manual de cadastros genéricos (em atualização)

Introdução

Este manual tem por objetivo orientar aos usuários quanto a importância dos cadastros genéricos, que são cadastros comuns para vários módulos do sistema.

Os cadastros genéricos são destinados a gerenciar todos os cadastros básicos dos módulos, permitindo uma divisão entre as atividades realizadas no dia a dia das demais atividades consideradas esporádicas, como por exemplo: inclusão de um novo recurso e/ou inclusão de um novo estabelecimento, que são informações necessárias apenas quando existe alguma exigência de cadastros para relacionar informações entre si, as quais são utilizadas em outros módulos, como: pedidos (compra e/ou venda), baixa de pedido, solicitação de compras etc..

Esses cadastros são pré-requisitos para os demais módulos, pois é por meio dele que a empresa registra a maioria das informações básicas que interagem e estão vinculadas entre os módulos que compõem os demais processos.

Na medida em que for necessário, os cadastros podem ser realizados paralelamente pelo usuário.

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Definições Importantes

Classes Filhas de Tabelas e Cadastros

Necessidade de fazer lançamentos na contabilidade com base na classe do Cadastro e da Movimentação;

Necessidade da direção da empresa em criar grupos de dados no Cadastro para analisar melhor os resultados nas consultas criadas;

Necessidade de restringir o acesso de usuários às informações existentes no sistema;

Necessidade de recursos possuírem classe de pedido ou provisão automaticamente associada, buscando: núcleo, cálculo dos impostos, local de escrituração etc.;

A definição das classes filhas de qualquer tabela ou cadastro do padrão do sistema variam de empresa para empresa de acordo com as regras de negócio do cliente e visam facilitar o filtro de consultas e o controle de permissão por Grupo de Usuário ou por Usuário.

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Dependências Básicas

Antes de iniciar a atualização de qualquer cadastro, tabela ou processo no sistema o usuário deverá ter realizado a revisão dos cadastros, Master-Detail, tabelas e movimentações que possuem dependência para esta atualização.

As dependências básicas relacionadas para cada cadastro, tabela ou processo estão na ordem de dependência primária significando que para atualizar cada uma delas poderá haver necessidade de um cadastro, tabela ou processo ter sido atualizado anteriormente.

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Dependências Avançadas

As Dependências Avançadas são atualizações de qualquer cadastro, tabela ou processo que o usuário poderá movimentar posteriormente para complementar os dados dos cadastros, Master-Detail, tabelas e movimentações.

As dependências avançadas relacionadas para cada cadastro, tabela ou processo estão na ordem de dependência primária significando que para atualizar cada uma delas poderá haver necessidade de um cadastro, tabela ou processo ter sido atualizado anteriormente.

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Processo

Maiores detalhes vide o tópico "Barra de Processo Ativos" do manual de funcionalidades do framework

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Chave Negativa

São classes, process ou registros do padrão do sistema.

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Chave Positiva

São classes, process ou registros inseridos pelo cliente para atender suas regras de negócio.

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Regras de Negócio

São as particularidades de cada cliente que foram customizadas ou atualizadas através da movimentação dos cadastros e tabelas do sistema.

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Exemplos do Manual

Os exemplos apresentados neste manual utilizaram somente classes de chave negativa sendo que os registros podem ter sido compostos de chaves negativas e/ou chaves positivas.

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Formato de Visão da Grade

A Grade possue dois formatos de visualização dos campos:

• • Grade no modo Table View

    • Apresenta os títulos das colunas da grade no modo Tabela.

• • Grade no modo Form View

    • No modo Form View, estes títulos são denominados de “Títulos dos Campos” (com lookup ou sem lookup) e são apresentados no modo Ficha.

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Master-Detail

São “janelas auxiliares” contidas dentro do cadastro ou tabela que complementam os dados ou auxiliam na inclusão de vínculos com outros cadastros (detalhes de uma informação). São visualizadas apenas no modo FICHA do cadastro e neste manual serão representados pelas letras MD em maiúsculo.

TABELA – TABELA DE COTAÇÕES

CAMPOS DA MD – Fatores

Inicio:

Data*: Informe a data de cotação do fator (multiplicador) de conversão da moeda origem para a moeda destino.

Hora: Hora em que o fator entrará em vigor dentro de sua data de 'Início'. Se não for preenchida, será considerado 00:00:00 hr.

Fator*: Informe o valor do fator de conversão para a moeda ou recurso destino. A moeda origem sempre será considerada como 01 (uma) unidade para efeito do cálculo de conversão.

Usuário: Usuário que criou o fator.

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Recurso Genérico

O Recurso Genérico é o material, produto ou serviço representado no sistema sem um detalhamento completo de sua especificação (cor, marca, modelo, tamanho, etc.) devendo ter o campo [É Recurso Genérico] preenchido com ‘S’.

Um recurso genérico não poderá ter seu estoque controlado. Esta é uma definição padrão do Sistema UNUM. Recomenda-se cadastrar poucos recursos genéricos no cadastro. No máximo, um para cada classe de recurso, se necessário, para possibilitar o correto cálculo dos impostos e a contabilização de suas movimentações.

O exemplo de um recurso genérico é um produto cadastrado simplesmente como “Venda Diversas” sendo seu detalhamento especificado no pedido de vendas no campo "Observação do Item". Lembramos que deve ser analisada a necessidade deste tratamento de acordo com a regra de negócio do cliente.

É importante lembrar que se um recurso genérico for utilizado, somente terá uma solicitação de compra, uma cotação de preço ou pedido de compra, gravado se o campo Observação do Item estiver preenchido.

