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O sped contábil foi instituído pela IN da Receita Federal 787 de 19 de novembro de 2007 visando substituir pela mídia digital os livros diário, razão, balancetes e respectivos livros ou fichas auxiliares de escrituração contábil.
Nos termos da respectiva legislação, ficam obrigadas a emitir o ECD todas as empresas tributadas pelo lucro real, ficando facultativa a entrega desta exigência para as demais sociedades empresárias.
Abaixa transcrevemos trecho do referido diploma legal (IN 787) para entendimento do leitor.
“IN 787/2009
Art. 2º A ECD compreenderá a versão digital dos seguintes livros:
I - livro Diário e seus auxiliares, se houver;
II - livro Razão e seus auxiliares, se houver;
III - livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
Parágrafo único. Os livros contábeis e documentos de que trata o caput deverão ser assinados digitalmente, utilizando-se de certificado de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), a fim de garantir a autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do documento digital. (Redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009)”
O presente manual orientará o usuário sobre os procedimentos de configuração, geração e validação do arquivo.
REQUISITOS BÁSICOS DE UTILIZAÇÃO
REQUISITOS BÁSICOS DE UTILIZAÇÃO
São requisitos para utilização do sped contábil (ECD) no sistema Unum:
· Utilização da versão 2009.1 ou superior;
· Adquirir certificação digital tipo A3 ou superior, emitido por entidade credenciada pela ICP-Brasil, conforme Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de novembro de 2007 Artigo 2, parágrafo único. O certificado digital pode ser adquirido (comprado) em entidades especializadas, como as que estão elencadas abaixo. O certificado digital deve ser adquirido para o contabilista da empresa e para as pessoas que assinam os relatórios contábeis, individualmente. Cada certificado deve possuir o CPF de seu portador. Esta relação de empresas também está disponível no endereço:
www.receita.fazenda.gov.br/AtendVirtual/SolicEmRenRevCD.htm
Relação de Empresas Certificadoras
Relação de Empresas Certificadoras
A emissão, renovação e revogação de Certificado Digital e-CPF ou e-CNPJ será realizada por uma empresa devidamente autorizada pela Receita Federal do Brasil, denominada Autoridade Certificadora Habilitada. Abaixo se encontram os links da Autoridade Certificadora da Receita Federal e das Autoridades Certificadoras Habilitadas pela RFB:
Autoridade Certificadora da RFB (AC RFB)
Autoridades Certificadoras Habilitadas pela Receita Federal do Brasil:
Autoridade Certificadora do SERPRO-RFB (ACSERPRO-RFB)
Autoridade Certificadora da Certisign-RFB (ACCertisign-RFB)
Autoridade Certificadora da Serasa-RFB (ACSerasa-RFB)
Autoridade Certificadora da Imprensa Oficial do Estado – RFB (ACImesp-RFB)
Autoridade Certificadora da Companhia de Tecnologia da Informação do Estado de Minas Gerais - RFB (ACPRODEMGERFB)
Autoridade Certificadora da Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (ACFENACON Certisign-RFB)
Autoridade Certificadora do Sindicato dos Corretores de Seguros, Empresas
Corretoras de Seguros, de Saúde, de Vida, de Capitalização e Previdência Privada no Estado de São Paulo (AC Sincor - RFB)
Autoridade Certificadora Notarial RFB (AC Notarial - RFB)
Autoridade Certificadora Brasileira de Registros RFB (AC BR - RFB)
CONFIGURAÇÃO DO ARQUIVO NO SISTEMA
CONFIGURAÇÃO DO ARQUIVO NO SISTEMA
Este capítulo está subdividido em três grandes sub-tópicos:
· Configuração dos Cadastros
o Empresas
o Locais de Escrituração
o Natureza da Conta Contábil
o Plano de Contas
o Configuração das estruturas das demonstrações
· Rotinas pós-upgrade
o Preenchimento do campo CADASTRO da tabela ENTIDADE
o Preenchimento do campo CADASTRO da tabela PLANOCON
o Preenchimento do campo UNIDADECONTABIL da tabela CONTABIL
Configuração dos Cadastros
Configuração dos Cadastros
Empresas
O objetivo deste cadastro é o de identificar a empresa ou empresas existentes no banco de dados. Neste cadastro, o usuário deve informar dados importantes para os termos de abertura e encerramento do exercício, bem como a forma de escrituração que utilizará para gravar o arquivo ECD (sped contábil). Este cadastro está localizado no browser em ir para/Contabilidade /Cadastros.
