configurações do tarefa

Configurações e manutenções

Antes de iniciar as configurações deve ser definido o papel que cada usuário irá exercer e as permissões devem ser conferidas. É importante também definir as pessoas que terão o poder de criar situações, fluxos, tarefas, aprovação de fluxos, apontamentos, bem como os níveis de alertas que devem ser associados e os responsáveis que devem receber as notificações.

Classes de tarefas

Através do classes de tarefas, localizado em: Unum > Tarefas > Configurações e manutenções > Classes > Classes de tarefa. Será possível realizar a Criação de novas classes - Poderão ser criadas "n" classes diferenciar conforme a necessidade de especificações do cliente. A inserção de novas classes é possível ser feita na grade classes localizada do lado esquerdo utilizando o botão inserir.

Propriedades da tarefa

Na classe que será utilizada nas tarefas e necessária a realização do preenchimento de suas propriedades na grade propriedade localizada no canto direito da tela. Nela de ser informada a classe dos apontamento que serão realizados, e a duração dos apontamentos, que irá definir a forma de contagem do tempo dos apontamento realizados. Além destas propriedade será possível a inserção de restrição dos motivos, medições, lotes, entidades, recursos, e serviços que serão apresentados na tarefa. Ainda na grade propriedades é possível configurar para manter os dados em cache, permitir um usuário apontar em várias tarefas ao mesmo tempo e deixara as tarefas criadas na classe sinalizadas como pendência.

Associação do fluxo a uma classe de tarefas

A associação do fluxo a classe da tarefa é realizada inserindo o fluxo no campo fluxo da grade fluxos de situações, localizada abaixo de propriedade. Observe que só serão apresentados fluxos que já tenham sido aprovados. Caso o período de utilização de um fluxo para está classe seja finalizado ser possível a inserção da data fim de utilização do fluxo nesta classe para a inserção de um novo fluxo. Observe que o fato de finalizar o fluxo para está classe não finaliza o fluxo em outras classe também o estejam utilizando.

Informações adicionais

Nesta grade é possível a inserção de grades adicionais as tarefas, elas são utilizadas para inserção de mais informações as tarefas além da que existem em seu cabeçalho. Após a inserção serão apresentadas nas novas tarefas acima da grade de apontamento.

Para realizar a inserção deve ser utilizado o botão "+" da grade, em seguida gravado. Atualmente existem diversas grades adicionais disponíveis no sistema, onde maiores detalhes poderão ser observado no help e as grades no lookup do campo da grade.

Espelho

O espelho de uma tarefa é um relatório com os principais dados de uma tarefa.

Neste agrupamento no campo script é possível a inserção de uma script criado de acordo com a necessidade que customiza a apresentação do espelho padrão da tarefa.

Na grade assinaturas do espelho é possível a inserção de uma assinatura para os espelhos que são gerados.

Observe que para os casos em que é utilizado um script que customize o espelho, deve ser adicionado ao script a consulta a grade assinatura. Caso contrário a assinatura cadastrada não será apresentada.

Persistência em disco

Para que esta funcionalidade seja utilizada, deve-se observar os seguintes pontos:

Foi incluído o campo Pessoa da tarefa na grade de Responsabilidades. Neste campo deverá ser selecionada a pessoa envolvida na tarefa que será autorizada a realizar apontamentos na situações da tarefa. Caso este campo esteja preenchido, os demais campos serão apagados.

Cada uma das situações de atendimento externo que exigem restrição deverão ser configuradas para que somente o responsável possa apontar.

O objeto Tarefa passará a validar se a pessoa que está apontando é a mesma configurada no campo Pessoa da tarefa caso esse seja preenchido.

Opções de configuração da pessoa da tarefa:

- Responsável

- Agente

- Entidade

- Solicitante

- Favorecido

Também deverá ser configurado o campo "Aponta em disco local" na grade Situações do fluxo de tarefa que indicará se a tarefa usará ou não a persistência em disco. Caso esta opção seja marcada, os apontamentos a serem realizados na tarefa com esta situação, serão controlados diretamente pelo disco local da pessoa autorizada a realizar apontamentos, indicada pelo campo Pessoa da tarefa.

A persistência em disco ocorrerá da seguinte forma:

- Geração do cache a partir do banco de dados.

