Conciliação de Extrato Eletrônico de Cartões de Terceiros (Administradora Cielo e Conciliadora Boa Vista)

Introdução

Essa guia tem por objetivo orientar os usuários na utilização das principais funcionalidades e procedimentos de Conciliação de Extrato Eletrônico de Cartão de Terceiros, a sequência em que é realizada a apresentação busca ser a mais didática e facilitadora possível para as operações do referido módulo.

Objetivo

A Conciliação de Extrato Eletrônico tem como objetivo realizar a leitura do extrato eletrônico disponibilizado pelas administradoras e conciliadoras de cartões de terceiros para possibilitar o ajuste das divergências identificadas nos títulos no BEMATECH com relação às operações das administradoras.

Com este processo o usuário poderá realizar a conciliação via arquivo das vendas, bem como os recebimentos. No caso da conciliação com as vendas, o sistema realiza correções do título de acordo com a divergência encontrada. No caso de conciliação com o banco, o sistema líquida os títulos, independente da divergência. Já com relação às antecipações, os títulos serão liquidados e as suas taxas serão devidamente lançadas, assim como as tarifas a geração de tarifas através da conciliação das tarifas das administradoras.Considerando-se a complexidade de um ERP, não serão descritos nesse guia termos introdutórios do sistema.

Atualmente para a Cielo, realizamos a leitura de arquivo do tipo de extrato Pagamento com CV, Venda com CV e Parcelado Futuro e Parcelas Pendentes. Para cada um desses tipos de extrato, realizamos a leitura dos tipos de status:

• • Pagamento com CV: tipo de status Venda, Ajuste a Crédito e Reagendamento

  • Venda com CV e Parcelado Futuro: tipo de status Venda

  • Parcelas Pendentes: tipo de status Venda

Já para o Boa Vista realizamos a leitura do arquivo de Registro de Vendas Detalhado, Registro de Pagamentos, Antecipações e Ajustes e Taxas.

Fluxo Operacional

No processo de Conciliação de Extrato Eletrônico (Financeiro - Cartões de Terceiros) o usuário poderá realizar a conciliação via arquivo das vendas de EDI, bem como os recebimento. No caso da conciliação com as vendas, o sistema realiza correções do título de acordo com a divergência encontrada. No caso de conciliação com o banco, o sistema liquida os títulos, dependendo na divergência.

Na leitura do arquivo o sistema localiza o título quando:

• • No caso de operações POS:

    • Pelo menos o campo autorizacaocartao do título está igual a autorização do arquivo

    • A pessoa do título (que é a administradora do cartão) não precisa ser igual ao da variável Administradora informado no processo

    • Quando a divergência for quantidade de parcelas, para o sistema encontrar o título, tanto a pessoa quanto a emissão do título devem estar de acordo com as informações do arquivo. Contudo, se a pessoa e a emissão estiverem iguais e quantidade de parcela diferente, o sistema não apresenta na tela as outras divergências

    • Quando existir duas operações iguais, onde o campo autorização e documento do cartão estiverem preenchidas iguais ao do arquivo lido, o sistema sugere na conciliação qualquer um, de forma aleatória, tendo em vista que nenhum outro dado na operação é suficientemente forte quando se trata de uma digitação manual das informações de cartão da operação

      • No caso em que a data de emissão das duas operações possuírem data de emissão diferentes, onde um corresponde ao do arquivo, sugerimos que nas variáveis do processo seja preenchido o campo Data Inicial de Emissão, visando restringir a busca pelo título que considerar mais adequado para a conciliação;

      • Ou realizar o ajuste do título que está indevidamente com o mesmo dado que o outro título, editando-o, no caso de pertencer a uma outra operação de venda e portanto deve está constando como não encontrado em outro arquivo. Ou cancelando-o, se for o caso.

      • Se um dos títulos que possuem o mesmo campo autorização e documento for criado a partir de operação TEF, esse será prioritário na busca da conciliação.

  • No caso de TEF:

    • Neste caso, os campos NSU, Autorização e Documento do título herdam a mesma informação constante na posição 92 à 98 do registro 2

    • Pelo menos o campo Documento do título deverá estar igual à posição documento do arquivo está igual a autorização do arquivo (posição 92 à 98 do registro 2)

    • A pessoa do título (que é a administradora do cartão) não precisa ser igual ao da variável Administradora do processo

    • Quando a divergência for quantidade de parcela, para que o sistema interprete que este título é compatível, todos os outros campos deverão estar batendo com o do arquivo

As divergências encontradas quando a operação de POS:

• • Valor: quando identificada esta divergência, a correção é realizada pelo processo depois que o cliente clica no botão Selecionar Múltiplas Divergências, em seguida Corrigir Múltipla Divergência, depois em gravar. O sistema altera o valor do título para a informação preenchida no campo Administradora nas variáveis do processo. Não preenche o campo resumocartao e conciliaçãocartão enquanto todo o arquivo não for totalmente conciliado. O arquivo somente é totalmente conciliado, se o botão gravar da tela inicila for habitado e clicado. A propriedade “this.toleranciaAltercaoValorCorrigido “ não funciona para este processo.

