manual de solicitação de compras (em atualização)

O princípio de todo processo de compras é a solicitação. Através dela que se toma conhecimento das necessidades de diversos departamentos na empresa.

O caminho para acessar a solicitação de compras é:

Acesso: Ir Para \ Compra \ Solicitações de Compras \ Solicitações de Compras

Tela: Filtros do processo de solicitação de compras.

Logo no topo da tela, temos dois botões:

Busca pendência: Permite buscar as solicitações que ainda não foram atendidas.

Nova: Quando acionado, este botão permitirá a inserção de novas solicitações de compra, conforme imagem Tela: Processo de solicitação de compras.

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Campo da Grade de Variáveis:

Filtros das Solicitações:

Tipo da Solicitação:

• • Todas - todas as solicitações, independente do status;

  • Aprovadas - traz somente as solicitações aprovadas;

  • Não Aprovadas - traz somente as solicitações não aprovadas (pendentes);

  • Canceladas - traz somente as solicitações canceladas;

Solicitações associadas a pedidos - Permite edição apenas quando o Tipo da Solicitação selecionado for Aprovadas. Serve para escolhermos a exibição ou não de solicitações de compra associadas a pedidos (ver Cotação de Preços - Vincular pedidos a solicitações de compra);

• • Associadas a Pedidos - Exibe as solicitações de compras que estão vinculadas aos pedidos de compras.

    • Importante: Serão exibidas nessa consulta somente as solicitações de compras com status Em Cotação, pois já foi efetuado a escolha do fornecedor com a melhor condição de negociação e gerado o pedido de compra.

  • Não Associadas a Pedidos - Exibe as solicitações de compras que não estão associadas aos pedidos de compras.

    • Importante: Serão exibidas nessa consulta as solicitações de compras com status Aprovadas e Em Cotação. Nas solicitações de compras com status Em Cotação, já poderá ter sido gerado o Mapa de Análise e se conhece o fornecedor com melhor condição de negociação, mas o pedido de compra ainda não foi gerado.

  • Todas - Exibe todas as solicitações de compras, (Aprovadas, Em Cotação) independente ter pedido associado ou não.

Solicitações associadas a cotação - Permite edição apenas quando o Tipo da Solicitação selecionado for Aprovadas. Serve para escolhermos a exibição ou não de solicitações de compra associadas a cotação.

• • Associadas a Cotação

  • Não Associadas a Cotação

  • Todas

Chave da Solicitação - Informar a chave da solicitação desejada;

Classe da Solicitação - Informar a classe da solicitação desejada;

Solicitante - Informar o solicitante desejado;

Centro de Custo do Projeto - Informar o centro de custo do projeto desejado;

Classe do Núcleo - Informar a classe do núcleo desejada;

Núcleo - Informar o núcleo desejado;

Classe do Recurso - Informar a classe do recurso desejado;

Recurso - Informar o recurso desejado;

Lote - Informar lote do recurso desejado;

Comprador - Informar a pessoa desejada;

Observação - Informar a observação efetuada na solicitação desejada;

Motivo - Informar o motivo da solicitação desejada;

Quantidade - Informar a quantidade de recursos da solicitação desejada;

Variáveis Datas:

• • Data da Programação Inicial: Data da programação de entrega inicial

  • Data da Programação Final: Data da programação final de entrega

  • Data de Emissão Inicial: Data inicial de emissão de solicitações

  • Data de Emissão Final: Data final de emissão de solicitações;

  • Data de Aprovação Inicial: Data inicial de aprovações realizadas;

  • Data de Aprovação Final: Data final de aprovações realizadas.

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Relatório da Solicitação de Compra

Realizando uma solicitação de compra

Tela: Processo de solicitação de compras.

• • Solicitante: Informe aqui o nome da pessoa solicitante do recurso.

  • Classe: Informe a classe do registro. O sistema insere por padrão "Solicitações de Compra".

  • Núcleo: Informe aqui o Núcleo solicitante onde se deseja registrar a utilização/aplicação/armazenamento do recurso desta solicitação.

  • Recurso: Informe aqui o nome do recurso que está sendo solicitado.

  • Un: Unidade de mensuração do recurso (un, m, m3, kg, etc)

  • Lote: Informe aqui o lote do projeto em que o recurso pertence. Observação: Informe uma observação sobre a solicitação que está sendo registrada. É importante a utilização deste campo quando a solicitação for de um recurso genérico.

  • Quantidade: Quantidade de itens da solicitação.

  • Emissão: Data da criação do pedido. O sistema insere por padrão a data atual.

  • Programação: Informe aqui a data que você está programando até quando poderá receber o recurso. Caso você necessite solicitar material para datas diferentes crie mais de uma solicitação com datas de programação diferentes.

  • Estabelecimento: Informe aqui o código do estabelecimento onde deve ser registrada esta solicitação. É importante a utilização deste campo para que relatórios possam realizar filtros por estabelecimento.

  • Motivo: Informe aqui um motivo/explicação justificativa, para solicitação que está sendo registrada

  • Motivo Complemento: Informe aqui um complemento do motivo/explicação justificativa, para solicitação que está sendo registrada

  • Aprovação: Informação da data em que houve a aprovação da solicitação.

  • Comprador: Informe aqui a pessoa responsável por atender a solicitação de compra.

  • Aprovador: Informação do usuário que aprovou a solicitação.

  • Centro de Custo do Projeto: Não foi definido help para este campo

• Cancelamento: Informação da data do cancelamento da solicitação.

• Cancelador: Informação do usuário que cancelou a solicitação.

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Consultando uma Solicitação de Compras

Na tela de solicitação de compras, selecione o filtro desejado e clique no botão buscar pendência.

No exemplo abaixo selecionamos como filtro: Todas Solicitações

Grade no modo Tabela (table View)

Nesta tela é possível visualizar todas as solicitações aprovadas, pendentes (não aprovadas), canceladas ou em cotação. A partir dessa tela também podemos aprovar, desaprovar, cancelar ou descancelar uma solicitação de compras.

Importante: As solicitações de compras que estão com status "Em Cotação" são aquelas em que já existe pelo menos uma cotação de um fornecedor realizada ou em andamento.

A situação das solicitações é sinalizada pela legenda (aprovada, pendente, cancelada, em cotação)

Grade no modo Tabela (table View)

A edição é feita clicando no ícone mudar visão ou usando as teclas de atalho [Shift] + [Enter].

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Aprovando uma Solicitação de Compras Não Aprovada

Efetue a consulta das solicitações de compra com o filtro desejado.

No exemplo abaixo selecionamos como filtro: Não Apovadas.

Observe que o sistema retornou a consulta somente com as SC não aprovadas.

Podemos aprovar as solicitações de três formas:

• Para aprovar somente uma SC: coloque o cursor na SC desejada clique nos botão aprovar e depois no botão gravar.

• Para aprovar mais de uma SC: marque as solicitações desejas e clique no botão aprovar e depois no botão gravar.

• Para aprovar uma SC a partir de uma edição: clique no ícone mudar visão ou usando as teclas de atalho [Shift] + [Enter].e depois no botão aprovar e no botão desaprovar.

Observe que a SC abaixo não está aprovada:

Ao clicar no botão "Aprovar", o sistema irá preencher os campos "Aprovação" e "Aprovador":

Ao clicar no botão "Gravar", a solicitação estará aprovada.

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