Guia de estudo do módulo de Infraestrutura do ERP (em atualização)

Introdução

Este artigo possui o objetivo de apresentar os conceitos básicos e noções fundamentais do Sistema UNUM. A ordem apresentada busca ser a mais didática possível, iniciando com os pré-requisitos, avançando com características mais específicas do Sistema UNUM até abordar os fluxos de operações.

Pré-requisitos

O que é ERP

ERP - Enterprise Resource Planning são sistemas de gestão que integram os dados e processos dos diversos departamentos de uma empresa. Os ERPs têm como objetivo otimizar o fluxo de informações, possibilitando o planejamento, controle e suporte às áreas operacionais, produtivas, comerciais e administrativas. Sendo assim, o ERP se caracteriza como uma ferramenta importante de gerenciamento dos negócios empresariais.

Os sistemas ERPs são compostos por módulos (compras, vendas, produção, custo, estoque, finanças, contabilidade, etc) integrados a partir de um banco de dados que interage com todo o sistema, possibilitando uma visão global da empresa e uma maior velocidade no tempo de resposta. Desta forma, evita-se a redundância dos dados, garantindo a integridade das informações, e disponibiliza-se as informações para todos os setores.

A implantação de um ERP requer uma profunda análise do negócio da empresa, treinamento de funcionários e a modificação ou criação de procedimentos operacionais.

Abrangência

Os sistemas ERP possuem as características dos três Sistemas de Informação:

- Sistema de Informação Operacional: Processa as operações essenciais ao funcionamento da organização, como as vendas de mercadorias, os depósitos bancários, o pagamento de funcionários, o controle dos estoques, a produção. É utilizado, geralmente em empresas automatizadas, pelos profissionais do corpo técnico.
- Sistema de Informação Gerencial: Agrupa e sintetiza as informações geradas pelas atividades operacionais da organização, de forma a auxiliar os gerentes e gestores na tomada de decisão, planejamento e controle.
- Sistema de Informação Estratégico: Integra e sintetiza as informações provenientes de fontes internas e externas, através de ferramentas complexas de análise, comparação e simulação. Tem como objetivo auxiliar a diretoria e presidência na tomada de decisões estratégicas, que determinam as diretrizes a serem seguidas adequando a organização às tendências e competitividade do ambiente externo.

Maiores detalhes sobre a evolução histórica do ERP podem ser encontradas no guia Evolução do ERP.

Por que implantar um Sistema ERP?

"Estes sistemas podem auxiliar as empresas a estender seu alcance a locais distantes, oferecer novos produtos e serviços, reorganizar fluxos de tarefas e trabalho e, talvez, transformar radicalmente o modo como conduzem os negócios". Laudon e Laudon (2004).

O sucesso de uma empresa está relacionado com a tomada de decisão, daí surge a importância do ERP que auxilia o trabalho dos gestores possibilitando que estes façam um uso estratégico da informação. A implantação de um sistema proporciona diversas vantagens às empresas que visam aumentar seus lucros e permanecer competitivas no mercado, mas também é acompanhada de algumas desvantagens, que, se não forem bem estudadas, podem fazer com que as empresas percam tempo, esforço e dinheiro.

Vantagens

As vantagens da utilização de um erp são:

Otimização da qualidade e do fluxo de informações: integridade, segurança, consistência e agilidade na troca das informações, além destas serem facilmente acessadas e disponibilizadas em tempo real.
Otimização do processo de tomada de decisão: facilidade na obtenção de informações gerenciais, agilidade e apoio na tomada de decisão.
Eliminação da redundância de atividades: as atividades são registradas na base de dados apenas uma vez, eliminando o retrabalho e a duplicação de informações.
Eliminação do uso de processos manuais: os processos são informatizados, substituindo as atividades relacionadas com documentos como relatórios e fichários de acompanhamento.
Flexibilidade do sistema: suporta alterações estruturais, como expansão, atualização de versão e personalização de acordo com as necessidades da empresa.
Redução de custos: otimiza os resultados quanto ao aproveitamento de tempo, de pessoal e de materiais.
Redução de fraudes: permite um maior controle sobre as operações, rastreando os erros, as deficiências e onde eles ocorrem.
Redução dos limites de tempo de resposta ao mercado: permitem que as empresas correspondam rapidamente às necessidades do mercado e reajam satisfatoriamente às suas mudanças.

Lead time ou tempo de aprovisionamento, em português europeu, é o período entre o início de uma atividade, produtiva ou não, e o seu término. A definição mais convencional para lead time em Supply Chain Management é o tempo entre o momento de entrada do material até a sua saída do inventário. Em resultado da definição mais genérica, lead time é, muitas vezes, confundido ou tem até o mesmo significado que ciclo, tack time e deadline, entre outros.

