Manual de Cadastramento de Terminais de Faturamento

1. Cadastros Necessários para Emissão de Nota Fiscal

1.1 Introdução

O manual está dividido em duas partes: cadastros necessários para emissão da Nota Fiscal Eletrônica e cadastros necessários para emissão de Nota Fiscal Formulário.

Mas, existem dois cadastros que são comuns aos dois tipos de documentos fiscais que são os cadastros de Terminais de Faturamento e o cadastro de Numeradores de Notas Fiscais.

Abaixo o roteiro para efetuar os cadastramentos necessários para emissão da NFE ou NF em Formulário.

Cuidado!: Deve ser seguida a ordem de cadastramento conforme elencado abaixo:

• Terminais de Faturamento;

• Numeradores de Notas Fiscais;

Nota Fiscal Eletrônica

• Pedido para Aquisição de Formulário de Segurança (PAFS);

• Numerador de Formulário de Segurança para DANFE;

• Impressoras DANFE.

Nota Fiscal Formulário

• Controladores de AIDF;

• Numeradores de Formulários de Notas Fiscais;

• Impressoras de Formulários de Nota Fiscal.

2. Terminal de Faturamento

2.1 Introdução

O Terminal de Faturamento é o computador que estará apto a emitir a NFE. Não é obrigatório que esse terminal tenha uma impressora associada fisicamente a ele, pois é possível associá-lo a uma impressora fisicamente instalada em outro terminal.

2.2 Procedimento

1. Deve-se ir até o processo de cadastramento de Terminal de Faturamento:

Ir Para / Fiscal e Regulamentação / Cadastro / Cadastro da Impressão Notas Fiscais

2. O programa para cadastro do terminal será aberto mostrando os terminais já cadastrados. Para acrescentar mais um terminal bastar acionar a opção na grade de cadastramento:

3. Agora será necessário modificar a visão da grade clicando na seguinte ícone para proceder com o cadastramento:

Principais Variáveis:

Código: Informar o código que será dado para o terminal.

Nome: Informar o nome do Terminal.

Classe: Manter a classe que vem como padrão: Terminais de Faturamento

Host: Colocar o endereço de IP e a porta (porta em que o Engine será aberto) onde está o terminal.

Procedência: Colocar sempre “0 – Nacional”

Classificação Fiscal: Cadastrar uma classificação fiscal sem valor, usualmente “0000.00.00”

4. Grade de Impressoras de Documento

Essa grade deve ser preenchida somente ao final do cadastramento da impressora. Deve ser cadastrada uma impressora para cada tipo de documento fiscal, mesmo que a impressora física seja a mesma.

Obs: É possível cadastrar um terminal de faturamento como o terminal que conterá o numerador dos documentos fiscais, independente se esse terminal irá faturar documento fiscal. Lembrando que para que o terminal de faturamento funcione perfeitamente, o sistema deverá ser aberto via Engine.

3. Numerador de Notas Fiscais

3.1 Introdução

Os numeradores de Notas Fiscais são responsáveis pelo seqüenciamento da numeração dos documentos fiscais. Quando cadastra-se pela primeira vez um numerador, o sistema criará automaticamente um arquivo com extensão “.num” que fará o controle das numerações. Esse arquivo

será criado dentro da pasta onde se encontra o Engine.

Mas, atenção: ao se trocar o terminal de faturamento para outra máquina, modificar o IP ou porta da terminal, ou qualquer outro motivo que o sistema não encontre mais o numerador, o campo “Ultimo Número Informado” deverá ser editado mesmo que para o mesmo número que já está cadastrado. Isso serve para que o sistema crie um novo arquivo numerador.

3.2 Procedimento

1. Deve-se ir até o processo de cadastramento de Numeradores de Notas Fiscais:

Ir Para / Fiscal e Regulamentação / Cadastro / Cadastro da Impressão Notas Fiscais

3. Será aberto o processo para cadastramento dos numeradores dos documentos fiscais:

Agora mudando a visão () preenchemos o seguinte cadastramento:

Principais Variáveis:

Código: Cadastrar o código do numerador que se deseja cadastrar.

