01- Cadastros

CADASTROS DA CONTABILIDADE

Plano de Contas

O plano de contas é o cadastro mais importante do módulo contábil. Nele estão elencadas todas as contas a serem utilizadas na escrituração, de forma codificada. A referida codificação deve ser criada de forma a destacar os agrupamentos patrimoniais, de resultado e, quando necessário, de compensação. Este cadastro é localizado em ir Para/Contabilidade/Cadastros.

A codificação a ser adotada deve ser crescente e, preferencialmente, deve adotar uma máscara uniforme, embora isto não seja obrigatório. Por exemplo: se fosse utilizado a máscara do tipo 11224, ela indicaria 1 dígito para o primeiro nível, 1 dígito para o segundo nível, 2 dígitos para o terceiro e quarto níveis e 4 dígitos para o quinto nível. Assim, uma conta poderia ser codificada com o código “1.1.02.0001” (Bancos c Movimento/Banco do Brasil C/C 1234-5).

A utilização de separadores entre os níveis também não é obrigatória. No exemplo acima representamos a conta do Banco do Brasil com sinal de ponto final (.) para separar os níveis, mas podemos também representá-la como 11020001. A única exigência que se faz é de não adotar um tamanho único na codificação para representar contas analíticas e sintéticas, visto que o sistema faz a checagem automática de utilização do tipo da conta pelo seu tamanho, impedindo a utilização de contas sintéticas na movimentação. Assim, se o usuário criar contas analíticas e sintéticas com um mesmo tamanho de dígitos, preenchendo zeros a direita (por exemplo), o sistema não terá com o diferenciar a hierarquia entre elas. Portanto, construções do tipo 10000000 (Ativo) e 11000000 (Ativo Circulante) estão proibidas.

Todo novo plano de contas deve usar uma pasta específica, filha da pasta principal “Plano de Contas”. Em cada pasta filha, o usuário poderá criar um plano de contas que servirá para movimentação de uma empresa ou várias empresas distintas.

Criação de Nova Pasta para Plano de Contas

A pasta que comportará o plano de contas deve ser criada em licença do cliente (licença custom) em sua base D, e depois migrada para as bases H e produção. Este procedimento é recomendado para se ter nivelamento de chaves entre as bases do cliente, permitindo a troca de programas e classes, de modo a facilitar testes de validação em ambiente de homologação, antes da efetiva utilização em ambiente de produção.

Recomenda-se que a criação da pasta seja solicitada pelo usuário do setor contábil ao TI da empresa.

Para criar nova pasta, o usuário deverá acessar a base D do cliente e ativar a criação de chaves custom, através do processo “Definir licença para criação de chaves” (ir Para/Desenvolvimento). Nesta tela, o usuário deverá selecionar a opção “custom” no parâmetro “Produto” e clicar no botão Confirmar.

Em seguida, deverá acessar o processo Classes Explorer (ir Para/Admin) e selecionar, na grade “Classes” a pasta Raiz/Dados/Cadastrais/Plano de Contas. A seleção deve ser feita marcando o check Box existente ao lado esquerdo desta pasta. Então, deverá clicar no botão “Inserir” que é mostrado na parte superior da grade.

O processo abrirá um novo registro, filho da pasta Plano de Contas. Desmarque a pasta “Plano de Contas” e marque a nova pasta criada.

Para renomear a pasta nova, acesse a grade “Propriedades”, apresentada ao lado da grade Classes e digite as seguintes informações:

· Nome: informe o nome da nova pasta de plano de contas;

· Início: informe a data de criação desta pasta.

Preenchidas estas informações, o usuário deverá salvar, a partir do botão Confirmar existente na caixa de ferramentas da grade Propriedades.

