11- Estrutura da automação

FILOSOFIA DE FUNCIONAMENTO

Para iniciar a configuração da automação, será necessário que o usuário tenha conhecimento do funcionamento das principais modalidades de lançamento do sistema (estudadas no capítulo anterior), dando-lhe condições para identificar seus objetivos e as principais características destas.

Os lançamentos registrados no sistema pelos usuários dos vários setores são simples seleções de itens de vários cadastros e tabelas existentes no sistema, aos quais os usuários adicionam informações de data, quantidade e valor, para representação de cada uma das modalidades estudadas no capítulo anterior. Uma comparação perfeitamente enquadrada neste conceito pode ser feito com a cozinha de um restaurante: o cozinheiro, sempre que precisa criar um prato, junta vários ingredientes numa panela e segue uma receita. Assuma que:

• • O cozinheiro é cada usuário que realiza lançamentos no sistema;

  • O prato é cada modalidade de operação, com seus objetivos definidos através de documentação hábil;

  • Os ingredientes são os itens existentes nos vários cadastros e tabelas do sistema que o usuário seleciona para montar sua operação;

  • A panela é a própria tela de cada tipo de operação;

  • A receita é o objetivo pretendido pelo usuário no registro do lançamento.

A figura abaixo ilustra bem essa utilização de itens de cadastros e tabelas nos lançamentos.

Os elementos contidos em cada operação serão usados como filtros pela automação contábil para se fazer a distinção das operações e se atribuir determinado comportamento de contabilização desejado. Isto é, após o registro de uma operação no sistema, a automação contábil irá verificar as características desta, pesquisar uma regra válida e executar uma configuração de débito e crédito previamente configurada pelo usuário. Tudo o que não estiver previsto em termos de filtragem ou em termos de regras não terão condições de gerar registros automáticos na contabilidade.

Abaixo listamos os passos efetuados pela automação, comentados acima, para perfeito entendimento do leitor:

1. Registro de uma operação pelos vários usuários do sistema;

2. Identificação das principais características da operação pelas configurações da automação contábil;

3. Pesquisa da regra contábil mais analítica e válida para interpretar a operação;

4. Seleção da regra pesquisada;

5. Execução da configuração de débito e crédito que o usuário configurou para escrituração contábil da respectiva operação;

6. Gravação do lançamento contábil interpretado.

O processo de configuração da automação contábil utiliza os seguintes processos:

a) Plano de contas;

b) Filtros responsáveis pela caracterização das operações para perfeita definição de seu objetivo, os quais são conhecidos pelo termo classes contábeis, estudado no próximo capítulo (3.2);

c) Eventos com a definição dos componentes dos lançamentos contábeis (data, conta, histórico, valor, etc), os quais são conhecidos pelo termo grupos de lançamentos, estudado no capítulo 3.3;

d) Regras que agrupam filtros e eventos para correta pesquisa e identificação das operações, as quais são conhecidas pelo termo de regras contábeis, estudadas no capítulo 3.4.

Na ilustração abaixo, resumimos os processos estudados nos capítulos seguintes.

CLASSES CONTÁBEIS

Conceituação de Classes Contábeis

A identificação das principais características das operações é feita pela leitura de alguns itens cadastrais selecionados pelo usuário na confecção do lançamento. Como são muitas as naturezas de elementos pertencentes a estes cadastros e tabelas, realizamos sua interpretação através de uma estrutura de filtros que representa todas as variações de elementos cadastrais, numa forma mais simplificada, chamada de classes contábeis.

A opção de se filtrar as operações através desta representação de classes contábeis surgiu como uma alternativa mais amigável e menos confusa para representar as diferentes naturezas de elementos cadastrais, além de viabilizar tecnicamente um número de combinações mais restrito na mistura dos elementos dos lançamentos para a confecção das regras contábeis.

Para que o leitor passe a ter a noção de quais elementos são usados na filtragem de cada modalidade de lançamento estudada no capítulo 2, passamos a relacionar as opções de filtros disponibilizados no processo de definição das regras

· Pedidos – esta modalidade de operação utiliza como elementos de filtragem apenas o que está digitado na própria operação de pedido ou no documento assessorado pelo frete, quando existir vinculação entre notas fiscais e seus fretes. Seus filtros são:

• • Classe da operação – indicação da classe de pedido usada pelo usuário conforme opções existentes. São exemplos: C p consumo, C Serviço, Prov Desp Diversas, etc;

  • Classe contábil do recurso – indicação do filtro que verifica a natureza do recurso usado pelo usuário que cria a operação;

  • Classe contábil da pessoa – indicação do filtro que verifica a natureza da pessoa usada pelo usuário que cria a operação;

  • Classe contábil do núcleo – indicação do filtro que verifica a natureza do núcleo usado pelo usuário que cria a operação;

  • Classe contábil do local de escrituração – indicação do filtro que verifica o local de escrituração usado pelo usuário que cria a operação;

  • Classe contábil do estabelecimento – indicação do filtro que verifica o estabelecimento usado pelo usuário que cria a operação;

  • Classe contábil do lote – indicação do filtro que verifica a natureza do lote usado pelo usuário que cria a operação;

  • Indicação de ser ou não uma operação de devolução – por padrão, este filtro está desmarcado e aplica-se às operações normais. Quando marcado, indica que se aplicará às operações de devolução;

  • Tipo de operação de pedido – a partir da versão 2011, a empresa poderá contabilizar: as baixas de pedido, as aprovações de pedido ainda não baixadas, e as pré-baixas. Por padrão, só é visível a opção de contabilização da baixa do pedido, sendo as outras 2 opções habilitadas através de parâmetro específico, caso deseje usá-las;

  • Classe da operação de origem – este filtro indica a classe do pedido usada na operação de pedido assessorada por um frete. O preenchimento deste filtro e dos demais que estão listados abaixo só devem ser feitos para a configuração de regras que indicam operação com frete, desde que a empresa opere vinculando estes documentos;

  • Classe contábil do recurso de origem – indica o filtro do recurso existente no pedido assessorado pelo frete;

  • Classe contábil do núcleo de origem – indica o filtro do núcleo existente no pedido assessorado pelo frete.

Cada uma das opções de filtragem comentadas acima estão representadas na figura abaixo, na mesma ordem, que apresenta os parâmetros de filtragem da modalidade de regra entitulada “Regras Contábeis para Pedidos Aprovados e Baixas de Pedidos”.

