05- Orçamentos

CRIAÇÃO DE PASTAS PARA ORÇAMENTO

Cada pasta de orçamento é criada com um objetivo definido, e direcionado para uso de um exercício social, filial, centro de custo ou outra dimensão.

As pastas a serem criadas pelo usuário devem estar abaixo da pasta mãe “Orçamentos”. Para uniformização de nomes e chaves de pastas entre as bases do cliente, recomenda-se:

a) Criar as novas pastas na base de desenvolvimento da empresa (base D);

b) Utilizar chave do cliente (chave custom) durante a criação delas;

c) Copiá-las para as bases de homologação (base H) e produção.

O usuário que realizar a atividade de criação de novas pastas deve ter poderes de administrador do sistema, poder de criar chaves do cliente (chaves custom), e poder para migrar as pastas entre as bases.

A criação da pasta pode ser realizada tanto pelo browser, quanto pela ferramenta IDE. Pela via do browser, o usuário administrador deverá, em sua base de desenvolvimento;

a) Habilitar a criação de chaves custom, através do processo Definir “Licença para criação de chaves” (ir para/Desenvolvimento). O usuário deve selecionar a opção “Custom” e confirmar a gravação;

b) Acessar o processo Classes Explorer (ir para/Admin);

c) Abrir a árvore de classes das seguintes pastas e sub-pastas: Raiz, Dados, Transacionais, Contábeis, Orçamentos;

d) Marque o checbox do lado esquerdo da pasta “Orçamentos” e clique no botão Inserir existente no topo da grade Classes;

e) Será aberto nova pasta. Renomeie a descrição desta pasta, digitando diretamente na propriedade Nome existente no lado direito da tela;

f) Após criar a nova pasta, o usuário administrador deve desabilitar a criação de pastas com licença custom, acessando novamente o processo Definir “Licença para criação de chaves” (ir para/Desenvolvimento). O usuário deve selecionar a opção “Sem Licença” e confirmar a gravação;

g) Para copiar esta pasta para as bases de homologação (base H) e produção do cliente, acesse o processo Atualizar Tabelas (ir para/Desenvolvimento/Atualização);

h) Neste processo, o usuário deve preencher o campo Tipo com “Tabela Classe” e no campo Classes a descrição da nova pasta criada, teclando-se “enter” para confirmar a seleção. Será exibida a nova pasta na grade inferior. Selecione o checkbox do lado esquerdo desta pasta e clique no botão Selecionar Destino;

i) O usuário deve informar os seguintes campos:

a. Servidor: informe o IP da base de destino

b. Base de Dados: informe o nome da base de dados destino

c. Nome do Usuário: informe o código do usuário na base destino

d. Senha: informe a senha do usuário na base destino. O usuário deve ter permissão para copiar scripts entre bases.

j) Clique no botão Prever Alterações. Será exibida outra tela com a pasta selecionada para o usuário confirmar o envio. Clique no botão Atualizar;

k) O processo, a partir da alínea “g” deve ser repetido para o envio da nova pasta para a base produção.

CONFIGURAÇÃO DE ORÇAMENTO

Criada a pasta, o usuário pode inserir ou modificar um orçamento, pelo processo Orçamentos, localizado em ir para/Contabilidade/Orçamentos.

O processo Orçamentos tem por objetivo permitir a inserção de valores orçados para as contas contábeis. Normalmente, este orçamento só engloba contas de resultado (receita, custo, despesa) e o usuário terá liberdade para inseri-lo com o uso das dimensões de centro de custos, entidade, representante e recurso. A dimensão do local de escrituração é obrigatória.

Observação: até a versão 2010.1, a utilização de orçamentos só poderia ser realizada se a empresa contabilizasse com o uso dos centros de custo. A partir da 2011.1, a empresa pode usar ou não centros de custo na contabilização e ainda assim poderá utilizar a ferramenta de orçamento.

O orçamento operado pelo módulo contabilidade tem a característica de ser comparativo com a realização efetiva. Não tem por objetivo travar ou bloquear movimentos em outras áreas da empresa para evitar o estouro orçamentário.