Será criada a pasta Tarefa caso ela não exista na árvore em que se encontrar o aplicativo engine.exe (caminho: C:\UNUM\Tarefa).

Três arquivos serão gravados para garantir a recuperação dos dados em disco, são eles: tarefas.ds, chave da tarefa.ds e chave da tarefa.~ds.

Para cada tarefa haverá um arquivo chave da tarefa.ds, um arquivo chave da tarefa.~ds e um registro no dataset contido no arquivo tarefa.ds.

- Operação com os dados do cache.

As consultas ao banco somente poderão ser feitas se houver conexão com o banco de dados (connection.isOnline).

O método gravar passará ao invés de realizar o apply em banco realizar a gravação em disco dos arquivos.

A recuperação dos dados do cache atualizando o banco de dados.

- Recuperará todos os apontamentos gravados em disco os realizando no banco de dados.

Apagará os arquivos que forem recuperados.

A configuração deverá ser realizado no seguinte caminho: Unum > Tarefa > Configurações e manutenções > Fluxos de tarefas

Fluxo de tarefas

Com o cadastros das situações em sua devida classe criada, poderemos realizar a criação do fluxo de tarefas, que é a representação das operações/atividade a serem realizadas.

A criação do fluxo será realizada no seguinte caminho no sistema: Unum > Tarefa > Configurações e manutenções > Fluxos de tarefas. Dentro de fluxos de tarefas na grade fluxos, será realizada a adição de um novo fluxo utilizado o botão inserir, atribuindo um nome ao fluxo e gravando em seguida.

Agora que o fluxo fio criado, atribuiremos as situações para representar o fluxo de operação. Ainda na grade fluxo, o fluxo criado deve ser selecionado e colocado em modo ficha, utilizando o botão "mudar visão", localizado no canto esquerdo superior da grade fluxo.

Na grade situações deve ser inserida a situação que a tarefa deve entrar no campo situação e no campo próximas situações as situações em que a tarefa poderá entrar, que pode ser uma ou mais de uma situação .

Exemplo:

Situação Próximas situações

Em execução Cancelada;Concluída;Em execução

Aprovação de um fluxo de tarefa

Para que um fluxo seja utilizado é necessário que ele seja aprovado, por um responsável, pois um fluxo poderá tem um período determinado de utilização para a classe da tarefas que ele é associado.

Para realização da aprovação deve ser utilizado o botão "aprovar" apresentado no cabeçalho Fluxos de tarefa. Com um fluxo aprovado será possível a sua associação e utilização nas tarefas. Observem que um fluxo aprovado só poderá ser editado após a sua desaprovação que pode ser feita utilizando o botão "desaprovar" apresentado no cabeçalho Fluxos de tarefa. Isso porém, só será possível caso não exista nem uma tarefa que tenha utilizado o fluxo. Caso contrário o fluxo precisará ser finalizado dentro do classes de tarefa.

A aprovação poderá ser realizada no seguinte caminho no sistema: Unum > Tarefa > Configurações e manutenções > Fluxos de tarefas e sua associação a classe das tarefas é realizada em: Unum > Tarefas > Configurações e manutenções >Classes > Classes de tarefa.

Situação

Dentro das situações de um fluxo de tarefa é possível realizar uma séria de validações e configurações para atender a necessidades específicas de cada atividade a ser realizada.

Dentre elas a possibilidade de apresentação ou não das grades adicionais associadas a classe da tarefa utilizada. Realizadas dentro do da grade 'campos'.

As configurações são feitas no seguinte caminho na árvore do sistema: Unum > Tarefa > Configurações e manutenções > Fluxos de tarefas.

Responsabilidades

Por meio desta grade é possível criar validações para pessoas, grupo de pessoas ou pessoa da tarefa. Ao inserir está restrição somente o grupo de pessoas ou a pessoa poderá alterar a situação atual da tarefa. Observe caso desejado é possível restringir também quem poderá colocar na próxima situação a tarefa.

Para a inserção das configurações deve ser observado o caminho do sistema apresentado em 'situações' acima e dentro do fluxo, deve ser selecionada a situação desejada, e altera da a visão para o modo ficha.

Com a situação em modo ficha será apresentada a grade vínculos de responsabilidade, onde deve ser inseridas as restrições desejadas.