Nome: Cadastrar o nome do numerador que se deseja cadastrar.

Tipo de Documento: Cadastrar o tipo de documento que será controlado: NF, NFF, NFFS, NFe, NF de Serviços, etc.

Esses tipos de documentos devem ser cadastrados no processo de Tipos de Nota Fiscal (Ir Para / Fiscal e Regulamentação / Cadastro / Cadastro da Impressão Notas Fiscais / Nota Fiscal Formulário) para documentos em formulário e no processo Tipos de Nota Fiscal Eletrônica (Ir Para / Fiscal e Regulamentação / Cadastro / Cadastro da Impressão Notas Fiscais / Nota Fiscal Eletrônica).

Classe: Utilizar a classe padrão “Numeradores de Notas Fiscais”.

Local de Escrituração: Cadastrar qual o local de escrituração a que se refere o numerador.

Série e Subsérie das Notas Fiscais: Somente deverá ser utilizada quando o tipo de documento for NFe.

Computador Controlador: Deverá ser cadastrado código do computador que irá controlar o numerador automático.

Último número informado: Informe o número da última Nota Fiscal (ou outro documento) que foi impressa. Este número corresponde ao da próxima Nota Fiscal a ser impressa menos um.

ATENÇÃO 1: o número exibido neste cadastro não é dinâmico. Ele representa o número informado na última digitação.

ATENÇÃO 2: Quando se troca o host do terminal controlador, se troca o terminal onde se encontra o numerador, ou qualquer outro motivo que faça com que o sistema não encontre o numerador, deve entrar no cadastro e editar esse campo para que nesse momento o sistema crie o arquivo do numerador dentro da pasta onde se encontra o Engine (Ex.: exemplo de um arquivo numerador: 5388093.num).

ATENÇÃO 3: Utilize sempre tipos de documentos criados pela UNUM, ou seja, criados com chave negativa de registro, isto porque haverá implicações no SPED Fiscal (EFD), por exemplo:

• NF (chave: -1899999597)

• NFF (chave: -1899999596)

• NFFS (chave: -1899999587)

4. Nota Fiscal Eletrônica

4.1 Pedido para Aquisição de Formulário de Segurança (PAFS)

4.1.1 Introdução

Os contribuintes que obrigatoriamente deverão utilizar a nota fiscal eletrônica – NF-e em suas operações comerciais, deverão atentar para a necessidade da aquisição de formulários de segurança que serão utilizados em casos de contingência do sistema.

Em casos de problemas técnicos para obtenção da prévia autorização de uso da NF-e, a empresa deverá emitir o respectivo “DANFE em contingência” em duas vias utilizando Formulário de Segurança.

Uma das vias deverá acompanhar às mercadorias, ficando a outra arquivada na empresa emitente para posterior apresentação ao fisco. Sanado a contingência, o contribuinte emitente deverá transmitir a Secretaria da Fazenda os arquivos digitais gerados pela situação da contingência.

O Formulário de Segurança é um papel com dispositivos de segurança. O formulário possui estampa fiscal, com recursos de segurança impressos e localizados na área reservada ao Fisco, e terá, no mínimo, as seguintes características:

1. Papel de segurança com filigrana produzida pelo processo “mould made”;

2. Fibras coloridas e luminescentes;

3. Papel não fluorescente;

4. Micro cápsulas de reagente químico;

5. Micro poros que aumentem a aderência do toner ao papel;

6. Numeração seqüencial de 000.000.001 a 999.999.999, reiniciada a numeração quando atingido esse limite e seriação de "AA" a "ZZ".

4.1.2 Procedimento

1. Para cadastrar o Pedido de Aquisição de Formulário de Segurança deve-se ir até o processo conforme caminho abaixo:

Ir Para / Fiscal e Regulamentação / Cadastros / Cadastros da Impressão Nota Fiscal / Nota Fiscal Eletrônica

2. Será aberto o processo para cadastramento dos formulários de segurança:

Principais Variáveis:

Código: Cadastrar o código do Pedido para Aquisição de Formulário de Segurança (PAFS).