A inserção dos orçamentos toma a feição de um movimento contábil comum, com débitos e créditos, numa pasta específica de orçamentos, não se misturando com a movimentação societária da empresa. O cadastro orçamentário utiliza o mesmo plano de contas em uso na empresa e representa sempre saldos mensais. Com exceção do local de escrituração, as demais dimensões podem ou não ser informadas pelo usuário.

A inserção é realizada após o usuário preencher a tela inicial de parâmetros com as seguintes informações:

• Classe de Orçamento: esta é a pasta onde serão guardados os valores orçados;

• Entidade: é a dimensão correspondente à entidade do lançamento de orçamento;

• Recurso: é a dimensão correspondente ao recurso do lançamento de orçamento;

• Representante: é a dimensão correspondente ao representante do lançamento de orçamento;

• Centro de Custo: é a dimensão correspondente ao centro de custo do lançamento de orçamento;

• Local de Escrituração: é a dimensão correspondente ao local de escrituração do lançamento de orçamento. Esta dimensão é obrigatória;

• Data Inicial: é o intervalo de tempo inicial para inclusão ou manutenção dos movimentos de orçamento;

• Data Final: é o intervalo de tempo final para inclusão ou manutenção dos movimentos de orçamento;

• Plano de Contas: selecione a classe de plano de contas para o qual será gravado o orçamento;

• Conta inicial: selecione a primeira conta sintética do agrupamento de contas que será filtrada para manutenção de orçamento;

• Conta final: selecione a última conta analítica do agrupamento de contas que será filtrada para manutenção de orçamento. Importante destacar que normalmente são selecionados grupos de contas de resultado;

• Conta Contra-Partida: selecione a conta analítica que receberá o movimento de contrapartida de lançamento de orçamento. Recomendamos ao usuário selecionar uma conta fora dos agrupamentos de contas que serão objeto de orçamento, em grupo de conta a regularizar ou pertencente ao patrimônio líquido;

• Valores Divididos por: selecione alguma das opções existentes neste parâmetro somente se quiser a gravação dos valores de orçamento divididos por múltiplo de 10.

Após o preenchimento das variáveis, o usuário deve clicar no linque Preparar Lançamentos. Será aberta nova tela com a filtragem dos grupos de contas informados para que o usuário possa informar os valores.

A nova tela trará várias colunas de modo a representar cada mês individualmente, se a filtragem de orçamento contemplar vários meses. O usuário deverá informar os valores que farão parte do orçamento somente para as contas analíticas, adotando-se a mesma convenção de sinais adotada pelo sistema: débitos representados por valor positivo; créditos representados por valor negativo.

Após a digitação dos valores, o usuário deverá clicar no linque “Gravar Lançamentos” para finalizar os ajustes do orçamento. Os valores gravados poderão ser consultados nos relatórios comentados nos próximos tópicos.

TRANFERÊNCIA E CÓPIA DE ORÇAMENTO

O objetivo deste processo é de otimizar o trabalho de criação de novos orçamentos a partir de outros já existentes e mover orçamentos entre pastas distintas. Este processo está disponível em Contabilidade/Orçamentos.

Na tela inicial, o usuário irá filtrar as informações que deseja trabalhar na cópia.

Devem ser indicados:

• Classe de Orçamento: selecione a pasta de orçamento que será filtrada. Esta informação é obrigatória;

• Data inicial: informe uma data inicial de filtragem dos orçamentos configurados;

• Data final: informe uma data final de filtragem dos orçamentos configurados;

• Entidade: informe uma entidade (pessoa) que foi usada na configuração do orçamento e se quer usá-lo na filtragem. Este preenchimento não é obrigatório;

• Recurso: informe um recurso que foi usado na configuração do orçamento e se quer usá-lo na filtragem. Este preenchimento não é obrigatório;

• Representante: informe um representante que foi usada na configuração do orçamento e se quer usá-lo na filtragem. Este preenchimento não é obrigatório;

