manual de divergências (em atualização)

Auxiliares de Operações

Regras de Operações

Acesso: Ir Para \ Compras \ Cadastros \ Aux Operações \ Regras de Operações

Nesta classe da árvore de cadastro estão agrupados processos, referente a configurações de regras das operações, como por exemplo: Ativação de divergência, Tolerância de Divergência.

Ativação de Divergências

Acesso: Ir Para \ Compras \ Cadastros \ Aux Operações \ Regras de Operações\

Este processo tem a finalidade de ativar as divergências

a serem a serem obedecidas segundo uma validade definida pelo usuário.

Ao preencher a tabela Regras de Divergência com a classe do pedido, a divergência escolhida e a vigência serão ativadas automaticamente no sistema um processo de validação interna que tem a funcionalidade de não deixar movimentar estoques de operações divergentes, ou seja, que estejam em desacordo com o pedido. Esse processo libera automaticamente os campos da baixa relacionados com a divergência para edição na baixa, ou seja, ao ativar uma divergência de “valor unitário” o campo unitário da baixa do pedido ficará passível de edição. Para isso se faz necessário fechar a sessão do sistema.

Classe do Pedido*: Informe a Classe do Pedido que será utilizada para Ativação da Divergência.

Divergência: Indique aqui a divergência que será utilizada para validação. Esta pode ser de “pedido” ou “Física”

Aprova Automaticamente: Indica se a divergência será aprovada automaticamente

As divergências de pedido podem ser classificadas em de cabeçalho e de Itens:

De cabeçalho:

• Acréscimo;

• Desconto;

• Desconto Percentual;

• Frete

  • Tipo de Frete;

  • Valor do Frete;

• Grupo Pessoa

• Local de escrituração;

• Pessoa; e

• Condição de pagamento.

De Item

• Valor Unitário;

• Quantidade;

• Alíquotas Fiscais

  • Alíquota ICMS ST

  • Alíquota IPI

• Programação de Entrega

• Recurso

Início

• • Data *: Data em que a Divergência entrará em vigor.

• • Hora: Hora em que o Divergência entrará em vigor dentro de sua data de 'Início'.

Se não for preenchida, será considerado 00:00:00 hr.

Fim

• • Data: Data em que a Divergência deixará de estar em vigor. Se não for preenchido, o fator não mais deixará de estar em vigor a partir de sua data/hora de 'Início'.

• • Hora: Hora em que a Divergência deixará de estar em vigor dentro de sua data 'Fim'. Se não for preenchida, será considerado 00:00:00 hr.

Tolerância de Divergências

Acesso: Ir Para \ Compras \ Cadastros \ Aux Operações \ Regras de Operações\

Este processo tem a finalidade de indicar uma ou mais tolerâncias, se for o caso, que será aplicada no processo de geração das divergências segundo as configurações estabelecidas pelo usuário. Essa Tolerância criada vai obedecer os filtros indicados pelo usuário ao ativar as divergências a serem obedecidas segundo uma validade definida pelo usuário.

Classe *: Informe a Classe de Pessoa que será utilizada para filtro da tolerância da Divergência.

Nome *: Informe a Pessoa que será utilizada para filtro da tolerância da Divergência.

Classe *: Informe a Classe do Recurso que será utilizada para filtro da tolerância da Divergência.

Nome *: Informe o Recurso que será utilizado para filtro da tolerância da Divergência.

Divergência: Indique aqui a divergência que será utilizada para validação.

• Valor Unitário;

• Acréscimo;

• Desconto;

• Desconto Percentual;

• Valor do Frete;

• Quantidade; e

• Programação de Entrega.

Tipo de Tolerância: Indique que tipo de tolerância será aplicada.

Tolerân +: Indique aqui a Tolerância máxima para a geração da divergência.

Exemplo:

• Tolerância Absoluta:

Foi feito um pedido a um fornecedor de materiais em uma determinada data. Este programou com a empresa a entrega da mercadoria para 5 dias após o pedido.

Na tabela de tolerância, o campo esta “Tolerân +” esta preenchido com 10, ou seja, o sistema acrescenta mais 10 dias a data de programação prevista.

Caso o Fornecedor entregue a mercadoria até 10 dias da data programada, o sistema acata a baixa do pedido sem gerar divergência, pois foi atendida a regra de tolerância.

