13- Exemplos e recomendações

BAIXA DE PEDIDOS

O usuário que irá configurar a automação da baixa de pedido deverá observar alguns cuidados antes de iniciar sua configuração, a saber:

• Mapear as operações fiscais e não fiscais que a empresa trabalha ou venha a trabalhar para identificar as classes de pedidos que devem ser usadas nas configurações. Classes que não irão ser operadas pela empresa devem ser ocultas da visão dos usuários para restringir o acesso e facilitar a utilização das que ficam visíveis;

• Verificar se a operação de pedido gera ou não título no financeiro. Caso gere, deverá lembra-se de configurar a correspondente regra de baixa de título, além de prever possível utilização das regras de adiantamentos de títulos;

• Verificar quais operações de pedido podem ter a respectiva devolução registrada no sistema. As regras contábeis das devoluções devem ser previstas da mesma forma que a operação normal. Se a classificação contábil do grupo de lançamento da operação de devolução for a mesma da operação normal invertendo-se o débito e o crédito, não há necessidade de criar grupos de lançamentos novos; pode-se usar o mesmo da operação original. Caso a classificação contábil seja distinta, o usuário deve criar novo grupo de lançamentos para uso na regra da devolução. O grupo de lançamentos para uso específico na devolução deverá ter o campo multiplicador preenchido com -1 (no débito e no crédito) para anular o efeito dos sinais negativos da operação de pedido;

• A partir da versão 2011 não é necessário criar regra para identificação das operações de notas canceladas. Houve uma alteração profunda na sistemática deste registro e seus itens não mais serão deletados do lançamento de pedido. O sistema irá ignorar a existência dos pedidos cancelados, embora eles existam e sejam exibidos nos livros fiscais;

• A partir da versão 2011 o cancelamento de saldo de pedidos poderá gerar ou não um novo pedido para restituição de valor ao cliente ou fornecedor. Isto acontece somente se o pedido teve cancelamento de saldo superior ao valor do adiantamento financeiro realizado. Por exemplo: um pedido possuía o valor de R$ 1000,00, teve um adiantamento financeiro de R$ 800,00, mas ocorreu um cancelamento de R$ 400,00. Note que o saldo de pedido não baixado e não adiantado era de R$ 200,00 (1000,00 – 800,00) e era previsto que se baixasse o pedido ou se cancelasse o seu saldo (por conta de desistência) até o limite de R$ 200,00. Como o cancelamento de saldo foi superior ao saldo existente (400,00 – 200,00), o sistema criará um pedido suplementar para restituir essa diferença ao cliente ou fornecedor. Se a operação original era de entrada, o pedido suplementar terá classe Prov Rec Canc Saldo. Se a operação original era de saída, o pedido suplementar terá a classe Prov Desp Canc Saldo. Em ambas as operações, o recurso será “Cancelamento de Saldo de Saldo”. Essa restituição terá de ser prevista pelo usuário através de regras contábeis de baixa de pedido e baixa de título;

• Verificar se a classificação contábil da operação necessita de alguma informação dos títulos gerados pelo lançamento do pedido para decidir onde será configurada a nova regra: Regras Contábeis para Pedidos Aprovados e Baixas de Pedidos (se não necessitar de informações dos títulos) ou Regras Contábeis para Títulos de Pedidos Aprovados e Baixas de Pedidos (se necessitar de informações dos títulos);

• A previsão de regras na modalidade de configuração de Regras Contábeis para Pedidos Aprovados e Baixas de Pedidos é obrigatória e a modalidade Regras Contábeis para Títulos de Pedidos Aprovados e Baixas de Pedidos é facultativa. Caso haja necessidade de configuração de regras ou Regras Contábeis para Títulos de Pedidos Aprovados e Baixas de Pedidos, o usuário deverá criar regra na primeira modalidade para a contabilização dos tributos, deixando a contabilização da segunda modalidade com a classificação da operação principal.