  • Administradora: quando identificada esta divergência, a correção é realizada pelo processo depois que o cliente clica no botão Selecionar Múltiplas Divergências, em seguida Corrigir Múltipla Divergência, depois em gravar. O sistema altera o campo pessoa do título, acatando o que está no arquivo. Não preenche o campo resumocartao e conciliaçãocartão enquanto todo o arquivo não for totalmente conciliado. O arquivo somente é totalmente conciliado, se o botão gravar da tela inicila for habitado e clicado.

  • Data Correção: quando identificada esta divergência, a correção é realizada pelo processo depois que o cliente clica no botão Selecionar Múltiplas Divergências, em seguida Corrigir Múltipla Divergência, depois em gravar. O sistema altera o campo correção do título, acatando o que está no arquivo. Não preenche o campo resumocartao e conciliaçãocartão enquanto todo o arquivo nao for totalmente conciliado. O arquivo somente é totalmente conciliado, se o botão gravar da tela inicila for habitado e clicado.

  • Data Emissão: se a divergência encontrada for somente emissão, o sistema indica que não existe pendência, propondo que não é necessário ajuste. Contudo, se além da emissão, existir outra divergência, então o sistema apresenta como divergência

  • Autorização/documento trocado

  • Principal: quando identificada esta divergência, a correção é realizada pelo processo depois que o cliente clica no botão Selecionar Múltiplas Divergências, em seguida Corrigir Múltipla Divergência, depois em gravar. O sistema altera o campo principal e por consequência o correção do título, acatando o que está no arquivo. Não preenche o campo resumocartao e conciliaçãocartão enquanto todo o arquivo nao for totalmente conciliado. O arquivo somente é totalmente conciliado, se o botão gravar da tela inicila for habitado e clicado

  • Não encontrado: no caso de não encontrado, o sistema tem a possibilidade de gravar a conciliação, desconsiderando esta divergência. Ou gravar parcialmente as operações e resolver posteriormente este boleto não encontrado.

  • Título Baixado: quando o título a ser conciliado no sistema está liquidado. Então o sistema apresenta a divergência Títulos Baixados. O sistema não realiza procedimento de gravação neste título, enquanto o usuário não desfizer a baixa do título. Depois que desfeita a baixa do título, deverá ser dado um refresh da tela para atualização dos dados do título.

  • Se em conjunto com a divergência Título Baixado existir outra divergência, o sistema apresenta a divergência e a corrige mesmo que o título esteja baixado, com exceção da divergência do valor.

  • Quantidade de parcela: quando a divergência for quantidade de parcelas, para o sistema encontrar o título, tanto a pessoa quanto a emissão do título, autorização e documento devem estar de acordo com as informações do arquivo. Contudo, se a pessoa e a emissão estiverem iguais e quantidade de parcela diferente, o sistema não apresenta na tela as outras divergências. Embora a tela apresente a divergência, a correção da operação deverá ser realizada em outro processo, pois o processo de Conciliação Extrato Eletrônico não ajusta esse tipo de divergência

O uso operacional da tela ocorre da seguinte forma:

Variáveis existentes:

Administradora: informar a administradora que está sendo conciliada

Arquivo: informar o caminho do arquivo que será lida para realizar a conciliaçãoo do extrato eletrônica

Data Inicial de Emissão: A pesquisa por títulos será restrita aos que foram emitidos desde esta data. Caso não seja preenchida, a consulta, por padrão, irá pesquisar apenas títulos emitidos há até quinhentos e quarenta dias atrás.

Procedimentos Conciliação Vendas

A conciliação das vendas tem como objetivo realizar as correções dos títulos relacionados pela administradora/conciliadora de acordo com às divergências encontradas.

Ao realizar a leitura do arquivo através do processo de Conciliação de Extrato Eletrônico, habilitando as opções dos registros listados no arquivo em questão, onde os dados serão apresentados na tela.

• • Serão apresentadas as grades "Resumo de Vendas", onde irão agrupar as operações de venda por lote e os "Comprovantes de Venda", que irão apresentar o detalhe de cada lote, nas quais possuem uma coluna chamada "Status", que é preenchido com "Ok" se não houve divergência entre o arquivo e o sistema ou "Pendente" no caso de existir divergências.