Confidencialidades

Esta grade é destinada a realizada a restrição de pessoas, grupos de pessoas para que apenas determinados usuários possam realizar a visualização dos apontamentos entre a troca de determinadas situações.

Para a inserção das configurações deve ser observado o caminho do sistema apresentado em 'situações' acima e dentro do fluxo, deve ser selecionada a situação desejada, e alterada a visão para o modo ficha.

Com a situação em modo ficha será apresentada a grade vínculos de confidencialidade, onde deve ser inseridas as pessoa que devem ter visão das situações.

Alertas

Aqui serão criados os vínculos de que deve receber alertas via e-mail ou sms da entrada da tarefas na situação. Nela existe a possibilidade de configurar o tipo de alerta, grupo de pessoa, pessoa e pessoa da tarefa que devem receber alertas. Observe que para utilização do envio de sms deve ser realizada contratação de um provedor e o devido cadastro no base.

Para a inserção das configurações deve ser observado o caminho do sistema apresentado em 'situações' acima, dentro do fluxo. Deve ser selecionada a situação desejada, e colocada em modo ficha.

Com a situação em modo ficha será apresentada a grade vínculos de alerta, onde deve ser inseridas as pessoa que devem ser alertadas.

Dados obrigatórios(Campos)

Por meio da grade campos será possível a tornar o preenchimento de um campos da tarefa, como obrigatório no momento da finalização do apontamento.

Para a inserção das configurações deve ser observado o caminho do sistema apresentado em 'situações' acima e dentro do fluxo deve ser selecionada a situação desejada, e alterada a visão para o modo ficha.

Com a situação em modo ficha na grade campos deve ser inserido um novo evento utilizando o botão "+", na seguência deve ser selecionado o meio de envio de alerta. Caso deseja utilizar as duas formas atualmente que se encontram disponíveis deve ser realizada a inserção de dois eventos. Nos campos grupo de pessoas, pessoa, pessoa da tarefa, Email e Fone, deve ser inserido os filtros para os envios dos alertas.

Script

Com a utilização desta grade, será possível configurar para que ao finalizar o apontamento em determinada situação, seja executado o script cadastrado.

Para a inserção das configurações deve ser observado o caminho do sistema apresentado em 'situações' acima e dentro do fluxo deve ser selecionada a situação desejada, e alterada a visão para o modo ficha.

Com a situação em modo ficha na grade script deve ser inserido um novo evento utilizando o botão "+". No campo classes deve identificado o tipo de script se ele será utilizado em tarefas simples ou agrupadas. Em seguida deve ser adicionado o nome do script e a ordem de execução para os casos em que existir mais de um script.

Segue abaixo a descrição da utilização de alguns dos script's disponíveis:

Modifica vida do lote.ijs - Este script realiza a mudança na data da vigência da vida de um lote na grade vida do lote dentro do cadastro de lotes, quando inserido em uma situação de um fluxo de tarefa.

Regras e restrições

Regras de cálculo de data limite

Processo que permite definir uma regra de data limite de atendimento para as tarefas para uma classe especifica a partir da data de sua criação.

Para inserção deve uma nova regra deve ser inserido um evento utilizando o botão "+", preenchendo os campos conforme desejado para filtrar as tarefas em que deve o corre o cálculo da data limite.

Chamo atenção para os campos limite dias que são os dias a partir da criação, dias úteis que considerar apenas dias úteis, início data e hora da vigência da regra e o fim data e hora da vigência.

Observe que abaixo do campo limite em dias existe uma flag "dias úteis " que deve ser marcado para que em seus cálculos, para que seja levado e em consideração apenas dias úteis no cálculo da data limite de uma tarefa.

Localização na árvore do sistema: Unum > Tarefa > Configurações e manutenções > Regras e restrições > Regras de cálculo de data limite

Regras de responsabilidade

Processo utilizado para realizar o preenchimento do campo responsável e grupo de responsáveis na tarefa, caso não seja criado este cadastros as tarefas serão criadas sem registro nos campos e read only.

Para criação da regras deve ser inserido nos campos os filtros para a tarefa entrar na regra e o preenchimento do responsável ou grupo que deve ser apresentado.

Localização na árvore do sistema: Unum > Tarefa > Configurações e manutenções > Regras e restrições > Regras de responsabilidade.

