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Introdução
Introdução
Os cadastros genéricos são destinados a gerenciar todos os cadastros básicos dos módulos, permitindo uma divisão entre as atividades realizadas no dia a dia das demais atividades consideradas esporádicas, como por exemplo: inclusão de um novo recurso e/ou inclusão de um novo estabelecimento, que são informações necessárias apenas quando existe alguma exigência de cadastros para relacionar informações entre si, as quais são utilizadas em outros módulos, como: pedidos (compra e/ou venda), baixa de pedido, solicitação de compras etc.
Os cadastros genéricos são destinados a gerenciar todos os cadastros básicos dos módulos, permitindo uma divisão entre as atividades realizadas no dia a dia das demais atividades consideradas esporádicas, como por exemplo: inclusão de um novo recurso e/ou inclusão de um novo estabelecimento, que são informações necessárias apenas quando existe alguma exigência de cadastros para relacionar informações entre si, as quais são utilizadas em outros módulos, como: pedidos (compra e/ou venda), baixa de pedido, solicitação de compras etc.
Esses cadastros são pré-requisitos para os demais módulos, pois é por meio dele que a empresa registra a maioria das informações básicas que interagem e estão vinculadas entre os módulos que compõem os demais processos. Por conta disso, esse guia traz as informações fundamentais desse grupo de cadastros básicos para um melhor rendimento no uso do sistema.
Esses cadastros são pré-requisitos para os demais módulos, pois é por meio dele que a empresa registra a maioria das informações básicas que interagem e estão vinculadas entre os módulos que compõem os demais processos. Por conta disso, esse guia traz as informações fundamentais desse grupo de cadastros básicos para um melhor rendimento no uso do sistema.
Estabelecimento
Estabelecimento
Estabelecimento é uma ou mais localização administrativa da empresa. Pode está associado a um ou vários locais de escrituração.
Estabelecimento é uma ou mais localização administrativa da empresa. Pode está associado a um ou vários locais de escrituração.
Exemplo: uma empresa pode possuir num mesmo local de escrituração vários estabelecimentos. Se ela possui um local de escrituração e possui dois escritórios distintos (escritório comercial e escritório da área administrativa), foi subdividida em dois estabelecimentos, mas sua movimentação fiscal será movimentada num único local de escrituração.
Exemplo: uma empresa pode possuir num mesmo local de escrituração vários estabelecimentos. Se ela possui um local de escrituração e possui dois escritórios distintos (escritório comercial e escritório da área administrativa), foi subdividida em dois estabelecimentos, mas sua movimentação fiscal será movimentada num único local de escrituração.
No campo Código ANTT deve ser informado o código correspondente ao Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Carga (RNTRC), exigido pela ANTT, que é utilizado no preenchimento da tag RNTC(Registro Nacional de Transportador de Carga) da nota fiscal eletrônica, nos casos em que o estabelecimento seja utilizado como transportadora nos pedidos. Atualmente, no sistema Bematech ERP, não é contemplada a emissão de CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico).
Acesso: bematech > Compras > Cadastros > Locais > Estabelecimentos
Acesso: bematech > Compras > Cadastros > Locais > Estabelecimentos
Local de escrituração
Local de escrituração
Os locais de escrituração são todos os estabelecimentos que respondem fiscalmente pelas operações da empresa. Se um estabelecimento possui CNPJ específico, a bematech os considera como Locais de Escrituração.
Os locais de escrituração são todos os estabelecimentos que respondem fiscalmente pelas operações da empresa. Se um estabelecimento possui CNPJ específico, a bematech os considera como Locais de Escrituração.
A empresa pode ter vários estabelecimentos (filiais, sucursais, etc.) nos quais são desenvolvidas operações da empresa, mas que não possuem autonomia jurídica (utilizam CNPJ de outro local). Assim, um mesmo local de escrituração pode conter “n” estabelecimentos subordinados.
A empresa pode ter vários estabelecimentos (filiais, sucursais, etc.) nos quais são desenvolvidas operações da empresa, mas que não possuem autonomia jurídica (utilizam CNPJ de outro local). Assim, um mesmo local de escrituração pode conter “n” estabelecimentos subordinados.