Concluída a criação da nova pasta, o usuário deverá migrar esta classe para as bases H e produção da empresa. Para tanto, use o processo “Atualizar Tabelas” (ir Para/Desenvolvimento/Atualização). Neste processo, o usuário deverá informar os seguintes parâmetros:

· Tipo: Tabela Classe

· Classes: informe o nome da pasta do novo plano de contas

· Produtos: custom

A grade Base informará a pasta filtrada. Selecione o check Box da referida pasta nesta grade e clique no botão “Selecionar Destino”. Será apresentada nova janela solicitando informações sobre o endereço de destino:

· Servidor: informe o endereço IP de destino desta pasta. Lembre-se que deve ser migrado para a base H da empresa e depois o processo de migração deve ser repetido para enviar a pasta para o ambiente de produção;

· Base de Dados: informe o nome do banco de dados da empresa no endereço de destino;

· Nome do Usuário: informe o nome do usuário no ambiente de destino com poder para migrar pastas e programas;

· Senha: informe a senha do usuário no ambiente de destino com poder para migrar pastas e programas.

Preenchidas as informações, clique no botão “Prever Alterações”. Será exibida uma nova janela para confirmação da informação a ser migrada, na qual o usuário deverá clicar no botão “Atualizar” para efetivar a gravação. Feito isto, o processo mostrará um relatório com a indicação de pasta gravada e a chave da versão de gravação.

Após a migração da pasta ter sido feita para o ambiente da base H, deverá ser repetido para levar a pasta também para o ambiente de produção.

Definição de Máscara

O sistema trabalha com planos de contas com ou sem máscara definida. A máscara é usada quando se deseja dar uma formatação padrão na codificação das contas do plano, evitando erro humano na criação de contas em qualquer grupo.

Se a empresa deseja definir máscara de plano de contas, deverá criá-la em 2 etapas:

· Definição das máscaras por nível de conta;

· Definições de quais máscaras serão utilizadas no plano de contas.

A criação das máscaras é feita no processo Máscaras de Planos de Contas (ir Para/Contabilidade/Cadastros/Plano de Contas).

No processo Máscaras de Planos de Contas, o usuário deverá informar os seguintes campos:

· Máscara: Informe neste campo o formato da máscara que está criando. O usuário deve informar somente os dígitos N, n, número de 1 a 9 e ponto final, como separador de níveis. A separação de níveis é feita obrigatoriamente com a indicação de um ponto final. A quantidade de dígitos em cada nível é indicada pela quantidade de dígitos n ou N que o usuário informe. Veja alguns exemplos:

1.N.N.NN.NNN -> critica o primeiro nível aceitando somente o dígito 1

2.N.NN.NNNN -> critica o primeiro nível aceitando somente o dígito 2

N.N.N.NN.NN.NNN -> aceita qualquer número no primeiro nível

· Descrição: Informe uma descrição que caracterize a utilização desta máscara no sistema.

Para inserir um registro neste cadastro, o usuário deve clicar no botão “Inserir” da caixa de ferramentas da grade “Mascaras de Planos de Contas”. Após o preenchimento de cada registro, o usuário deverá gravá-lo pelo botão “Confirma” da mesma caixa de ferramentas.

Exemplo 1: Suponha uma máscara definida pela empresa segundo a seguinte estrutura: N.N.N.NN.NN.NNN

Para cadastrar esta máscara neste processo o usuário deverá inserir os seguintes registros neste cadastro:

Perceba que a inserção de vários registros foi realizada para indicação de quantos dígitos devem ser usados em cada nível intermediário e no nível final (N.N.N.NN.NN.NNN).

Exemplo 2: Suponha uma máscara definida pela empresa segundo a seguinte estrutura: N.N.NN.NN.NNN. Contudo, a empresa quer que só sejam permitidos os grupos iniciados pelos dígitos 1, 2, 3 e 4, para evitar a criação indiscriminada que qualquer outro grupo:

Importação de Plano de Contas

A importação de plano de contas facilita o trabalho da inserção de contas no sistema porque torna prática esta tarefa. O usuário poderá criar um plano de contas no Excel, com as informações solicitadas no leiaute abaixo, e depois salvar o arquivo no formato CSV. Este formato de arquivo texto separa os campos com ponto e vírgula e tem extensão de arquivo “.csv”.