• Títulos do pedido – esta modalidade de configuração é opcional para a contabilização dos pedidos que mescla elementos de filtragem do pedido que está sendo contabilizado e dos títulos financeiros gerados pelo respectivo pedido. Somente quando o plano de contas exigir um detalhamento por esta modalidade é que o usuário irá utilizar-se desta opção. Por exemplo: se o plano de contas contiver contas de ativo para representação dos valores de venda por cartão, cheque, dinheiro ou boleto se justificará a utilização desta modalidade de configuração. Seus filtros são:

  • Classe da operação – indicação da classe do título (a pagar ou a receber) gerado pelo lançamento do pedido;

  • Classe contábil da pessoa – indicação do filtro de pessoa usado para representar o título financeiro criado pelo pedido;

  • Classe da operação de origem indicação da classe de operação usada pelo usuário para fazer o lançamento do pedido. São exemplos: C p Consumo, C Serviço, Prov Desp Diversas, etc;

  • Tipo do documento do titulo – indicação do filtro usado para representar o tipo de título criado pelo lançamento do pedido. São exemplos: fatura, boleto, cheque, etc;

  • Classe contábil do local de escrituração – indicação da classe contábil que representa o local de escrituração usado no lançamento do pedido;

  • Tipo do documento do pedido – indicação do filtro usado para representar o tipo de documento de pedido lançado pelo usuário. São exemplos: nota fiscal eletrônica, nota de serviço, recibo, etc;

  • Classe contábil da carteira de cobrança - indicação do filtro usado para representar as carteiras de cobrança dos títulos gerados pelo lançamento do pedido;

  • Classe contábil do recurso do pedido – indicação do filtro usado para representar os recursos utilizados no lançamento do pedido;

  • Indicação de ser ou não uma operação de devolução - por padrão, este filtro está desmarcado e aplica-se às operações normais. Quando marcado, indica que se aplicará às operações de devolução;

  • Indicação de ser ou não o título de adiantamento financeiro – indicação da regra se aplicar ou não a um pedido que gerou título de adiantamento financeiro. Estando desmarcado, indica que não se aplicará ao pedido que gerou título de adiantamento financeiro;

  • Tipo de operação de pedido – a partir da versão 2011, a empresa poderá contabilizar: as baixas de pedido, as aprovações de pedido ainda não baixadas, e as pré-baixas. Por padrão, só é visível a opção de contabilização da baixa do pedido, sendo as outras 2 opções habilitadas através de parâmetro específico, caso deseje usá-las;

Cada uma das opções de filtragem comentadas acima estão representadas na figura abaixo, na mesma ordem, que apresenta os parâmetros de filtragem da modalidade de regra entitulada “Regras Contabeis para Títulos de Pedidos Aprovados e Baixas de Pedidos”.

• Títulos – esta modalidade de operação é utilizada para representar os títulos a receber ou a pagar que serão objeto de liquidação. Desta forma, seus elementos de filtragem representam apenas informações extraídas dos títulos criados. Seus filtros são:

  • Classe da operação – indicação da classe do título a pagar ou a receber que vamos caracterizar;

  • Classe contábil da pessoa – indicação do filtro da pessoa usada na criação do título;

  • Classe contábil do tipo de documento do título – indicação do filtro do tipo de documento que qualifica o título gerado;

  • Classe contábil da carteira de cobrança do título – indicação do filtro da carteira de cobrança do título criado;

  • Classe da operação de origem – indicação da classe do pedido que foi utilizada no lançamento do pedido que gerou o título que estamos caracterizando. São exemplos: C p Consumo, C Serviço, Prov Desp Diversas, etc;

  • Classe contábil do recurso de origem – indicação do filtro de recurso usado no lançamento do pedido que criou o título que estamos caracterizando;

  • Classe contábil da pessoa de origem – indicação do filtro de pessoa usada no lançamento do pedido que criou o título que estamos caracterizando;

  • Classe contábil do núcleo de origem – indicação do filtro do núcleo usado no lançamento do pedido que criou o título que estamos caracterizando;

  • Classe contábil do local de escrituração de origem – indicação do filtro de local de escrituração usado no lançamento do pedido que criou o título que estamos caracterizando;

  • Classe contábil do tipo de documento de origem – indicação do tipo de documento usado no lançamento do pedido que criou o título que estamos caracterizando;

  • Classe contábil do estabelecimento de origem – indicação do filtro de estabelecimento usado no lançamento do pedido que criou o título que estamos caracterizando;

  • Classe contábil do lote de origem – indicação do filtro de lote usado no lançamento do pedido que criou o título que estamos caracterizando;

  • Classe contábil a alínea de cheque devolvido – indicação do filtro de alínea de devolução de cheque usada para caracterizar o título que foi objeto de devolução anterior;

  • Indicação de ser ou não título de devolução de pedido – por padrão, este filtro está desmarcado e aplica-se às operações de títulos normais. Quando marcado, indica que se aplicará às operações de devolução de pedido que criaram títulos de estorno;

Cada uma das opções de filtragem comentadas acima estão representadas na figura abaixo, na mesma ordem, que apresenta os parâmetros de filtragem da modalidade de regra entitulada “Regras Contábeis para Baixas de Títulos”.

· Adiantamento de Titulos – esta modalidade de lançamento é semelhante à modalidade de baixa de título. A diferença existente entre estas opções é o tipo do título que é gerado e nós estamos tentando caracterizar: o título de adiantamento não é exigibilidade ou crédito líquido para a empresa visto que a baixa do pedido não foi realizada; o título nascido da baixa de um pedido é exigível ou crédito líquido visto a documentação que o respaldou foi baixada formalmente. As opções de filtros desta modalidade são as mesmas usadas modalidade de baixa de título, comentado anteriormente.

Cada uma das opções de filtragem desta modalidade estão representadas na figura abaixo, na mesma ordem, que apresenta os parâmetros de filtragem da modalidade de regra entitulada “Regras Contábeis para Adiantamento de Títulos”.