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Importante: É indispensável que se leia e releia várias vezes este Manual para que todo seu conteúdo aqui apresentado (as dicas, as facilidades, as maneiras de bem utilizar o sistema) esteja sempre vivo em sua memória.

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Cadastros

Códigos nos Cadastros e nas Tabelas

A definição de codificação dos cadastros e tabelas do sistema pode variar de empresa para empresa. Como padrão, o sistema não gera nenhuma numeração automática quer seja numérica ou alfa-numérica. Caso o cliente necessite deste nível de automação, essa implementação poderá ser realizada de forma customizada em sua base de dados.

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Auxiliares de Operação

Acesso: Ir Para \ Compras \ Cadastros \ Aux Operações \

Tabelas de Fatores

Acesso: Ir Para \ Compras \ Cadastros \ Aux Operações \ Tabelas de Fatores\

Esta tabela é utilizada para armazenar os diversos tipos de fatores que poderão ser utilizados nas operações de compra.

Exemplo: Cotações de moedas, indicadores financeiros, preços e outras mais.

Esta tabela está subdivida nas seguintes categorias:

• • Tabelas de Cotações;

  • Tabelas de Índices;

  • Tabelas de Preços de Fornecedores;

  • Tabelas de Preços, Tabelas de Quotas e Metas.

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Tabelas de Cotações

Acesso: Ir Para \ Compras \ Cadastros \ Aux Operações \ Tabelas de Fatores\Tabelas de Cotações

Esta tabela é utilizada para armazenar os tipos de cotações que são realizadas para uma determinada moeda.

Exemplo: a moeda DOLAR poderá ter os seguintes tipos de cotação: Dólar Comercial de Compra, Dólar Comercial de Venda, Dólar Turismo de Compra, Dólar Turismo de Venda, Dólar Cotação SISCOMEX e outras mais.

CAMPOS DA GRADE

Código: Informe aqui o código da cotação da moeda.

Nome:Informe aqui o nome completo deste registro. O objetivo do nome é identificar claramente o código da cotação da moeda.

Classe*:Informe a Classe do registro que será utilizada para a cotação da moeda.

Data de validade:

• • Inicial:Informe aqui a data de validade inicial da tabela. Esta é a data a partir da qual a tabela estará valendo.

  • Final:Informe aqui a data de validade final da tabela. Esta é a data de expiração da validade da tabela.

Para a edição dos valores das cotações em determinado registro, é necessário visualizar a tabela no modo Form View ( formato ficha).

A edição é feita clicando no ícone mudar visão

ou usando as teclas de atalho [Shift] + [Enter].

CAMPOS DA MD – Fatores

Inicio:

• • Data*:Informe a data de cotação do fator (multiplicador) de conversão da moeda origem para a moeda destino.

  • Hora: Hora em que o fator entrará em vigor dentro de sua data de 'Início'. Se não for preenchida, será considerado 00:00:00 hr.

Fator*:Informe o valor do fator de conversão para a moeda ou recurso destino. A moeda origem sempre será considerada como 01 (uma) unidade para efeito do cálculo de conversão.

Exemplo: caso seja informado o valor 2,5000 significará que uma unidade da moeda origem deve ser multiplicada por este fator para encontrar o valor correspondente na moeda ou recurso destino.

Usuário: Usuário que criou o fator.

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Tabelas de Índices

Acesso: Ir Para \ Compras \ Cadastros \ Aux Operações \ Tabelas de Fatores\Tabelas de Índices

Esta tabela é utilizada para armazenar os diversos tipos de índices (indicadores financeiros).

Exemplo: IGP-DI, IGP-DI, IGP-M (FGV), IGP-M (FGV), INPC (IBGE), INPC (IBGE), IPCA (IBGE), POUPANÇA e outras mais.

CAMPOS DA GRADE

Código: Informe aqui o código da cotação do índice.

Nome: Informe aqui o nome completo deste registro. O objetivo do nome é identificar claramente o índice.

Tabela Alternativa

• • Nome: Informe aqui a tabela alternativa de fator

  • Fator: O valor que será multiplicado, caso a busca seja feita na tabela alternativa, no resultado encontrado na tabela de fator.

Classe*: Informe a Classe do registro que será utilizada para o índice.

Data de validade:

• • Inicial: Informe aqui a data de validade inicial da tabela. Esta é a data a partir da qual a tabela estará valendo.

  • Final: Informe aqui a data de validade final da tabela. Esta é a data de expiração da validade da tabela.

Para a edição dos valores dos índices em determinado registro, é necessário visualizar a tabela no modo Form View ( formato ficha).

A edição é feita clicando no ícone mudar visão

ou usando as teclas de atalho [Shift] + [Enter].

CAMPOS DA MD – Fatores

Inicio:

• • Data*: Informe a data de cotação do fator (multiplicador) de conversão da moeda origem para a moeda destino.

  • Hora: Hora em que o fator entrará em vigor dentro de sua data de 'Início'. Se não for preenchida, será considerado 00:00:00 hr.

Fator *:Informe o valor do fator de conversão para a moeda ou recurso destino. A moeda origem sempre será considerada como 01 (uma) unidade para efeito do cálculo de conversão.

Exemplo: caso seja informado o valor 2,5000 significará que uma unidade da moeda origem deve ser multiplicada por este fator para encontrar o valor correspondente na moeda ou recurso destino.

Usuário:Usuário que criou o fator.

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Tabelas de Preços

Acesso: Ir Para \ Compras \ Cadastros \ Aux Operações \ Tabelas de Fatores\Tabelas de Preços

Esta tabela é utilizada para armazenar tabelas de preços. Ela permite que sejam armazenados diversos tipos de tabelas de preços.