Nome: Cadastrar o nome do Pedido para Aquisição de Formulário de Segurança (PAFS).

Número do PAFS: Informe o número do Pedido para Aquisição de Formulário de Segurança (PAFS).

Classe: Utilizar a classe que já vem padrão: “Pedido para Aquisição de Formulário de Segurança (PAFS)”

Formulário de Segurança inicial: Informe aqui o número do Formulário de Segurança Inicial.

Formulário de Segurança Final: Informe aqui o número do Formulário de Segurança Final.

Obs: Numeração seqüencial de 000.000.001 a 999.999.999, reiniciada a numeração quando atingido esse limite.

Série do Formulário de Segurança: Informe aqui a série do Formulário de Segurança que poderá ser de “AA” até “ZZ”.

4.2 Numerador de Formulário de Segurança para DANFE

4.2.1 Introdução

Os numeradores de formulário de segurança para DANFE são responsáveis pelo sequenciamento da numeração dos formulários. Quando cadastramos pela primeira vez um numerador, o sistema criará automaticamente um arquivo com extensão “.num” que fará o controle das numerações. Esse arquivo será criado dentro da pasta onde se encontra o Engine.

Mas, atenção: ao se trocar o terminal de faturamento para outra máquina, modificar o IP ou porta da terminal, ou qualquer outro motivo que o sistema não encontre mais o numerador, o campo “Ultimo Número Informado” deverá ser editado mesmo que para o mesmo número que já está cadastrado. Isso serve para que o sistema crie um novo arquivo numerador.

4.2.2 Procedimento

1. Para cadastrar o Numerador de Formulário de Segurança para DANFE deve-se ir até o processo conforme caminho abaixo:

Ir Para / Fiscal e Regulamentação / Cadastros / Cadastros da Impressão Nota Fiscal / Nota Fiscal Eletrônica

2. Será aberto o processo para cadastramento do numerador de formulário de segurança para DANFE:

Agora mudando a visão () preenchemos o seguinte cadastramento:

Principais Variáveis:

Código: Cadastrar o código do Numerador de Formulários de Segurança para DANFE.

Nome: Cadastrar o nome do Numerador de Formulários de Segurança para DANFE.

Tipo de Documento: Cadastrar o tipo de documento. No caso de DANFE cadastrar “NFe”.

Classe: Utilizar a classe que já vem padrão: “Numeradores de Formulários de Segurança para DANFE”.

Local de Escrituração: Cadastrar o local de escrituração a que se refere o numerador de formulário.

PAFS: Selecionar o Pedido de Aquisição de Formulário de Segurança dentre as opções disponíveis.

Computador Controlador: Selecionar o código do computador que irá controlar o numerador automático.

Número Inicial: Informe o número do primeiro formulário da caixa a ser controlado pelo numerador.

Número Final: Informe o número do último formulário da caixa a ser controlado pelo numerador.

Último Número Informado: Informe o número do último Formulário que foi impresso.

Este número corresponde ao do próximo Formulário a ser impresso menos um.

ATENÇÃO 1: o número exibido neste cadastro não é dinâmico. Ele representa o número informado na última digitação.

ATENÇÃO 2: Quando se troca o host do terminal controlador, se troca o terminal onde se encontra o numerador, ou qualquer outro motivo que faça com que o sistema não encontre o numerador, deve entrar no cadastro e editar esse campo para que nesse momento o sistema crie o arquivo do numerador dentro da pasta onde se encontra o Engine (Ex.: exemplo de um arquivo numerador: 5388093.num).