  • Nos casos em que nenhum resumo (lote) tiver divergência entre o arquivo e o sistema, o campo "Status" estará preenchido com "Ok";

  • Caso exista algum resumo (lote) no arquivo com operações com o "Status" “Pendente”, será necessário verificar as divergências. Para isto, ao clicar na opção "Pesquisar Divergências Venda", será apresenta outra tela contendo a grade "Divergência de Venda", que apresentará todas as vendas que possuem qualquer tipo de divergência. Para possibilitar o ajuste a opção "Selecionar Divergência", que apresentará outras novas opções para:

    • Correções Múltipla de Divergência: Se escolhida esta opção, o sistema deverá selecionar os títulos com divergências de Outra Administradora, Data de Correção, Data de Emissão, Valor, Autorização/documento trocado ou Valor Principal.

      • Segue o comportamento dos ajustes das divergências:

        • Valor: Será alterado o valor do título para a informação disponível do arquivo de conciliação. Para este caso a propriedade “this.toleranciaAltercaoValorCorrigido “ não se aplica.

        • Administradora: O sistema irá alterar o campo pessoa do título, acatando o que está no arquivo.

        • Data Correção: O sistema irá alterar o campo correção do título, acatando o que está no arquivo.

        • Data Emissão: O sistema irá alterar o campo emissão do título, acatando o que está no arquivo.

        • Autorização/documento trocado

        • Principal: O sistema irá alterar o campo principal e por consequência o correção do título, acatando o que está no arquivo.

    • Números de parcelas: Se escolhida essa opção, serão listadas os títulos que possuem as divergências de Quantidade de Parcelas;

    • Não encontrado: Se selecionada essa opção, serão listado os títulos que não foram encontrados no Bematech e que estão no arquivo lido;

    • Títulos baixados: Ao selecionar essa opção, serão apresentados os títulos que estão sendo conciliados que já estão baixados. Nesta situação, o sistema não irá realizar o procedimento de conciliação nos títulos listados, até que a baixa dos títulos sejam desfeitas. Após desfeita a baixa do título, deverá ser atualizada a tela para atualização dos dados do título.

  • Após selecionada uma das opções acima, o sistema apresentará o botão "Corrige Divergência" e após a conclusão dos ajustes das divergências a opção "Gravar" deverá ser selecionada.

  • Para realizar a finalização da conciliação, após concluir os ajustes, a opção "Resumo" deve ser selecionada para acessar a tela inicial, onde, caso todas as operações no sistema estejam sem divergência, será habilitada a opção "Gravar". Com isso, as informações "Resumo Cartão" (campo: resumocartao)e a "Conciliação Cartão" (campo: conciliacaocartao) serão preenchidas nos títulos. Através deste processo, não gravamos a autorização e documento (NSU) do cartão.

Procedimentos Conciliação Banco

A conciliação com o Banco ou conciliação do Registro de Pagamento tem como objetivo realizar as correções e liquidação (baixa) dos títulos recebidos pelas administradora/conciliadora de acordo com às divergências encontradas.

Ao realizar a leitura do arquivo através do processo de Conciliação de Extrato Eletrônico, serão habilitadas as opções dos registros listados no arquivo em questão, onde os dados serão apresentados na tela.

• • Serão apresentadas as grades "Resumo de Banco", onde irão agrupar as operações de venda por lote e os "Comprovantes de Venda", que irão apresentar o detalhe de cada lote, nas quais possuem uma coluna chamada "Status", que é preenchido com "Ok" se não houve divergência entre o arquivo e o sistema ou "Pendente" no caso de existir divergências.

    • Nos casos em que nenhum resumo (lote) tiver divergência, onde todas as operações estejam com o "Status" como "Ok", a opção "Gravar" poderá ser selecionada. Após clicar em "Gravar", as informações "Resumo Cartão" (campo: resumocartao)e a "Conciliação Cartão" (campo: conciliacaocartao) serão preenchidas nos títulos, caso ainda não estejam preenchidas, e os títulos serão devidamente baixados (liquidados).

    • Caso exista algum resumo (lote) no arquivo com operações com o "Status" “Pendente”, será necessário verificar as divergências. Para isto, ao clicar na opção "Pesquisar Divergências Banco", será apresenta outra tela contendo a grade "Divergência Banco", que apresentará todas as vendas que possuem qualquer tipo de divergência no recebimento. Para possibilitar o ajuste a opção "Selecionar Divergência", que apresentará outras novas opções para:

      • Correções Múltipla de Divergência: Se escolhida esta opção, o sistema deverá selecionar os títulos com divergências de Outra Administradora, Data de Correção, Data de Emissão, Valor, Autorização/documento trocado, Valor Principal.