Exemplo:

• Tab Preço Private Label

• Tab Preço Promocional

• Tab Preço Venda Varejo

• Tab Preço Venda Atacado

• Tab Preço Venda Loja 1

• Tab Preço Venda Loja 2 e outras mais.

CAMPOS DA GRADE

Código: Informe aqui o código da tabela de preço.

Nome: Informe aqui o nome completo deste registro. O objetivo do nome é identificar claramente a tabela de preço.

Classe*: Informe a Classe do registro que será utilizada para este preço.

Tabela Alternativa

• • Fator: O valor que será multiplicado caso a busca seja feita na tabela alternativa, no resultado encontrado na tabela de fator.

  • Nome: Informe aqui a tabela alternativa de fator

Data de validade:

• • Inicial: Informe aqui a data de validade inicial da tabela. Esta é a data a partir da qual a tabela estará valendo.

  • Final: informe aqui a data de validade final da tabela. Esta é a data de expiração da validade da tabela.

Para a edição dos valores dos preços em determinado registro, é necessário visualizar a tabela no modo Form View ( formato ficha).

A edição é feita clicando no ícone mudar visão

ou usando as teclas de atalho [Shift] + [Enter].

CAMPOS DA MD – Preços

Recurso Origem*: Recurso de Origem para a conversão de fator. Se esta tabela não possuir 'Recurso de Destino', o mesmo será a moeda nacional corrente(ex: REAIS).

Classe*: Informe a Classe do registro que será utilizado este preço.

Lote: Este campo indica o lote do recurso.

Início

• • Data *: Data em que o fator entrará em vigor.

  • Hora: Hora em que o fator entrará em vigor dentro de sua data de 'Início'. Se não for preenchida, será considerado 00:00:00 hr.

Fim

• • Data: Data em que o fator deixará de estar em vigor. Se não for preenchido, o fator não mais deixará de estar em vigor a partir de sua data/hora de 'Início'.

  • Hora: Hora em que o fator deixará de estar em vigor dentro de sua data 'Fim'. Se não for preenchida, será considerado 00:00:00 hr.

Preço*: Informe o Preço do recurso. Se a empresa utilizar o produto de precificação do Sistema UNUM, este campo poderá ser preenchido automaticamente a partir da precificação. Caso contrário, é permitido a inserção manual do preço.

Usuário: Usuário que criou o fator.

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Tabelas de Quotas e Metas

Acesso: Ir Para \ Compras \ Cadastros \ Aux Operações \ Tabelas de Fatores\Tabelas de Quotas e Metas

Esta tabela é utilizada para armazenar os diversos tipos de quotas e metas de venda.

Exemplo: Tabelas de Metas de Vendas e Tabelas de Quotas de Vendas

CAMPOS DA GRADE

Código: Informe aqui o código das tabelas de quotas e metas.

Nome: Informe aqui o nome completo deste registro. O objetivo do nome é identificar claramente o índice.

Classe*: Informe a Classe do registro que será utilizada para as tabelas de quotas e metas.

Data de validade:

• Inicial: Informe aqui a data de validade inicial da tabela. Esta é a data a partir da qual a tabela estará valendo.

• Final: Informe aqui a data de validade final da tabela. Esta é a data de expiração da validade da tabela.

Para a edição dos valores dos índices em determinado registro, é necessário visualizar a tabela no modo Form View ( formato ficha).

A edição é feita clicando no ícone mudar visão

ou usando as teclas de atalho [Shift] + [Enter].

CAMPOS DA MD – Fatores

Classe*: Informe a Classe do registro.

Inicio:

• Data*: Informe a data de cotação do fator (multiplicador) de conversão da moeda origem para a moeda destino.

• Hora: Hora em que o fator entrará em vigor dentro de sua data de 'Início'. Se não for preenchida, será considerado 00:00:00 hr.

Fator *:Informe o valor do fator de conversão para a moeda ou recurso destino. A moeda origem sempre será considerada como 01 (uma) unidade para efeito do cálculo de conversão.

Exemplo: caso seja informado o valor 2,5000 significará que uma unidade da moeda origem deve ser multiplicada por este fator para encontrar o valor correspondente na moeda ou recurso destino.

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Tabelas de Sugestões

Acesso: Ir Para \ Compras \ Cadastros \ Aux Operações \ Tabelas de Sugestões\

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Sugestão de Classes

Acesso: Ir Para \ Compras \ Cadastros \ Aux Operações \ Tabelas de Sugestões\Sugestão de Classes

Possibilitar o cadastramento das Regras de Sugestão de Classe de Operação para os Pedidos ou Provisão de acordo com as Regras de Negócio do Cliente.

As classes de operações determinam qual tipo de operação está sendo realizada no sistema, como por exemplo: Compra para Consumo, Compra para Comercialização, Venda de Produto, Venda de Serviço, Transferência, etc. Através da classe de operação será dado o devido tratamento fiscal e contábil as operações realizadas.

Podem ser definidas inúmeras regras para atender as necessidades de parametrização considerando que podem ser criadas regras genéricas, para abranger o maior número de casos, e regras específicas, para uma determinada movimentação, de acordo com a necessidade ou característica da operação.

SUGESTÃO DE CLASSES DE PEDIDOS OU PROVISÕES

Abaixo, a ordem de prioridade dos campos que determinam qual sugestão de classe de operação o sistema irá utilizar:

• Classe do Pedido

• Recurso

• Classe Recurso

• Icms ST Recurso

• Núcleo

• Classe Núcleo

• Pessoa

• Icms ST Pessoa

• Classe Pessoa

• Local Escrituração

• Classe Local Escrituração

CAMPOS DA GRADE

Tipo de Pedido: Informe a Classe de Processo de Pedido ou Provisão que será utilizada na regra para definição da sugestão de Classe da Operação no Pedido ou Provisão.

