

Observação: para imprimir a configuração, use o botão “Imprime Fluxo e Caixa” que está no topo da página. Caso o usuário não tenha gravado a configuração, ela será gravada automaticamente. Para fechar a configuração implementada, use o botão “Fecha” no topo da página.

Configurando o Agrupamento das Atividades de Financiamento

Após ter inserido o registro correspondente às atividades de investimento, o usuário deve tornar a mudar a visão da grade Demonstração dos Fluxos de Caixa. Em seguida, o usuário deve inserir novo registro, a partir do botão + (inserir).

Neste novo registro, deve-se selecionar a opção “Atividades de Financiamento”, confirmando sua gravação pelo botão confirmar da respectiva grade e no botão OK do topo da página. Em seguida, mude a visão do respectivo registro e verá uma nova grade chamada “Itens da Demonstração dos Fluxos de Caixa”.

Feito a inclusão deste agrupamento, o usuário deve mudar a visão para inserir as informações sobre o financiamento na grade “Itens da Demonstração dos Fluxos de Caixa”.

Neste exemplo, buscamos uma conta do Patrimônio Liquido entitudada “Capital a Integralizar”, resgatando os créditos ocorridos com ela durante o período, que correspondiam às operações de integralização. Como estes valores são credores e, no relatório, devem ser somados aos demais agrupamentos do relatório (atividades operacionais e de investimento), multiplicamos o valor obtido por -1, conforme se vê na coluna da fórmula.

Adicionamos ainda uma ordem sem qualquer configuração e a ordem 03 para totalizar este agrupamento. Após esta inclusão, clicamos no botão “Gravar” no topo da tela.

Observação: para imprimir a configuração, use o link “Imprime Fluxo e Caixa” que está no topo da página. Caso o usuário não tenha gravado a configuração, ela será gravada automaticamente. Para fechar a configuração implementada, use o link “Fecha” no topo da página.

Configurando o Agrupamento Caixa e Equivalente de Caixa

Após ter inserido o registro correspondente às atividades de financiamento, o usuário deve tornar a mudar a visão da grade Demonstração dos Fluxos de Caixa. Em seguida, o usuário deve inserir novo registro, a partir do botão + (inserir).

Neste novo registro, deve-se selecionar a opção “Atividades de Financiamento”, confirmando sua gravação pelo botão confirmar da respectiva grade e no botão OK do topo da página. Em seguida, mude a visão do respectivo registro e verá uma nova grade chamada “Itens da Demonstração dos Fluxos de Caixa”.

Feito a inclusão deste agrupamento, o usuário deve mudar a visão para inserir as informações sobre o caixa e equivalente na grade “Itens da Demonstração dos Fluxos de Caixa”.

A configuração deste agrupamento tem características especiais, visto que o mesmo representará o comparativo de valores no início e no fim do período selecionado na configuração. A primeira diferenciação ocorre logo no preenchimento da coluna “Complemento” da grade “demonstração dos Fluxos de Caixa”. Neste local, informamos que a mesma será detalhada, necessariamente, com notas explicativas e informamos a sequencia de utilização desta.

Na ilustração acima, o usuário verá que foi inserido uma ordem (01) e nesta mencionamos a redação da respectiva nota explicativa. Após a inserção da grade “Itens da Demonstração dos Fluxos de Caixa”, o usuário deverá mudar a visão deste para fazer o detalhamento das contas ou grupos de contas contábeis que fazem a composição do caixa e equivalente de caixa, segundo a definição comentada no capítulo 1, novamente transcrita abaixo:

• • Caixa - compreende numerário em espécie e depósitos bancários disponíveis;

  • Equivalente de Caixa - são aplicações financeiras de curto prazo, de alta liquidez, que são prontamente conversíveis em um montante conhecido de caixa e que estão sujeitas a um insignificante risco de mudança de valor.

Na figura abaixo, note que foram inseridos os grupos de contas contábeis que compõem o caixa e equivalente de caixa. Nesta configuração, usamos a fórmula saldo para que fossem exibidos no relatório os saldos de início e fim do período selecionado na configuração. Para totalizar a apresentação, inserimos a ordem 04, a qual somará os valores das linhas antecedentes.

Concluída esta configuração, realizamos a gravação pelo botão “Gravar” no topo da página. Para fechar a configuração implementada, use o botão “Fecha” no topo da página.

