guia de operações do bematech erp

Introdução

Este guia tem o objetivo de apresentar os conceitos e fluxos das operações do Bematech ERP.

A estrutura de informações que uma empresa necessita para funcionar

As empresas precisam de estruturas funcionais. Isso quer dizer que existem várias funções na empresa: função de emitir pedidos, função de emitir requisições, função de baixar títulos (pagar/receber), função de baixar pedidos aprovados (dar saída, faturar, dar entrada, receber materiais comprados), função de aprovar pedidos, função de aprovar requisições etc.

Tomemos como exemplo a função de emitir pedidos:

• • A operação de emitir um pedido é idêntica para vendas e compras. Em ambos os casos existe a relação com uma pessoa externa à empresa; existem produtos, preços, quantidades, condição de pagamento, enfim, tudo é muito semelhante.

  • A Bematech desenvolveu um sistema que possui uma interface extremamente simples. Existe apenas uma tela (janela) que é utilizada por todos os usuários que executam funções na empresa. A interface do “departamento” de vendas é idêntica à do “departamento” de compras, que é também a mesma para a área financeira, para contabilidade, para o almoxarifado, para todos os usuários.

Operações: requisições, pedidos ou provisões e títulos

Requisições

Requisições são os documentos que representam as operações de CONSUMO, relacionadas com recursos (materiais e produtos) e pessoas da estrutura interna da empresa (funcionários, diretores, centros de custo e resultado).

As requisições sempre serão criadas com o objetivo de movimentar o estoque. Cada requisição possui um só recurso. Ela representa a necessidade que um usuário tem de receber um recurso, em certa quantidade, até uma determinada data (data de programação), para um centro de custo.

Pedidos ou Provisões – PedProv

Pedidos ou Provisões (PedProv) são os documentos que representam as operações de DIREITOS E OBRIGAÇÕES, relacionados com recursos (materiais, produtos, ativos, despesas, receitas etc.) e pessoas externas com quem a empresa se relaciona (clientes, fornecedores, bancos, entidades de governo etc).

Os PedProv sempre serão criados com o objetivo de GERAR GASTOS ou RENDAS.

São GASTOS: a compra de um ativo imobilizado, produtos para estoque, despesas administrativas, despesas comerciais, pagamento de impostos, pagamento de comissões, pagamento de encargos, a contratação de serviços, pagamento de salários etc.

São RENDAS: a venda de produtos, o recebimento de rendimento de aplicações, o recebimento de empréstimos, o recebimento de receitas financeiras, o recebimento de adiantamentos para aumento de capital etc.

Títulos

Títulos são os documentos que representam financeiramente as condições de pagamento ou recebimento dos pedidos ou provisões, PedProv. São os documentos que representam as operações de PAGAMENTO E RECEBIMENTO, relacionadas aos disponíveis da empresa (caixa, conta corrente de banco, contas de aplicações, contas garantidas de empréstimos etc).

Todo título está vinculado a um PedProv. Não existe título sem que exista o PedProv que o originou. É importante saber que não existem títulos para requisições.

Situações da operações: pendente, aprovada e baixada

Situação da operação:

• Pendente: é aquilo que não está concluído, não terminado, não acabado, não atendido.

• Aprovado: é aquilo que está confirmado, liberado, autorizado, sancionado.

• Baixado: é aquilo que está realizado, resolvido, efetuado, executado, atendido.

A pendência de Requisições, de PedProv e de Títulos

Estar PENDENTE significa estar inconcluso, não terminado, inacabado. Significa que ainda irá ser realizado, efetivado.

Dizemos que uma Requisição está PENDENTE quando o material requisitado não foi totalmente entregue. Isso significa que, caso uma requisição esteja atendida parcialmente, estará pendente.

Dizemos que um PedProv está PENDENTE quando seus itens não foram totalmente atendidos. Isso significa que, caso um pedido possua seus itens atendidos parcialmente, estará pendente.

Dizemos que um Título está PENDENTE quando não foi realizada sua baixa (pagamento ou recebimento).

A aprovação de Requisições e de PedProv

O ato de APROVAR, confirmar, liberar, autorizar ou sancionar, denota PODER. Para que uma operação seja válida e esteja disponível para ser efetivada, BAIXADA, é indispensável que esteja aprovada.

O ato ou efeito de APROVAR somente poder ser exercido pelos usuários que possuam este PODER.



Assim, todas as requisições, pedidos ou provisões, SEMPRE e OBRIGATORIAMENTE, têm que ser aprovados. Não produzirão informação operacional (que seja válida) enquanto estiverem não aprovados.

Após estar APROVADA, a operação ficará travada, ou seja, não poderá ser alterada. Deverá ser DESAPROVADA para sofrer modificação.

As definições de quem tem poder ou não para aprovar e o que pode aprovar devem ser configuradas no Administrador. SOMENTE QUEM TEM PODER PARA APROVAR PODE: DESAPROVAR E/OU CANCELAR A OPERAÇÃO.

A baixa de Requisições e Pedidos ou Provisões e a Movimentação de Depósitos

O ato de BAIXAR, resolver, efetuar, executar, denota REALIZAÇÃO. O objetivo de toda operação que é registrada no sistema é ser efetivada.

As Requisições e os PedProv, quando são baixados, criam lançamentos de entrada ou saída nos depósitos (estoques) da empresa, automaticamente.

• A Baixa de Requisição é a efetivação, total ou parcial, de uma requisição aprovada e pendente. É sempre uma “partida dobrada”, criando um ou mais lançamentos na Movimentação de Depósitos;

• A Baixa de PedProv é a efetivação, total ou parcial, de um ou mais pedidos ou provisões, aprovados, que estejam pendentes. É sempre uma “partida dobrada”, criando um documento de baixa.