Após acessar este cadastro, certifique-se se a empresa para a qual irá gerar o ECD está cadastrada ou não. Caso não esteja, insira um registro identificando os dados básicos da empresa. Para tanto, clique no botão + (inserir) existente na barra de ferramentas existente na grade Empresas. De preferência, após clicar no inserir, mude a visão deste cadastro para ter visão completa dos campos solicitados.
Observação: as informações de endereço e documentação solicitadas referem-se à matriz desta.
Depois de inserir os dados básicos de identificação da empresa (Código, Nome, Classe, Mátria, Matriz CNPJ, Ramo de Negócios) preencha também a grade “Termos de Abertura e Encerramento”. Nesta grade, identifica-se algumas informações relativas aos termos respectivos. Caso não exista registro para o exercício desejado, insira um registro a partir do botão + (inserir) desta grade. O usuário deverá informar os seguintes campos:
Unidade Contábil: local de escrituração responsável pela emissão dos livros contábeis da empresa;
Ano do Exercício: informe o exercício de geração do ECD com 4 dígitos. Exemplo: 2008
Data de Abertura: informe a data do termo de abertura;
Data de Encerramento: informe a data do termo de encerramento;
Formas de Escrituração: selecione 1 das opções disponíveis para a forma de escrituração na geração do arquivo. Recomenda-se usar a forma G – Livro Diário Geral. A forma selecionada neste cadastro deverá ser a mesma opção de forma a ser optada na geração do arquivo ECD;
Natureza do Livro: Informe o nome do livro que será gerado no ECD. Se a forma de escrituração selecionada for “G”, esta natureza será Diário;
Número da Ordem do Livro: informe a numeração de ordem do livro cuja forma de escrituração foi selecionada. Se o usuário selecionou a forma “G”, esta numeração de ordem é a do Diário;
Arquivo: este é o campo onde deve conter o texto referente às notas explicativas dos Demonstrativos. Para criar o texto, o usuário deve utilizar um editor de texto (wordpad ou word) e salvar o arquivo em formato “Rich Text (.rtf)”. Em seguida,deve abri-lo num editor que exiba a codificação da formatação, por exemplo, o programa “Bloco de Notas” do sistema operacional Windows, copiar seu conteúdo e colá-lo com campo “Arquivo”.
Exemplo: se a nota explicativa for:
A Companhia Exemplo Ltda, informa que as Demonstrações Contábeis foram elaboradas segundo as normas da Comissão de Valores Mobiliários – CVM.
Ela deve ser escrita num editor de texto e salva no formato “Rich Text (.rtf)” e aberta num editor que exiba a codificação de formatação, que apresentaria o seguinte:
{\rtf1\ansi\ansicpg1252\deff0\deflang1046{\fonttbl{\f0\fswiss\fprq2\fcharset0 Calibri;}{\f1\fnil\fcharset0 Calibri;}}
{\*\generator Msftedit 5.41.21.2509;}\viewkind4\uc1\pard\sa200\sl276\slmult1\qj\lang22\i\f0\fs22 A Companhia Exemplo Ltda, informa que as Demonstra\'e7\'f5es Cont\'e1beis foram elaboradas segundo as normas da Comiss\'e3o de Valores Mobili\'e1rios \endash CVM.\i0\f1\par
}
O conteúdo acima, que contém a codificação de formatação, é o que deve ser copiado para o campo “Arquivo”.
Na grade Responsáveis pela Escrituração, o usuário deve informar:
Responsável pela Assinatura dos Termos: selecione a pessoa responsável pela assinatura dos termos de abertura e encerramento. Esta pessoa deverá estar cadastrada no sistema. Devem ser informados, além do contabilista, mais outra pessoa (no mínimo) que se responsabilize pela escrituração contábil da empresa;
Qualificação do Responsável: selecione o tipo de qualificação que se atribui à pessoa selecionada no campo anterior, que responderá pela assinatura dos termos;
CRC do Responsável: informe o CRC do contabilista que realizou a escrituração.