Pesquisa, Manutenção, Deleção e Impressão

A pesquisa de qualquer configuração de relatório fluxo de caixa é realizada na tela inicial do processo Fluxos de Caixa, localizado em Configurações e Manutenções/Configurações de Relatórios//Fluxos de Caixa.

Nesta tela, o usuário preencherá as variáveis “Data Inicial da Configuração” e “Data Final da Configuração” e clicar no botão “Pesquisar” existente no topo da página.

A nova janela exibida está ilustrada acima.

Para editar uma configuração visando fazer qualquer modificação na mesma, o usuário deve selecionar a configuração desejada, pelo check Box existente no lado esquerdo de cada registro, e clicar no link “Abrir”.

• • Após se abrir uma configuração para manutenção, o usuário também poderá: imprimir o relatório, bastando acionar o link “Imprime Fluxos de Caixa” existente no topo da página;

  • deletar a configuração do relatório, bastando clicar no link “Excluir” existente no topo da página.

Ao final desta tela, é exibida a grade Filtros e Seleção de Dimensões. O objetivo desta é a filtragem de informações configuradas neste relatório no momento da impressão. Assim, após a conclusão das configurações de fluxo de caixa, o usuário poderá preencher algum destes campos para restringir a exibição de dados da consulta.

As dimensões padrões do sistema são: entidade, recurso, representante, centro de custos, local de escrituração. Destas, somente o local de escrituração é obrigatório e existe em todas as movimentações gravadas. A filtragem das informações só irá funcionar adequadamente se o usuário utilizar em sua contabilização, a dimensão que pretende filtrar.

Para simples exibição da dimensão, o usuário deve marcar o check Box em algumas das linhas dos campos entitulados como “exibir” e indicar a ordem de apresentação que a dimensão deve ser exibida no relatório. Caso o usuário queira, além de exibir, filtrar os valores a partir de alguma dimensão existente, deverá preencher alguma das linhas dos campos: Entidade, Recurso, Representante, Centro de Custo, Local de Escrituração.

Para imprimir, o usuário deve selecionar a configuração desejada, pelo check Box existente no lado esquerdo de cada registro, e clicar no botão “Imprime Fluxos de Caixa”.

Abaixo exibimos o relatório de fluxo de caixa configurado durante esta explanação.

Note que as notas explicativas só são impressas ao final do relatório, após a exibição dos 4 agrupamentos do fluxo de caixa. Cada detalhamento das notas explicativas está numerado e referem-se a alguns itens de agrupamento configurados. Em nosso exemplo, foram usadas numerações com as letras A, B e C, dos quais A e B fazem parte do agrupamento das atividades de investimento. Nas numerações destas notas poder-se-ia utilizar qualquer outro indicativo de numeração.

Devemos ainda comentar que as totalizações dos agrupamentos das atividades operacionais, de investimento e de financiamento devem totalizar o valor exibido na descrição “Aumento Líquido de Caixa e Equivalente de Caixa”, gerado pelo quarto agrupamento da configuração, descrito no tópico 2.1.4. Em nosso exemplo, este valor não se igualou porque não fizemos uma configuração completa.

Anexo do Fluxo de Caixa

As funções relacionadas na configuração do relatório fluxo de caixa são elencadas e explicadas a seguir

• Ordem

o Objetivo: retornar o saldo que foi calculado em outra linha (ordem) do seu relatório. O usuário deverá mencionar precisamente qual linha do relatório deseja capturar o saldo calculado. Pode ser usado com aspas simples ou dupla na sua sintaxe.

o Sintaxe: ordem(“número da linha do relatório”) ou ordem(‘número da linha do relatório’)

o Exemplo: ordem(“02”) ou ordem(‘02’) ou ordem(“2”) ou ordem(‘21’)

• Debito

o Objetivo: retornar o somatório de débito de uma conta contábil no período selecionado no relatório. A conta informada poderá ser analítica ou sintética. Pode ser usado com aspas simples ou dupla na sua sintaxe.

o Sintaxe: debito(“código da conta”) ou debito(‘código da conta’)

o Exemplo: debito(“2.1.1.01”) ou debito(‘2.1.1.01’)

• Credito

o Objetivo: retornar o somatório de crédito de uma conta contábil no período selecionado no relatório. A conta informada poderá ser analítica ou sintética. Pode ser usado com aspas simples ou dupla na sua sintaxe. Esta função retorna o valor do movimento da conta com sinal negativo em virtude da convenção do sistema usar débito com sinal positivo e crédito com sinal negativo.