· Mutuo e Movimentação de Disponíveis – estas 2 modalidades de lançamento são na realidade representadas de uma maneira só, através da movimentação de disponíveis. O leitor deve compreender que o mutuo nada mais é do que a representação entre débito e crédito financeiro de 2 ou mais empresas, na qual um delas tem crédito a receber (débito contábil) enquanto as outras tem obrigação (crédito contábil) de pagar certo valor financeiro. Logo, o mutuo e as movimentações comuns de disponível, como de caixa ou banco, tem característica semelhante. Seus filtros são :

• • Classe da operação – é a indicação da classe de movimentação do disponível usada pelos usuários nos lançamentos desta modalidade. A classe padrão de uso é a Movimentação de Disponíveis, mas a empresa pode ter necessidade de identificar outras classes, filhas desta;

  • Classe da operação de origem – é a indicação da finalidade de utilização da movimentação: transferência ou liquidação de título. Desta forma, se o usuário quiser montar regra para uso em transferência, deverá usar o filtro da classe Movimentação de Disponíveis. Se o usuário quiser montar regras para uso em liquidação em títulos, deverá usar a classe de filtro para título a pagar, título a receber ou de títulos, se quiser fazer uma representação que sirva para a liquidação tanto de títulos a pagar quanto a receber;

  • Classe contábil do disponível – indicação de filtro do disponível usado no lançamento da operação. Este filtro pode usar os disponíveis (do conceito contábil) e até as pessoas (cliente, fornecedores, funcionários) que porventura sejam usadas no lançamento;

  • Classe contábil do local de escrituração – indicação do filtro do local de escrituração gravada na movimentação do disponível. Ressaltamos que desde a versão 2010.1 as movimentações de disponíveis gravam o local de escrituração ao qual pertence à operação;

  • Classe contábil do tipo de documento – indicação do filtro do tipo de documento usado na movimentação do disponível.

Cada uma das opções de filtragem desta modalidade estão representadas na figura abaixo, na mesma ordem, que apresenta os parâmetros de filtragem da modalidade de regra entitulada “Regras Contábeis para Movimentações de Disponíveis”.

· Negociação de Divida – esta modalidade de operação envolve a utilização de regras específicas para caracterizar os títulos e as movimentações de disponíveis criados pelo processo da negociação de dívida. Para a devida caracterização, vamos desmembrar o estudo deste tópico em suas 2 componentes, conforme segue:

• • Título da negociação – esta modalidade objetiva caracterizar os filtros dos títulos gerados pela negociação. O leitor perceberá que ela se assemelha à modalidade de baixa de título, com menor número de filtros. Seus filtros são:

    • Classe da operação do título – indica a classe do título a pagar ou a receber baixado pela negociação;

    • Classe contábil da pessoa do título – indica o filtro da pessoa do título baixado pela negociação;

    • Classe contábil do tipo de documento do título – indica o filtro do tipo de documento do título baixado pela negociação;

    • Classe contábil da carteira de cobrança do título – indica o filtro da carteira de cobrança do título baixado pela negociação;

    • Classe contábil do local de escrituração do pedido – indica o filtro do local de escrituração do pedido cujo título foi baixado pela negociação;

    • Classe contábil do tipo de documento do pedido – indica o filtro do tipo de documento do pedido cujo título foi baixado pela negociação.

Cada uma das opções de filtragem desta modalidade estão representadas na figura abaixo, na mesma ordem, que apresenta os parâmetros de filtragem da modalidade de regra entitulada “Negociação Financeira de Baixas de Títulos”.

• • Movimentação de disponível da negociação – esta modalidade de operação é usada para a baixa dos títulos da negociação e transferência entre disponíveis gerados pela negociação. O leitor perceberá que as opções de filtro são similares à da movimentação de disponível comum, com número menor de filtros. Seus filtros são:

    • Classe da operação – é a indicação da classe de movimentação de disponível. Por padrão usa-se Movimentação de Disponíveis;

    • Classe da operação de origem – é a indicação da finalidade de utilização da movimentação: transferência ou liquidação de título. Desta forma, se o usuário quiser montar regra para uso em transferência, deverá usar o filtro da classe Movimentação de Disponíveis. Se o usuário quiser montar regras para uso em liquidação em títulos, deverá usar a classe de filtro para título a pagar, título a receber ou de títulos, se quiser fazer uma representação que sirva para a liquidação tanto de títulos a pagar quanto a receber;

    • Classe contábil do disponível da negociação – é a indicação do filtro do disponível usado na negociação;

    • Classe contábil do tipo de documento da negociação – é a indicação do tipo de documento da movimentação de disponível da negociação.

Cada uma das opções de filtragem desta modalidade estão representadas na figura abaixo, na mesma ordem, que apresenta os parâmetros de filtragem da modalidade de regra entitulada “Negociação Financeira de Mov de Disponíveis”.

• Requisições – esta modalidade de operações caracteriza os lançamentos de solicitação de materiais em estoque, retirando ou incluindo saldos. Seus filtros são:

  • Classe da operação – é a indicação da classe de lançamento usada pelo usuário para registrar a operação. Podem ser usadas classes específicas da cada operação, como exemplo: Req p Consumo, Req p Produção, etc.

  • Classe contábil de recurso – é a indicação do filtro do recurso usado na operação;

  • Classe contábil de lote – é a indicação do filtro do lote usado na operação;

  • Classe contábil do centro de custo – é a indicação do filtro do centro de custo indicado na operação.

Cada uma das opções de filtragem desta modalidade estão representadas na figura abaixo, na mesma ordem, que apresenta os parâmetros de filtragem da modalidade de regra entitulada “Regras Contábeis para Baixas de Requisições”.

• Movimentação de depósitos – esta modalidade de operações é usada para baixar as requisições ou registrar as movimentações de bens entre depósitos do mesmo estabelecimento. Seus filtros são:

  • Classe da operação – é a indicação da classe usada para movimentar o depósito. Por padrão usa-se a classe Movimentação de Depósitos, mas a empresa pode definir outras classes filhas de acordo com a necessidade;

  • Classe da operação de origem – é a indicação da intenção de utilização da movimentação de depósito: transferência entre depósitos ou baixa de uma requisição. Estando este filtro sem preenchimento, aplica-se às operações de transferência entre depósitos. Se preenchida com alguma das classes existentes, aplica-se à baixa de requisição;

  • Classe contábil do recurso – é a indicação do filtro de recurso que está sendo movimentado pelo lançamento;

  • Classe contábil do lote – é a indicação do filtro de lote usado na movimentação do depósito;

  • Classe contábil do tipo de documento – é a indicação do tipo de documento usado na movimentação;

  • Classe contábil do depósito – é a indicação do depósito movimentado no lançamento.