• Os grupos de lançamentos indicados em cada regra devem prever também o lançamento dos tributos da respectiva operação. Por exemplo: se for operação de compra de mercadoria, deve prever também o ICMS, ICMS st, etc;

• O usuário poderá usar o filtro do local de escrituração ou do estabelecimento sempre que determinado comportamento for específico de um determinado local/estabelecimento. Contudo, deverá filtrar obrigatoriamente qualquer destas informações se a empresa estiver contabilizando mais de uma empresa com planos de contas distintos;

• Se a operação estiver passível de adiantamentos financeiros, a classificação contábil configuradas no grupo de lançamento deverá prever a baixa do respectivo adiantamento de clientes ou fornecedores.

A ilustração acima indica uma regra destinada à compra de material secundário para industrialização, sendo o material estocado na empresa. A mesma possui um único grupo de lançamentos que está contemplado o registro contábil de seus tributos. O usuário poderia desmembrar os lançamentos dos tributos em outro grupo de lançamento para facilitar o compartilhamento deste em outras regras de baixa de pedido. Como sugestão adicional, sugerimos utilizar o filtro dos tipos de documento para restringir erros de digitação dos usuários.

A ilustração abaixo mostra a regra de venda de mercadoria com emissão de boletos de cobrança. Note que a mesma foi criada na modalidade “Regras Contábeis para Títulos de Pedidos Aprovados e Baixas de Pedidos” porque era necessário definir em qual carteira de cobrança seria cobrado o valor do título financeiro. A mesma lógica se aplicaria às vendas com cheque e cartão.

Fretes

O usuário que irá configurar a automação do adiantamento de título deverá observar alguns cuidados antes de iniciar sua configuração, a saber:

• As operações com fretes é uma particularidade da configuração das baixas de pedido, razão porque são configuradas na opção “Regras Contábeis para Pedidos Aprovados e Baixas de Pedidos”;

• As operações com fretes devem prever basicamente 2 situações: a hipótese do frete ser despesa da empresa; a hipótese do frete ser custo da empresa;

• A hipótese do frete que servir como despesa da empresa deve ter configuração normal no preenchimento dos filtros da regra. Normalmente, são preenchidos os filtros: Classe da Operação, Classe Contábil para Recurso, Classe Contábil para Núcleo e Classe Contábil para Loc Escrituração;

• A hipótese do frete que servir como custo da empresa deve ter a mesma configuração da que servir para frete com despesa e também os filtros adicionais: Classe operação Origem, Classe Contábil para Recurso Origem, Classe Contábil para Núcleo Origem;

• O usuário poderá criar quantas regras de frete como custo em função dos tipos de notas fiscais assessoradas pelo frete. Por exemplo: se existirem fretes para material de embalagem, matéria prima e material secundário, existirá regra que contemple frete dessas 3 situações;

• O valor do frete será rateado automaticamente entre as regras que previrem o frete como custo de cada situação distinta, na proporção das notas assessoradas. Por exemplo: se o frete está assessorando notas de embalagem e matéria prima, o frete terá o valor distribuído na proporção dos valores das notas assessoradas.

Acima ilustramos uma regra de frete assessorando aquisição de matéria prima numa compra para industrialização.

Não Contabilize

Por vezes é necessária criar alguma regra contábil de baixa de pedido para prever uma situação que não se quer ou não se pode contabilizar. Isto é comum ocorrer no tratamento de alguns grupos de contas do plano, como exemplo: despesas trabalhistas, despesas financeiras, despesas tributárias e receitas financeiras.

Nestes casos, deseja-se apenas o registro contábil da liquidação financeira do título gerado pela operação, mas não o do registro do lançamento do pedido. Quando há esta necessidade, cria-se um grupo de lançamentos contábeis específico, com o preenchimento de todos os elementos indispensáveis à sua configuração, mas com o uso de uma fórmula de valor “Valor Nulo.ijs”. Não é necessário criar registro de débito e crédito. Um apenas é suficiente com a indicação de qualquer conta do plano.