O leiaute poderá comportar até 4 informações, descritas a seguir, mas apenas as informações de código e nome são obrigatórias. O arquivo não deverá ter linha com cabeçalho dos campos, pois a ordem de leitura destas informações é pré-definida.

Relatório de Plano de Contas

O relatório de plano de contas pode ser impresso pelo processo Plano de Contas (ir Para/Contabilidade/Cadastros/Plano de Contas).

Neste processo, o usuário deverá preencher os seguintes parâmetros:

· Classe do Plano de Contas: selecione a pasta de plano de contas que o usuário deseja imprimir;

· Conta Inicial: informe um código de conta para filtrar o início da exibição do plano de contas. Este parâmetro só deve ser preenchido se o usuário quiser emitir apenas um intervalo de contas do plano de contas;

· Conta Final: informe um código de conta para filtrar o final da exibição do plano de contas. Este parâmetro só deve ser preenchido se o usuário quiser emitir apenas um intervalo de contas do plano de contas;

· Ordenação Principal: selecione o tipo de ordenação que deseja para a exibição do relatório: por código ou por nome. O padrão do processo é emitir por código;

· Apresentar contra-ordenação: marque esta opção somente se quiser ordenar contas analíticas pelo Nome;

· Indentar contas: marque esta opção se desejar ordenar, com espaçamentos a esquerda, os níveis das codificações de contas. Esta opção só realizará esta indentação na exibição das contas se o plano de contas tiver máscara;

· Mostrar entidade: marque esta opção se desejar mostrar o vínculo existente entre

algumas contas analíticas e o Cadastro de Pessoas no sistema.

· Status Conta: Selecione quais tipos de contas deseja exibir.

- Ativo: Lista todas as contas ativas no sistema de acordo com a data referência;

- Inativo: Lista todas as contas ativas no sistema de acordo com a data referência;

Obs.: se este parâmetro for deixado vazio, todas as contas serão exibidas (ativas e inativas).

· Data Referência: Data usada para verificar a situação de ativação ou inativação da conta contábil. O sistema traz como data padrão sempre o dia corrente, mas aceita alterações de data do usuário para efetuar a pesquisa.

Preenchidos os parâmetros solicitados, o usuário deve clicar no botão Executar. O relatório será impresso em tela. Para direcionar a exibição para uma impressora, o usuário poderá clicar na opção de menu “Imprimir”, localizado a direita do menu “ir Para”.

Plano de Contas x Sped Contábil x Fcont

O plano de contas da empresa deverá conter a paridade em relação ao plano de contas referencial da Receita Federal. A informação desta paridade é remetida nos arquivos magnéticos Sped Contábil e Fcont e criticada pelos respectivos validadores.

O plano referencial, por sinal, também está presente na base de dados em uma pasta específica, assim como o plano de contas da empresa. Sua pasta chama-se “Plano de Contas Referencial”. Os registros de contas nele existentes são padrões do sistema, isto é, foram criados pela Bematech.

A paridade entre o plano da empresa e o referencial é feita manualmente pelo usuário da contabilidade, a partir do preenchimento do campo “Código Plano Referencial” localizado em cada registro de conta contábil do plano de contas da empresa. Assim, o usuário deve selecionar a pasta de seu plano de contas no cadastro Plano de Contas e preencher o conteúdo da coluna “Código Plano Referencial”, correspondente à cada registro. O preenchimento desta informação só precisa contemplar:

a) Contas analíticas. As contas sintéticas não são criticadas pelos validadores, mas podem ser preenchidas, à critério do usuário;

b) Contas patrimoniais e de resultado. Não são necessárias paridades de contas de compensação.

Históricos Padrões

A tabela de Históricos padrões tem por finalidade relacionar os principais históricos a serem usadas na digitação manual de lançamentos. A configuração desta tabela baseia-se numa relação simples e codificada de descrições de históricos de uso frequente. O cadastro está localizado em Ir Para/Contabilidade/Configurações e Manutenções/Configurações Contábeis.

Neste cadastro, o usuário deve informar:

· Código: é a indicação da numeração que identifica cada histórico. Recomendamos a utilização de codificações numéricas;

· Nome: é a descrição do histórico propriamente dito, que constará no movimento contábil.