Recurso

• Nome: Informe o Recurso que será utilizado na regra para definição da sugestão de Classe da Operação no Pedido ou Provisão.

• Classe: Informe a Classe do Recurso que será utilizada na regra para definição da sugestão de Classe da Operação no Pedido ou Provisão.

• Classif. trib: Informe a Classificação Tributária de ICMSST do recurso do Pedido ou Provisão que será usado na sugestão.

Pessoa

• Nome: Informe a Pessoa que será utilizada na regra para definição da sugestão de Classe da Operação no Pedido ou Provisão.

• Classe: Informe a Classe da Pessoa que será utilizada na regra para definição da sugestão de Classe da Operação no Pedido ou Provisão.

• Classif. trib: Informe a Classificação Tributária de ICMSST da Pessoa do Pedido ou Provisão que será usado na sugestão.

Local de Escrituração

• Nome: Informe o Local de Escrituração que será utilizado na regra para definição da sugestão de Classe da Operação no Pedido ou Provisão.

• Classe: Informe a Classe do Local de Escrituração que será utilizada na regra para definição da sugestão de Classe da Operação no Pedido ou Provisão.

Sugestão

• Classe: Informe a Classe da Operação que será utilizada no Pedido ou Provisão como sugestão para esta regra.

Exemplo Regra Genérica:

Se utilizar qualquer Recurso da Classe Despesas e qualquer Pessoa da Classe Fornecedores e Materiais a classe da operação que será sugerida deve ser [Prov Desp Diversas] (Provisão para Despesas Diversas).

Recurso

• • Classe: Despesas

Pessoa

• • Classe: Fornecedores

Sugestão

• • Classe: Prov Desp Diversas

Exemplo Regra Específica:

Se utilizar o Recurso AGUA SANIT e qualquer Pessoa da Classe Fornecedores e qualquer Local de Escrituração da Classe Locais de Escrituração a classe da operação que será sugerida deve ser [C p Consumo] (Compra para Consumo).

Recurso

• Nome: AGUA SANIT

Pessoa

• Classe: Fornecedores

Sugestão

• Classe: C p Consumo

Importante: Não é permitido selecionar Classe e Registro dessa mesma classe na mesma sugestão. Deve-se optar por uma sugestão, ou classe ou registro da classe.

Exemplo: Selecionando um Recurso(AGUA SANIT) não se pode selecionar a Classe de Recurso (Mat de Limpeza e Higiene).

Sugestão de Núcleo

Acesso: Ir Para \ Compras \ Cadastros \ Aux Operações \ Tabelas de Sugestões\Sugestão de Núcleo

Possibilitar o cadastramento das Regras de Sugestão de Núcleo para Pedidos de Compra de acordo com as Regras de Negócio da Empresa.

Podem ser definidas inúmeras regras para atender as necessidades de parametrização considerando que podem ser criadas regras genéricas, para abranger o maior número de casos, e regras específicas, para uma determinada movimentação, de acordo com a necessidade ou característica da operação.

CAMPOS DA GRADE

Classe Básica de Núcleo: Informe a classe do local de escrituração que será utilizada na regra para definição da sugestão de núcleo.

Local de Escrituração

• • Classe: Informe a classe do local de escrituração que será utilizada na regra para definição da sugestão de núcleo.

  • Nome: Informe o local de escrituração que será utilizado na regra para definição da sugestão de núcleo.

Estabelecimento

• • Classe: Informe a classe do estabelecimento que será utilizada na regra para definição da sugestão de núcleo.

  • Nome: Informe o estabelecimento que será utilizado na regra para definição da sugestão de núcleo.

  • Classe Operação: Informe a Classe de Operação que será utilizada na regra para definição da sugestão do Núcleo na Operação no Pedido ou Provisão.

Recurso

• • Classe: Informe a classe de recurso que será utilizada na regra para definição da sugestão de núcleo.

  • Nome: Informe o recurso que será utilizado na regra para definição da sugestão de núcleo.

Pessoa

• • Nome: Informe a pessoa que será utilizada na regra para definição da sugestão de núcleo.

Sugestão

• • Núcleo: Informe a Núcleo que será utilizada na regra para definição da sugestão de núcleo.

Exemplo Regra Genérica:

Se utilizar a Classe de Operação C p Industrializ e a Classe Mat Prima o Núcleo que será sugerida deve ser [UNUM - Almox] (UNUM - Almox).

Classe Operação: C p Industrializ

Recurso

• • Classe: Mat Prima

Sugestão

• • Núcleo: UNUM - Almox

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Sugestão de Tabelas de Preços

Acesso: Ir Para \ Compras \ Cadastros \ Aux Operações \ Tabelas de Sugestões\Sugestão de Tabelas de Preços

Possibilitar o cadastramento das Regras de Preços para Pedidos ou Provisão de acordo com as Regras de Negócio da Empresa.

Podem ser definidas inúmeras regras para atender as necessidades de parametrização considerando que podem ser criadas regras genéricas, para abranger o maior número de casos, e regras específicas, para uma determinada movimentação, de acordo com a necessidade ou característica da operação.

CAMPOS DA GRADE

Classe de Operação *: Informe a Classe de Operação que será utilizada na regra para definição da sugestão da tabela de preços.