ATENÇÃO 3: Utilize sempre tipos de documentos criados pela Unum, ou seja, criados com chave negativa de registro, isto porque haverá implicações no SPED Fiscal (EFD), por exemplo:

• NFe (chave: -1897048033)

4.3 Impressoras DANFE

4.3.1 Introdução

As NFe’s são enviadas para a Secretária de Fazenda do Estado e os DANFE são impressos em impressoras laser comum. Para cadastrar essas impressoras deve-se utilizar o procedimento abaixo.

4.3.2 Procedimentos

1. Para cadastrar as impressoras DANFE deve-se ir até o processo conforme caminho abaixo:

Ir Para / Fiscal e Regulamentação / Cadastros / Cadastros da Impressão Nota Fiscal / Nota Fiscal Eletrônica

2. Será aberto o processo para cadastramento do numerador de formulário de segurança para DANFE:

Agora mudando a visão () preenchemos o seguinte cadastramento:

Principais Variáveis:

Código: Cadastrar o código da impressora.

Nome: Cadastrar o nome da impressora.

Classe: Utilizar a classe que já vem padrão: “Impressoras de DANFE”.

Numerador do Formulário de Segurança: Informe aqui o gerador de numeração do Formulário de Segurança. O mesmo só será utilizado em impressões em modo contingência.

Numerador de Nota Fiscal: Informe aqui o gerador de numeração da Nota Fiscal.

Computador controlador: Informe aqui o computador que irá controlar o numerador de formulário.

Nome do arquivo: o sistema da Unum irá enviar a impressão a “IMPRESSORA PADRÃO” definida no Windows, portanto não haverá necessidade de indicar o nome da impressora como é o padrão das impressoras de notas fiscais em formulário.

3. Finalizado este cadastro deve agora voltar para o processo de cadastro do Terminal de Faturamento e efetuar o cadastro da impressora para o terminal desejado na grade Impressoras de Documento conforme figura abaixo:

5. Nota Fiscal Formulário

5.1 Controladores de AIDF

5.1.1 Introdução

A AIDF – Autorização de Impressão de Documento é uma autorização fornecida pelo fisco estadual ao estabelecimento gráfico requerente, autorizando-o a confeccionar os documentos fiscais nela relacionados para o estabelecimento inscrito no Cadastro de Contribuintes do ICMS.

5.1.2 Procedimento

1. Para cadastrar os controladores de AIDF deve-se ir até o processo conforme caminho abaixo:

Ir Para / Fiscal e Regulamentação / Cadastros / Cadastros da Impressão Nota Fiscal / Nota Fiscal Formulário / Controladores de AIDF

2. Será aberto o processo para cadastramento dos controladores de AIDF.

Agora mudando a visão () preenchemos o seguinte cadastramento:

Principais Variáveis:

Código: Cadastrar o código do controlador de AIDF.

Nome: Cadastrar o nome do controlador de AIDF.

Tipo de Documento: Cadastrar o tipo de documento do controlador de AIDF. Esses tipos de documento estão cadastrados no processo “Tipos de Nota Fiscal” conforme pode ser verificado abaixo:

Séries e Subséries da Nota Fiscal: Informe aqui a série e/ou subsérie da nota fiscal.

Classe: Classe a que pertence os controladores de AIDF. Virá como padrão a classe “Controladores de AIDF”.

Série do Selo Fiscal: Informe aqui a série do selo fiscal.

Dispositivo de Segurança: Informe aqui o Tipo de Dispositivo de Segurança do documento fiscal utilizado correspondente a este Numerador.

Número do Selo Fiscal Inicial: Informe aqui o número do selo fiscal do formulário inicial.

Número do Selo Fiscal Final: Informe aqui o número do selo fiscal do formulário final.

Número do Formulário Inicial: Informe aqui o número do formulário inicial.

Número do Formulário Final: Informe aqui o número do formulário final.

Data Limite: Informe aqui a data limite de validade da AIDF.

5.2 Numeradores de Formulários de Notas Fiscais

5.2.1 Introdução

Os numeradores de formulários servem para controlar a numeração dos formulários impressos pela empresa. Quando um formulário é extraviado, deve-se acertar a nova numeração nesse processo.