Observação: para cada empresa existente na base de dados que gere ECD, deve-se ter um cadastro de empresa. Dentro de cada cadastro de empresa, deve-se inserir um registro para identificação dos termos de cada exercício (na grade Termos de Abertura e Encerramento). Se a empresa tiver apuração trimestral, deverá inserir uma configuração para cada trimestre, informando as datas de abertura e de encerramento compatíveis com o respectivo período de geração.
Na grade Estrutura das demonstrações Contábeis, o usuário deve informar:
Unidade Contábil: local de escrituração responsável pela emissão dos livros contábeis da empresa;
Ano Exercício: O ano do exercício das demonstrações a serem enviadas;
Data Inicial / Data Final: A data inicial e final (dia, mês e ano) do exercício;
Classe da Estrutura da Demonstração Contábil: Neste campo deve ser informada a estrutura das demonstrações cadastradas no sistema: “Balanço Patrimonial Sped” ou “DRE Sped”, ou alguma classe filha.
Atenção: Nesta configuração, deve ser realizado um registro de configuração para cada demonstrativo. Se a apuração do resultado da empresa for trimestral ou semestral, deve ser cadastrada para cada encerramento uma data de início e uma de fim, inserindo novas linhas na grade deste cadastro.
Locais de Escrituração
O objetivo deste cadastro é o de indicar todas as unidades (estabelecimentos) onde a empresa opera (matriz e filiais). O cadastro de cada local de escrituração identifica as informações de endereço e documentação que individualizam cada unidade.
Este cadastro está localizado no browser em ir para/Contabilidade /Cadastros.
Após acessar este cadastro, verifique em cada cadastro existente se estão preenchidas as seguintes informações (campos):
Unidade Contábil: indica o estabelecimento matriz da empresa ou o estabelecimento responsável pela emissão e encadernação dos livros contábeis;
Empresa: indica a qual empresa este local pertence;
Registro na JC: informe a numeração da empresa na junta comercial onde foi registrada. Esta informação só deve ser preenchida para o local de escrituração que for selecionado para ser unidade contábil;
Sigla da JC: informe a sigla da junta comercial onde foram arquivados os atos constitutivos da empresa. Esta informação só deve ser preenchida para o local de escrituração que for selecionado para ser unidade contábil;
Sessão na JC: informe a data do cadastramento dos atos constitutivos da empresa na junta comercial. Esta informação só deve ser preenchida para o local de escrituração que for selecionado para ser unidade contábil.
Observação: caso a empresa não esteja sujeito ao cadastramento dos atos constitutivos na junta comercial, as informações “Registro na JC”, “Sigla da JC” e “Sessão na JC” não deverão ser preenchidas.
Natureza da Conta Contábil
O objetivo deste cadastro é o de identificar o plano de contas utilizado na escrituração da empresa, relacionando seus grupos segundo a classificação exigida para o ECD (sped contábil). Este cadastro é realizado vinculando todas as unidades contábeis que gerarão ECD na base de dados em cada exercício. Desta forma, teremos vários registros para qualificar os grupos de contas contábeis por unidade contábil existente na base de dados.
Este cadastro está localizado no browser em ir para/Contabilidade /Cadastros.
Após acessar este cadastro, o usuário deverá preencher os seguintes campos:
Unidade Contábil: selecione a unidade contábil responsável pela emissão e encadernação dos livros contábeis;
Plano de Contas: selecione a classe de plano de contas que a unidade contábil selecionada utilizou no exercício para o qual emitirá o ECD (sped contábil);
Conta: selecione a conta sintética que identifica (qualifica) o agrupamento de contas, segundo o indicador de natureza da conta a ser preenchido no próximo campo;
Indicador da Natureza da Conta: selecione o indicador da natureza da conta para a conta sintética selecionada. Tanto este campo quanto o anterior só deve representar os grandes agrupamentos em que o plano de contas se divide (ativo, passivo, patrimônio líquido, conta de resultado, conta de compensação, outros);
Indicador de Grupo do Balanço: selecione o indicador que qualifica o agrupamento de contas selecionado, de acordo com as opções disponíveis. Só deve ser preenchido para os agrupamentos de ativo, passivo e patrimônio líquido.