• Centro de Custos: informe um centro de custo que foi usada na configuração do orçamento e se quer usá-lo na filtragem. Este preenchimento não é obrigatório;

• Local de Escrituração: selecione o local de escrituração que deseja usar na filtragem do orçamento. Esta informação é obrigatória;

• Classe do Plano de Contas: selecione a pasta do plano de contas usado na configuração do plano de contas. Esta informação é obrigatória;

• Conta inicial: selecione a conta inicial a partir de onde serão filtrados os movimentos orçamentários que se quer manusear. Caso não seja preenchido, o processo entenderá que todas as contas configuradas pelo processo de orçamento deve ser visualizado;

• Conta final: selecione a conta final até onde serão filtrados os movimentos orçamentários que se quer manusear. Caso não seja preenchido, o processo entenderá que todas as contas configuradas pelo processo de orçamento deve ser visualizado.

Preenchidas as informações das variáveis, o usuário deve clicar no linque “Consulta Lançamentos”. Será exibida nova tela com as informações filtradas e solicitando confirmação de qual operação o usuário deseja realizar.

O usuário deve informar o parâmetro “Classe de Orçamento Destino” e clicar em um dos 2 linques existentes:

• Transferir Orçamentos: deve ser selecionada esta opção se o usuário deseja mover o orçamento da pasta original para a pasta destino. Neste caso, a pasta original perderá os valores orçados anteriormente, pois os mesmos serão migrados para o destino;

• Copiar Orçamentos: deve ser selecionada esta opção se o usuário quiser preservar o orçamento anterior da origem, mas quer uma cópia do mesmo na pasta de orçamento destino.

RELATÓRIOS

Relatório Programação Orçamentária

O objetivo deste relatório é o de permitir a conferência dos valores lançados em cada orçamento. Este relatório está localizado em Contabilidade/Orçamentos.

O usuário fará a filtragem das informações desejadas pelo preenchimento das seguintes variáveis:

• • Classe de Orçamento: selecione a pasta de orçamento que será filtrada. Esta informação é obrigatória;

  • Entidade: informe uma entidade (pessoa) que foi usada na configuração do orçamento e se quer usá-lo na filtragem. Este preenchimento não é obrigatório;

  • Recurso: informe um recurso que foi usado na configuração do orçamento e se quer usá-lo na filtragem. Este preenchimento não é obrigatório;

  • Representante: informe um representante que foi usada na configuração do orçamento e se quer usá-lo na filtragem. Este preenchimento não é obrigatório;

  • Centro de Custos: informe um centro de custo que foi usada na configuração do orçamento e se quer usá-lo na filtragem. Este preenchimento não é obrigatório;

  • Local de Escrituração: selecione o local de escrituração que deseja usar na filtragem do orçamento;

  • Exibir Entidade, Exibir Recurso, Exibir Representante, Exibir Centro de Custos, Exibir Local de Escrituração: marque alguma destas opções somente se o orçamento tiver sido criado com o uso de alguma das dimensões e se quiser destacar sua apresentação;

  • Ordem: esta variável é usada para informar a ordem de apresentação das dimensões selecionadas no parâmetro anterior;

  • Data inicial: informe uma data inicial de filtragem dos orçamentos configurados;

  • Data final: informe uma data final de filtragem dos orçamentos configurados;

  • Classe do Plano de Contas: selecione a pasta do plano de contas usado na configuração do plano de contas. Esta informação é obrigatória;

  • Conta inicial: selecione a conta inicial a partir de onde serão filtrados os movimentos orçamentários que se quer manusear. Caso não seja preenchido, o processo entenderá que todas as contas configuradas pelo processo de orçamento devem ser visualizadas;

  • Conta final: selecione a conta final até onde serão filtrados os movimentos orçamentários que se quer manusear. Caso não seja preenchido, o processo entenderá que todas as contas configuradas pelo processo de orçamento devem ser visualizadas;

  • Conta contra-partida: selecione a conta de contra-partida de orçamento, caso se deseje;

  • Ordenar por: selecione o agrupamento padrão de apresentação do relatório, de acordo com as opções disponíveis.