Caso o Fornecedor entregue, por exemplo, a mercadoria com mais de 10 dias da data de programação, o sistema gera automaticamente a divergência na baixa do pedido. Esta divergência faz com que a operação não movimente estoque.

• Tolerância Relativa;

Foi feito um pedido a um fornecedor de materiais em uma determinada data. Este programou com a empresa a entrega da mercadoria para 10 dias após o pedido.

Na tabela de tolerância, o campo esta “Tolerân +” esta preenchido com 20, ou seja, o sistema acrescenta mais 20% à data de programação prevista.

Caso o Fornecedor entregue a mercadoria até 12 dias da data programada, a sistema acata a baixa do pedido sem gerar divergência, ou seja, foi atendida a regra de tolerância.

Caso o Fornecedor entregue, por exemplo, a mercadoria com mais de 13 dias da data de programação, o sistema gera automaticamente a divergência na baixa do pedido. Esta divergência faz com que a operação não movimente estoque.

Tolerân -: Indique aqui a Tolerância mínima para a geração da divergência.

Exemplo:

• Tolerância Absoluta:

Foi feito um pedido a um fornecedor de materiais com o valor unitário de uma mercadoria no montante de R$200,00.

Na tabela de tolerância, o campo “Tolerân” está preenchido com 10, ou seja, o sistema retira 10 Unidades de Valores do valor unitário para validação.

Caso o Fornecedor entregue a mercadoria com o valor unitário no montante de R$190,00 o sistema acata a baixa do pedido sem gerar divergência, pois foi atendida a regra de tolerância.

Caso o Fornecedor entregue, por exemplo, a mercadoria o valor unitário da mercadoria inferior a R$190,00 o sistema gera automaticamente a divergência na baixa do pedido. Esta divergência faz com que a operação não movimente estoque.

• Tolerância Relativa;

Foi feito um pedido a um fornecedor de materiais com o valor unitário de uma mercadoria no montante de R$200,00.

Na tabela de tolerância, o campo “Tolerân” está preenchido com 10, ou seja, o sistema retira 10% do valor unitário para validação.

Caso o Fornecedor entregue a mercadoria com o valor unitário no montante de R$180,00 o sistema acata a baixa do pedido sem gerar divergência, pois foi atendida a regra de tolerância.

Caso o Fornecedor entregue, por exemplo, a mercadoria o valor unitário da mercadoria inferior a R$180,00 o sistema gera automaticamente a divergência na baixa do pedido. Esta divergência faz com que a operação não movimente estoque.

Início

• • Data *: Data em que a Divergência entrará em vigor.

  • Hora: Hora em que a Divergência entrará em vigor dentro de sua data de 'Início'. Se não for preenchida, será considerado 00:00:00 hr.

Fim

• • Data: Data em que a Divergência deixará de estar em vigor. Se não for preenchido, o fator não mais deixará de estar em vigor a partir de sua data/hora de 'Início'.

  • Hora: Hora em que a Divergência deixará de estar em vigor dentro de sua data 'Fim'. Se não for preenchida, será considerado 00:00:00 hr.

Algumas validações foram incluídas no processo:

• Os campos de “Tolerân +” e “Tolerân -” não podem receber valores negativos.

• Para o tipo de divergência “Programação de Entrega”, o campo “tolerân -”, não poderá ser preenchido.

Análise de Divergências

O objetivo da Análise de Divergência é possibilitar realizar de forma rápida, autorização de baixa de pedidos de entradas e conseqüente movimentação deste pedido no estoque.

O processo permite administrar em uma mesma tela, as baixas pedidos que estão com divergências que poderão ser ou não autorizadas.

Gerando as divergências

Ao efetivar uma baixa que tenha inconformidade com o pedido, será apresentada a mensagem de geração de divergência, Figura 5. Esta indica ao usuário que a baixa estará pendente de análise e não movimentará estoques até que as divergências sejam autorizadas.