Recurso

• • Nome: Informe o Recurso que será utilizada na regra para definição da sugestão da tabela de preços.

  • Classe: Informe a Classe do Recurso que será utilizada na regra para definição da sugestão da tabela de preços.

Pessoa

• • Nome: Informe a Pessoa que será utilizada na regra para definição da sugestão da tabela de preços.

  • UF: Informe a UF da Pessoa

  • Classe: Informe a Classe da Pessoa que será utilizada na regra para definição da sugestão da tabela de preços.

Estabelecimento

• • Nome: Informe o estabelecimento que será utilizado na regra para definição da sugestão da tabela de preços.

  • Classe: Informe a classe do estabelecimento que será utilizada na regra para definição da sugestão da tabela de preços.

Inicio:

• • Data*: Início de validade do registro.

  • Hora: Hora de início de validade do registro.

Fim:

• • Data: Fim de validade do registro.

  • Hora: Hora de fim de validade do registro.

Regra

• • Tabela: Informe a tabela que representa a regra para as condições informadas

Auxiliares de Pessoas

Localidades

Nacionalidades

Paises

Sub Localidades

Tipos de Logradouros

Tipos de Telefone para Contato

Tipos de Telefone

Unidades da Federação

Auxialires de Recursos

Locais

Almoxarifados ou Depósitos

Acesso: Ir Para \ Venda \ Cadastros \ Locais \ Almoxarifados

São locais utilizados para identificar onde devem ser armazenados, fisicamente ou simbolicamente, os objetos, matérias-primas e outras mercadorias e produtos.

Os recursos existentes nos almoxarifados são movimentados através de operações de pedidos ou provisões, requisições e transferências de depósitos.

Exemplos:

• • Almox Central - Almoxarifado Central

  • Almox Materiais - Almoxarifado de Materiais

MODO TABLE VIEW

CAMPOS DA GRADE

Código *: é a codificação que representará o referido almoxarifado nos diversos relatórios. Esta codificação é alfa-numérica e obrigatória. A empresa poderá adotar uma máscara única de preenchimento, a seu critério;

Nome *: informe aqui o nome para identificação do almoxarifado. Este campo é obrigatório;

Classe *: é a indicação da classe ou sub-classe, a qual pertence o almoxarifado. O conteúdo deste campo é obrigatório e deve ser selecionado a partir da lista de opções que se apresenta após clicar na seta existente no lado direito do referido campo;

Estabelecimento *: O estabelecimento é cada localidade da empresa onde a mesma desenvolve sua atividade. Este campo é obrigatório e é utilizado para especificar a qual estabelecimento o referido almoxarifado pertence;

Perda: Descreve o almoxarifado onde devem ir as diferenças existentes causadas por perdas e faltas.

Responsável – é a pessoa que responde pelas atividades do referido centro de custo. Esta informação é opcional.

Local de Escrituração: o local de escrituração é cada localidade que responde fiscalmente pelas atividades desenvolvidas pela empresa. Este campo é obrigatório e é utilizado para especificar a qual local de escrituração o referido centro de custo pertence.

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Centros de Custos ou Resultados

A tabela de Centros de Custos ou Resultados são locais utilizados para identificar os departamentos da empresa ou áreas de agrupamentos de pessoas, que trabalham em atividades afins, onde são efetuados os gastos e geradas as rendas com RECURSOS: receitas, despesas, materiais, produtos, mercadorias, imobilizados do ativo fixo (máquinas, ferramentas, imóveis, terrenos).

Exemplos:

• • CC Produção – Centro de Custos da Produção

  • CC Administração – Centro de Custos da Administração

  • CC Filial 1 – Centro de Custos da Filial 1

O referido cadastro é único para os diversos setores da empresa e pode ser utilizado de forma opcional pela contabilidade, caso a mesma deseje acompanhar os valores que transitam por estes centros de modo analítico. Normalmente, a utilização dos centros de custos ou resultados fica concentrada nos agrupamentos de resultado do plano de contas.

Assim, por exemplo, o usuário poderia ter as suas despesas especificadas no detalhamento destes centros de custo.

A definição das classes, sub-classes e registros de centros de custo variam de uma empresa para outra, e são definidos pela UNUM em conjunto com a empresa, de modo a tendê-la integralmente.

OBS.:

Controle Administrativo – possibilitar a emissão de relatórios onde é possível acompanhar os recursos (materiais, produtos, serviços, etc.) que foram utilizados e seus respectivos custos.

Controle Contábil – possibilitar a emissão de relatórios contábeis para acompanhar os lançamentos a débito e a crédito que foram associados.

MODO TABLE VIEW

CAMPOS DA GRADE

Código *: é a codificação que representará o referido centro de custo nos diversos relatórios. Esta codificação é alfa-numérica e obrigatória. A empresa poderá adotar uma máscara única de preenchimento, a seu critério;

Nome *: é a descrição analítica do centro de custo. Este campo é obrigatório;

Classe *: é a indicação da classe ou sub-classe, a qual pertence o centro de custo. O conteúdo deste campo é obrigatório e deve ser selecionado a partir da lista de opções que se apresenta após clicar na seta existente no lado direito do referido campo;

Estabelecimento *: O estabelecimento é cada localidade da empresa onde a mesma desenvolve sua atividade. Este campo é obrigatório e é utilizado para especificar a qual estabelecimento o referido centro de custo pertence;

Responsável – é a pessoa que responde pelas atividades do referido centro de custo. Esta informação é opcional.

Local de Escrituração: o local de escrituração é cada localidade que responde fiscalmente pelas atividades desenvolvidas pela empresa. Este campo é obrigatório e é utilizado para especificar a qual local de escrituração o referido centro de custo pertence.