Cada uma das opções de filtragem desta modalidade estão representadas na figura abaixo, na mesma ordem, que apresenta os parâmetros de filtragem da modalidade de regra entitulada “Regras Contábeis para Movimentações de Depósitos”.

• Mapa Resumo – é a modalidade de lançamento representativo do resumo das vendas através de cupom fiscal por data e equipamento. Seus filtros são:

  • Classe de operação – por padrão deve-se usar sempre Mapa Resumo;

  • Classe contábil do local de escrituração – é o filtro do local de escrituração responsável pelo registro das vendas de cupom.

Cada uma das opções de filtragem desta modalidade estão representadas na figura abaixo, na mesma ordem, que apresenta os parâmetros de filtragem da modalidade de regra entitulada “Regras Contábeis para Mapa Resumo”.

• Títulos do Mapa Resumo – esta modalidade de lançamento é muito parecida com a opção de mapa resumo. Ela se destina à mesma finalidade, mas utiliza um processo de filtragem mesclado. Enquanto a modalidade Mapa Resumo identifica apenas o mapa propriamente dito, a modalidade do Título de Mapa Resumo usa os elementos de filtragens dos cupons e respectivos títulos de venda gerados. Seu uso depende de como está configurado o plano de contas da empresa no que se refere ao desmembramento do grupo de créditos do ativo ou de receita de vendas. Seus filtros são:

  • Classe contábil do tipo de documento – é a indicação do filtro do tipo de documento dos títulos gerados pela venda com cupom;

  • Classe contábil da carteira de cobrança – é a indicação do filtro da carteira de cobrança dos títulos gerados pelas vendas com cupom;

  • Classe da operação de origem – é a classe de operação do pedido criado para fazer o registro individualizado de cada cupom. As classes usadas nesta filtragem devem ser obrigatoriamente filhas do agrupamento de vendas;

  • Classe contábil do recurso de origem – é a indicação do filtro do recurso lançados nos pedidos de cupons fiscais;

  • Classe contábil do local de escrituração de origem – é a indicação do filtro de local de escrituração usado no lançamento dos pedidos de cupons fiscais;

  • Indicador do tipo de prazo – é a indicação do tipo de prazo com que foram registradas as vendas de cupons. Deve ser selecionada uma das opções: a vista ou a prazo. A gravação de uma ou outra indicação em cada título depende de configuração financeira.

Cada uma das opções de filtragem desta modalidade estão representadas na figura abaixo, na mesma ordem, que apresenta os parâmetros de filtragem da modalidade de regra entitulada “Regras Contábeis para Títulos do Mapa Resumo”.

Definição da Estrutura de Classes Contábeis

As classes contábeis são as representações dos elementos disponíveis nos cadastros e tabelas do sistema que os usuários usam na criação de seus lançamentos. Como sua variedade é grande e complexa, a criação da estrutura das classes contábeis é iniciada pelo exame do plano de contas que, em tese, prevê a maioria das naturezas dos elementos cadastrais.

Após o exame do plano de contas, redistribuímos as naturezas desses elementos numa estrutura pré-definida que comporta as tabelas do sistema que guardam estes cadastros. Abaixo ilustramos as tabelas básicas que guardam todos os cadastros dos usuários.

Dentro destas 3 tabelas, representamos os cadastros dos usuários como filtros das classes contábeis, cuja subdivisão básica indicamos na ilustração abaixo.

O leitor perceberá estreita similaridade na nomenclatura usada no desenho acima com os cadastros estudados no capítulo 2. É nessa estrutura que iremos inserir, a partir do plano de contas, todas as variações de cadastros e tabelas dos usuários.

Para facilitar este trabalho, costumamos escrever a estrutura da ilustração acima numa planilha Excel para fazer o planejamento desta representação antes de sua inserção no sistema para servirem de filtro.

Como exemplo, utilizamos o pequeno plano de contas abaixo.

Esta estrutura indica os filtros que usaremos na montagem das regras contábeis da automação. Dependendo do plano de contas, podemos inserir mais filtros para fazer a correta representação das naturezas de elementos cadastrais. O leitor deve perceber que:

a) Existem contas contábeis que servem apenas para ajustes de valores de grupos ou retificação de saldos (provisão para devedores duvidosos, depreciação, etc) e estas não são representadas na estrutura porque não há elementos nos cadastros dos usuários para seu uso;

b) Existem contas contábeis cujo valor decorre da existência de operações principais (créditos e débitos fiscais no ativo e passivo) que também não são representados na estrutura;

c) As obrigações trabalhistas e previdenciárias têm lançamento contábil manual ou importado no sistema. Só devem ser representados os elementos que implicarem a liquidação dos valores destes;

d) O patrimônio líquido terá sua movimentação integralmente manual e não terá filtro na estrutura de classes contábeis;

e) Os agrupamentos de classes contábeis não precisam especificar todas as subdivisões, exatamente como foi feito no plano. Pode-se resumir, agrupar nomenclaturas e utilizar as mesmas descrições do plano de contas. Deve-se ter o cuidado de nunca repetir as mesmas denominações ao longo da estrutura.

O próximo passo é o de inserir esta estrutura no sistema, conforme comentado no próximo tópico.

Criação da Estrutura de Classes Contábeis

A criação da estrutura de filtros de classes contábeis no sistema, a partir do planejamento efetuado em planilha Excel, necessitará de apoio do TI da empresa (administrador) ou da consultoria da Unum. Isto é necessário porque sua inserção no sistema deve ser efetuada na base de desenvolvimento do cliente (base D) com chave custom e copiada para as bases de homologação (base H) e produção.