Cada local de escrituração da empresa deve ser cadastrado no sistema, como também seus respectivos estabelecimentos.
Cada local de escrituração da empresa deve ser cadastrado no sistema, como também seus respectivos estabelecimentos.
É interessante que, ao cadastrar os locais de escrituração e seus respectivos estabelecimentos, o usuário adote uma máscara na sua codificação. Por exemplo: para cadastrar a matriz da empresa XY o usuário poderia codifica-o como “LE 01 Matriz XY”. Ao criar a codificação do estabelecimento subordinado, poderia utilizar nomenclatura do tipo “Est 01 Matriz XY”.
É interessante que, ao cadastrar os locais de escrituração e seus respectivos estabelecimentos, o usuário adote uma máscara na sua codificação. Por exemplo: para cadastrar a matriz da empresa XY o usuário poderia codifica-o como “LE 01 Matriz XY”. Ao criar a codificação do estabelecimento subordinado, poderia utilizar nomenclatura do tipo “Est 01 Matriz XY”.
No campo Regime de Recolhimento deve ser indicado o tipo de regime de recolhimento no qual o local de escrituração se enquadra, dentre as opções disponíveis. Esta informação será usada na geração de arquivos fiscais magnéticos.
No campo Código IMS deve ser informado o código no qual o local de escrituração está cadastrado na base de dados da IMS, que é uma empresa que analisa dados de vendas e gera informações estatísticas com estes dados. Esta informação será usada na geração de arquivo para ser enviado à IMS.
A grade Locais de Escrituração de Transferências possibilita informar o local de escrituração de transferência para determinada classe de operação, para que essa informação seja gerada automaticamente no pedido. Esse cadastro é útil para os casos que o local de escrituração do pedido não possui estoque e os recursos vendidos por ele encontram-se em um depósito pertencente a outro local de escrituração. Assim, ao realizar um pedido de um LE que possui vínculo pela classe do operação e local de escrituração de transferência, o campo local de escrituração de transferência do pedido é preenchido automaticamente para todos os itens da classe de operação informada com o local de escrituração de transferência informado no cadastro.
Acesso: bematech > Compras > Cadastros > Locais > Locais de Escrituração
Acesso: bematech > Compras > Cadastros > Locais > Locais de Escrituração
Almoxarifado
Almoxarifado
São locais utilizados para identificar onde devem ser armazenados fisicamente ou simbolicamente os objetos, matérias-primas e outras mercadorias e produtos.
São locais utilizados para identificar onde devem ser armazenados fisicamente ou simbolicamente os objetos, matérias-primas e outras mercadorias e produtos.
Os recursos existentes nos almoxarifados são movimentados através de operações de pedidos ou provisões, requisições e transferências de depósitos.
Os recursos existentes nos almoxarifados são movimentados através de operações de pedidos ou provisões, requisições e transferências de depósitos.
Exemplos:
Exemplos:
Almox Central - Almoxarifado Central
Almox Materiais - Almoxarifado de Materiais.
Acesso: bematech > Compras > Cadastros > Locais > Almoxarifados
Centro de custo
Centro de custo
A tabela de Centros de Custos ou Resultados são locais utilizados para identificar os departamentos da empresa ou áreas de agrupamentos de pessoas, que trabalham em atividades afins onde são efetuados os gastos e geradas as rendas com recursos: receitas, despesas, materiais, produtos, mercadorias, imobilizados do ativo fixo (máquinas, ferramentas, imóveis, terrenos).
A tabela de Centros de Custos ou Resultados são locais utilizados para identificar os departamentos da empresa ou áreas de agrupamentos de pessoas, que trabalham em atividades afins onde são efetuados os gastos e geradas as rendas com recursos: receitas, despesas, materiais, produtos, mercadorias, imobilizados do ativo fixo (máquinas, ferramentas, imóveis, terrenos).