A inclusão de registro neste cadastro é feito a partir do botão de “Inclusão” existente na caixa de ferramentas da grade “Históricos Padrões”.

Acima desta grade, o usuário verá outra grade, entitulada de “Classe”, que tem por objetivo filtrar sub-pastas porventura criadas na pasta principal para fazer agrupamentos de históricos. Devido a simplicidade desta tabela, não recomendamos a criação de sub-pastas para qualquer tipo de agrupamento, devendo a inserção de registros ser feita diretamente na pasta principal.

Exemplo: abaixo relacionamos alguns exemplos de históricos que podem ser criados pelo usuário.

A utilização desta codificação de lançamentos é feito no processo de digitação manual de lançamentos, pelo preenchimento do campo “Histórico” com a codificação relacionada nesta tabela. Assim, se o usuário digitar o código “002” e teclar “enter”, automaticamente o sistema substituirá este código pela descrição “Pgto energia ref.” e pode ser complementar sua redação com o que desejar. Esclarecemos ainda que o movimento contábil não guarda o código dos históricos utilizados, mas apenas sua redação.

OUTROS CADASTROS

Neste tópico serão estudados outros cadastros do sistema, não específicos do módulo contábil, que contribuem com alguma informação cadastral na utilização no movimento contábil. A elaboração destes cadastros deve estar sintonizada com todas as demais áreas da empresa de modo a atender às necessidades de informações fiscais, contábeis e gerenciais.

Empresas

O cadastro de empresa (ir Para/Contabilidade/Cadastros) é a tabela responsável pela identificação da empresa que agrupará um ou vários locais de negócios sob a mesma matriz de CNPJ. Sua tela solicita algumas informações básicas (e obrigatórias) e outras informações específicas para configuração de arquivos magnéticos (sped contábil e fcont). Neste tópico só ressaltaremos as informações básicas solicitadas, ficando o detalhamento das informações para configuração dos arquivos citados para a leitura nos manuais correspondentes.

Neste cadastro, são informações básicas solicitadas:

· Código: é a descrição sucinta da identificação da empresa no sistema;

· Nome: é a descrição da razão social da empresa;

· Classe: é a pasta onde está sendo gravada a informação do cadastro da empresa. Caso o usuário deseje, podem ser criadas sub-pastas destas para segregar informações de empresas distintas e restringir o acesso cadastral de algumas para algum grupo de usuário;

· Matriz: é a indicação do local de escrituração que grava o CNPJ matriz da empresa que está sendo criada. Como não é informação obrigatória, o usuário poderá gravar a empresa sem informar este dado,podendo ser preenchido posteriormente, após a criação dos locais de escrituração na respectiva tabela;

· Matriz Cnpj: representa os 8 primeiros dígitos do CNPJ da empresa que está sendo criada, no formato “NN.NNN.NNN”.

· Ramo de Negócio: selecione o ramo de negócios ao qual pertence a empresa;

· Qualificação da Pessoa Jurídica: selecione, dentre as opções disponíveis, a qualificação da empresa perante a Receita Federal. Esta informação será usada na geração do sped contábil.

O cadastramento da empresa é pré-requisito do cadastramento dos locais de escrituração, estudado no tópico seguinte.

Locais de Escrituração

Os locais de escrituração (ir Para/Contabilidade/Cadastros) são todos os estabelecimentos que respondem fiscalmente pelas operações da empresa. Portanto, a empresa pode ter vários estabelecimentos (filiais, sucursais, etc) nos quais alguns desenvolvem suas operações mais não possuem autonomia jurídica, enquanto outros possuem Cnpj específico, os quais consideramos locais de escrituração. Assim, um mesmo local de escrituração pode conter “n” estabelecimentos subordinados.