5.2.2 Procedimento

1. Para cadastrar os numeradores de formulários de notas fiscais deve-se ir até o processo conforme caminho abaixo:

Ir Para / Fiscal e Regulamentação / Cadastros / Cadastros da Impressão Nota Fiscal / Nota Fiscal Formulário / Numeradores de Formulários de Notas Fiscais

2. Será aberto o processo para cadastramento dos numeradores de formulários de Notas Fiscais:

Agora mudando a visão () preenchemos o seguinte cadastramento:

Principais Variáveis:

Código: Cadastrar o código do numerador de formulário que está sendo cadastrado.

Nome: Cadastrar o nome do numerador de formulário que está sendo cadastrado.

Tipo de Documento: Cadastrar o tipo de documento do formulário de nota fiscal. Esses tipos de

documento estão cadastrados no processo “Tipos de Nota Fiscal” conforme pode ser verificado abaixo:

Classe: Classe a que pertence os Numeradores de Formulários de Notas Fiscais. Esta classe já virá como padrão.

Local de Escrituração: Informe aqui o código do local de escrituração ao qual este numerador está vinculado.

AIDF: Selecione o Controlador de AIDF dentre as opções disponíveis.

Computador Controlador: Selecione o código do computador que irá controlar o numerador automático.

Número Inicial: Informe o número do primeiro formulário da caixa a ser controlado pelo numerador.

Número Final: Informe o número do último formulário da caixa a ser controlado pelo numerador.

Último Número Informado: Informe o número do último Formulário que foi impresso. Este número corresponde ao do próximo Formulário a ser impresso menos um.

ATENÇÃO: o número exibido neste cadastro não é dinâmico. Ele representa o número informado na última digitação e não o último número de formulário impresso.

Numerador de Nota Fiscal: Informe o código do numerador de nota fiscal ao qual o numerador de formulário está associado.

5.3 Impressoras de Formulários de Nota Fiscal

5.3.1 Introdução

Nesse processo devem ser cadastradas as impressoras que imprimem formulários de notas fiscais. A impressora sempre estará ligada a um computador controlador que deve ser o computador em que ela estará instalada fisicamente.

Uma impressora pode ser utilizada por mais de um Terminal de Faturamento, basta que a mesma impressora seja cadastrada para os terminais que imprimiram notas fiscais.

5.3.2 Procedimento

1. Para cadastrar as impressoras de formulários de notas fiscais deve-se ir até o processo conforme caminho abaixo:

Ir Para / Fiscal e Regulamentação / Cadastros / Cadastros da Impressão Nota Fiscal / Nota Fiscal Formulário / Impressoras de Formulários de Notas Fiscais

2. Será aberto o processo para cadastramento das impressoras de formulários de Notas Fiscais:

Agora mudando a visão () preenchemos o seguinte cadastramento:

Principais Variáveis:

Observação: Somente devem ser cadastrados os campos obrigatórios que são os campos com um asterisco “*”.

Código: Cadastrar o código da impressora de formulário que está sendo cadastrada.

Nome: Cadastrar o nome da impressora de formulário que está sendo cadastrada.

Classe: Classe Impressoras de Formulários de Notas Fiscais.

Un: Informar a unidade de medida da impressora. Esse cadastro é obrigatório devido às impressoras serem cadastradas como recursos.

Tipo de Nota Fiscal: Cadastrar o tipo de documento que será impresso na impressora. Esses tipos de documento estão cadastrados no processo “Tipos de Nota Fiscal” conforme pode ser verificado abaixo:

Numerador de Formulário: Informe aqui o gerador de numeração de formulários.

Computador Controlador: Informe o computador cujo impressora estará ligada fisicamente. Este computador deve estar cadastrado como um Terminal de Faturamento.

Nome do Arquivo: Informe aqui o nome da impressora da mesma maneira como está cadastrada no Windows. Para facilitar cadastre um nome fácil para a impressora, como por exemplo “ImpNF”.