A criação das classes pode ser realizada tanto pelo browser, quanto pela ferramenta IDE. Pela via do browser, o usuário administrador deverá, em sua base de desenvolvimento;

a) Habilitar a criação de chaves custom, através do processo “Definir Licença para criação de chaves” (ir para/Desenvolvimento). O usuário deve selecionar a opção “Custom” e confirmar a gravação;

b) Acessar o processo Classes Explorer (ir para/Admin);

c) Abrir a árvore de classes das seguintes pastas e sub-pastas: Raiz, Dados, Auxiliares, de Cadastros, Vínculos, Vínculos Contábeis, Classes contábeis;

d) Abra as sub-classes da classe mãe, selecione a classe na qual deseja inserir uma classe filha e clique no botão Inserir existente no topo da grade Classes;

e) Será aberta nova pasta (classe). Renomeie a descrição desta pasta, digitando diretamente na propriedade Nome existente no lado direito da tela. Repita os procedimentos dos itens “d” e “e” até concluir a criação de todas as pastas da estrutura;

f) Após criar a nova pasta, o usuário administrador deve desabilitar a criação de pastas com licença custom, acessando novamente o processo Definir “Licença para criação de chaves” (ir para/Desenvolvimento). O usuário deve selecionar a opção “Sem Licença” e confirmar a gravação;

g) Para copiar estas pastas para as bases de homologação (base H) e produção do cliente, acesse o processo Atualizar Tabelas (ir para/Desenvolvimento/Atualização);

h) Neste processo, o usuário deve preencher o campo Tipo com “Tabela Classe” e no campo Classes a descrição da classe mãe Classes Contábeis, teclando-se “enter” para confirmar a seleção. Serão exibidas as novas pastas na grade inferior. Selecione o checkbox do lado esquerdo destas pastas e clique no botão Selecionar Destino;

i) O usuário deve informar os seguintes campos:

• • • Servidor: informe o IP da base de destino

    • Base de Dados: informe o nome da base de dados destino

    • Nome do Usuário: informe o código do usuário na base destino

    • Senha: informe a senha do usuário na base destino. O usuário deve ter permissão para copiar scripts entre bases.

j) Clique no botão Prever Alterações. Será exibida outra tela com a pasta selecionada para o usuário confirmar o envio. Clique no botão Atualizar;

O processo, a partir da alínea “g”, deve ser repetido para o envio da nova pasta para a base produção.

Vinculação das Classes aos Cadastros

Após a criação das pastas e conclusão das cópias para as demais bases, o usuário deve acessar novamente sua base de produção. Caso esteja “logado” na mesma no instante desta cópia, recomendamos fechar a sessão e acessar a base novamente. O usuário iniciará o trabalho de vinculação das classes contábeis aos respectivos cadastros de usuários.

Esta atividade é necessária porque a estrutura de filtros criada indica uma mera representação simplificada do conteúdo dos cadastros e tabelas dos usuários ainda sem ligação direta com o que eles representam. É como fazer uma paridade entre o filtro criado e seu conteúdo, dando sentido real e significação aos termos adotados na nomenclatura de sua criação.

Esta ligação é feita pelo processo “Classes Contábeis”, localizado em Contabilidade/Configurações e Manutenções/Configurações Contábeis.

O usuário verá uma tela com um único parâmetro para preenchimento. Clicando-se no botão existente em seu lado direito, o usuário verá a estrutura completa das classes contábeis, com todas as suas ramificações. Então deverá iniciar o trabalho de vinculação seguindo os procedimentos descritos abaixo:

a) Selecione alguma pasta mãe padrão do sistema, marcando-se o check Box do lado esquerdo do mesmo e clicando o botão OK. Recomendamos iniciar a atividade pelo filtro das classes contábeis de carteira de cobrança. Veja ilustração das pastas padrões do sistema abaixo;

b) Selecionada a pasta, clique o no botão Executar no topo da tela. Será exibida nova tela, conforme exemplo abaixo;

d) Deve-se iniciar a vinculação pela classe mãe do agrupamento selecionado. Neste exemplo, selecionamos a classe carteira de cobrança e a ligamos com todo o conjunto de elementos da tabela Entidade. Para tanto, preenchemos a coluna “Classe Cart. de Cobrança” para fazer uma ligação com a classe do cadastro que agrupa todos os elementos interessados da nossa vinculação. Importante ressaltar que deve ser indicada uma data de início, a partir de quando essa ligação passará a ser válida e interpretada pelo sistema. Se a empresa está iniciando sua configuração agora e já definiu a data provável de inicio dos testes, informe como início pelo menos 1 ano antes;

e) Se esta classe mãe tiver sub-classes criadas para atendimento da necessidade de filtragem, deve inserir mais registros, selecionando-se na coluna “Classe Contábil” as pastas filhas e realizando a vinculação pela indicação de uma das 2 colunas abaixo comentadas:

§ Classe Cart.de Cobrança – deve ser selecionada uma classe de cadastro quando se puder vincular o filtro à uma classe do respectivo cadastro que represente os itens que desejamos representar;

§ Cart. de Cobrança – deve ser selecionada uma ou várias carteiras de cobrança que representam a vinculação que desejamos criar.

f) Após concluir as vinculações de um filtro de classe, o usuário deve clicar no botão voltar ( ) existente no topo do processo para voltar à tela inicial e selecionar a nova pasta para vinculação;

g) O usuário deve observar alguns cuidados para ter êxito na atividade de vinculação:

§ Muitas das vinculações podem ser feitas ligando-se a classe cadastral com o filtro e isto simplifica muito o trabalho, pois elas foram agrupadas de tal forma que facilitaram sua representação;

§ A maioria das vinculações de recursos que representa receita ou despesa só pode ser feitas por item, com a seleção dos registros correspondentes à sua natureza;

§ A vinculação dos filtros de mercadorias, matérias prima, materiais secundários e os grupos de imobilizado podem ser feitas apenas pela classe de cadastro;

§ Nenhum filtro de classe criado deve ficar sem vinculação, incluindo as pastas mãe;

§ Nunca se poderá usar um mesmo elemento do cadastro do usuário para ligar mais de um filtro de classe contábil distinto. Por exemplo, não se pode vincular o recurso “resma de papel” e vinculá-lo a um filtro de materiais de expediente e a um filtro de mercadorias. O usuário deverá usá-lo para vinculação apenas uma vez. O mesmo se aplica às classes de cadastro que só podem ser usadas em vinculação apenas uma vez.

GRUPOS DE LANÇAMENTOS

Processo

Os grupos de lançamentos são responsáveis pela definição de contas, históricos, valores e demais informações necessárias à classificação dos eventos contábeis. Sua configuração é essencial e irá unir aos filtros das classes contábeis para configuração das regras.

O processo de grupos é acessado pelo caminho Contabilidade/Configurações e Manutenções/Configurações Contábeis.