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Estabelecimentos

Acesso: Ir Para \ Compras \ Cadastros \ Locais \ Estabelecimentos

Estabelecimento é uma ou mais localização administrativa da empresa. Pode está associado a um ou vários locais de escrituração.

Exemplos:

• Uma empresa pode possuir num mesmo local de escrituração vários estabelecimentos.

• A empresa que possui um local de escrituração e possui dois escritórios distintos (escritório comercial e escritório da área administrativa) foi subdividida em dois estabelecimentos, mas sua movimentação fiscal será movimentada num único local de escrituração.

CAMPOS DA GRADE

Código: Informe aqui o código do Estabelecimento.

Nome: Informe aqui o nome completo deste registro. O objetivo do nome é identificar claramente o nome do Estabelecimento.

Classe: Informe a Classe em que esse registro que será classificado.

Bandeiras: Informe aqui as bandeiras (marcas de estabelecimento) as quais este estabelecimento está vinculado.

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Locais de Escrituração

Acesso: Ir Para \ Vendas \ Cadastros \ Locais \ Locais de Escrituração

Os locais de escrituração são todos os estabelecimentos que respondem fiscalmente pelas operações da empresa. Se um estabelecimento possui CNPJ específico, a UNUM os considera como Locais de Escrituração.

A empresa pode ter vários estabelecimentos (filiais, sucursais, etc.) nos quais são desenvolvidas operações da empresa, mas que não possuem autonomia jurídica (utilizam CNPJ de outro local). Assim, um mesmo local de escrituração pode conter “n” estabelecimentos subordinados.

Cada local de escrituração da empresa deve ser cadastrado no sistema, como também seus respectivos estabelecimentos.

É interessante que, ao cadastrar os locais de escrituração e seus respectivos estabelecimentos, o usuário adote uma máscara na sua codificação. Por exemplo: para cadastrar a matriz da empresa XY o usuário poderia codifica-o como “LE 01 Matriz XY”. Ao criar a codificação do estabelecimento subordinado, poderia utilizar nomenclatura do tipo “Est 01 Matriz XY”.

CAMPOS DA GRADE

Código *: é o código que identifica de maneira resumida o local de escrituração;

Nome *: é a denominação completa do local (razão social) especificando o estabelecimento;

Classe *: é a classe onde será guardado o registro deste cadastro. Por padrão, cadastra-se em Locais de Escrituração, mas pode-se gravar em outras sub-pastas, a critério da empresa;

Empresa *: Informe a Empresa a qual o Local de Escrituração pertence. Esta informação será usada na envio da Nota Fiscal Eletrônica.

UF *: informe aqui o nome da unidade da federação onde está localizada esta entidade.

CNPJ/CPF *: é a informação do CNPJ do local de escrituração. A inscrição é validada para saber se foi informada corretamente;

Inscr Estad: é o código de inscrição estadual do estabelecimento;

Regime de Recolhimento *: indique o tipo de regime de recolhimento no qual o local de escrituração se enquadra, dentre as opções disponíveis. Esta informação será usada na geração de arquivos fiscais magnéticos.

Regime Especial de Tributação: indique o tipo de regime especial de tributação para empresas optantes do SIMPLES NACIONAL no qual o local de escrituração se enquadra, dentre as opções disponíveis.Esta informação será utilizada para preenchimento de informações no XML da NFS-e.

Com relação aos campos a seguir: UF; CEP; Tipo Logradouro; Logradouro; Número; Complemento/Cidade, as informações a serem preenchidas são pertinentes ao endereço do estabelecimento.

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Localizações de Bens em Uso

Ir Para \ Compras \ Cadastros \ Locais \ Localizações de Bens em Uso

Locais utilizados para identificar onde devem ser armazenados, fisicamente ou simbolicamente, os recursos do ativo fixo (materiais imobilizados).

CAMPOS DA GRADE

Código *: Indica o Código que será usado na identificação desta localização de bens em uso no sistema. É recomendável utilizar um padrão de nomenclatura no preenchimento deste campo. Esta codificação é alfa-numérica e obrigatória.

Nome *: Indica a descrição desta localização de bens em uso no sistema. Esta identificação deve esclarecer a localização física deste na empresa. O usuário pode adotar um padrão para descrever todas as localizações de bens em uso;

Classe *: É a indicação da classe ou sub-classe, a qual pertence a localização de bens em uso. O conteúdo deste campo é obrigatório e deve ser selecionado a partir da lista de opções que se apresenta após clicar na seta existente no lado direito do referido campo;

Estabelecimento *: O estabelecimento é cada localidade da empresa onde a mesma desenvolve sua atividade. Este campo é obrigatório e é utilizado para especificar a qual estabelecimento as localizações de bens em uso pertencem;

Local de Escrituração – O local de escrituração é cada localidade que responde fiscalmente pelas atividades desenvolvidas pela empresa. Este campo é obrigatório e é utilizado para especificar a qual local de escrituração as localizações de bens em uso pertencem;

C Custos Depreciação *: Informe o código do Centro de Custo a ser utilizado na depreciação dos bens localizados nesta localização de bens em uso.

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Localizações de Imobilizado em Andamento

Ir Para \ Compras \ Cadastros \ Locais \ Localizações de Imobilizações em Andamento

A localização de imobilização em andamento é a localização física ou lógica que representa o local que administra o controle físico e fiscal dos recursos que estão sendo manufaturados ou construídos com finalidade de imobilização na empresa.