O lead time está intimamente ligado ao contexto de produção. Em certas situações, os processos de fabrico sofrem de atrasos inesperados ou tempos de inactividade. Durante os períodos em que um processo, linha de produção ou máquina estão parados devido a atrasos ou falhas logísticas, a eficiência da produção sofre um impacte negativo. Todas as formas de atrasos inesperados representam sérios problemas no fluxo da produção. Escusado será dizer que a maioria dos gestores têm pouca ou nenhuma tolerância para com atrasos inesperados na produção resultantes da entrega de materiais ou componentes danificados ou atrasados. O desempenho do lead time pode afetar o impacto estratégico da empresa. Regra geral, as empresas que reduzem o lead time e controlam ou eliminam variâncias inesperadas na produção, têm mais flexibilidade para satisfazer as necessidades dos clientes ao mesmo tempo que conseguem reduzir os custos.

Desvantagens

As desvantagens da utilização de um erp são:

Não-integração: a utilização do ERP por si só não torna uma empresa verdadeiramente integrada.
Altos custos: investimento em hardware, infra-estrutura computacional, licença de software, treinamento e consultoria.
Dependência do fornecedor do pacote: a adoção de um sistema ERP causa dependência do fornecedor do pacote pois a empresa não tem o domínio sobre a tecnologia.
Adoção das melhores práticas (best practices): aumenta o grau de imitação e padronização entre as empresas de um mesmo segmento.
Dependência entre os processos: se um processo parar de operar ou for registrado incorretamente no sistema pode repercutir nos demais processos.
Desmotivação e resistência às mudanças: causadas pelo controle excessivo sobre os colaboradores e pelos processos e padrões impostos pelo sistema, que podem gerar a perda de práticas específicas que proporcionavam bons resultados à empresa.
Alteração nos processos funcionais: a empresa precisa se adaptar aos processos do sistema e o sistema aos processos da empresa.

Introdução ao Sistema UNUM

Antes de conhecermos as características do Sistema UNUM, precisamos de uma visão geral dos conceitos fundamentais que o edificam. Para isto, devemos ler a Arquitetura e Filosofias do ERP, que resume os principais.

O ERP é um Sistema de Gestão Empresarial com todos os seus módulos integrados, que atende diversos segmentos de mercado, como varejo, indústria, serviços, distribuição, entre outras, e se adequa à realidade do negócio da empresa. Consiste em uma solução abrangente, completa e que oferece informações seguras com agilidade.

Através do Sistema UNUM, a informação consistente e completa é disponibilizada para os vários processos da empresa e seus usúarios internos e externos. Colaboradores, diretores, sócios, parceiros, representantes, fornecedores, clientes, qualquer pessoa com a devida autorização pode interagir com o sistema através de um navegador de Internet.

O alicerce do Sistema UNUM: informação, agilidade, qualidade e segurança

Todo o desenvolvimento da nova geração do Sistema UNUM está fundamentado nestes quatro pontos. Eles formam a base de tudo que aqui é apresentado.

Informação é o seu maior patrimônio!

Toda e qualquer informação, referente a tudo que ocorre na empresa, deve ser registrada no sistema.

Não adianta ter bens, estoques, dinheiro em caixa, se não conseguir antever as mudanças que estão ocorrendo; logo poderá perder tudo que possui. Administrar a informação é mais importante que tudo. Com base nela, pode-se avaliar e decidir para qual rumo direcionar sua empresa.

O objetivo máximo do Sistema UNUM é proporcionar ao usuário toda e qualquer informação que desejar.

Agilidade, rapidez e eficiência na administração da informação

A agilidade é fundamental para quem necessita de informação.

Agilidade, para a UNUM, é tornar o input (entrada) e o output (saída) de informações um processo extremamente rápido e dinâmico. Para isso, o sistema UNUM utiliza:

- simplicidade: tudo é fácil, desde criar uma requisição, pagar um título, movimentar estoques, até emitir uma nota fiscal. As operações exigem o mínimo de esforço. Utilizando botões (ferramentas), o usuário agiliza a interação com o sistema;
- interface intuitiva: é tão fácil utilizar o Sistema UNUM que, por dedução, o usuário sabe como operá-lo. O ambiente gráfico permite que a utilização do sistema seja bastante intuitiva. Assim, visualmente, através de cores, formatos de letras, desenhos e símbolos, a agilidade do processo de implantação é garantida. Através da análise de dados, na tela do computador, os resultados serão facilmente acompanhados;
- interatividade: o sistema fica, constantemente, alertando o usuário sobre o que está ocorrendo com as informações. Assim, torna-se ágil e eliminam-se erros não intencionais.

O Sistema UNUM diminui ao máximo a curva de aprendizagem dos usuários e agiliza o tempo de resposta do sistema às necessidades do dia-a-dia.

Tudo só funciona se existir qualidade na informação

De nada adianta agilidade se não existe qualidade na informação. Se existem erros ou falhas na informação, ela chegará ERRADA mais rapidamente ao usuário. É fundamental o usuário estar consciente da necessidade de somente incluir informações no sistema estando elas totalmente corretas.

Por ser integrado, o Sistema UNUM exige uma qualidade rigorosa na inclusão dos dados. Toda e qualquer informação influencia o resultado do trabalho de diversos setores da empresa. Por este motivo, o sistema possui, internamente, um controle inflexível de segurança contra inclusões e alterações, o qual garante a integridade das informações existentes.