Cada local de escrituração da empresa deve ser cadastrado no sistema, como também seus respectivos estabelecimentos. É interessante que, ao cadastrar os locais de escrituração e seus respectivos estabelecimentos, o usuário adote uma máscara na sua codificação. Por exemplo: para cadastrar a matriz da empresa XY o usuário poderia codificá-lo como “LE 01 Matriz XY”. Ao criar a codificação do estabelecimento correspondente, poderia utilizar nomenclatura do tipo “Est 01 Matriz XY”.

Dentre os vários campos existentes neste cadastro, ressaltaremos os necessários ao estudo e compreensão deste cadastro:

· Código: é o código que identifica de maneira resumida o local de escrituração;

· Nome: é a denominação completa do local (razão social) especificando o estabelecimento;

· Classe: é a classe onde será guardado o registro deste cadastro. Por padrão cadastra-se em Locais de Escrituração, mas pode-se criar outras sub-pastas, a critério da empresa;

· Contato Financeiro: é o nome da pessoa/contato responsável pela administração da empresa. Esta informação é utilizada na geração de alguns arquivos fiscais magnéticos;

· CNPJ/CPF: é a informação do CNPJ do local de escrituração;

· Inscr Estad: é o código de inscrição estadual do estabelecimento;

· Contabilista: é a indicação da pessoa responsável pela contabilização da empresa. Esta pessoa deve ser cadastrada primeiramente, antes de ser indicada neste campo;

· Unidade de Contabilização: é o local responsável pela impressão e encadernação dos livros contábeis da empresa. Esta informação deve ser preenchida para que, durante a digitação de lançamentos, a respectiva unidade seja gravada no mesmo;

· Regime de Recolhimento: indique o tipo de regime de recolhimento no qual o local de escrituração se enquadra, dentre as opções disponíveis. Esta informação será usada na geração de arquivos fiscais magnéticos;

· UF/CEP/Tipo Logradouro/Logradouro/Número/Complemento/Cidade: estas informações são pertinentes ao endereço do estabelecimento.

O estudo dos locais de escrituração é fundamental para o usuário compreender que esta informação fica gravada nas operações que os usuários realizam em todos os setores e é guardada também no movimento contábil que é gerado.

Centros de Custo ou Resultado

O cadastro de Centros de Custo ou Resultado (ir Para/Contabilidade/Cadastros) é a definição dos setores, departamentos ou áreas de negócios da empresa nas quais se alocará esforços para a obtenção dos objetivos empresariais.

O referido cadastro é único para os diversos setores da empresa e pode ser utilizado de forma opcional pela contabilidade, caso a mesma deseje acompanhar a movimentação das contas de resultado em nível de centro de custo.

A definição das pastas, sub-pastas e registros de centros de custo variam de uma empresa para outra, e são definidos por esta para atender sua necessidade gerencial.

Dentre os vários parâmetros solicitados pelo cadastro, destacaremos os mais importantes para este estudo.

· Código: é a codificação que representará o referido centro de custo nos diversos relatórios. Esta codificação é alfa-numérica e obrigatória. A empresa poderá adotar uma máscara única de preenchimento, a seu critério;

· Nome: é a descrição analítica do centro de custo. Este campo é obrigatório;

· Classe: é a indicação da pasta ou sub-pasta, ao qual pertence o centro de custo. O conteúdo deste campo é obrigatório e deve ser selecionado a partir da lista de opções que se apresenta após clicar na seta existente no lado direito do referido campo. A critério da empresa, poderá ser criada sub-pastas para segregar o cadastro por estabelecimentos ou setores;

· Estabelecimento: é a localidade da empresa onde a mesma desenvolve sua atividade ao qual está vinculado este centro. Caso a empresa crie uma estrutura genérica, este campo deve ser ocultado da interface pelo TI da empresa;

· Local de Escrituração: é a localidade que responde fiscalmente pelas atividades desenvolvidas pela empresa e ao qual está vinculado este centro. Caso a empresa crie uma estrutura genérica, este campo deve ser ocultado da interface pelo TI da empresa;

· Responsável: é a pessoa que responde pelas atividades do referido centro de custo. Esta informação é opcional.