Ao informar no sistema a Data de Programação de Pedido diferente da Data de Movimentação da Baixa o sistema gera divergência de Entrega, ao informar a Data Previsão Emissão Documento diferente da Data da Emissão da Baixa o sistema gera divergência de Emissão Documento, e ao informar no sistema a Data de Programação Entrega diferente da Data Emissão da Baixa o sistema gera divergência de Programação Entrega. (Sobre a documentação conversar comigo)

Operando com divergências

Acesso: Ir Para \ Compras \ Análise de Divergências \ Análise de Divergências

1. Acessar Ir Para\Compras\ Análise de Divergências \Análise de Divergências;

2. Process Análise de Divergências;

3. Definir os filtros necessários para a criação da nova cotação através do preenchimento das seguintes variáveis:

• Chaves de Pedidos *: Informe a(s) chave(s) de criação ou chave(s) de item(ns) da(s) baixa(s) que deseja consultar. lembrando que as chaves devem ser separadas por (;) ponto e vírgula ou (,) vírgula.;

• Número *: Informe o número da baixa de pedido ou provisão que deseja consultar.;

• Classes de Pedidos: Informe a(s) classe(s) dos itens do(s) pedido(s) que deseja baixar.

• Somente Pré-Baixas: Indica se os pedidos que já movimentaram estoque não irão constar no relatório.

• Apenas Finalizada: Indica o status da operação em relação quanto a finalização da análise.

  • Os status utilizados para este filtro são:

    • Finalizada

    • Não Finalizada

• Intervalo Atualização: Informe o intervalo de tempo, em segundos, para que o sistema execute novamente a consulta sem a intervenção do usuário.

• Local de Escrituração: Informe o local de escrituração da(s) baixa(s) que deseja consultar.

• Estabelecimento: Informe o estabelecimento da(s) baixa(s) que deseja consultar.

• Núcleo: Informe o estabelecimento da(s) baixa(s) que deseja consultar.

• Classe do Núcleo: Informe a(s) classe(s) do(s) núcleo(s) da(s) baixa(s) que deseja consultar.

• Pessoa: Informe a pessoa da(s) baixa(s) que deseja consultar.

• Recurso: Informe o(s) recurso(s) da(s) baixa(s) que deseja consultar.

• Classes de Recurso: Informe a(s) classe(s) do(s) recurso(s) da(s) baixa(s) que deseja consultar.

• Lotes: Informe o(s) lote(s) do(s) recurso(s) dos itens da(s) baixa(s) que deseja consultar.

• Emissão Inicial: Informe a emissão inicial da(s) baixa(s) que deseja consultar.

• Emissão Final: Informe a emissão final da(s) baixa(s) que deseja consultar.

a. Depois de gerado o processo, Figura 7 – Análise de Divergências (Processo), o sistema vai apresentar uma tela com as baixas de pedido com informações referente a possíveis divergências na baixa para que possam ser analisadas as pendências.

b. O processo de analise consiste nos seguintes passos:

- Identificação das Baixas – Na Grade Baixas, Figura 8 - Baixas, vão ser apresentadas as baixas de pedidos a serem analisadas.

c. O usuário deve clicar em uma das baixas, ao fazer isso o sistema atualizará as demais grades com informações exclusiva da baixa selecionada e do pedido original da mesma.

• Autorizando divergências

a. Na grade divergência da Baixa, Figura 10 – Divergências da Baixa, o sistema apresentará as divergências geradas pelo o processo de baixa. Por conta da geração da divergência, estas entradas ainda na movimentaram estoques. Para que possam fazê-lo se faz necessário que os usuários com poder para autorizar clique na Action Autorizar disponível na própria grade. O sistema a vai atualizar o status para “autorizada” e dessa forma a baixa já poderá movimentar estoque.

b. Em função do volume de divergência o usuário poderá filtrar o tipo de divergência que deseja analisar de uma baixa. Para isso deverá utilizar a grade Filtros de Divergências, Figura 9 – Filtros de Divergências. Estas, para uma melhor análise visual, foram identificadas por legendas, Figura 11.

c. Depois de autorizar as divergências o usuário poderá finalizá-las e gravá-las.

d. Autorização Automática: Por opção, as empresas podem executar autorizações de divergências automaticamente. Para isso foi habilitado um usuário padrão que é ativado ao habilitar o checkbox “Aprova Automaticamente” Ver Figura 1 para executar a autorização. A divergência é autorizada automaticamente

• Finalizando divergências

a. Na Grade baixas o usurário fará a ação de finalizar divergência, Figura 12. Esta terá a função de fazer procedimentos internos automáticos que desabilitam a baixa para edição. Este processo pode ser revertido caso o usuário clique em desfinalizar, nesse caso a baixa passa estar habilitada para edição e passível de geração de novas divergências.

b. Para empresas que fazem opção de utilizar o processo de Conferência Cega em Estoque/Recepcao/Conferencia Cega a finalização ocorre de maneira automaticamente sem precisar de intervenção do usuário, basta para isso que as divergências estejam autorizadas.

