Manual de baixa de pedido

Introdução

Este manual tem como objetivo apresentar o conceito do processo de baixa de pedido.

Cadastros

Para realizar a baixa do pedido é necessário que seja realizado o cadastro de tipos de documentos de baixas de pedidos ou provisões. Apesar de existir outros tipos de documentos no sistema (tipos de documentos de títulos, por exemplo), a baixa de um pedido só é possível quando indicado um da classe "tipos de documentos de baixas de pedidos ou provisões" ou suas filhas. Isso evita duplicidade de numerações e preenchimento indevido de outro tipo de documento incoerente com a baixa de pedido.

Baixa de pedido

O processo de baixa de pedido é utilizado para realizar a efetivação total ou parcial dos pedidos de entrada aprovados. Os pedidos de entradas quando são baixados criam lançamentos de entrada nos depósitos (estoques) da empresa automaticamente. Um pedido só poderá ser baixado quando este estiver aprovado e não poderá ser realizado a edição do pedido após a sua baixa, garantindo a integridade das operações.

O processo de baixa de pedido está localizado em: bematech > Compra > Pedido > Baixa de Pedido de Entrada. Este processo poderá ter dois tipos de layout:

• • Normal: No layout normal os itens da baixa são apresentados para cada recurso e este não são agrupados pelas características de cor, tamanho e material.

  • Grade: No layout em grade é possível a criação de baixa onde os itens são disponibilizados em formato de grade. Este formato poderá ser utilizado para recursos que possuem uma denominação comum e que se distinguem a partir de um conjunto de características como tamanho, cor e material. Para estes recursos, a forma de apresentação em grade oferece uma interação mais natural, pois os itens da baixa são visualizados em um formato que representa muito bem como estes recursos são manipulados na prática. Desta forma, para calçados e vestuário, por exemplo, a baixa do pedido de compra fica muito mais fácil e intuitivo de ser emitida.

No processo de baixa de pedido é possível realizar a emissão da nota fiscal eletrônica. Para que seja possível realizar a emissão da nota é necessário realizar os seguintes cadastros: terminais de faturamento, numeradores de notas fiscais, numerador de formulário de segurança para DANFE, numeradores SCAN, pedido para aquisição de formulário de segurança e impressoras DANFE.

No processo de baixa de pedido uma vez emitida a nota fiscal, esta não poderá ser alterada. A alteração da baixa do pedido só será possível caso a nota fiscal não tenha sido emitida. O bloqueio dos campos da baixa não tem impacto sobre o reprocessamento fiscal e de comissão, ou seja, por mais que a baixa tenha a nota fiscal eletrônica emitida, o sistema possibilitará realizar o reprocessamento da comissão e fiscal. Da mesma forma, não é possível excluir uma baixa que teve nota fiscal eletrônica emitida. A exclusão só é possível nos casos em que a baixa do pedido não teve nota fiscal eletrônica emitida. (em atualização)

É possível para o Sistema bematech informar a chave de acesso na baixa de pedido de devolução de saída. Caso a nota tenha sido emitida pelo sistema, não será possível realizar alteração da chave de acesso. Pode acontecer de a empresa vender para um revendedor um certo lote de recursos, sendo que, já de comum acordo pré estabelecido, é permitido que o revendedor devolva as mercadorias que não foram vendidas por ele em um determinado período. Ao retornar para a empresa, as mesmas mercadorias vêm com um documento emitido pelo revendedor. Essa nova chave de acesso, então, é informada na baixa de devolução do pedido de saída.

No sistema BERP o campo Emissão da baixa do pedido de entrada pode ser preenchido automaticamente pelo sistema ou não. Desta forma, é possível realizar no cadastro de Configuração da Classe Pedidos ou Provisões a configuração Desabilita Preenchimento da Data de Emissão na Baixa. Caso seja realizada a configuração com a opção Sim, ao realizar a baixa de pedido, o sistema não irá realizar o preenchimento da data de emissão com a data atual e será solicitado que o usuário informe esta, evitando assim erros operacionais pelo usuário. Caso seja realizada a configuração com a opção Não ou em branco, ao realizar a baixa do pedido, o sistema irá preencher a data de emissão com a data atual. Essa configuração será válida para baixa de pedido e pedido novo com baixa automática das classes de Gastos e Provisão de Despesa. No caso da baixa de pedido de devolução o sistema continuará preenchendo a data de emissão com a data atual.

Existe a possibilidade de restringir a busca de pedidos pendentes, baixas e pré-baixas efetivadas pelo Estabelecimento do usuário logado. Se restringido, serão apresentados somente os pedidos pendentes, baixas e pré-baixas realizadas para o Estabelecimento informado no cadastro do usuário logado.

Caso seja preenchido um determinado Estabelecimento no cadastro do usuário, o Sistema exibirá somente pedidos pendentes, baixas e pré-baixas realizadas para o Estabelecimento em questão. Caso o usuário precise visualizar mais um um Estabelecimento no processo de Baixa de Pedido, o campo Estabelecimento no cadastro do usuário deverá ficar sem preenchimento, em branco.

No processo de baixa de pedido foi criado o campo data de agendamento que este tem como objetivo apresentar a data de entrega acordada entre a expedição e o comprador nos pedidos de saída, ou a data de agendamento de entrega acordada entre o fornecedor e o setor de compras nos pedidos de entrada.