Exemplos:
Exemplos:
CC Produção – Centro de Custos da Produção
CC Administração – Centro de Custos da Administração
CC Filial 1 – Centro de Custos da Filial 1
O referido cadastro é único para os diversos setores da empresa e pode ser utilizado de forma opcional pela contabilidade, caso a mesma deseje acompanhar os valores que transitam por estes centros de modo analítico. Normalmente, a utilização dos centros de custos ou resultados fica concentrada nos agrupamentos de resultado do plano de contas. Assim, por exemplo, o usuário poderia ter as suas despesas especificadas no detalhamento destes centros de custo.
O referido cadastro é único para os diversos setores da empresa e pode ser utilizado de forma opcional pela contabilidade, caso a mesma deseje acompanhar os valores que transitam por estes centros de modo analítico. Normalmente, a utilização dos centros de custos ou resultados fica concentrada nos agrupamentos de resultado do plano de contas. Assim, por exemplo, o usuário poderia ter as suas despesas especificadas no detalhamento destes centros de custo.
A definição das classes, sub-classes e registros de centros de custo variam de uma empresa para outra, e são definidos pela Bematech em conjunto com a empresa, de modo a tendê-la integralmente.
A definição das classes, sub-classes e registros de centros de custo variam de uma empresa para outra, e são definidos pela Bematech em conjunto com a empresa, de modo a tendê-la integralmente.
OBS.:
OBS.:
Controle Administrativo: Possibilitar a emissão de relatórios onde é possível acompanhar os recursos (materiais, produtos, serviços, etc.) que foram utilizados e seus respectivos custos.
Controle Contábil: Possibilitar a emissão de relatórios contábeis para acompanhar os lançamentos a débito e a crédito que foram associados.
É possível indicar no cadastro das entidades de classe "Funcionários e Autônomos" a informação de Centro de Custos ou Resultados que será automaticamente exibida no preenchimento de uma nova tarefa.
Acesso: bematech > Compras > Cadastros > Locais > Centro de Custos ou Resultado
Recurso
Recurso
Recurso é tudo que pode se quantificar financeiramente e/ou fisicamente, para controlar gastos e rendas da sua empresa.
Recurso é tudo que pode se quantificar financeiramente e/ou fisicamente, para controlar gastos e rendas da sua empresa.
Assim um recurso pode ser:
Assim um recurso pode ser:
Bem do Ativo Imobilizado - Máquina, Equipamento;
Material comprado - Mat. Prima, Mat. de Consumo;
Produto vendido;
Tipo de despesa - Despesas Bancária, Despesas Cartorárias, Juros;
Tipo de receita - Rend. Aplicação, Juros;
Imposto - IPI, ICMS, II;
Para organizá-los, uma estrutura de classes deve ser montada para agrupar itens de mesma natureza ou finalidade. Podem ser criadas pastas e sub-pastas, de forma a especificar espécies de bens do mesmo gênero. Logo, numa pasta chamada Equipamentos de informática, poder-se-á criar outras sub-pastas para indicar “computadores”, “impressoras” e “outros equipamentos de informática”, a critério do usuário.
Para organizá-los, uma estrutura de classes deve ser montada para agrupar itens de mesma natureza ou finalidade. Podem ser criadas pastas e sub-pastas, de forma a especificar espécies de bens do mesmo gênero. Logo, numa pasta chamada Equipamentos de informática, poder-se-á criar outras sub-pastas para indicar “computadores”, “impressoras” e “outros equipamentos de informática”, a critério do usuário.
O recurso informado traz automaticamente a classe de pedido ou provisão.
O recurso informado traz automaticamente a classe de pedido ou provisão.
Toda vez que se edita o código do recurso o sistema verifica novamente a sugestão de classe de pedido ou provisão.
Toda vez que se edita o código do recurso o sistema verifica novamente a sugestão de classe de pedido ou provisão.
Os elementos desta tabela devem ser cuidadosamente levantados e organizados para atender as necessidades da empresa em todos os segmentos, pois grande parte das operações do Sistema Bematech ERP utilizam os itens aqui elencados. A movimentação de recursos dentro do sistema pode ser realizada de várias maneiras, sejam eles por meio de pedidos, requisições, apontamentos de produção ou transferência de estoque.