Regras de vínculo entre tarefa e operação

Este processo possibilita a criação de vínculos entre ações do tarefa a partir da classe da operações no sistema, onde a partir do cadastro da regra é possível por exemplo no momento em da baixa de pedido de venda execute a ação de criar uma tarefa.

Para realização da configuração dos vínculos será necessária a inserção de um evento utilizando o botão "+", com os dados a serem cadastrados conforme a necessidade, localizado no seguinte caminho na árvore do sistema: Unum > Tarefa > Configurações e manutenções > Regras de vínculo entre tarefa e operação.

Dentro desta grade será possível visualizar os seguintes agrupamentos:

Operação - Neste agrupamento deve ser inserida a ação da operação por exemplo uma aprovação, desaprovação, edição, cancelamento ou uma baixa. No campo classe da operação deve ser colocada a natureza da operação que deve ter o vínculo, por exemplo "vendas".

Serviço - Aqui deve ser inserido o serviço da operação no sistema

Pessoa - Informações da classe e pessoa da operação para entrada na regra.

Recurso - Informações da classe de recurso da operação para entrada na regra.

Regra - Cadastro das regras para a tarefa, onde é definida a ação a ser realizada, a situação, classe que deve utilizada a ser colocada na tarefa. A classe de dependência será para os casos em que uma tarefa é criada a partir de operações e tem dependências. Por exemplo uma tarefa de entrega que tem à dependência de uma tarefa de montagem.

Início/Fim - Vigência da regra dentro do sistema.

Regras de vínculo entre tarefas

Este processo possibilita a criação de novas tarefas a partir de atendimento de situações de uma tarefa origem. Criando a regra de vínculo o sistema passará a entender que o atendimento de uma situação em uma determinada tarefa deverá criar uma outra tarefa nova independente.

Para realização da configuração dos vínculos será necessária a inserção de um evento utilizando o botão "+", com os dados a serem cadastrados conforme a necessidade, localizado no seguinte caminho na árvore do sistema: Unum > Tarefa > Configurações e manutenções > Regras de vínculo entre tarefas.

Dentro desta grade será possível visualizar os seguintes agrupamentos:

Classe Tarefa - Neste agrupamento deve ser inserida a classe da tarefa origem.

Fluxo - Aqui é apresentando o fluxo vigente da tarefa origem.

Situação - Indique a situação que quando atendida criará a nova tarefa.

Ação na tarefa - Selecione a ação da tarefa.

Classe da Tarefa (Sugestão) - Indique aqui a classe da nova tarefa a ser criada.

Início/Fim - Vigência da regra dentro do sistema.

Restrição de pessoa do grupo de pessoas

Processo que permite filtra a pessoa ou grupo de pessoas para uma determinada classe de tarefa, estabelecimento ou classe de estabelecimentos para o recebimento de alertas.

Para realização da configuração das restrições será necessária a inserção dos eventos utilizando o botão "+", com os dados a serem cadastrados conforme necessidade.

Localização na árvore do sistema: Unum > Tarefa > Configurações e manutenções > Regras e restrições > Restrição de pessoa do grupo de pessoas.

Atribuição de responsabilidade

Processo utilizado para inserir responsáveis, grupos de responsáveis em tarefas existentes que tenham sido criadas sem o preenchimento destes campos.

Para fazer a atribuição na tarefa, primeiramente deve ser realizada a pesquisa das tarefas utilizando o botão "pesquisa" na grade variáveis. As tarefas serão apresentadas de acordo com os filtros utilizado. Em seguida será apresentada a grade tarefas com todas as tarefas que não possuem o campo preenchido.

Para o preenchimento dos campos deve ser inserido o registro nos campos grupo de responsáveis e/ou responsáveis e em seguida dado o post para salvar.

Após de inserção deve ser selecionadas as tarefas utilizando a flag da tarefas e na seguência acionado o botão "gravar". Ao acionar o grava será apresentado um pop up com as opções de quais tarefas devem sofre a alteração, selecione a opção deseja e pronto as atribuições foram realizadas.

Localização na árvore do sistema: Unum > Tarefa > Configurações e manutenções > Ferramentas > Atribuição de responsabilidade.

Criação de tarefas a partir de operações

Este processo possibilita a criação de tarefas a partir de operações já existentes no sistema.