ADIANTAMENTO DE TÍTULOS

O usuário que irá configurar a automação do adiantamento de título deverá observar alguns cuidados antes de iniciar sua configuração, a saber:

• O sistema considera adiantamento tanto o título de pedido aprovado e não baixado quanto a baixa de título em data anterior a sua respectiva emissão. Assim, por exemplo: se o usuário, por erro operacional, baixa um pedido em 03/11/2011, mas efetua a baixa do título em 30/10/2011, efetuou um adiantamento;

• O usuário deve criar regras para prever adiantamento de clientes e de fornecedores nas situações de operações de compra, venda, e provisões de receita e despesa;

• Havendo vários títulos de adiantamento na mesma data contra o mesmo disponível, todos poderão ser baixados numa mesma operação ou em operações distintas, a critério do usuário. O sistema pesquisará regras para cada título individualmente;

• O grupo de lançamento desta configuração utilizará apenas 1 registro de lançamento, com a conta contábil de adiantamento.

Abaixo ilustramos uma regra de adiantamento de vendas com mercadorias. Observe que não é necessário utilizar muitas opções de filtragem para identificar a operação de adiantamento, pois os grupos de contas que fazem este registro são bastante restritos no plano. O que pode ser feito pelo usuário é a restrição das situações passíveis de receber adiantamento como forma de evitar erro operacional dos usuários do setor financeiro em querer baixar título de adiantamento pensando estar baixado títulos normais.

BAIXA DE TÍTULOS

O usuário que irá configurar a automação da baixa de título deverá observar alguns cuidados antes de iniciar sua configuração, a saber:

• Esta opção de configuração se aplica à baixa normal de títulos de pedidos baixados, tanto integral quanto parcial. Não há diferença de configuração de regras de baixa integral e parcial;

• O usuário deve prever a configuração de regras de baixa de título normal e de sua respectiva devolução. O usuário deve se recordar que, na devolução de pedido, o sistema gera títulos de estorno para serem confrontados com outros títulos da mesma pessoa, amortizando a liquidação final;

• Havendo muitos títulos para liquidar na mesma data, o usuário poderá baixar na mesma operação vários títulos, desde que sejam contra o mesmo disponível. Nesta baixa devem ser incluídos também os títulos de devolução de pedidos. O sistema interpretará a regra de cada título individualmente;

• Recomendamos montar regras prevendo a possibilidade de existir pagamento ou recebimento com encargos. O usuário poderá montar a configuração dos encargos junto ao grupo da liquidação do principal ou em grupos distinto. A melhor prática é a de configurar a liquidação do principal em grupo de lançamento distinto dos encargos, para dar maior flexibilidade no compartilhamento do mesmo grupo entre regras distintas, conforme ilustração abaixo;

• O grupo de lançamentos da liquidação do principal deverá ter apenas 1 registro para representar a conta contábil que será movimentada. A contrapartida dela serão os encargos (definidos num outro grupo de lançamentos) e o disponível, cuja configuração de regra será em agrupamento distinto. O grupo de lançamentos dos encargos deve prever o uso dos juros, multa, acréscimos e descontos;

• O processo de "Estorno de Baixa de Título" é contabilizado com a mesma regra utilizada na contabilização da baixa do título invertendo os sinais do grupo de lançamento contábil vinculado a regra. Esse comportamento poderá ser ligado e desligado da contabilidade via configuração do x-class na classe "Contábeis" (-1894643852. Nesse x-class tem que ajustar o valor da propriedade conforme abaixo: this.contabilizaEstornoBaixaTituloComOperacaoDoTituloDevolvido = true;

MOVIMENTAÇÕES DE DISPONÍVEIS

O usuário que irá configurar a automação da transferência entre disponíveis deverá observar alguns cuidados antes de iniciar sua configuração, a saber:

• As regras de movimentações de disponíveis devem ser criadas para contemplar tanto a possibilidade de uso em operações de transferência entre disponíveis quanto de liquidações de títulos. Assim, normalmente são criados pares de regras desta modalidade para contemplar as 2 hipóteses de uso;

• Os grupos desta modalidade só devem ter um único registro de configuração de conta contábil para identificação do disponível. Na configuração deste grupo, o usuário não poderá modificar o conteúdo do parâmetro “sinal”, que estará permanentemente configurado para a opção “débito”. Isto é intencional. A configuração será única no que refere ao status da conta no lançamento; o débito ou crédito na movimentação contábil dependerá apenas do sinal que a operação de disponível terá em função de receber (debitar) ou pagar (creditar) um valor financeiro;

