03 Origem dos Títulos, conceitos e status
Definição de Título
Títulos são os documentos que representam os créditos ou obrigações da empresa com terceiros, decorrentes do lançamento de um outro documento (fiscal ou não fiscal), o qual foi o responsável originário da operação.
São elementos essenciais para identificação dos títulos no sistema:
o tipo e número do título -> identifica o tipo de documento do título e sua numeração;
o valor principal -> indica o valor original da parcela que o título representa;
a carteira de cobrança -> indica como será feito a cobrança/pagamento do título;
a data de emissão -> indica a data da emissão ou criação do título. Esta data é a mesma do pedido que o criou;
a data de vencimento -> indica o vencimento calculado pela condição de negociação usada na criação do pedido;
a data de correção -> indica a data de vencimento ajustada. Este ajuste posterga o vencimento se o mesma recair em finais de semana ou feriados. Para o EDI, inclusive de impostos, é a data utilizada pelo banco como o vencimento real do título;
o local de escrituração -> indica o cnpj o estabelecimento rsponsável pela operação de título.
O documento original que gera no financeiro uma obrigação de "Pagamento" ou o crédito para um "Recebimento" é registrado no sistema Unum por um lançamento de pedido ou provisão. Logo, conclui-se que não há como criar um título desvinculado de um documento (pedido) formalizando a origem financeira a pagar ou a receber.
Definição de Pedido ou Provisão
Os Pedidos e Provisões são lançamentos criados com o objetivo de registrar GASTOS ou RENDAS em nome da empresa em relação a terceiros. Ele formaliza uma transação e dá todas as características que identificam a natureza e o objetivo da operação.
São elementos essenciais indicados pelo usuário na criação de um pedido ou provisão:
o local de escrituração -> indica quem é o cnpj responsável por registrar a operação;
o estabelecimento -> indica que é o estabelecimento da empresa que registra a operação;
a pessoa -> indica quem é a pessoa que se relaciona com a empresa na transação;
a classificação -> indica a natureza (fiscal ou não fiscal) de qualificar a operação;
o núcleo -> indica a intenção da empresa em controlar estoque ou apenas valores financeiros;
o recurso -> indica a natureza do gasto ou renda transacionado pela empresa;
a quantidade -> indica a quantidade de bens e valores transacionados pela empresa;
o valor unitário -> indica o valor unitário da operação;
o tipo série e número do documento -> indica os dados legais que especificam a natureza do documento usado na operação;
a data de emissão -> indica a data de emissão do documento;
a data de movimentação -> indica a data do recebimento (para os documentos de entrada) ou data de sáida (para os documentos de saída);
as observações do documento -> indica qualquer comentário sobre a operação e as observações fiscais que a operação exigir.
Conceitualmente, consideramos ocorrido um "gasto" ou "renda" nas operações exemplificadas abaixo:
GASTOS: compra de ativo imobilizado, compra de produtos para estoque, registro de despesas em geral, provisionamento de pagamento de impostos, de comissões, de contratação de serviços, de salários, dentre outros.
RENDAS: venda de produtos e mercadorias, provisionamento de rendimento de aplicações, provisionamento da receita de alugueis, dentre outros.
Status dos pedidos e dos títulos
Status dos pedidos
Os pedidos e os títulos possuem alguns status de funcionamento que precisam ser do conhecimento do usuário. Este comportamento de funcionamento tem implicações diretas na maneira de reconhecer as operações e na exibição destes nos relatórios do sistema.
Partimos do conceito básico de que os títulos são gerados sempre a partir de pedidos criados na base. Assim, de acordo com esta premissa, os pedidos podem estar nas seguintes situações de status:
Pedido pendente e não aprovado: é o pedido que foi criado mas não foi confirmado através de uma aprovação para dar legimitimidade ao lançamento;
Pedido pendente e aprovado: é o pedido que foi criado e confirmado através de uma aprovação;
Pedido pré-baixado: é o pedido que foi confirmado através de uma aprovação e foi quase baixado, restanto apenas a informação da data de movimentação para concretizar a baixa;
Pedido baixado: é o pedido que foi confirmado através da aprovação e baixado, não restando nenhuma informação pendente para sua identificação.
A confirmação do pedido é realizada através da aprovação do mesmo. Esta aprovação é realizada no processo de pedidos por usuário que tenha permissão de confirmação da validade desta operação no sistema. Esta confirmação é um atibuto obrigatório de todos os pedidos criados na base para sua validade.
Os pedidos pendentes e aprovados geram títulos no financeiro mas tais títulos não são exigíveis pelos parceiros da transação. Contudo, estes títulos são visíveis nos relatórios do módulo e sua eventual liquidação será interpretada como adiantamento financeiro. Os títulos de pedidos pendentes e aprovados são facilmente identificados nos relatórios do financeiro pois estes não possuem data de correção.
Os pedidos pré-baixados e os pedidos baixados geram títulos no financeiro e tais títulos são exigíveis pelos parceiros da transação. A eventual liquidação destes títulos será considerada como baixa normal de crédito ou obrigação. Estes títulos são facilmente identificados nos relatórios do financeiro pois possuem data de vencimento e data de correção.
Status dos Títulos
Os títulos também estão sujeitos à mudança de comportamento em função de seu status. Desta forma, esclarecemos que os títulos podem estar na situação de:
Título não aprovado: é o título que não foi confirmado por usuário que tenha permissão de dar autorização para liquidação deste;
Título aprovado: é o título que foi confirmado por usuário habilitado. A aprovação dá condições de liquidação do título.
A exigência ou não da aprovação é decorrência de configuração na base de dados do cliente. Por padrão, todos os títulos nascem com aprovação habilitada, a qual permite a liquidação (baixa) do título na liquidação. A exigência prévia de aprovação é uma excessão no tratamento dos títulos e só estará habilitada se o cliente tiver uma necessidade especial que justifique seu uso. Caso esta necessidade exista, deve-se realizar uma configuração específica na base para passar a usar a aprovação financeira.