Para realizar a criação das tarefas inicialmente deve ser realizada uma pesquisa das operações que serão utilizadas. Deve ser inserido obrigatoriamente os seguintes filtros: Classe da tarefa, classe da operação e o período, que tem que ser de no máximo 30 dias. Também poderão ser informados nas variáveis os campos Tipo de Montagem, que deve ser preenchido com o tipo de montagem da operação a ser pesquisada, e os campos de Programação Montagem Inicial e Programação Montagem Final, que deve ser preenchido com a data de programação da montagem da operação a ser pesquisada. Em seguida deve ser acionado o botão "pesquisar", apresentado no cabeçalho da tela. Será apresentado então as operações que atendem ao filtro informado na grade operações.

Com a lista de operações deve ser realizada a inserção da classe de tarefas que devem ser utilizada para a criação das tarefas, na grade escolha a classe das tarefas a serem criadas. Na seguência deve ser selecionadas as operações na grade operações que devem ser utilizadas para criar as tarefas. Com as tarefas selecionadas deve ser acionado o botão "cria tarefas", localizado no cabeçalho da tela.

Localização na árvore do sistema: Unum > Tarefa > Configurações e manutenções > Ferramentas > Criação de tarefas a partir de operações.

Criação de pedidos a partir de tarefas

Por meio deste processo será possível realizar a criação de pedido a partir de uma tarefa criada, onde o pedido utilizada os dados informados na tarefa.

Para realizar a criação do pedido, primeiramente deve ser feita uma pesquisa de acordo com a necessidade, das tarefas que devem ser utilizadas para criar os pedidos. Com as tarefas listadas devem ser informado na grade dados do pedido, a pessoa e o tipo do pedido. Na seguência deve ser selecionada a tarefa que deve gerar o pedido e acionado o botão "gerar pedidos".

Localização na árvore do sistema: Unum > Tarefa > Criação de pedidos a partir do tarefa.

Modificação de data limite

Quando se está trabalhando com data limite nas tarefas é possível por meio deste processo modificar a data limite para casos em que ela deve ser alterada(reprogramada). A alteração da data limite poderá ser realizadas em bloco ou pontualmente em uma tarefa especifica.

Para realização da alteração deve ser ser preenchido os filtros para a apresentação das tarefas que devem ser alteradas, em seguida acionado o botão "pesquisar".

Com as tarefas apresentadas deve ser selecionada as tarefas que devem ser modificadas, e na grade evento de modificação de data limite deve ser preenchida a nova data limite.

Localização na árvore do sistema: Unum > Tarefa > Configurações e manutenções > Ferramentas > Modificação de data limite.

Níveis de alerta

Neste processo por meio de um cadastro de regras, é possível diferenciar os alertas que podem ser gerados para uma tarefa. Onde é possível ser realizada configuração par geração de alertas diferenciada pela determinada classe de tarefa, diferenciada pelo tipo e prazo.

Para realização do castro de quem deve receber os alertas, deve ser colocar o nível de alerta cadastrado em modo ficha e inserir o tipo de alerta a ser enviado (email/sms) e os responsáveis que devem ser notificados.

Observe que caso seja utilizado um scheduller com script cálculo de níves de alertas.ijs, no momento de sua execução sempre é levado em consideração o último nível de alerta em que a tarefa se enquadrou.

Localização na árvore do sistema: Unum > Tarefa > Cadastros > Fluxo > Níveis de alerta.

Para a sua utilização deve ser feito o preenchimento dos campos da grade de acordo com a sua necessidade.

Grupos de pessoas

Um grupo de pessoas deve ser criado para reunião pessoas com atividade semelhantes na empresa. com um grupo criado é possível a criação de vinculações com o grupos do cadastro de usuários, onde esta associação poderá ser feita por importação ou por paridade com o cadastro de usuário. No caso de importação o sistema associará os usuários que pertencem ao grupo de usuários no momento da associação. Já no caso da paridade, o sistema fará a associação utilizando a paridade, ou seja, vai utilizar os usuários que estão cadastrados ao grupo de usuários independente do momento respeitando claro as características das permissões.

Para criar um novo grupo deve ser inserido um novo registro na grade grupos de pessoas utilizando o "+", na seguência o grupo deve ser selecionado e a grade colocada em modo ficha para finalização do cadastro com o preenchimento dos campos conforme descrito acima.

Localização na árvore do sistema: Unum > Tarefa > Cadastro > Planejamento > Grupo de pessoas.