DICA:

• Antecipação é a BAIXA (pagamento ou recebimento) antecipada de um título que pertence a um PedProv aprovado e não baixado.

• Crédito é o título gerado automaticamente pelo sistema, em decorrência do cancelamento do saldo do pedido, caso possua títulos baixados antecipadamente.

Transferências de Recursos e Movimentações de Depósitos

No Bematech ERP, é possível registrar a transferência de recursos entre um ou mais depósitos. Através da transferência, um recurso que sai de um depósito pode ir para um ou mais depósitos.

A Baixa de Títulos e as Movimentações de Disponíveis

Os Títulos para serem baixados criam lançamentos, de entrada ou saída de dinheiro, nos disponíveis (caixas e bancos) da empresa.

A Baixa de Título é a efetivação TOTAL de um pagamento ou recebimento de título pendente. É sempre uma “partida dobrada”5, criando um ou mais lançamentos na Movimentação de Disponíveis.

Transferências de Dinheiro e Movimentações de Disponíveis

No Bematech ERP é possível registrar as transferências de dinheiro entre um ou mais disponíveis. Um valor que saí de um disponível pode ir para um ou mais disponíveis.

Quem deve executar as funções?

Em primeiro lugar, o Bematech ERP. Ele deve executar as funções que dispensam o raciocínio humano. Tudo o que é padronizado e repetitivo é realizado pelo sistema:

• • Não deixar sair material do estoque sem requisição;

  • Não deixar sair material do estoque sem a requisição estar aprovada;

  • Não deixar sair material do estoque com saldo zerado;

  • Não deixar alterar requisição que esteja aprovada;

  • Não deixar desaprovar requisição que possua baixa;

  • Administrar baixas parciais (entregas) de requisições;

  • Não deixar alterar pedido que esteja aprovado;

  • Não deixar desaprovar pedido que possua baixa;

  • Não deixar baixar pedido que não esteja aprovado;

  • Não deixar baixar pedido de vendas (faturar) que possua saldo em estoque zerado;

  • Administrar baixas parciais de pedidos aprovados;

  • Não deixar baixar título de pedido não aprovado;

  • Administrar o pagamento antecipado de pedidos aprovados;

  • Administrar o cancelamento de saldo de pedidos aprovados;

  • e muito mais.

Em segundo lugar, a empresa deve avaliar a melhor forma de distribuir as funções para otimizar a qualidade da informação. Deve-se definir quais funções serão executadas por cada usuário, independente do departamento ao qual pertença.

• • Função de criar a requisição: deve ser de cada usuário que necessita de material. Ele sabe informar o que quer, para quando quer, para qual centro de custo, qual quantidade, qual o motivo etc.;

  • Função de aprovar as requisições criadas: deve ser do usuário que possui poder para aprovar requisições;

  • Função de dar baixa em requisições (entregar o material): deve ser do usuário que possui poder para movimentar estoques. Poder baixar requisições, entregando os materiais para os usuários que criaram as requisições;

  • Função de criar pedidos: deve ser do usuário que tem poder para tal;

  • Função de aprovar os pedidos: deve ser do usuário que possui este poder;

  • Função de baixar pedidos: deve ser do usuário que tem este poder;

  • Função de baixar títulos: deve ser do usuário com poder;

  • e muito mais.

As operações com documentos e suas situações

Requisição pendente e não aprovada

• Pode ser alterada, modificada;

• Pode ser apagada, eliminada, deletada, excluída;

• Não pode ser baixada, não aparece na pendência de requisições;

• Não tem títulos;

• PODE SER APROVADA.

Requisição pendente e aprovada

• Não pode ser alterada;

• Não pode ser excluída;

• PODE SER BAIXADA, total ou parcialmente;

• PODE SER DESAPROVADA, CASO NÃO ESTEJA BAIXADA;

• PODE SER CANCELADA.

Documento de BAIXA de Requisição = Movimentação de Depósito

• Só pode informar a quantidade que está baixada;

• PODE SER CANCELADA A BAIXA, total ou parcialmente (volta a ficar pendente).

PedProv pendente e não aprovado

• Pode ser alterado, modificado;

• Pode ser apagado, eliminado, deletado, excluído;

• Não pode ser baixado, não aparece na pendência de PedProv;

• Seus títulos não podem ser baixados, por isso nem aparecem na pendência de títulos;

• PODE SER APROVADO.

PedProv pendente e aprovado

• Não pode ser alterado;

• Não pode ser excluído;

• Seus títulos podem ser baixados, porque o pedido está aprovado;

• PODE SER BAIXADO, total ou parcialmente;

• PODE SER DESAPROVADO, CASO NÃO ESTEJA BAIXADO;

• PODE SER CANCELADO;

• NÃO PODE SER DESAPROVADO, CASO TENHA TÍTULO JÁ BAIXADO.

Documento de BAIXA de PedProv

• Não pode alterar as informações do pedido;

• Só pode informar a quantidade que está baixando de cada item;

• NÃO PODE SER ALTERADO CASO EXISTA PELO MENOS UM PEDIDO CANCELADO;  Seus títulos podem ser baixados;

• PODEM SER CANCELADAS AS BAIXAS, total ou parcialmente.

Título pendente de PedProv não aprovado

• Não pode ser baixado, não aparece na pendência de títulos;

Título pendente de PedProv aprovado

• Pode ser alterado abrindo o PedProv e desaprovando-o;

• Não pode ser apagado sem apagar o pedido;

• Não pode ter baixa parcial;

• PODE SER BAIXADO, total.

Documento de BAIXA de Título = Movimentação de Disponível

• PODE SER CANCELADA A BAIXA.