É DEVER DE TODO USUÁRIO ESTAR CONSTANTEMENTE ZELANDO PELA QUALIDADE DA INFORMAÇÃO QUE INCLUI NO SISTEMA UNUM.

Só existe qualidade se existir segurança na informação

Para que as informações incluídas no Sistema UNUM possuam o mínimo de erros, deve existir uma divisão de responsabilidades sobre o que cada usuário pode ou não fazer no sistema. Cada usuário possui um poder de acesso ao sistema, totalmente configurado (parametrizado) de acordo com suas necessidades e responsabilidades.

Por exemplo, se um usuário é responsável pela manutenção do cadastro de clientes e emissão de pedidos de vendas, somente ele e mais ninguém poderá efetuar inclusões, alterações e exclusões no cadastro e nos pedidos de vendas.

Para garantir isso, o sistema possui vários tipos de “travamentos”, de forma a procurar eliminar totalmente erros humanos não intencionais e evitar as alterações intencionais, lesivas à empresa.

Instrumentos avançados de controle

Gerenciador de Cadastros, Gerador de Consultas, Administrador do Sistema e Módulo de Operações.

O Gerenciador de Cadastros

Com alicerce nos pontos INFORMAÇÃO, AGILIDADE, QUALIDADE e SEGURANÇA, a UNUM, partindo do exercício de abstração, rompeu os padrões criando uma nova forma ágil e simples de interagir com o cadastro da empresa. É o Gerenciador de Cadastros. Um único cadastro, ao invés de existirem diversos tipos como cadastro de clientes, fornecedores, funcionários, produtos de vendas, materiais de compras, etc.

A interação com o Gerenciador de Cadastros ocorre através de uma interface única e simples: a guia “Cadastro”.

O Gerador de Consultas

Outra novidade que você conhecerá profundamente é o Gerador de Consultas. Podemos considerá-lo como o grande instrumento de análise e decisão. Através dele, você terá poder para explorar todas as informações existentes no sistema.

O usuário define como deseja obter as informações para otimizar a análise de resultados e direcioná-las, especificamente, para realidade de seu negócio, sempre com o mínimo de esforço.

Através do Gerador de Consultas, você poderá desenvolver todas as rotinas de exportação e importação de dados. É possível a integração com diversos tipos de sistemas existentes.

A interação com o Gerador de Consultas ocorre através de uma interface única e simples: a guia “Consultas”.

O Administrador do Sistema

No Administrador do Sistema é definida toda a infra-estrutura de funcionamento do Gerenciador de Cadastros, Gerador de Consultas e, principalmente, do Módulo de Operações.

O SISTEMA PERMITE DEFINIR EXATAMENTE QUEM PODE FAZER O QUÊ!

Cada usuário do sistema possui seus direitos de acesso aos dados definidos no Administrador. É possível especificar quais classes podem ser visualizadas e/ou alteradas, quais campos podem ser enxergados e/ou alterados, quais classes de movimentos e consultas o usuário tem acesso e muito mais.

No Administrador, o usuário pode acompanhar todos os registros feitos, acessando o Log. É no Log que ficam registradas as operações realizadas com o Sistema UNUM, desde o Login (entrada no Sistema) até o Logoff (saída do Sistema). Ficam registradas as tentativas de entrar no sistema, as inclusões de dados, as alterações, as exclusões. O log registra o nome do usuário, a data, a hora e o que o mesmo fez.

E o mais importante: Tudo isso é simples e fácil de configurar.

O Administrador bem configurado garante à empresa AGILIDADE, QUALIDADE e SEGURANÇA.

A interação com o Administrador do Sistema ocorre através de uma interface única e simples: a guia “Admin”.

O Módulo de Operações

Por que Módulo de Operações?

O verbete operação vem do latim “operatione”, que significa: execução das medidas consideradas necessárias à consecução de um objetivo; transação comercial; qualquer processo em que se transforma uma situação em outra. Tratando-se de processamento de dados, significa comparar, selecionar, tomar decisões etc.

No Sistema de Operações, o usuário registra todas as “operações”, processos e atos que geram informações de relevante importância para sua empresa. Estas operações sempre, repetimos, sempre provocarão o registro de lançamentos contábeis, sejam eles gerenciais ou fiscais.

A interação com o Módulo de Operações do Sistema ocorre através de uma interface única e simples: a guia “Operações”.

Existe basicamente três tipos de documentos para controlar todas as operações e que dão origem à maioria de todas as informações na empresa: requisições, pedidos ou provisões e títulos.

Através do guia Guia de operações do Sistema UNUM pode-se ler mais sobre os conceitos e fluxos das operações do sistema UNUM.

Incluir o seguinte ponto:

O Sistema INTEQ é composto por módulos completamente integrados que possuem as seguintes características:

- São hierarquizados em classes de dados, facilitando o acesso do usuário às informações;

- São de fácil adaptação aos variados tipos de negócios, de acordo com o segmento de atuação da empresa;

- Permitem o acesso aos dados independente do acesso aos processos ou relatórios.