Configuração para utilização de divergência com Conferência Cega

Acesso: Ir Para\ Compra \ Ferramentas Administrativas \ Configurações \ Configuração da Classe Pedidos ou Provisões

A conferência cega é um processo do modulo do estoque que possibilita a contagem da mercadoria que chegaram ao estoque sem que o usuário responsável por esta contagem tenha acesso à nota fiscal de entrada. A integração da análise de divergência e o processo conferência cega se da pela configuração na classe utilizada para entrada da nota, geralmente classes de compras, do campo “Exige Conferência”. Quando ativado, o sistema exigirá que a baixa do pedido passe pelo processo de Conferência Cega em Estoque/Recepcao/Conferencia Cega. Esse processo será responsável pela finalização do processo de entrada da mercadoria no estoque, ou seja, a baixa do pedido não precisará ser finalizada pela análise de divergência pois o processo de conferência será responsável por isso.

a. Acessar Ir Para\ Compra \ Ferramentas Administrativas \ Configurações \ Configuração da Classe Pedidos ou Provisões;

b. Marcar a propriedade Exige Conferência e confirmar.

Parecer de Divergência

Acesso: Ir Para \ Compras \ Análise de Divergências \ Parecer de Divergências

Processo utilizado para permitir que o usuário informe o parecer para cada divergência finalizada. Usuário pesquisa as divergências informando as variáveis na grade. Após a pesquisa duas grades são exibidas. Ao clicar na grade de baixas, o sistema vai mostrar na grade de divergências, apenas os registros referentes aquela baixa. Para informar o parecer, basta digitar as informações no campo e ao término clicar na ação gravar.

a. Acessar Ir Para\Compras\ Análise de Divergências \ Parecer de Divergências;

b. Process Parecer de Divergências;

c. Definir os filtros necessários para a criação da nova cotação através do preenchimento das seguintes variáveis:

• Chaves de Pedidos *: Informe a(s) chave(s) de criação ou chave(s) de item(ns) da(s) baixa(s) que deseja consultar. lembrando que as chaves devem ser separadas por (;) ponto e vírgula ou (,) vírgula.;

• Número *: Informe o número da baixa de pedido ou provisão que deseja consultar.;

• Classes de Pedidos: Informe a(s) classe(s) dos itens do(s) pedido(s) que deseja baixar.

• Local de Escrituração: Informe o local de escrituração da(s) baixa(s) que deseja consultar.

• Estabelecimento: Informe o estabelecimento da(s) baixa(s) que deseja consultar.

• Núcleo: Informe o estabelecimento da(s) baixa(s) que deseja consultar.

• Classe do Núcleo: Informe a(s) classe(s) do(s) núcleo(s) da(s) baixa(s) que deseja consultar.

• Pessoa: Informe a pessoa da(s) baixa(s) que deseja consultar.

• Recurso: Informe o(s) recurso(s) da(s) baixa(s) que deseja consultar.

• Classes de Recurso: Informe a(s) classe(s) do(s) recurso(s) da(s) baixa(s) que deseja consultar.

• Lotes: Informe o(s) lote(s) do(s) recurso(s) dos itens da(s) baixa(s) que deseja consultar.

• Emissão Inicial: Informe a emissão inicial da(s) baixa(s) que deseja consultar.

• Emissão Final: Informe a emissão final da(s) baixa(s) que deseja consultar.

No processo serão apresentadas duas grades. Na primeira grade conterá as baixas finalizadas conforme seleção das variáveis de busca.

Na segunda grade, serão apresentadas as divergências encontradas na baixa. O campo “Parecer” estará liberado para edição. Neste campo poderá ser informado o motivo da autorização ou que foi resolvido em relação a procedimentos a serem adotados quando da ocorrência da divergência.