A tela inicial solicitará a modalidade de configuração que o usuário pretende criar, de acordo com as modalidades de lançamentos estudados anteriormente. O usuário deverá selecionar uma das seguintes opções:

• Para as operações de adiantamento de título, baixa de título e a movimentação de disponíveis

  • Grupos de Lançamentos para Adiantamento de Títulos

  • Grupos de Lançamentos para Baixas de Títulos

  • Grupos de Lançamentos para Movimentações de Disponíveis

• Para as operações de requisições e movimentações de depósitos

  • Grupos de Lançamentos para Baixas de Requisições

  • Grupos de Lançamentos para Movimentações de Depósitos

• Para as operações de negociação de dívida

  • Negociação Financeira de Baixas de Títulos

  • Negociação Financeira de Mov de Disponíveis

• Para operações com pedido e título de pedido

  • Grupos de Lançamentos para Pedidos Aprovados e Baixas de Pedidos

  • Grupos de Lançamentos para Títulos de Pedidos Aprovados e Baixas de Pedidos

• Para operações com mapa resumo e título do mapa resumo

  • Grupos de Lançamentos para Mapa Resumo

  • Grupos de Lançamentos para Títulos do Mapa Resumo

• Para configurações especiais especialmente customizadas pelo cliente para uso em agendamentos

  • Grupos de Lançamentos para Lançamentos Avulsos

Para o Grupo de Lançamentos para Lançamentos Avulsos é possível criar rotina para contabilização avulsas, essa rotina é customizada e gerada conforme demanda do cliente.

O usuário deve ser recordar que a configuração a ser feita depende diretamente da modalidade de lançamento que ele quer atender e, para tanto, deve conhecer estas operações e selecionar a opção coerente com sua intenção.

Selecionada esta, deve clicar no botão Executar. A nova tela mostrará uma grade na qual o usuário deve inserir cada evento contábil com seu código e descrição. A exigência destas informações será a mesma para todas as modalidades escolhidas.

• Código – é uma descrição simplificada e abreviada do evento que se quer criar. O usuário poderá criá-la livremente até o limite de 25 dígitos;

• Nome – é a descrição por extenso do objetivo do evento, até o limite de 250 dígitos.

O usuário deverá clicar no botão Inserir (+) da caixa de ferramentas para abrir uma linha e poder digitar o conteúdo dos campos código e nome. Preenchidas estas informações, deverá confirmar sua gravação.

Após confirmar a gravação, o usuário deverá clicar no botão Mudar a Visão, da caixa de ferramentas desta grade, para poder inserir as informações usadas no detalhamento dos elementos da classificação.

Na nova tela, o usuário verá o código e nome do evento criado e, na parte inferior, uma grade que receberá as informações do detalhamento da configuração. Na caixa de ferramentas da grade inferior, o usuário deverá clicar no botão Inserir (+) para abrir o primeiro registro de configuração. Será exibida na vertical a tela com todas as informações solicitadas para a configuração, conforme figura abaixo.

· Definição Básica do Lançamento

• • Início – esta informação de data é obrigatória. Indica a data a partir de quando esta configuração será válida nas configurações;

  • Fim - esta informação de data não é obrigatória. Indica a data até quando esta configuração será válida nas configurações. Só deve ser preenchida se o usuário tiver certeza do término da vigência;

  • Sinal – esta informação é obrigatória e irá indicar se o registro será devedor ou credor;

  • Classe de Geração – esta informação é uma inovação a partir da versão 2011. Indica em qual momento esta configuração deve ser interpretada para efeito de geração de lançamento contábil. São apresentadas 3 opções: on line, diário e mensal. Por padrão, o sistema irá sugerir on line. As demais opções dependem da existência de alguma customização especial implementada pelo cliente para uso no agendamento contábil;

  • Classe Lançamento – indica onde será gravado o lançamento contábil gerado por esta configuração. As classes de lançamento foram estudadas no capítulo 2 da parte 1 deste manual;

  • Fórmula para Data – indica qual data da operação será usada para contabilizar. O sistema já traz fórmulas padrões para uso pelo usuário;

  • Classe Plano de Contas – indica em qual pasta de plano de contas estão definidas as contas a serem usadas na configuração;

· Definição da Conta Contábil

• • Fórmula para Conta – indica como será preenchida a conta na configuração. Por padrão, a fórmula “Prefixo Conta + Sufixo Conta.ijs” é usada para configurar contas analíticas e a fórmula “Prefixo Conta + Seq. Automático.ijs” é usada para configurar contas sintéticas quando o usuário tem a intenção de seqüenciar a criação automática de uma conta. Normalmente, esta segunda opção é usada para criação de contas dos agrupamentos de bancos, clientes, adiantamento de clientes, fornecedores ou adiantamento de fornecedores. A utilização desta segunda opção depende de como está estruturado o plano de contas;

  • Tam.Sufixo Conta – caso seja selecionada a fórmula “Prefixo Conta + Seq. Automático.ijs”, o usuário deverá indicar o tamanho do sufixo da conta;

  • Tipo da Conta - caso seja selecionada a fórmula “Prefixo Conta + Seq. Automático.ijs”, o usuário deverá indicar o tipo da conta que será criada: se por empresa (examinando os 8 primeiros dígitos do cnpj) ou ou entidade (examinando os 14 dígitos do cnpj). O uso de uma ou outra opção fará com que o detalhamento das contas seja mais sintética (primeira opção) ou analítica (segunda opção);

  • Prefixo da Conta – informe nesta campo o código da conta contábil de acordo com a fórmula selecionada. Se escolhida a fórmula “Prefixo Conta + Sufixo Conta.ijs”, o usuário deverá indicar o código completo da conta analítica;

  • Prefixo Conta Alternativo – o uso deste campo depende da criação de fórmulas específicas pelo cliente;

  • Sufixo da Conta - o uso deste campo depende da criação de fórmulas específicas pelo cliente;

· Definição de Dimensões configuradas – as configurações disponibilizadas neste agrupamento só devem ser preenchidas se a empresa usar informações gerenciais na contabilidade.