Início: informe a data de início de vigência desta configuração. Por exemplo: se esta configuração é válida a partir de 2008 e ainda está em vigência até hoje, informe como data de início 01/01/2008 e deixe a data de fim sem preenchimento;
Fim: informe a data de fim da vigência desta configuração. Caso não se saiba esta data final, deve-se deixar este campo sem preenchimento.
Plano de Contas
O objetivo deste cadastro é o identificar todas as contas a serem utilizadas na contabilização das empresas existentes na base de dados.
Este cadastro está localizado no browser em ir para/Contabilidade /Cadastros.
Cada plano de contas deve ser guardado em uma classe (ou pasta) específica, podendo este ser compartilhado por várias empresas distintas, se assim estiver configurado a base. Esta classe ou pasta específica deve ser filha de “Plano de Contas”, obrigatoriamente.
Caso o plano de contas esteja estruturado diretamente na pasta mãe (Plano de Contas), deve-se criar uma pasta filha e os registros deste devem ser migrados para esta sub-classe. O nome desta pasta é de livre escolha.
Observação: a criação da pasta filha, caso seja preciso, deve ser feito de preferência pelo TI da empresa na base D, com chave custom, e depois migrada para as demais bases da empresa. Após migrada a pasta, o TI deverá migrar os registros do plano de contas para esta nova pasta na base de produção da empresa.
No plano de contas a ser enviado para o sped, o usuário deverá fazer a paridade entre as contas deste e o plano de contas referencial, elaborado pela Receita Federal. Para fazer esta paridade, o usuário deve acessar o cadastro do plano, selecionar a pasta onde ele está e preencher, para cada conta, o conteúdo do campo “Código Plano Referencial”. Este campo dá acesso a um outro plano de contas, padrão da Receita Federal, no qual encontra-se estruturado um elenco que atende a diversos segmentos de negócios.
Para fazer a paridade (classificação), o usuário deve clicar o botão do lado direito do campo Código Plano Referencial e selecionar a conta de mesma natureza e finalidade que a conta selecionada no plano da empresa. Após selecionar, deve gravar esta vinculação e realizar este procedimento para todas as demais contas do plano da empresa.
Quando o usuário classificar um agrupamento sintético que possuir diversas contas analíticas de classificação idêntica, deverá informar também nestas a mesma classificação.
Observação: sendo muito numerosa esta classificação para as contas analíticas de certos agrupamentos, o TI da empresa poderá auxiliar, através do preenchimento direto no banco de dados do campo “CODIGOPLANOREFERENCIAL” para as contas que se iniciarem por determinado código sintético.
A falta de paridade entre as contas do plano de contas da empresa e o plano referencial gera advertência na validação do arquivo.
Observação: um dos erros mais comuns na validação do ECD é o da estrutura do plano de contas, evidenciado pela existência de contas analíticas sem sintéticas correspondentes. É recomendável revisar o plano visando evitar esta pendência.
Configuração das Estruturas das Demonstrações
O objetivo deste cadastro é o de informar qual a estrutura do Balanço Patrimonial e da Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) que irá compor as informações apresentadas no arquivo ECD.
A estrutura e o nível de detalhamento das demonstrações contábeis (Balanço Patrimonial e Demonstração do Resultado do Exercício DRE), a serem enviadas para o SPED, é de responsabilidade da empresa, devendo o responsável pela escrituração contábil elaborá-los previamente para realizar esse cadastro.
Este cadastro está localizado no browser em: ir para / Contabilidade /Configurações e Manutenções.
Após acessar este cadastro, o usuário deverá selecionar uma das classes padrões para a configuração dos demonstrativos que serão apresentados no Sped, que são: “Balanço Patrimonial Sped” ou “DRE Sped”. Recomendamos que, nestas pastas, sejam criadas pastas filhas para que a empresa possa ter a flexibilidade de poder configurar estruturas diferentes para cada exercício ou empresas distintas no mesmo banco de dados.
Após a seleção da classe de demonstrativo desejada, o usuário deverá inserir um novo registro e preencher os seguintes campos:
Ordem: neste campo, deverá ser informada a codificação de ordem (linha).
Para apresentação dos demonstrativos, o primeiro nível de codificação deverá possuir somente 1 dígito, enquanto nos demais níveis poder-se-á usar quantos dígitos necessitar. A codificação no primeiro nível inicia no dígito 1 até o 9 e do A até o Z. O usuário também poderá utilizar máscaras com delimitador ponto final (.) da mesma forma que utiliza na elaboração do plano de contas.