Os elementos desta tabela devem ser cuidadosamente levantados e organizados para atender as necessidades da empresa em todos os segmentos, pois grande parte das operações do Sistema Bematech ERP utilizam os itens aqui elencados. A movimentação de recursos dentro do sistema pode ser realizada de várias maneiras, sejam eles por meio de pedidos, requisições, apontamentos de produção ou transferência de estoque.
O acesso às sub-classes existentes pode ser feito através da grade Classes e a forma de manutenção é similar a dos demais cadastros.
O acesso às sub-classes existentes pode ser feito através da grade Classes e a forma de manutenção é similar a dos demais cadastros.
No cadastro de recursos, qualquer alteração de código e/ou nome do recurso, será registrado em um evento de alterações de campos de recursos, com os seguintes dados:
- Data da alteração
- Usuário que realizou a alteração
- Campo que foi alterado (código ou nome)
- Dado do campo antes e depois da alteração
Este processo visa atender o preenchimento do registro CÓDIGO no registro 0200 e dos campos COD_ANT, DESC_ANT, DT_INI e DT_FIN do registro 0205 do Registro de Inventário - RI no SEF 2012.
Ao realizar o cadastro do recurso, o sistema irá gerar o evento "Alterações em campos de recurso " com a data em que houve a inserção deste. Além disso, caso seja realizado alguma alteração no código ou nome, o sistema irá também gerar este evento com o código e descrição anterior e a nova descrição ou código.
O Cadastro de recursos conta também com um campo para a informação do CEST (Código Especificador da Substituição Tributária), composto por sete dígitos dispostos da seguinte forma: O 1º e o 2º é o código do seguimento; Do 3º ao 5º é o código do item do seguimento; e do 6º ao 7º é o código de especificação do item. Exemplo: 01.003.00. Este código deverá ser informado nos recursos pertencentes aos seguimentos especificados na NT 2015/003.
o Código CEST será informado nas tags 105c e 11 do XML da NF-eletrônica e nas Tags 18 e 19 do XML do CF-e SAT.
No cadastro de recurso contém uma janela chamada Códigos que esta tem como objetivo possibilitar realizar o cadastros de códigos específicos dos recursos. Neste grade será possível informar os dados abaixo:
Código da Despesa para DAC - AL
Ao definir no campo classificação o Código da Despesa para DAC - AL, o usuário deverá informado no campo código, o código para aquela despesa disponibilizado na tabela de despesa disponibilizada no manual da DAC. Essa informação irá realizar o preenchimento do campo 02 (Código da despesa) do registro tipo 68 - Outras Despesas no Período do arquivo DAC - AL.
GTIN 13
Ao definir no campo classificação o código Gtin 13, deverá ser informado código numérico de 13 dígitos, compostos da seguinte forma:
Os 3 primeiros representam o país (o Brasil é 789), os 4 seguintes representam o código da empresa filiada à EAN, os próximos 5 representam o código do item comercial dentro da empresa, e o 13º dígito é o verificador, obtido por meio de cálculo algoritmo.
De acordo com a grade de itens da empresa (quantidade), a composição pode ser mudada para que o item comercial tenha de 3 a 6 dígitos, e a empresa tenha 6 a 3. Ou seja, a combinação de código da empresa + código do item deve ter 9 dígitos.
GTIN 14
Ao definir no campo classificação o código Gtin 14, deverá ser informado código numérico de 14 dígitos compostos da seguinte forma:
Sequencial de Identificação da Unidade Logística + Código EAN 13 sem o Dígito Verificador + o Dígito Verificador do DUN 14.
Uma unidade logística neste caso é uma caixa de distribuição de um determinado produto.
Por exemplo:
Uma fábrica produza o Sabonete Maçã cujo código de barras é representado pelo número: 7891234567895 e este Sabonete Maçã é distribuído aos distribuidores em caixas contendo 20 unidades, 50 unidades e 100 unidades. Então o GTIN 14 para o código de barras DUN 14 será representado da seguinte forma:
Caixa com 20 unidades: 17891234567892
Caixa com 50 unidades: 27891234567899
Caixa com 100 unidades: 37891234567896
Onde os números 1, 2 e 3 representam o sequencial de agrupamento do item ou o tipo de unidade logística que está sendo empregada para o Sabonete Maçã.Onde, 1 é a caixa com 20 unidades, 2 é a caixa com 50 unidades e 3 é a caixa com 100 unidades.