o Sintaxe: credito(“código da conta”) ou credito(‘código da conta’)

o Exemplo: credito(“2.4.1.01.001”) ou credito(‘2.4.1.01.001’)

• Saldo

o Objetivo: retornar os valores de saldo inicial e final de uma conta. A conta informada poderá ser analítica ou sintética. Esta funcão só deve ser usada no agrupamento de caixa e equivalente de caixa. Pode ser usado com aspas simples ou dupla na sua sintaxe. Esta função retorna os saldos iniciais e finais com a convenção adotada pelo sistema: devedor com sinal positivo e credor com sinal negativo.

o Sintaxe: saldo(“código da conta”) ou saldo(‘código da conta’)

o Exemplo: saldo(“1.1.1.01”) ou saldo(‘1.1.1.01’)

• Saldoinicial

o Objetivo: retornar o valor de saldo inicial de uma conta. A conta informada poderá ser analítica ou sintética. Pode ser usado com aspas simples ou dupla na sua sintaxe.

o Sintaxe: saldoInicial(“código da conta”) ou saldoInicial(‘código da conta’)

o Exemplo: saldoInicial(“1.1.1.01”) ou saldoInicial(‘1.1.1.01’)

• Saldofinal

o Objetivo: retornar o valor de saldo final de uma conta. A conta informada poderá ser analítica ou sintética. Pode ser usado com aspas simples ou dupla na sua sintaxe.

o Sintaxe: saldofinal(“código da conta”) ou saldofinal(‘código da conta’)

o Exemplo: saldofinal(“1.1.1.01”) ou saldofinal(‘1.1.1.01’)

• Valor

o Objetivo: utilizar exatamente o valor financeiro informado nesta função para composição do relatório. Pode ser usado com aspas simples ou dupla na sua sintaxe. Caso o valor a ser estacado seja negativo ou deve ser deduzido, informe o sinal negativo antecedendo o valor.

o Sintaxe: valor(“valor financeiro”) ou valor(‘valor financeiro’)

o Exemplo: valor(“13940.27”) ou valor(“-2348.05”) ou valor(’48.00’)

Observação: todas as fórmulas acima destacadas podem ser usadas para compor um resultado que seja obtido pela mesclagem de diversas fórmulas usadas na mesma coluna. Por exemplo, o usuário pode querem efetuar a soma matemática de valores de várias contas ou grupos de contas e poderá montar uma fórmula com a utilização de várias funções concatenadas, conforme exemplos abaixo:

• • debito(“1.1.1.01”)+debito(“1.1.1.02”)+debito(“1.1.1.03”)

  • saldo(“2.1.1.01”)-saldo(“2.1.1.01.9999”)

  • (credito(“2.2.01”)+credito(“2.2.02”))*-1 -> a multiplicação por -1 foi realizado para inverter o saldo do resultado obtido que é negativo

Lalur

O Livro de Apuração do Lucro Real (LALUR) é um livro de escrituração de natureza fiscal e destinado à apuração extracontábil do lucro real sujeito à tributação para o imposto de renda em cada período de apuração, contendo, ainda, elementos que poderão afetar o resultado de períodos de apuração futuros.

Natureza dos Ajustes

Para realizar a criação do Livro de Apuração do Lucro Real - LALUR, o usuário, primeiramente, deverá realizar o cadastro das Naturezas dos Ajustes no processo Natureza dos Ajustes, localizado em Ir Para /Contabilidade/Configuração e Manutenção/Configuração de Relatórios/Livro de Apuração do Lucro Real – LALUR/Natureza dos Ajustes. Neste processo, os tipos dos lançamentos (agrupadores de lançamentos) devem ser cadastrados para serem utilizados na montagem do livro no processo Livro de Apuração do Lucro Real - LALUR.

Nesse caso, o sistema irá apresentar a figura a seguir, onde o usuário deverá informar as características dos ajustes.

A Natureza dos Ajustes é a descrição dos lançamentos do Livro de Apuração do Lucro Real (LALUR). O cadastro deve ocorrer de acordo com as classes (adição, exclusão, compensação e outros) podendo ter, para cada classe, diversas natureza dos ajustes. As classes (ou pastas) “adição, exclusão e compensação” são usadas na parte A do relatório enquanto a classe “outros” é usada na parte B.