Segue exemplo abaixo, exclusivamente para demonstração, de uma DRE e de um Balanço Patrimonial, para servirem de referência para o usuário:
Classe *: na inserção de um registro novo, o sistema irá preencher a mesma classe que o usuário selecionou na grade Classe, na parte superior do processo. Recomendamos criar sub-pastas destas, com chave custom, para permitir a existência de várias configurações para a mesma empresa ou empresas distintas.
Plano de Contas *: Neste campo deve ser indicado o plano de contas da empresa, onde estão os saldos e lançamentos da contabilidade que deverão compor as informações do arquivo a ser exportado.
Descrição *: Este campo deve preenchido com o nome da conta do Balanço Patrimonial ou a descrição da DRE (exemplo: Ativo, Ativo Circulante, Passivo, Receita Bruta,etc.) a ser destacada, dependendo da estrutura que estiver sendo informada.
Fórmula *: Este campo deve conter as fórmulas dos valores que vão constar no demonstrativo, de acordo com o código da conta do plano de contas que foi associado no campo “Plano de Contas *”.
Exemplos:
a) se o usuário estiver configurando o demonstrativo Balanço Patrimonial Sped e precisar se referir ao Ativo do plano, sendo este representado pelo código “1”, deverá preencher a fórmula com: conta(“1”)
b) se o usuário estiver configurando o demonstrativo “DRE Sped” com a descrição “Receita Operacional Líquida”, e esta for representada pela diferença entre as contas/descrições “Receita Operacional Bruta” e a “Deduções da Receita Bruta”, sendo estas previamente definidas pelas linhas de ordem de apresentação 1 e 2, deverá preencher a fórmula com: ordem("1")–ordem(“2”)
Atenção: para configurar na DRE Sped, as contas que possuam saldos credores no plano de contas principal (exemplo:contas de receita), deve haver, no campo fórmula, uma operação de multiplicação por -1, para que os saldos apresentados se tornem positivos para que não aconteçam erros nas operações dos resultados. Por exemplo, no campo fórmula deve haver: conta("3.1.111")*(-1), se o código 3.1.111, representar a conta receita de vendas no plano de contas principal, para que o valor se torne positivo.
Indicador da situação : Este campo é exclusivo da configuração da DRE e deve conter um dos conteúdos padrões, de acordo com a natureza da conta do demonstrativo:
P - Subtotal ou total positivo
D - Despesa ou valor que represente parcela redutora do lucro
R - Receita ou valor que represente incremento do lucro
N - Subtotal ou total negativo
Segue, abaixo, exemplo de um demonstrativo da DRE Sped configurado para demonstração:
Rotinas Pós-upgrade
Estas rotinas só devem ser geradas se, ao menos uma das situações elencadas abaixo, ocorrer na base do cliente:
a) O cadastro do plano de contas tiver contas sem a indicação da data inicial de criação da conta contábil;
b) O cadastro do centro de custo/resultado tiver registros sem a indicação da data inicial de criação o centro;
c) A movimentação contábil do ano que vai ser exportado para o ECD não possuir indicação da unidade contábil.
Se o usuário responder “sim” a pelo menos uma das situações acima, deverá realizar a rotina de pós-upgrade correspondente à situação ao qual afirmou positivamente. Veja abaixo a rotina a ser executada de acordo com a situação específica:
1) Preenchimento do campo CADASTRO da tabela ENTIDADE -> se o usuário responder “sim” à situação “a” acima;
2) Preenchimento do campo CADASTRO da tabela PLANOCON -> se o usuário responder “sim” à situação “b” acima;
3) Preenchimento do campo UNIDADECONTABIL da tabela CONTABIL -> se o usuário responder “sim” à situação “c” acima.
O usuário, ou o profissional do TI da empresa deve executar a rotina exclusivamente para o tipo de situação indicada. Caso exista dúvida pelo usuário sobre a ocorrência ou não de qualquer das situações expostas acima, recomenda-se consultar o TI da empresa ou a Unum.
Preenchimento do Campo CADASTRO da tabela ENTIDADE
A execução desta rotina visa preencher a data a partir de quando o cadastro do centro de custo foi criado e passou a ser usado nas movimentações da empresa. A rotina preenche esta data, caso a mesma esteja vazia, para todos os centros de custo da classe selecionada.