      • Segue o comportamento dos ajustes das divergências:

        • Valor: Será alterado o valor do título para a informação disponível do arquivo de conciliação. Para este caso a propriedade “this.toleranciaAltercaoValorCorrigido “ não se aplica.

        • Administradora: O sistema irá alterar o campo pessoa do título, acatando o que está no arquivo.

        • Data Correção: O sistema irá alterar o campo correção do título, acatando o que está no arquivo.

        • Data Emissão: O sistema irá alterar o campo emissão do título, acatando o que está no arquivo.

        • Autorização/documento trocado

        • Principal: O sistema irá alterar o campo principal e por consequência o correção do título, acatando o que está no arquivo.

      • Números de parcelas: Se escolhida essa opção, serão listadas os títulos que possuem as divergências de Quantidade de Parcelas. Quando existir essa divergência, para o sistema encontrar o título, tanto a pessoa quanto a emissão do título, autorização e documento devem estar de acordo com as informações do arquivo;

      • Não encontrado: Se selecionada essa opção, serão listado os títulos que não foram encontrados no Bematech e que estão no arquivo lido;

      • Títulos baixados: Ao selecionar essa opção, serão apresentados os títulos que estão sendo conciliados que já estão baixados. Nesta situação, o sistema não irá realizar o procedimento de conciliação nos títulos listados, até que a baixa dos títulos sejam desfeitas. Após desfeita a baixa do título, deverá ser atualizada a tela para atualização dos dados do título.

  • Após selecionada uma das opções acima, o sistema apresentará o botão "Corrige Divergência" e após a conclusão dos ajustes das divergências a opção "Gravar" deverá ser selecionada.

  • Para realizar a finalização da conciliação com o Banco, após concluir os ajustes, a opção "Resumo" deve ser selecionada para retornar à tela inicial, onde a opção “Gravar" estará habilitada. É importante ressaltar que para a conciliação com o Banco (ou conciliação de Pagamento para conciliadoras), a opção "Gravar" será habilitada independente das divergências, à exceção de conciliações com operações “Não Encontradas”, nas quais não permitirão que a conciliação seja concluída até a solução da divergência. Com isso, as informações "Resumo Cartão" (campo: resumocartao)e a "Conciliação Cartão" (campo: conciliacaocartao) serão preenchidas nos títulos, caso ainda não estejam preenchidas, e os títulos serão devidamente baixados (liquidados). Aqueles títulos que possuírem divergência entre as informações da autorização ou documento do cartão (NSU) e que foram baixados através do processo de conciliação terão um evento sinalizando a sua divergência.

Procedimento de Antecipações

A leitura do arquivo de antecipações tem como objetivo apresentar os pagamentos que foram realizados de títulos antecipados junto a administradora, no qual terá o valor da antecipação informado com o valor da taxa referente a antecipação do título. Através deste arquivo serão coletadas as informações para a realização da baixa dos títulos e possíveis ajustes com relação a valores recebidos devido a sua antecipação.

Para a realização da conciliação das antecipações, alguns cadastros são obrigatórios, que são:

• • Carteira de Desconto de Títulos, onde serão criadas as carteiras para a vinculação dos disponíveis de crédito e débito para as taxas relacionadas às antecipações;

  • Contas Correntes Bancárias, onde deverá conter as contas correntes em que serão recebidas as antecipações (disponível de crédito) e os disponíveis que serão responsáveis pelo pagamento das taxas de antecipação (disponível de débito). É importante salientar que os disponíveis usados devem possuir a “Pessoa Associada” devidamente preenchida;

  • Antecipações da Conciliação de Cartão de Terceiros, localizada no cadastro de Administradoras de Cartão de Crédito e Débito, onde deverão ser informadas para cada administradora as carteiras de desconto de títulos usadas e qual centro de custo deverá ser vinculado na criação do pedido referente a taxa de antecipação.

Ao realizar a leitura do arquivo através do processo de Conciliação de Extrato Eletrônico serão habilitadas as opções dos registros listados no arquivo em questão, onde os dados serão apresentados na tela.

• • Serão apresentadas as grades "Resumo de Antecipações", onde irão agrupar as operações de venda por lote e os "Comprovantes de Venda", que irão apresentar o detalhe de cada lote, nas quais possuem uma coluna chamada "Status", que é preenchido com "Ok" em caso de não existir divergência entre o arquivo e o sistema ou "Pendente" no caso de existir divergências.