CAMPOS DA GRADE

Código *: Indica o Código que será usado na identificação destas localizações de imobilizações em andamento no sistema. É recomendável utilizar um padrão de nomenclatura no preenchimento deste campo. Esta codificação é alfa-numérica e obrigatória.

Nome *: Indica a descrição destas localizações de imobilizações em andamento no sistema. Esta identificação deve esclarecer a localização física deste na empresa. O usuário pode adotar um padrão para descrever todas as localizações de bens em uso;

Classe *: É a indicação da classe ou sub-classe, a qual pertence as localizações de imobilizações em andamento. O conteúdo deste campo é obrigatório e deve ser selecionado a partir da lista de opções que se apresenta após clicar na seta existente no lado direito do referido campo;

Estabelecimento *: O estabelecimento é cada localidade da empresa onde a mesma desenvolve sua atividade. Este campo é obrigatório e é utilizado para especificar a qual estabelecimento as localizações de imobilizações em andamento;

Local de Escrituração: O local de escrituração é cada localidade que responde fiscalmente pelas atividades desenvolvidas pela empresa. Este campo é obrigatório e é utilizado para especificar a qual local de escrituração as localizações de imobilizações em andamento;

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Fornecedores

Ir Para \ Compras\ Cadastros \ Fornecedores

Classe que são cadastradas todas as pessoas, instituições, firmas, empresas, organizações, que normalmente têm relação de direitos para com a empresa. O Sistema UNUM predefine cinco classes de fornecedores:

• • Bancos - São os estabelecimentos bancários que prestam serviços à empresa para suas transações financeiras. Exemplo: Bco Itaú; Bco Bradesco; Bco Boston.

  • Fabricantes - São todos os fabricantes de materiais e produtos

    • Fabricantes de ECF – São todos os fabricantes de emissor de cupom fiscal. O Sistema UNUM já fornece o cadastro dos principais fabricantes.

    • Fabricantes de Pinpads – São todos os fabricantes de Pinpads. O Sistema UNUM já fornece o cadastro dos principais fabricantes.

  • Prestadores de Serviço – São todos os prestadores de serviço que mantém relação com a empresa.

  • Representantes - São todos os representantes comerciais da empresa que recebem comissão sobre vendas realizadas. Os representantes são utilizados na classe “Zonas de Representantes”, existente em tabelas auxiliares de pessoas, para identificar que representante recebe comissão pelas vendas realizadas em cada zona.

  • Transportadores - São todas as transportadoras que prestam serviços de transporte de materiais, produtos, mercadorias e bens.

CAMPOS DA GRADE

Código *: é o código que identifica de maneira resumida o Fornecedor;

Nome *: é a denominação completa do Fornecedor (nome ou razão social).

Classe *: é a classe onde será guardado o registro deste cadastro. A estrutura de classes deve ser disposta de acordo com as necessidades da empresa;

Estabelecimento: Informe aqui o estabelecimento ao qual esta entidade está associada;

UF *: Informe aqui o nome da unidade da federação onde está localizada o fornecedor;

CNPJ/CPF *: é a informação do CNPJ ou CPF do Fornecedor;

Comp Fiscal *: Informe aqui o código do comportamento fiscal deste fornecedor. É a área de atividade econômica (comércio, indústria, não contribuinte, etc.) na qual o fornecedor se enquadra.

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Materiais e Produtos

Numerários

Pessoas

Acesso: Ir Para \ Compras \ Cadastros \ Pessoas

São todas as pessoas físicas ou jurídicas que têm relação de direito ou obrigação para com a empresa. Possuem relacionamentos financeiros, comerciais, empregatícios, além de outros tipos de relacionamentos. Devem ser re-classificadas de acordo com sua natureza, se Clientes ou Fornecedores, ou então Funcionários e Autônomos, Representantes, Transportadores, Prestadores de serviço, Usuários, Bancos, Estabelecimentos, etc. Este cadastro é habitualmente elaborado pelos usuários da área de estoque e financeira e seus dados são compartilhados por toda a empresa.

O Sistema UNUM pré-define algumas classes, mas a empresa pode criar outras classes com base em sua organização administrativa.

A estrutura de Pessoas é dividida em sub-classes ou pastas, cuja finalidade é a de agrupar entidades que possuem comportamentos de relacionamento comum com a empresa. Assim, os fornecedores de serviços são agrupados em uma pasta distinta dos fornecedores de mercadorias, e assim por diante.

Dentre as várias pessoas que serão cadastradas, merece destaque o cadastro dos estabelecimentos. Este cadastro visa identificar todas as entidades pertencentes à mesma empresa que estará vinculada a um determinado local de escrituração. Além dos campos normais para preenchimento, deve ser informado também o local de escrituração ao qual está subordinado.

Devemos ressaltar que uma padronização na maneira de codificar as pessoas é bastante saudável, pois além de facilitar uma pesquisa visual, contribui para a detecção de erros de cadastramento. Sugerimos que 2 validações básicas sejam adotadas: evitar duplicidade de códigos; criticar pessoas com mesmo CPF/CNPJ.

O acesso diretos às sub-classes criadas por ser efetuado por meio da grade Classes e a manutenção deste cadastro é realizado da mesma maneira que os demais.

CAMPOS DA GRADE

Código *: é o código que identifica de maneira resumida a Pessoa;

Nome *: é a denominação completa da Pessoa (nome ou razão social);

Classe *: é a classe onde será guardado o registro deste cadastro. A estrutura de classes deve ser disposta de acordo com as necessidades da empresa;

Estabelecimento: Informe aqui o estabelecimento ao qual esta entidade está associada.

UF *: Informe aqui o nome da unidade da federação onde está localizada esta entidade.