Configuração do Lalur

Com a Natureza dos Ajustes cadastrada, o usuário já pode realizar a criação do Livro de Apuração do Lucro Real (LALUR). Para isso, basta o usuário clicar em ir para/ Contabilidade/ Configuração e Manutenção/Configuração de Relatórios/Livro de Apuração do Lucro Real - LALUR. Esse processo irá permitir que o usuário realize a apuração do lucro real que estará sujeito à tributação.

A configuração do LALUR por meio deste processo permite guardar a informação da configuração por vários exercícios e de empresas distintas, cada qual identificada pela sua respectiva unidade contábil.

Nesta rotina, o sistema apresentará a figura a seguir, na qual o usuário poderá pesquisar um livro (se já criado) ou inserir um novo. Para pesquisar um livro já gravado (existente), basta o usuário pesquisar a partir das datas de encerramento inicial e final, pelo responsável ou pela Unidade Contábil e depois clicar no botão “Pesquisar”.

Para a inserção de uma nova configuração, na tela inicial do processo Livro de Apuração do Lucro Real - LALUR, o usuário deve clicar no botão “Novo”.

Após isto, deve-se preencher os parâmetros de cabeçalho que identificam a configuração, quais sejam:

• • Classe: Esta informação já vem informada na inserção. Caso não exista nenhuma configuração particular na base, será preenchida com o conteúdo “Livro de Apuração do Lucro Real”;

  • Chave: Esta informação vem informada na inserção e não pode ser alterada;

  • Data inicial de apuração: Informe a data de início para a configuração deste Lalur;

  • Data final de apuração: Informe a data de _m para a configuração deste Lalur;

  • Descrição: Digite uma descrição desta configuração, de livre redação;

  • Unidade contábil: Selecione a unidade contábil para a qual a configuração está sendo gravada;

  • Responsável: Selecione o contabilista responsável pela escrituração. Este contabilista deve estar cadastrado como pessoa no sistema;

  • CRC do responsável: Informe o CRC do contabilista;

  • Resultado do Período: Informe o resultado financeiro da empresa, antes dos ajustes para apuração da base do imposto de renda.

O Livro de Apuração do Lucro Real é composto por duas partes: Parte A e Parte B.

A Parte A é destinada aos lançamentos de ajustes do lucro líquido do período-base e à transcrição da demonstração do lucro real. A inserção da configuração na parte A é feita pela inclusão de um ou vários registros na grade “Grupo ajustes Parte A”, no qual devem ser informadas: a classe (adição, exclusão ou compensação); o tipo. No campo “Complemento” deve-se informar a conta que o lançamento foi registrado. O usuário poderá inserir uma redação do tipo: conta XXXXX. Salve este cadastro e mude a visão do respectivo registro. O usuário verá uma grade na qual poderá inserir lançamentos detalhados contendo a data, o histórico e o valor.

Já a Parte B é destinada exclusivamente ao controle dos valores que não constam na escrituração comercial, mas que devem influenciar na determinação do lucro real de períodos futuros. Inserindo um lançamento na Parte B, a classe sugerida será “Outros”. O usuário também deverá informar o complemento e o tipo do lançamento. O complemento diz respeito à indicação da conta onde houve o movimento e o tipo foi o agrupamento incluído no processo Natureza dos Ajustes.

Logo após a gravação do cabeçalho da parte B, o usuário deve mudar a visão. Ele verá uma grade solicitando as seguintes informações:

• • Data: Data do lançamento na parte B;

  • Histórico: Redação de livre digitação pelo usuário;

  • Referência: Informe mês e o ano de referência do lançamento;

  • Valor a corrigir: Informe o valor da operação, seguindo a convenção de usar valor positivo para o débito e valores negativos para o crédito;

  • Coeficiente: Índice autorizado pelo governo para atualização de valores;

  • Valor: Informe o valor da operação, corrigido, seguindo a convenção de usar valor positivos para o débito e valores negativos para o crédito.

Após a realização das configurações das partes A e B, deve-se clicar no botão Gravar para que o registro do Livro de Apuração do Lucro Real seja gravado.

Para imprimi-lo, o usuário deverá selecionar a configuração a partir do preenchimento dos parâmetros da tela inicial, após pesquisar as configurações existentes. Feito isto, deve marcar o checkbox existente no lado esquerdo da configuração e clicar nos botões “imprime Livro A” e “Imprime Livro B”.

Caso o usuário queira editar uma configuração existente para correção desta, após a pesquisa pela tela inicial, deve marcar o checkbox do lado esquerdo da configuração desejada e clicar no botão “Abrir” existente no topo do processo.