Preenchidas as variáveis, o usuário deve clicar no linque Executar.

Execução Orçamentária

O objetivo deste relatório é o de realizar uma comparação simples entre os valores orçados em um mês e o que foi realizado na contabilidade societária. Este relatório está localizado em Contabilidade/Orçamentos.

Para emitir o relatório, o usuário deverá preencher as variáveis da tela inicial que identificarão o orçamento e filtrarão as informações desejadas. Abaixo a descrição das variáveis:

• • Classe de Orçamento: selecione a pasta de orçamento que será filtrada. Esta informação é obrigatória;

  • Classe do Plano de Contas: selecione a pasta do plano de contas usado na configuração do plano de contas;

  • Conta inicial: selecione a conta inicial a partir de onde serão filtrados os movimentos orçamentários que se quer manusear. Caso não seja preenchido, o processo entenderá que todas as contas configuradas pelo processo de orçamento devem ser visualizadas;

  • Conta final: selecione a conta final até onde serão filtrados os movimentos orçamentários que se quer manusear. Caso não seja preenchido, o processo entenderá que todas as contas configuradas pelo processo de orçamento devem ser visualizadas;

  • Entidade: informe uma entidade (pessoa) que foi usada na configuração do orçamento e se quer usá-lo na filtragem. Este preenchimento não é obrigatório;

  • Recurso: informe um recurso que foi usado na configuração do orçamento e se quer usá-lo na filtragem. Este preenchimento não é obrigatório;

  • Representante: informe um representante que foi usada na configuração do orçamento e se quer usá-lo na filtragem. Este preenchimento não é obrigatório;

  • Centro de Custos: informe um centro de custo que foi usada na configuração do orçamento e se quer usá-lo na filtragem. Este preenchimento não é obrigatório;

  • Local de Escrituração: selecione o local de escrituração que deseja usar na filtragem do orçamento;

  • Exibir Entidade, Exibir Recurso, Exibir Representante, Exibir Centro de Custos, Exibir Local de Escrituração: marque alguma destas opções somente se o orçamento tiver sido criado com o uso de alguma das dimensões e se quiser destacar sua apresentação;

  • Ordem: esta variável é usada para informar a ordem de apresentação das dimensões selecionadas no parâmetro anterior;

  • Data Base: informe uma data de referência de filtragem dos orçamentos configurados. Esta data será usada para exibição dos valores comparativos do respectivo mês e o acumulado até o mês;

  • Apenas Contas com Movimentações: este parâmetro permite a visualização de contas que contenham movimentação, exclusivamente, se estiver marcado;

  • Apresenta Centavos: selecione alguma das opções existentes neste parâmetro somente se quiser a visualização dos valores de orçamento divididos por múltiplo de 10.

Preenchidas as variáveis, o usuário deve clicar no linque Executar.

Balanço e Balancete

O relatório Balanço e Balancete, estudado no capitulo 2, também pode ser usado para exibição dos valores orçados, fazendo-se a comparação deles com o realizado. Para tanto, o usuário precisará atentar para o preenchimento de algumas variáveis da tela, direcionando a forma da comparação e especificando qual orçamento será exibido.

Abaixo destacamos as variáveis que devem ser preenchidas para que a exibição seja atendida:

• • Apresentação dos Valores: o usuário deverá selecionar uma das opções de apresentação com comparação para que a exibição do orçamento seja ativada. Habitualmente, é selecionado a opção “Comparativo de Valores; apenas diferenças; excluindo zerados”, visto que os orçamentos normalmente representam valores de movimentação do mês;

  • Tipo de Comparação: variável ativada apenas se o usuário selecionar alguma das opções de comparação na variável Apresentação dos Valores. Apresenta a opção de comparação de valores entre: semanas, quinzenas, meses, trimestres e anos;

  • Classe do Orçamento: variável usada para filtrar a pasta de orçamento cujos saldos se deseja exibir comparativamente ao realizado.

Informadas as variáveis da tela, atentando-se especialmente para as que comentamos acima, o usuário deverá executar o relatório e verificar o resultado.