CNPJ/CPF *: é a informação do CNPJ ou CPF da Pessoa;

Comp Fiscal *: Informe aqui o código do comportamento fiscal desta pessoa. É a área de atividade econômica (comércio, indústria, não contribuinte, etc) na qual a pessoa se enquadra.

É importante o preenchimento deste campo para o cálculo dos impostos, custos e valores das operações realizadas com esta pessoa ou situações de cálculo específicas para um grupo de pessoas de certa atividade.

• • Comercial Exportador: empresa destinada à aquisição de mercadorias no mercado interno para posterior exportação;

  • Comércio: empresa do tipo comercial, indica a possibilidade do cálculo do ICMS;

  • Empresa Pública: empresa que tem imposto retido na fonte;

  • Equiparado à Indústria: comumente chamada de Indústria e Comércio;

  • Exportador: empresa destinada à exportação;

  • Indústria: vincula o cálculo do IPI, assim como a classificação fiscal do produto;

  • Não Contribuinte: não contribuinte do ICMS, pessoa física ou jurídica;

  • Outro Comportamento: comportamento que foge de todos os outros aqui descritos;

  • Produtor Rural: pessoa ou empresa cujo sustento vem proveniente da produção rural;

  • SIMPLES: empresa que adere ao SIMPLES da Receita Federal;

  • Super SIMPLES: empresa que adere ao Super Simples da Receita Federal.

Com relação aos demais campos: Estabelecimento, Endereço/Cidade, CEP, Tipo Logradouro, Logradouro, Número, etc... as informações a serem preenchidas são pertinentes ao endereço da Pessoa.

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Recursos

Acesso: Ir Para \ Compra \ Cadastros \ Recursos

Recurso é tudo que você pode quantificar: financeiramente e/ou fisicamente, para controlar gastos e rendas da sua empresa.

Assim um recurso pode ser:

• • Bem do Ativo Imobilizado - Máquina, Equipamento;

  • Material comprado - Mat. Prima, Mat. de Consumo;

  • Produto vendido;

  • Tipo de despesa - Despesas Bancária, Despesas Cartorárias, Juros;

  • Tipo de receita - Rend. Aplicação, Juros;

  • Imposto - IPI, ICMS, II;

  • Encargo - INSS, FGTS;

Para organizá-los, uma estrutura de classes deve ser montada para agrupar itens de mesma natureza ou finalidade. Podem ser criadas pastas e sub-pastas, de forma a especificar espécies de bens do mesmo gênero. Logo, numa pasta chamada Equipamentos de informática, poder-se-á criar outras sub-pastas para indicar “computadores”, “impressoras” e “outros equipamentos de informática”, a critério do usuário.

O recurso informado traz automaticamente a classe de pedido ou provisão.

Toda vez que você edita o código do recurso o sistema verifica novamente a sugestão de classe de pedido ou provisão.

Os elementos desta tabela devem ser cuidadosamente levantados e organizados para atender as necessidades da empresa em todos os segmentos, pois grande parte das operações do Sistema UNUM utilizam os itens aqui elencados.

A movimentação de recursos dentro do sistema pode ser realizada de várias maneiras, sejam eles por meio de pedidos, requisições, apontamentos de produção ou transferência de estoque.

O acesso às sub-classes existentes pode ser feito através da grade Classes e a forma de manutenção é similar a dos demais cadastros.

CAMPOS DA GRADE

Código *: é o código que identifica de maneira resumida o Recurso;

Nome *: é a descrição detalhada do recurso;

Classe *: é a classe onde será guardado o registro deste cadastro. A estrutura de classes deve ser disposta de acordo com as necessidades da empresa;

Unidade de Medida *: é a unidade padrão na qual o recurso irá ser controlado pelo estoque, se necessário. É importante o usuário ter sempre em mente que, se a unidade de medida for muito específica, deve ser criada na respectiva tabela, antes de ser utilizada neste recurso. Cada unidade de medida tem uma unidade de medida fiscal correspondente, a qual é exigida em muitos arquivos magnéticos e é especificada na respectiva tabela;

Classificação fiscal: é a indicação da natureza do recurso na TIPI/NCM. Caso o recurso não tenha codificação nesta tabela, o usuário pode optar por criar uma classificação genérica.

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Transportadores

Acesso: Ir Para \ Compra \ Cadastros \ Transportadores

São todas as transportadoras que prestam serviços de transporte de materiais, produtos, mercadorias e bens. Esse programa tem o objetivo de cadastrar e manutenir as principais informações do cadastro de transportadores.

Importante! Esse cadastro deve estar sempre atualizado, pois as informações são utilizadas na emissão de pedido e na emissão das notas fiscais.

CAMPOS DA GRADE

Código *: é o código que identifica de maneira resumida a Transportadora;

Nome *: é a denominação completa da Transportadora (nome ou razão social). A denominação será utilizada na impressão da nota fiscal e também para ser exibida em todas as telas e relatórios do Sistema que tenham o nome da transportadora;

Classe *: é a classe onde será guardado o registro deste cadastro. A estrutura de classes deve ser disposta de acordo com as necessidades da empresa;

Estabelecimento: Informe aqui o estabelecimento ao qual esta entidade está associada;

UF *: Informe aqui o nome da unidade da federação onde está localizada a transportadora;

CNPJ/CPF *: é a informação do CNPJ ou CPF da Transportadora;

Comp Fiscal *: Informe aqui o código do comportamento fiscal desta transportadora. É a área de atividade econômica (comércio, indústria, não contribuinte, etc.) na qual a transportadora se enquadra.

Cadastro de Fórmulas

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