Quando um recurso possui o GTIN, este será informado no arquivo XML nos campos CEAN e CEANtrib. Quando o produto faturado for o mesmo que o produto tributável o código enviado no cEAN e no cEANTrib será o mesmo. No caso de haver código GTIN 14 e código GTIN 13 cadastrados para o mesmo recurso os campos CEAN e CEANtrib serão preenchidos com o GTIN 14 por ser mais prioritário.
Acesso: bematech > Compra > Cadastros > Recursos
Cadastro de múltiplos recursos
Cadastro de múltiplos recursos
A Bematech disponibiliza para os seus usuários a possibilidade de gerar múltiplos recursos a partir de um único cadastro através do cadastro múltiplo de recurso. Através dos campos tamanho, cor e material vários registros de recursos podem ser criados, agilizando a geração dos recursos que se diferem unicamente pelos campos mencionados anteriormente. Para utilização deste processo deverá ser configurado o cadastro de fórmulas e a configuração das fórmulas de recurso.
A Bematech disponibiliza para os seus usuários a possibilidade de gerar múltiplos recursos a partir de um único cadastro através do cadastro múltiplo de recurso. Através dos campos tamanho, cor e material vários registros de recursos podem ser criados, agilizando a geração dos recursos que se diferem unicamente pelos campos mencionados anteriormente. Para utilização deste processo deverá ser configurado o cadastro de fórmulas e a configuração das fórmulas de recurso.
Acesso: bematech > Compra > Cadastros > Cadastros de Múltiplos Recursos
Pessoas
Pessoas
São todas as pessoas físicas ou jurídicas que têm relação de direito ou obrigação para com a empresa. Possuem relacionamentos financeiros, comerciais, empregatícios, além de outros tipos de relacionamentos. Devem ser re-classificadas de acordo com sua natureza, se Clientes ou Fornecedores, ou então Funcionários e Autônomos, Representantes, Transportadores, Prestadores de serviço, Usuários, Bancos, Estabelecimentos, etc.
São todas as pessoas físicas ou jurídicas que têm relação de direito ou obrigação para com a empresa. Possuem relacionamentos financeiros, comerciais, empregatícios, além de outros tipos de relacionamentos. Devem ser re-classificadas de acordo com sua natureza, se Clientes ou Fornecedores, ou então Funcionários e Autônomos, Representantes, Transportadores, Prestadores de serviço, Usuários, Bancos, Estabelecimentos, etc.
Este cadastro é habitualmente elaborado pelos usuários da área de estoque e financeira, e seus dados são compartilhados por toda a empresa. O Sistema Bematech ERP pré-define algumas classes, mas a empresa pode criar outras classes com base em sua organização administrativa.
Este cadastro é habitualmente elaborado pelos usuários da área de estoque e financeira, e seus dados são compartilhados por toda a empresa. O Sistema Bematech ERP pré-define algumas classes, mas a empresa pode criar outras classes com base em sua organização administrativa.
A estrutura de Pessoas é dividida em sub-classes ou pastas, cuja finalidade é a de agrupar entidades que possuem comportamentos de relacionamento comum com a empresa. Assim, os fornecedores de serviços são agrupados em uma pasta distinta dos fornecedores de mercadorias, e assim por diante.
A estrutura de Pessoas é dividida em sub-classes ou pastas, cuja finalidade é a de agrupar entidades que possuem comportamentos de relacionamento comum com a empresa. Assim, os fornecedores de serviços são agrupados em uma pasta distinta dos fornecedores de mercadorias, e assim por diante.
Dentre as várias pessoas que serão cadastradas, merece destaque o cadastro dos estabelecimentos. Este cadastro visa identificar todas as entidades pertencentes à mesma empresa que estará vinculada a um determinado local de escrituração. Além dos campos normais para preenchimento, deve ser informado também o local de escrituração ao qual está subordinado.