• • Fórmula para Entidade – indica a pessoa que foi usada na operação e será gravada como detalhamento gerencial do lançamento contábil;

  • Fórmula para Representante - indica o representante que foi usada na operação e será gravada como detalhamento gerencial do lançamento contábil;

  • Fórmula para Recurso - indica o recurso que foi usado na operação e será gravada como detalhamento gerencial do lançamento contábil. Por padrão, ou usuário seleciona a fórmula para pesquisa do recurso diretamente da operação ou preenche o recurso no parâmetro seguinte. Este comportamento pode ser alterado. Para mais informações, ver capítulo 4.2;

  • Recurso – indica o recurso que será grado no lançamento como informação gerencial deste;

  • Fórmula para Centro de Custo – indica o centro de custo que será gravado como informação gerencial do lançamento contábil;

· Definição do Histórico

• • Fórmula para Histórico – selecione a fórmula que pesquisará o conteúdo a ser extraído da operação para composição do histórico do lançamento contábil. O comportamento padrão das fórmulas é o de utilizar o texto fixo mencionado no campo “Prefixo do Histórico”, acrescido do conteúdo que a fórmula irá extrair, seguido do texto digitado no campo “Sufixo do Histórico”;

  • Prefixo do Histórico – texto que antecede o histórico;

  • Sufixo do Histórico – texto que sucede o histórico;

· Definição do Valor

• • Fórmula para Valor – selecione a fórmula que pesquisará o valor a ser usado no lançamento contábil;

  • Fator de multiplicação do Valor – por padrão este campo não deve ser preenchido. Somente quando houver necessidade de efetuar rateio do valor pesquisado em dimensões distintas, o usuário poderá informar um número para multiplicador;

· Definição do Estabelecimento

• • Fórmula para loc Escrituração – selecione a fórmula do local de escrituração que pesquisará esta informação da operação;

  • Fórmula para unid. Contábil – selecione a fórmula da unidade contábil que pesquisará esta informação da operação;

· Usuário Responsável -

• • Digitador – indicação do usuário configurador do lançamento contábil. Preenchido automaticamente pelo sistema que não deixa o usuário alterar manualmente;

  • Digitação - indicação da data de configuração do lançamento contábil. Preenchido automaticamente pelo sistema que não deixa o usuário alterar manualmente;

Após preencher as informações solicitadas, o usuário deve clicar no botão Confirmar. O sistema exibirá as informações digitadas na forma horizontal. Para preencher novos registros no mesmo grupo de lançamento, o usuário deve clicar no botão Inserir (+) da caixa de ferramentas, da mesma forma como realizado na inclusão da primeira linha.

Finalizada a configuração completa do grupo, o usuário deve clicar no botão Mudar a Visão para voltar à tela anterior com a relação de eventos para definição.

Grupos de Lançamentos Contábeis para Titulo de Mapa Resumo

Os Grupos de Lançamentos Contábeis tem como objetivo definir formulas de lançamentos contábeis para os títulos de mapa resumo, bem como, definir as contas que serão gerados os créditos e débitos. Nesta fórmula será possível contabilizar o valor de taxa administrativa de cartão para títulos negociados com cartão de credito, esta configuração é realizada através do caminho: bematech/ Contabilidade/ Configurações e Manutenções/Configurações Contábeis/Grupos de Lançamentos Contábeis, na grade Lançamentos das Regras Contábeis para Títulos do Mapa Resumo.

Nos grupos de lançamentos contábeis para títulos de mapa resumo também será possível contabilizar o valor corrigido do título.

Relatório de Grupos

O relatório Consulta Grupos de Lançamentos Contábeis permite a conferência de todas os grupos configurados pelo usuário. Este relatório está disponível em Contabilidade/Configurações e Manutenções/Configurações Contábeis.

Na tela inicial, serão solicitados os seguintes parâmetros:

• • Classe do Grupo de Lançamento: selecione o agrupamento de grupo que deseja consultar. Somente uma opção pode ser consultada de cada vez;

  • Grupo de Lançamento: caso o usuário queira exibir apenas uma configuração específica, deverá selecionar qual deseja consultar;

  • Apresentação do Grupo: este relatório permite ordenação da consulta por código e nome ou por nome e código;

  • Apresenta Somente Cabeçalhos: marque esta opção somente se deseja a impressão apenas de código e nome dos grupos. Por padrão, este parâmetro está desmarcado para permitir a exibição completa;

  • Apresenta somente Grupos Vigentes: marque esta opção somente de desejar a impressão das configurações vigentes. Caso desmarque, todas as configurações vigentes ou não do grupo selecionado serão exibidas;

  • Data Base: informe a data de referência para que o relatório faça o julgamento do que está vigente ou não;

  • Exibir Entidade: marque esta opção para visualizar o conteúdo desta dimensão na configuração;

  • Exibir Recurso: marque esta opção para visualizar o conteúdo desta dimensão na configuração;

  • Exibir Representante: marque esta opção para visualizar o conteúdo desta dimensão na configuração;

  • Exibir Centro de Custos: marque esta opção para visualizar o conteúdo desta dimensão na configuração;

  • Exibir Local de Escrituração: marque esta opção para visualizar o conteúdo desta dimensão na configuração.

Preenchidas as variáveis, o usuário deve clicar no linque Executar.

Observação: o leitor deve notar que algumas informações são exibidas em azul. Trata-se de linques para a consulta de fórmulas, na qual se poderá ver o programa que gerou aquela informação.

Definição da Classe de Geração nos Grupos de Lançamentos

Por padrão, todos os grupos de lançamento que são configurados no processo Grupos de Lançamentos são "Online". Esta indicação implica afirmar que a intepretação das configurações de débito e crédito são executadas no mesmo instante em que as operações são gravadas. Eventualmente, a empresa pode ter necessidade de efetuar alguma configuração com uma classe de geração de lançamentos diferentes, como pro exemplo as opções "Díário" e "Mensal". A utilização destas últimas opções só devem ser configuradas se a empresa possuir alguma customização específica que justifique uma configuração diferenciada e que gere a contabilização para ela.

A partir da versão 2012.10, a classe de geração "Online" poderá receber sub-divisões, isto é, o cliente poderá criar sub-pastas desta e utilizá-las nas configurações dos grupos de lançamentos. Tal detalhamento, contudo, só deve ser implementado quando a empresa tiver alguma necessidade específica para fazer esta diferenciação, visto que estas continuarão a ter o mesmo tratamento de execução da pasta mãe "Online". Se implementadas, poderão ser utilizadas na filtragem de execução de reprocessamento contábil disparado pelos processos Reprocessamento Contábil e Agendador de Contabilização.

Se a empresa tiver necessidade de modificar a classe de geração gravada nos grupos de lançamento de "Online" para alguma pasta filha ou entre sub-pastas, poderá se utilizar de um processo criado especialmente para este objetivo. Trata-se do processo Migração das Classes de Geração dos Grupos Contábeis, localizado em Contabilidade/Configurações e Manutenções/rotinas Pós-upgrade.