Acesse a rotina em Contabilidade/Configurações e Manutenções/Rotinas Pós-Upgrade.
Após acessado a rotina, preencha as seguintes informações:
Classe da Entidade: informe o conteúdo Centros de Custos ou Resultados;
Data Cadastro: informe a data a partir de quando os registros de centro de custo passaram a ser usados. Caso não se saiba precisamente esta data, pode-se atribuir o primeiro dia do ano de emissão do ECD;
Grava Log dos Registros: marque esta opção se desejar gravar log no banco de dados;
Quantidade Registros para Up Date: este parâmetro já vem com o preenchimento padrão de 10000 registros. Caso deseje, pode-se modificar esta quantidade, mas recomenda-se deixar esta sugestão.
Preenchidas as informações, clique no link Executar.
Preenchimento do Campo CADASTRO da tabela PLANOCON
A execução desta rotina visa preencher a data a partir de quando o cadastro da conta contábil foi criado e passou a ser usado nas movimentações da empresa. A rotina preenche esta data, caso a mesma esteja vazia, para todas as contas contábeis da classe selecionada.
Acesse a rotina em Contabilidade/Configurações e Manutenções/Rotinas Pós-Upgrade.
Após acessado a rotina, preencha as seguintes informações:
Planos de Contas: informe a classe correspondente ao plano de contas que foi usado na movimentação objeto de geração do ECD;
Data Cadastro: informe a data a partir de quando os registros de conta contábil passaram a ser usados. Caso não se saiba precisamente esta data, pode-se atribuir o primeiro dia do ano de emissão do ECD;
Grava Log dos Registros: marque esta opção se desejar gravar log no banco de dados;
Quantidade Registros para Up Date: este parâmetro já vem com o preenchimento padrão de 10000 registros. Caso deseje, pode-se modificar esta quantidade, mas recomenda-se deixar esta sugestão.
Preenchidas as informações, clique no link Executar.
Preenchimento do Campo UNIDADECONTABIL da tabela CONTABIL
A execução desta rotina visa preencher a informação da unidade contábil que agrupa todas as movimentações da empresa. A rotina preenche esta unidade, caso a mesma esteja vazia, para todas as movimentações contábeis das classes de lançamento selecionadas.
Acesse a rotina em Contabilidade/Configurações e Manutenções/Rotinas Pós-Upgrade.
Após acessado a rotina, preencha as seguintes informações:
Classe do Lançamento Contábil: selecione a Classe do Lançamento Contábil para o qual os movimentos contábeis terão a unidade contábil gravada. A seleção de uma classe implica as classes (pastas) filhas desta;
Data Inicial: informe a Data Inicial para filtragem dos lançamentos contábeis a serem gravados;
Data Final: informe a Data Final para filtragem dos lançamentos contábeis a serem gravados;
Unidade Contábil: informe a Unidade Contábil a ser gravada nos lançamentos contábeis selecionados. A unidade contábil é o local responsável pela emissão e encadernação dos livros contábeis da empresa. Normalmente esta unidade é a matriz da empresa;
o ATENÇÃO: caso o cliente possua mais de uma empresa com movimento contábil no mesmo banco de dados, deverá verificar junto ao TI da empresa a forma correta para fazer a filtragem das movimentações de cada empresa individualmente;
Grava Log dos Registros: marque esta opção se desejar gravar log no banco de dados;
Quantidade Registros para Up Date: este parâmetro já vem com o preenchimento padrão de 10000 registros. Caso deseje, pode-se modificar esta quantidade, mas recomenda-se deixar esta sugestão.
Observação: além do exercício que irá ser utilizado no ECD, o usuário deverá também realizar a gravação da unidade contábil para os exercícios anteriores, pois o saldo contábil é acumulativo.
Preenchidas as informações, clique no link Executar.