Dentre as várias pessoas que serão cadastradas, merece destaque o cadastro dos estabelecimentos. Este cadastro visa identificar todas as entidades pertencentes à mesma empresa que estará vinculada a um determinado local de escrituração. Além dos campos normais para preenchimento, deve ser informado também o local de escrituração ao qual está subordinado.
Deve-se ressaltar que uma padronização na maneira de codificar as pessoas é bastante saudável, pois além de facilitar uma pesquisa visual, contribui para a detecção de erros de cadastramento. Sugere-se que duas validações básicas sejam adotadas: evitar duplicidade de códigos; criticar pessoas com mesmo CPF/CNPJ.
Deve-se ressaltar que uma padronização na maneira de codificar as pessoas é bastante saudável, pois além de facilitar uma pesquisa visual, contribui para a detecção de erros de cadastramento. Sugere-se que duas validações básicas sejam adotadas: evitar duplicidade de códigos; criticar pessoas com mesmo CPF/CNPJ.
O acesso diretos às sub-classes criadas por ser efetuado por meio da grade Classes e a manutenção deste cadastro é realizado da mesma maneira que os demais.
O acesso diretos às sub-classes criadas por ser efetuado por meio da grade Classes e a manutenção deste cadastro é realizado da mesma maneira que os demais.
Acesso: bematech > Compras > Cadastros > Pessoas
Acesso: bematech > Compras > Cadastros > Pessoas
Fornecedores
Fornecedores
Classe onde são cadastradas todas as pessoas, instituições, firmas, empresas, organizações, que normalmente têm relação de direitos para com a empresa. O Sistema Bematech ERP predefine sete classes de fornecedores:
Bancos - São os estabelecimentos bancários que prestam serviços à empresa para suas transações financeiras. Exemplo: Bco Itaú; Bco Bradesco; Bco Boston.
Fabricantes - São todos os fabricantes de materiais e produtos
Fabricantes de ECF – São todos os fabricantes de emissor de cupom fiscal. O Sistema Bematech ERP já fornece o cadastro dos principais fabricantes.
Fabricantes de Pinpads – São todos os fabricantes de Pinpads. O Sistema Bematech ERP já fornece o cadastro dos principais fabricantes.
Prestadores de Serviço – São todos os prestadores de serviço que mantém relação com a empresa.
Representantes - São todos os representantes comerciais da empresa que recebem comissão sobre vendas realizadas. Os representantes são utilizados na classe “Zonas de Representantes”, existente em tabelas auxiliares de pessoas, para identificar que representante recebe comissão pelas vendas realizadas em cada zona.
Transportadores - São todas as transportadoras que prestam serviços de transporte de materiais, produtos, mercadorias e bens.
Neste cadastro existe a obrigatoriedade do preenchimento de um código número de 08 ou 14 dígitos correspondente ao Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargan (RNTRC) exigido pela ANTT.
O cadastro de fornecedores dispõe de uma janela chamada Tabela Inscrição Estadual, que tem como objetivo permitir a inclusão das inscrições estaduais do fornecedor de acordo com o Estado que o mesmo atue.
Através deste vínculo, será possível identificar no arquivo DAC - AL, os fornecedores que possui Inscrição estadual no estado de Alagoas. Desta forma, será possível identificar os fornecedores que possuem inscrição estadual no estado de AL e realizar o preenchimento do "Registro Tipo 43 - Entradas Interestaduais de Produtos com Substituição Tributárias - Fornecedor inscrito no CACEAL (Cadastro de Contribuintes do Estado de Alagoas)".
A tabela é composta pelos seguintes campos:
UF: Informar a UF no qual o fornecedor possui inscrição estadual;
Classe: Informar a classe 'vínculos entre pessoas e inscrições estaduais';
Inscrição Estadual: informar o número da inscrição estadual do fornecedor para o Estado informado no campo UF;
Início: Informar a data de vigência inicial. O cadastro será válido a partir da data inicial informada (campo obrigatório);
Fim: Informar a data de vigência final. O cadastro será válido até a data final informada.
Cancelado em: Informar a data de cancelamento do cadastro.
Acesso: bematech > Compras > Cadastros > Fornecedores
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