Este processo solicitará a informação do grupo de lançamento que sofrerá a alteração das configurações e as classes de geração de origem e destino. Após preencher estas informações, o usuário deverá clicar no botão Executar para que a gravação seja efetuada.

Importante: ao final da gravação, será exibido relatório listando os registros modificados e a versão de gravação. Imprima este relatório pois se for necessário dsfazer o log da alteração, o usuário necessitará saber destas informações para retroceder a alteração.

REGRAS CONTÁBEIS

Processo

O processo Regras Contábeis permite ao usuário registrar as configurações por modalidade de operação. Este processo está localizado em Contabilidade/Configurações e Manutenções/ Configurações Contábeis.

A tela inicial permitirá ao usuário selecionar as modalidades disponíveis. De acordo com a modalidade selecionada, as opções de filtros exibidas serão diferente.

Selecionada uma opção, o usuário deve clicar no linque Executar. O usuário verá uma tela de configuração e perceberá que, da mesma forma que as vinculações das classes contábeis e dos grupos de lançamentos, também deverá definir regras com data de vigência.

São exibidas duas grades. A superior permite a filtragem de uma classe de operação específica. A inferior permite a manutenção de todas as regras. Para inserir uma regra, deverá clicar no botão Inserir (+) da barra de ferramentas da grade inferior. O processo abrirá um novo registro na vertical, solicitando ao usuário o preenchimento das informações necessárias ao entendimento da regra.

Na configuração das regras, devem ser seguidas algumas orientações:

1. As regras devem especificar todos os elementos necessários a completa interpretação do lançamento que o usuário lança, dando entendimento inequívoco da natureza da operação;

2. As regras devem ser criadas em sua maioria utilizando classes de operações filhas, pois estas são analíticas e vão detalhar melhor as variações de operações. Excepcionalmente podem ser criadas regras com classes gerais quando não houver prejuízo à interpretação da natureza do lançamento;

3. Nunca informe numa regra apenas os filtros obrigatórios. A boa prática indica que outros elementos são sempre necessários para seu entendimento;

4. Nunca crie regra sem a indicação dos grupos de lançamentos na grade inferior. O sistema só detectará erro no momento em que as configurações forem colocadas em funcionamento no cliente;

5. Nunca deixe uma regra válida com grupos de lançamentos sem vigência ativa. Este tipo de erro só será percebido quando as configurações forem colocadas em funcionamento no cliente;

6. A opção de duplicação de regras, caso usada pelo usuário, só duplicará o cabeçalho da regra selecionada, com data de início de vigência igual ao dia da duplicação. Como o sistema não permitirá a alteração da data de início, o usuário necessitará do apoio do TI da empresa ou da consultoria Unum para ajustar as datas posteriormente.

Abaixo exemplificamos uma regra de baixa de pedido.

Na versão 2011, a configurações desta modalidade de operação sofreu uma mudança significativa, comentadas a seguir:

• O parâmetro Tipo de Operação foi adicionado. Este parâmetro possuir 3 opções: baixa de pedidos, pré-baixa de pedido e pedido aprovado. O usuário só verá as 3 opções se sua base estiver configurada para contabilizar as 2 últimas pois o padrão do sistema é ativar a contabilização apenas na baixa de pedido;

• Os 3 últimos parâmetros de filtros referem-se a uma vinculação entre o documento que está sendo lido e contabilizado e outro documento assessorado por este. Estes parâmetros estão presentes desde a versão 2010, mas são pouco conhecidos da maioria dos usuários, razão porque reforçamos sua utilização. Eles se aplicam precipuamente à contabilização de fretes que estejam vinculados a notas fiscais. Neste caso, o processo permite que o usuário crie uma regra de frete que caracterize o tipo de nota fiscal ao qual ele está ligando. O sistema fará um rateio do custo da nota de frete entre todas as notas assessoradas, de acordo com as regras de frete criadas.

Também merece destaque a regra da movimentação de disponível. A partir da versão 2011 foi adicionado filtro para o local de escrituração que poderá ser usado pelo usuário em suas filtragens.

Regras contábeis de título do mapa resumo

As regras contábeis de título de mapa resumo tem como objetivo definir como serão os lançamentos contábeis para os títulos de mapa resumo. Nestas regras serão possíveis contabilizar os títulos de baixa de pedido ou pedido aprovado, esta configuração é realizada através do campo Tipo de Operação. Desta forma, ao configurar para contabilizar baixa de pedido, o sistema irá contabilizar os títulos da baixa de pedido. Ao configurar para contabilizar os pedidos aprovados, o sistema irá contabilizar os títulos dos pedidos aprovados.

Relatório de Regras

Todas as regras contábeis configuradas podem ser consultadas pelo relatório Consulta Regras Contábeis, localizado em Contabilidade/Configurações e Manutenções/Configurações Contábeis.

A tela inicial desta consulta solicitará as seguintes informações:

• • Classe de Regra Contábil: selecione a modalidade de configuração dentro das opções disponíveis;

  • Classe Operação: informe uma classe de operação se desejar restringir a pesquisa de regras pertencentes à mesma classe;

  • Regra Contábil: informe uma chave específica, caso deseje restringir a consulta a uma regra apenas;

  • Apresenta Somente Regras vigentes: marque esta opção somente se desejar consultar as regras vigentes na data base. Caso deixe desmarcado, todas as regras serão exibidas;

  • Data Base: informe uma data para efeito de pesquisa de regras vigentes.

Preenchidos os parâmetros, o usuário deve clicar no linque Executar.

FÓRMULAS

O sistema disponibiliza um relatório que permite consultar o conteúdo de todas as fórmulas usadas na automação contábil. Este relatório chama-se Fórmulas e está localizado em Contabilidade/Configurações e Manutenções/Configurações Contábeis.

A tela inicial solicitará as seguintes informações:

• • Classe da Fórmula: selecione o agrupamento de fórmulas que deseja consultar. O relatório só permitirá a seleção de uma única opção;

  • Produto: selecione a licença da fórmula somente se desejar filtrar a escolha;

  • Fórmula: selecione a fórmula desejada para pesquisa. A consulta só permitirá a seleção de uma opção por vez.

Preenchidos os parâmetros, o usuário deve clicar no linque Executar. O conteúdo exibido será o programa que retornar determinado conteúdo para uso nas configurações de grupos de lançamento.