• Normalmente, o grupo de lançamentos desta modalidade usará fórmula de valor entitulada “Valor.ijs”, A qual contempla os valor geral da operação (principal e encargos);

• Para configurar regra para contemplar transferência entre disponíveis, deverá selecionar o parâmetro “Classe operação Origem” com o conteúdo “Movimentação de Disponíveis”. Para configurar regra para uso apenas em baixas de títulos, deverá selecionar o parâmetro “Classe operação Origem” com o conteúdo “Títulos” ou alguma classe (pasta) filha desta, em função da necessidade de se criar configurações distintas para o pagamento ou o recebimento. Se a configuração da liquidação do título for única, a classe selecionada deverá permanecer com o conteúdo “Títulos”, conforme já comentado.

Na ilustração acima, o leitor verá regra aplicada à transferência entre disponíveis.

Na ilustração acima, o leitor verá regra aplicada à liquidação de títulos, independentemente deste ser a pagar ou a receber.

Mútuo

O usuário que irá configurar a automação do mutuo deverá observar alguns cuidados antes de iniciar sua configuração, a saber:

• • A configuração do mutuo é uma particularidade da configuração da movimentação de disponíveis. Logo, será configurada na mesma modalidade desta;

  • A movimentação de mutuo é completamente dependente da forma como a movimentação financeira é gravada no sistema e da utilização de empresas distintas na movimentação desta natureza. O mutuo contábil só pode ser automatizado se o mutuo financeiro estiver habilitado na base de dados. Para verificar se o mutuo financeiro está ativado, o usuário deverá consultar o processo “Propriedades Financeiras”, localizado em Financeiro/Configurações e Manutenções / Configurações Financeiras. Haverá um parâmetro chamado “Ativa Mutuo” que, se estiver ativado, indica que o mutuo financeiro está habilitado na base;

  • A habilitação da propriedade do mutuo financeiro só deve ser implementada na base de desenvolvimento do cliente, com a habilitação da chave custom ativada. O processo criará um script entitulado “9999 Alteração de Configuração custom.ic” localizada na pasta Raiz / Products / INTEQfinance / Configuração. Este script deve ser copiado posteriormente para as bases de homalogação e produção do cliente;

  • A configuração contábil do mutuo deve prever a inter-conexão de uma empresa com todas as demais em funcionamento no mesmo banco de dados. Para tanto, haverá a identificação de cada disponível de mutuo entre as empresas. A quantidade de registros de identificação de mútuos entre empresas será calculada pela seguinte equação: Número de empresas x (Número de empresas - 1). Por exemplo: se existirem 4 empresas no mesmo banco de dados, haverão 8 registros de identificação dos mútuos. Hipoteticamente, suponha as empresas A, B, C e D, teríamos as seguintes identificações:

• • Para cada uma das identificações de mutuo, o usuário deverá criar um disponível no cadastro Disponíveis, localizado em Financeiro/Cadastros. Neste processo, o usuário deve acessar a classe (pasta) Mútuos e cadastrar as identificações de mútuos calculadas pela equação do item anterior;

  • Para os cadastros de mútuos criados no cadastro de disponíveis, haverá necessidade de se criar classes contábeis para uso como filtro destes. A quantidade de filtros de mútuo a serem criados é exatamente igual à quantidade de empresas. Estes filtros devem ser criados como filhos da pasta Classes Contábeis para Disponíveis. Como sugestão de organização, recomendamos a criação de uma pasta agrupadora chamada Mútuos e, dentro desta, os filtros de mútuo de cada empresa. Por exemplo, seriam criados: Mutuo empresa A, Mútuo empresa B, Mútuo empresa C, Mútuo empresa D;

  • Os disponíveis criados e as classes contábeis devem ser vinculadas no processo Classes Contábeis, localizada em Contabilidade / Configurações e Manutenções / Configurações Contábeis. Por exemplo: o filtro Mútuo da empresa A deveria ser vinculado aos disponíveis: Mútuo de A para B, Mútuo de A para C e Mútuo de A para D. O mesmo procedimento deveria ser feito com os demais filtros;