Por representar setores, departamentos ou ramos de negócio, algumas empresas criam estruturas de centro de custo por estabelecimento (embora isto não seja obrigatório) enquanto outras o elaboram de forma coletiva com uso compartilhado por todos os estabelecimentos. Abaixo esboçamos exemplo das 2 modalidade de estrutura para apreciação do usuário.

Exemplo 1: estrutura por estabelecimento

Estabelecimentos

Este cadastro é na realidade um sub-agrupamento ou sub-pasta do cadastro de pessoas. Ele foi criado como sub-pasta deste para deixar claro para os usuário que os estabelecimentos são parceiros de negócios nos vários documentos fiscais trocados entre filiais da empresa. Logo, justifica-se sua existência dentro daquele cadastro.

Cada estabelecimento deve estar associado a um local de escrituração, que responde pelas operações fiscais deste. Para tanto, o usuário deverá preencher, além das informações destacadas no tópico anterior, o parâmetro “Loc Escrituração”.

Devemos ressaltar também que a correspondência entre os cadastros de estabelecimentos e locais de escrituração é de “1 para 1” ou de “N para 1”. Isto decorre do fato de o estabelecimento englobar em seu conceito um ou vários estabelecimentos físicos ou lógicos que respondem a um mesmo CNPJ (local de escrituração).

São estabelecimentos físicos qualquer ponto comercial, industrial, escritório ou de outro tipo que desenvolva atividades para a empresa. São estabelecimentos lógicos as páginas virtuais da internet que efetuem atividade transacional para a empresa (normalmente de venda).

A informação do estabelecimento, juntamente com a informação do local de escrituração, é usada em várias modalidades de operações realizadas pelos usuários.

Recursos

O cadastro de recursos é a tabela que reúne, de forma genérica, os ativos de estoque, os ativos permanentes, as modalidades de despesa e de receita. Os elementos desta tabela devem ser cuidadosamente levantados e organizados para atender as necessidades da empresa em todos os segmentos, pois grande parte das operações do sistema utiliza dos itens aqui elencados.

A estrutura de pastas deste cadastro deve ser montada para agrupar itens de mesma natureza ou finalidade, de modo a agrupar os elementos na forma como melhor atendam as consultas de dados nos vários setores, inclusive contábil.

São várias as informações solicitadas neste cadastro. Destacamos as mais relevantes para noss estudo.

· Código: é o código que identifica de maneira resumida o recurso;

· Nome: é a descrição detalhada do recurso;

· Classe: é a pasta onde será guardado o registro deste cadastro. A estrutura de pastas deve ser estuda e montada de acordo com as necessidades da empresa;

· Unidade de Medida: é a unidade padrão na qual o recurso irá ser controlado pelo estoque, se necessário. É importante o usuário ter sempre em mente que, se a unidade de medida for muito específica, deve ser criada na respectiva tabela, antes de ser utilizada neste recurso. Cada unidade de medida tem uma unidade de medida fiscal correspondente, a qual é exigida em muitos arquivos magnéticos e é especificada na respectiva tabela;

· Classificação fiscal: é a indicação da natureza do recurso na TIPI/NCM. Caso o recurso não tenha codificação nesta tabela, o usuário pode optar por criar uma classificação genérica.

Abaixo damos como sugestão uma estrutura de pastas de recursos, criada tendo como referência o plano de contas. Sabemos que o plano de contas normalmente não detalha muito alguns agrupamentos, mas nestes casos, o usuário deverá expandi-los para atender as necessidades comerciais, industriais e gerenciais, o que não invalida sua utilização como referência.

Recursos

... Ativos Imobilizados

...... Equipamentos de Informática

...... Edificações

...... Veículos

...... Móveis e Utensílios

... Despesas

...... Despesas Financeiras

...... Despesas Administrativas

...... Despesas Comerciais

...... Despesas do Setor Pessoal

...... Despesas Tributárias

...... Despesas não Operacionais

... Materiais e Produtos

...... Material de Escritório

...... Material de Manutenção

...... Mercadorias

...... Matéria Prima

...... Material Secundário

... Receitas

...... Receitas Financeiras

...... Receitas não Operacionais