INSTALAÇÃO E GERAÇÃO DO SPED CONTÁBIL- ECD
INSTALAÇÃO E GERAÇÃO DO SPED CONTÁBIL- ECD
Instalação do Aplicativo Validador
Instalação do Aplicativo Validador
Acesse os endereços abaixo indicados para baixar os aplicativos do validador do Sped Contábil e Transmissor Sped:
O primeiro aplicativo indicado acima é o validador, propriamente dito e o segundo é o responsável pra transmissão. Após baixá-los, instale-os num computador que possua acesso à internet e à impressora. Este computador deve estar na mesma rede onde foi instalado o software de assinatura digital, caso a empresa tenha obtido os certificados via software. Caso o certificados seja obtidos por meio de tokens, então não há essa exigência.
Geração do Sped Contábil
Geração do Sped Contábil
A rotina que gera o arquivo ECD está localizada em Contabilidade/Configurações e Manutenções/Exportação de Dados e tem o nome Gerar Arquivo para Escrituração Contábil Digital – ECD.
Nesta rotina, o usuário deverá preencher as seguintes informações:
Versão do Validador: digite a versão do lay out do Sped Contábil. Atualmente a versão é 1.00;
Forma de escrituração Contábil: selecione, dentre as opções disponíveis, a forma de escrituração através da qual o arquivo ECD será gravado. Cada forma condiciona a gravação de registros diferenciados no arquivo. A forma padrão é a G (Livro Diário completo sem escrituração auxiliar). A forma de escrituração selecionada aqui deverá ser a mesma que foi utilizada no cadastramento da Empresa;
Situação Especial: informe o indicador de situação especial para a geração do arquivo de Escrituração Contábil Digital. Caso a empresa não se enquadre em nenhuma das situações elencadas, deixe este parâmetro sem preenchimento;
Classe de Encerramento Contábil: selecione as classes de movimento contábil utilizadas pela empresa para encerramento do resultado. Pode ser selecionada mais de uma classe;
Unidade Contábil: informe a Unidade Contábil para a geração do arquivo de Escrituração Contábil Digital. A filtragem desta informação implica que todos os movimentos da contabilidade têm, obrigatoriamente, a indicação de unidade de contabilização em seu movimento. Caso não exista esta indicação, o usuário deverá preenchê-la através da rotina Preenchimento do campo UNIDADECONTABIL da tabela CONTABIL, localizado em Contabilidade/ Configurações e Manutenções/Rotina pós-Upgrade;
Data Inicial: informe a Data Inicial para a Filtragem do movimento. As datas inicial e final devem pertencer ao mesmo exercício;
Data Final: Informe a Data Final para a Filtragem do movimento. As datas inicial e final devem pertencer ao mesmo exercício;
Classe do Plano de Contas: selecione a Classe do Plano de Contas para a geração do arquivo ECD. É permitida a seleção de uma única Classe de Plano de Contas;
Classe do Lançamento Contábil: selecione a Classe do Lançamento Contábil para Filtragem do movimento. Pode ser selecionada mais de uma classe. A seleção de uma classe (pasta) mãe implica a das classes filhas;
Local e Nome do Arquivo: informe o caminho e nome do Arquivo a ser gerado, com a extensão. Exemplo: C:\ECD2008.txt
Após a geração do arquivo será gerado um relatório com algumas críticas de falta de preenchimento de campos. Caso não haja nenhuma inconsistência de geração, o usuário deverá submeter o arquivo ao validador sped.
VALIDAÇÃO E DEMAIS PROCEDIMENTOS
VALIDAÇÃO E DEMAIS PROCEDIMENTOS
Acesse o aplicativo PVA (validador do sped) e execute os seguintes passos:
a) Validação do arquivo contendo a escrituração. A validação é feita no menu Escrituração Contábil/Validar Escrituração Contábil;
b) Se houver erros, realize as correções do mesmo:
a. nas configurações (conforme tópico 2.1);
b. na execução das rotinas pós-upgrade (conforme tópico 2.2);
c. na estrutura do plano de contas, quando há analíticas sem sintética correspondente, ou;
d. na movimentação.