  • O plano de contas das empresas contempladas por esta configuração deve possuir agrupamentos de contas no ativo e no passivo para receber estas operações. Por exemplo: a empresa A deveria ter 3 contas de ativo para os mútuos e o passivo teria outras 3 contas. Cada conta indica o mutuo da empresa corrente com as demais. Por exemplo: no ativo haveriam as contas: Mutuo de A para B, Mutuo de A para C, Mutuo de A para D. No passivo, haveria outras 3 contas com as mesmas descrições. Estas 6 contas devem ter o campo “Entidade Associada” do plano vinculado aos respectivos disponíveis de mútuo. Isto servirá para identificação correta da pesquisa da conta a ser usada;

  • O usuário criará regras para contemplar os mútuos das empresas sempre em pares, para atender a necessidade de liquidação de títulos e da transferência de disponíveis. Logo, haverão 2 regras para o mútuo de cada empresa. Estas regras terão um único grupo de lançamentos de mútuo da respectiva empresa;

  • O usuário criará um grupo de lançamentos para o mútuo de cada empresa. Se, por exemplo, existirem 4 empresas, serão 4 grupos. Cada grupo terá 2 registros de configuração: um que utiliza a conta de mutuo do ativo e outro do passivo. A fórmula de valor do registro que configurar o mutuo do ativo será “Valor Mútuo Débito.ijs”. A fórmula de valor do registro que configurar o mútuo do passivo será “Valor Mútuo Crédito.ijs”.

A ilustração acima mostra uma configuração de mutuo da empresa A para liquidar títulos. O usuário criará outra para contemplar também a transferência entre disponíveis.

A ilustração acima mostra uma configuração de grupo de lançamentos do mutuo da empresa A, com as contas de mutuo de ativo e passivo.

NEGOCIAÇÃO FINANCEIRA

O usuário que irá configurar a automação da negociação financeira deverá observar alguns cuidados antes de iniciar sua configuração, a saber:

• A negociação financeira supõe a negociação de títulos ou saldos de pessoas (geralmente cliente ou fornecedores) por outros títulos com parcelamento, prazo e valores distintos dos originais;

• A negociação supõe que a operação está sendo realizada entre documentos (títulos ou saldo financeiro) pertencentes à mesma empresa, embora de filiais distintas e relativas à mesma pessoa;

• A negociação pode contemplar acréscimo de juros, multa, acréscimos ou descontos, e também adicionais negociados. O valor dos juros, multa, acréscimos e descontos são indicados nos títulos negociados. O valor do adicional negociado é informado no cabeçalho da negociação de dívida;

• A negociação é uma operação híbrida que envolve a geração de pedido, liquidação de títulos e transferência entre disponíveis. A realização deste conjunto de operações é transparente ao usuário que visualiza apenas o início do processo (títulos ou saldo para negociar) e o final do processo (títulos novos pendentes);

• Abaixo ilustramos uma negociação de títulos a receber na qual 2 títulos que possuem juros (em verde) são substituídos por outros 2 títulos com valores distintos (em lilás). O processo cria um pedido de negociação (em branco) o qual gera títulos novos (lilás) e de contrapartida (azul). Em seguida, o processo baixa os títulos negociados (verde) e de contrapartida (azul) contra um disponível interno (amarelo). O disponível interno chama-se “Movimentações Internas” e é padrão do sistema;

• A configuração da negociação deve ser realizada nas opções de regra e grupo específicas. Nas regras, devem ser usadas as opções: Negociação Financeira de Baixas de Títulos, Negociação Financeira de Mov de Disponíveis. A configuração da regra para o pedido de negociação financeira deve ser criado em Regras Contabeis para Pedidos Aprovados e Baixas de Pedidos;

• Normalmente, as regras da negociação têm o seguinte comportamento:

  • A regra do pedido da negociação financeira não contabiliza;

  • A contabilização dos títulos da negociação contemplam os encargos (juros, multa, acréscimo e descontos) e prevêem o débito e crédito, de modo integral, diferentemente da configuração de uma baixa de título comum que prevê somente débito ou crédito;

  • A contabilização da movimentação do disponível da negociação prevê a contabilização do adicional negociado, o qual é criado por maio de uma transferência entre disponíveis, dos quais um é o disponível padrão do sistema (Movimentações Internas) e o outro é o cliente ou fornecedor da operação. É mais prático configurar a regra da transferência da pessoa contemplando débito e crédito e deixar todas as demais sem contabilização.