    • Nos casos em que nenhum resumo (lote) tiver divergência, onde todas as operações estejam com o "Status" como "Ok", a opção "Gravar" poderá ser selecionada. Após clicar em "Gravar", as informações "Resumo Cartão" (campo: resumocartao)e a "Conciliação Cartão" (campo: conciliacaocartao) serão preenchidas nos títulos, caso ainda não estejam preenchidas, e os títulos serão devidamente baixados (liquidados) e os lançamentos referente as taxas de antecipação serão realizados automaticamente;

    • Caso exista algum resumo (lote) no arquivo com operações com o "Status" “Pendente”, será necessário verificar as divergências. Para isto, ao clicar na opção "Pesquisar Divergências Antecipações", onde será apresenta outra tela contendo a grade "Divergência Antecipações", que apresentará todas as vendas que possuem qualquer tipo de divergência no recebimento. Para possibilitar o ajuste a opção "Selecionar Divergência", que apresentará outras novas opções para:

      • Correções Múltipla de Divergência: Se escolhida esta opção, o sistema deverá selecionar os títulos com divergências de Outra Administradora, Data de Correção, Data de Emissão, Valor, Autorização/documento trocado, Valor Principal.

      • Segue o comportamento dos ajustes das divergências:

        • Valor: Será alterado o valor do título para a informação disponível do arquivo de conciliação. Para este caso a propriedade “this.toleranciaAltercaoValorCorrigido “ não se aplica.

        • Administradora: O sistema irá alterar o campo pessoa do título, acatando o que está no arquivo. .

        • Data Emissão: O sistema irá alterar o campo emissão do título, acatando o que está no arquivo.

        • Autorização/documento trocado

        • Principal: O sistema irá alterar o campo principal e por consequência o correção do título, acatando o que está no arquivo.

      • Números de parcelas: Se escolhida essa opção, serão listadas os títulos que possuem as divergências de Quantidade de Parcelas;

      • Não encontrado: Se selecionada essa opção, serão listado os títulos que não foram encontrados no Bematech e que estão no arquivo lido;

      • Títulos baixados: Ao selecionar essa opção, serão apresentados os títulos que estão sendo conciliados que já estão baixados. Nesta situação, o sistema não irá realizar o procedimento de conciliação nos títulos listados, até que a baixa dos títulos sejam desfeitas. Após desfeita a baixa do título, deverá ser atualizada a tela para atualização dos dados do título.

  • Após selecionada uma das opções acima, o sistema apresentará o botão "Corrige Divergência" e após a conclusão dos ajustes das divergências a opção "Gravar" deverá ser selecionada.

  • Para realizar a finalização da conciliação com o Banco, após concluir os ajustes, a opção "Resumo" deve ser selecionada para retornar à tela inicial, onde a opção “Gravar" estará habilitada. É importante ressaltar que para a conciliação com das Antecipações, a opção "Gravar" será habilitada independente das divergências, à exceção de conciliações com operações “Não Encontradas”, nas quais não permitirão que a conciliação seja concluída até a solução da divergência. Com isso, as informações "Resumo Cartão" (campo: resumocartao)e a "Conciliação Cartão" (campo: conciliacaocartao) serão preenchidas nos títulos, caso ainda não estejam preenchidas, e os títulos serão devidamente baixados (liquidados) e os lançamentos referente as taxas de antecipação serão realizados automaticamente. Aqueles títulos que possuírem divergência entre as informações da autorização ou documento do cartão (NSU) e que foram baixados através do processo de conciliação terão um evento sinalizando a sua divergência.

Tarifa

O procedimento de Tarifas tem como objetivo apresentar o detalhamento das taxas cobradas por operação informando cada tipo de taxa e realizar o lançamento das taxas cobradas pelas administradoras de cartão de terceiros. Para que tal é necessário que em cada uma das utilizadas exista o cadastro das “Ocorrências da Conciliação de Cartão de Terceiros”. As informações vinculadas às administradoras serão utilizadas para a criação do lançamento referente a tarifa, onde é importante que as maquinetas e ocorrências estejam cadastradas para a realização do seu vínculo.

Ao selecionar a opção “Gravar” todos os lançamentos serão realizados automaticamente. Para a conciliadora Boa Vista, é tratado como o arquivo de Ajustes e Tarifas, aceitando as ocorrências Aluguel POS Inativo, Cancelamento de Venda, Aluguel POS/Taxa Conectividade, Ajuste Crédito/Débito, Consulta de Cheques, Chargeback e Tarifa.

Principais Relatórios