Atenção: nas movimentações, os erros mais frequentes são:
1. Lançamentos sem histórico;
2. Divergência de valores entre débito e crédito nos lançamentos da operação. Este erro não é tão comum ocorrer se o mesmo for originado de lançamento manual. Contudo, em importações de movimento isto pode ocorrer;
3. Lançamentos de encerramento de exercício não estão em classe de lançamento específica para esta finalidade;
4. Existência de registros do lançamento sem unidade contábil.
Torne a gerar o arquivo ECD, após as correções, e submeta-o a nova validação.
c) Realize a conferência do movimento importado. O validador disponibilizará opção Visualizar Escrituração, localizada no menu Escrituração Contábil/Visualizar.
d) Se não houver erros, realize a assinatura digital do livro pela(s) pessoa(s) que têm poderes para assinar, de acordo com os registros da Junta Comercial, e pelo Contabilista. A assinatura é feita no menu Escrituração/Assinar Escrituração Contábil;
Atenção: para assinar digitalmente, a empresa deverá ter o software de assinatura digital tipo A3 ou superior na máquina ou servidor da empresa, ou o tokens de assinatura digital na máquina que vai assinar digitalmente.
e) Verificar na Junta Comercial de sua jurisdição como fazer o pagamento do preço para autenticação dos livros digitais do sped contábil;
f) Efetuar o pagamento do valor da autenticação dos livros na rede bancária;
g) Gerar requerimento para autenticação dirigido à Junta Comercial de sua jurisdição. Para geração do requerimento é indispensável informar, exceto para a Junta Comercial de Minas Gerais, a identificação do documento de arrecadação (autenticação bancária). Para gerar este requerimento, use o menu Escrituração Contábil / Gerenciar Requerimento;
h) Assinados a escrituração e o requerimento, faça a transmissão para o Sped. A transmissão é feita pelo menu Escrituração Contábil/Transmitir Escrituração Contábil. Concluída a transmissão, será fornecido um recibo. Imprima-o, pois ele contém informações importantes para a prática de atos posteriores;
Atenção: recomendamos pesquisar na junta comercial do seu estado se existe algum procedimento complementar para que a mesma concretize a autenticação dos livros digitais. A Junta Comercial do Estado do Ceará, por exemplo, exige que, após a transmissão do arquivo e do requerimento, o contabilista dirija-se à mesma para apresentar a DAM (documento de arrecadação municipal) e o requerimento ao setor de Livros para comprovação do pagamento e início do processo de autenticação.
i) Ao receber a ECD, o administrador do Sped extrai um resumo (requerimento, Termo de Abertura e Termo de Encerramento) e o envia para a Junta Comercial competente;
j) Recebido o preço, a Junta Comercial analisará o requerimento (realizado por internet) e o Livro Digital (no ambiente sped). A análise poderá gerar três situações, todas elas com o termo próprio:
· Autenticação do livro;
· Indeferimento;
· Sob exigência.
IMPORTANTE: O status “sob exigência” ocorre quando a empresa tem alguma pendência junto à Junta Comercial. Após sanada a pendência (irregularidade), a empresa deverá reenviar o arquivo ao sped. Não há necessidade de novo pagamento do preço da autenticação. Deve ser gerado o requerimento específico para substituição de livros não autenticados e colocados sob exigência.
k) Para verificar o andamento dos trabalhos, utilize a funcionalidade “Consulta Situação” do aplicativo validador PVA (aplicativo do sped). Os termos lavrados pela Junta Comercial, inclusive o de Autenticação, serão transmitidos automaticamente à empresa durante a consulta;
l) Autenticada a escrituração, adote as medidas necessárias para evitar a deterioração, extravio ou destruição do livro digital. A escrituração é composta por dois arquivos principais: o do livro digital e o de autenticação (extensão aut). Faça, também, cópia do arquivo do requerimento (extensão rqr) e do recibo de entrega (extensão rec). Todos os arquivos têm o mesmo nome, variando apenas a extensão.
DOWNLOAD DO ARQUIVO AUTENTICADO
DOWNLOAD DO ARQUIVO AUTENTICADO
Para realizar a baixa do arquivo Sped Contábil autenticado pela Junta Comercial, o usuário deverá acessar o aplicativo no link abaixo indicado e realizar a baixa do aplicativo “ReceitanetBx” e do “manual de orientação para download da Escrituração Contábil Digital – ECD”. A documentação existente neste manual orientará o usuário no passo-a-passo para receber de volta o arquivo autenticado.
Abaixo informamos este endereço:
Após baixado o arquivo digital, faça backup do mesmo em CD ou DVD. Lembre-se de que este arquivo é um documento e deve ser preservado.
Observação: A escrituração é composta por dois arquivos principais: o do livro digital e o de autenticação (extensão aut).
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