Nas operações existe o conceito de outras despesas acessórias que são os valores que devem ser somados ao valor total do documento fiscal, porém não possuem campo próprio para o destaque destes na nota, sendo apresentado no campo outras despesas acessórias. O campo outras despesas acessórias do pedido é composto pelo somatório dos valores de acréscimo de cabeçalho da operação, acréscimo de item, acréscimo de negociação, PIS ST, COFINS ST e o ICMS ST devolução. Desta forma, quando for realizado uma operação que possua as informações de acréscimo de cabeçalho da operação, acréscimo de item, acréscimo de negociação, PIS ST e COFINS ST, o sistema irá preencher o valor das outras despesas acessórios como somatório destes campos.

Variáveis de Pesquisa

No processo Baixa de Pedido de Entrada existe uma grade denominada "Variáveis", nesta grade poderemos realizar a busca dos pedidos pendentes de baixa, das baixas e pré-baixas realizadas.

Existem campos filtros e checkbox destinados à pesquisa, seguem estes com sua respectiva função:

-Chaves de Criação: Informe uma ou mais chaves de criação para a pesquisa, lembrando que as chaves devem ser separadas por (;) ponto e vírgula ou (,) vírgula.

-Chaves dos Itens: Informe uma ou mais chaves de itens de pedidos para a pesquisa, lembrando que as chaves devem ser separadas por (;) ponto e vírgula ou (,) vírgula.

-Chaves Unificadoras: Informe uma ou mais chaves unificadoras para a pesquisa. A chave unificadora é gerada através do processo 'Geração Múltipla de Pedido em Grade'. A chave unificadora assume um mesmo valor para cada um dos pedidos gerados simultaneamente.

-Classes de Pedido: Informe uma ou mais classes de itens para a pesquisa.

-Número: Informe o número da baixa de pedido ou provisão que deseja abrir.

-Origem Transferência Vinculada: Informe a opção para filtro dos pedidos origem de transferência vinculada: Sem Transferência Vinculada, Com Transferência Vinculada, Todos

-Transferência Vinculada: Informe a opção para filtro dos pedidos de transferência vinculada: Sem Pedido Origem, Com Pedido Origem, Todos

-Local de Escrituração: Informe o local de escrituração para a pesquisa.

-Estabelecimento: Informe o estabelecimento para a pesquisa.

-Local de Entrega: Informe o local de entrega para a pesquisa.

-Núcleo: Informe o núcleo dos itens para a pesquisa.

-Classe de Núcleo: Informe a classe dos núcleos dos itens para a pesquisa.

-Pessoa: Informe a pessoa para a pesquisa.

-Checkbox Incluir Pessoas do Grupo: Informe se a pesquisa deve considerar pessoas do grupo da Pessoa informada.

-Representante: Informe o represetante para a pesquisa.

-Aprovador: Informe o aprovador para a pesquisa.

-Uf: Informe a Uf da pessoa para a pesquisa.

-Recursos: Informe um ou mais recursos para a pesquisa.

-Classes de Recurso: Informe uma ou mais classes de recursos para a pesquisa.

-Lotes: Informe um ou mais lotes de recursos para a pesquisa.

-Referência Fabricante: Informe as referências do fabricante dos recursos para a pesquisa. A informação da referência do fabricante está configurada dentro do cadastro do recurso.

-Emissão Inicial: Informe a emissão inicial do perído para a pesquisa.

-Emissão Final: Informe a emissão final do período para a pesquisa.

-Prog Entrega Inicial: Informe a programação inicial do período para a pesquisa.

-Prog Entrega Final: Informe a programação final do período para a pesquisa.

-Aprovação Inicial: Informe a aprovação inicial do período para a pesquisa.

-Aprovação Final: Informe a aprovação final do período para a pesquisa.

-Ch.Criação do Pedido da Transferência: Informe a chave de criação da transferência para consultar o pedido que originou a operação de transferência do local de escrituração da transferência para o local de escrituração do pedido.

-Emissão Inicial: Informe a data de emissão inicial do pedido para consultar as transferências originadas pelo pedido do local de escrituração da transferência para o local de escrituração do pedido.

-Emissão Final: Informe a data de emissão final da transferência para consultar o pedido que originou a operação de transferência do local de escrituração da transferência para o local de escrituração do pedido.

-Classe Transferência: Informe as classes da transferência para consultar o pedido que originou a operação de transferência do local de escrituração da transferência para o local de escrituração do pedido.

-Ch Criação do Pedido Origem da Transferência: Informe a chave de criação do pedido para consultar as transferências originadas pelo pedido do local de escrituração da transferência para o local de escrituração do pedido.

-Emissão Inicial: Informe a data de emissão inicial do pedido para consultar as transferências originadas pelo pedido do local de escrituração da transferência para o local de escrituração do pedido.

-Emissão Final: Informe a data de emissão final do pedido para consultar as transferências originadas pelo pedido do local de escrituração da transferência para o local de escrituração do pedido.

-Classe Operação: Informe as classes do pedido para consultar as transferências originadas pelo pedido do local de escrituração da transferência para o local de escrituração do pedido.

-Layout da Baixa: Selecione o tipo de visualização da baixa. Possíveis visualizações: Norma e Em Grade.

-Característica em Grade: Informe a classe de característica do recurso a ser usada para determinar a lista de valores para o campo Valores da Característica em Grade.

Caso a classe de característica informada seja Tamanhos, os valores da característica poderão ser informados através do campo Grade de Tamanhos.

Baixa de Pedido de Entrada em Bloco

Outro processo a partir do qual podem ser realizadas entradas de mercadorias é o Baixa de Pedido de Entrada em Bloco, que tem por diferencial a possibilidade de serem realizadas mais de uma entrada de nota fiscal simultaneamente. O processo está localizado em: bematech > Compra > Pedido > Baixa de Pedido de Entrada em Bloco.

A partir das variáveis deve-se localizar os pedidos para os quais deseja-se realizar as respectivas entradas de notas fiscais.