Acima o leitor verá uma regra de baixa de título para a negociação financeira. Observe que foram acrescido grupos que contemplam apenas os encargos.

Acima o leitor vê uma regra de movimentação de disponível da negociação, criada para contemplar a transferência entre disponíveis de pessoas (fornecedores ou cliente) visto que não filtramos o disponível correspondente à movimentação interna.

Acima o leitor vê uma regra de movimentação de disponível da negociação, criada para contemplar a transferência entre disponíveis de movimentação interna.

BAIXA DE REQUISIÇÕES

O usuário que irá configurar a automação da baixa de requisição deverá observar alguns cuidados antes de iniciar sua configuração, a saber:

• A contabilização deve contemplar tanto as operações com depreciação quanto com as situações do inventário e consumo de materiais de forma geral;

• Caso a empresa não use este modalidade de operação ou não queira contabilizar, por qualquer motivo, deverá criar uma regra geral para não contabilizar. Neste caso, deve-se usar um grupo de lançamento específico que utilize a fórmula de valor nulo;

• O grupo de lançamento da requisição deve contemplar apenas um registro de débito ou crédito, pois sua contrapartida será configurada nas opções de movimentação de depósitos. Este comportamento é similar à configuração da baixa de título.

Acima o leitor vê uma regra para contemplar a depreciação de máquinas e equipamentos.

MOVIMENTAÇÕES DE DEPÓSITOS

O usuário que irá configurar a automação da movimentação de depósitos deverá observar alguns cuidados antes de iniciar sua configuração, a saber:

• A operação com movimentação de depósitos prevê a situação de liquidação das operações de requisição e também da transferência entre depósitos;

• Caso a empresa não use este modalidade de operação ou não queira contabilizar, por qualquer motivo, deverá criar uma regra geral para não contabilizar. Neste caso, deve-se usar um grupo de lançamento específico que utilize a fórmula de valor nulo;

• A configuração de grupo desta modalidade deve conter apenas o registro de um débito, utilizando apenas uma conta contábil. A diferenciação entre débito e crédito no movimento contábil será controlada pelo sinal da própria operação de baixa ou transferência;

• A configuração da regra contábil de movimentação de depósitos para contemplar a situação de transferência entre depósitos deve ter o parâmetro “Classe Operação Origem” sem preenchimento. A configuração da regra contábil de movimentação de depósitos para contemplar a situação de baixa de requisição deve ter o parâmetro “Classe Operação Origem” preenchida com a classe da requisição que se deseja configurar.

A figura acima exibe uma configuração de movimentação de depósito para baixar as operações de depreciação, as quais são criadas pelo módulo patrimonial como baixa de requisições.

MAPA RESUMO

O usuário que irá configurar a automação de mapa resumo deverá observar alguns cuidados antes de iniciar sua configuração, a saber:

• A operação de mapa resumo é criada pelos caixas de frente de loja ao realizarem a redução Z de seus equipamentos;

• Na contabilidade, é disponibilizada 2 opções de regras e grupos para realizar a configuração. São elas: Regras Contábeis para Mapa Resumo, Regras Contábeis para Títulos do Mapa Resumo. A opção pelo uso de uma ou outra é diretamente relacionado à estrutura do plano de contas, da mesma forma que o registro das vendas pela operação de pedidos, com emissão da nota fiscal;

• São configuradas na opção “Regras Contábeis para Mapa Resumo” as operações que não precisarem desmembramento em função da forma de pagamento do cliente (condição de negociação), com detalhamento de cheques, cartões, boletos, etc. Se houver esta necessidade, o usuário usará a opção “Regras Contábeis para Títulos do Mapa Resumo” que disponibiliza elementos de filtragem dos títulos e pedidos simultaneamente;

• Se houver necessidade de configuração de regra na modalidade “Regras Contábeis para Títulos do Mapa Resumo”, o usuário deverá configurar também a opção “Regras Contábeis para Mapa Resumo” para contabilizar os tributos, visto ser esta modalidade obrigatória enquanto a outra é facultativa.

A figura acima mostra uma configuração de regra para mapa resumo.