v.2009- Manual do Fluxo de Caixa Contábil
OBJETIVO E ESTRUTURA
O relatório Fluxo de Caixa tem por objetivo proporcionar aos usuários da informação contábil uma base de referência para avaliar a capacidade de a empresa gerar caixa e equivalente de caixa, avaliar sua liquidez e detalhar a forma como esta usa estes recursos.
Ele criado pela Lei 11.638/2007, que alterou a redação de vários artigos da Lei 6.404/1976 (lei das S/As). Sua previsão legal está descrita no inciso IV do artigo 176 desta Lei e detalhada no inciso I do artigo 188 da mesma (abaixo transcritos).
“Art. 176. Ao fim de cada exercício social, a diretoria fará elaborar, com base na escrituração mercantil da companhia, as seguintes demonstrações financeiras, que deverão exprimir com clareza a situação do patrimônio da companhia e as mutações ocorridas no exercício:
I - balanço patrimonial;
II - demonstração dos lucros ou prejuízos acumulados;
III - demonstração do resultado do exercício; e
IV - demonstração das origens e aplicações de recursos.
IV – demonstração dos fluxos de caixa; e (Redação dada pela Lei no 11.638,de 2007)
V – se companhia aberta, demonstração do valor adicionado. (Incluído pela Lei no 11.638,de 2007)”
“Art. 188. As demonstrações referidas nos incisos IV e V do caput do art. 176 desta Lei indicarão, no mínimo: (Redação dada pela Lei no 11.638,de 2007)
I – demonstração dos fluxos de caixa – as alterações ocorridas, durante o exercício, no saldo de caixa e equivalentes de caixa, segregando-se essas alterações em, no mínimo, 3 (três) fluxos: (Redação dada pela Lei no11.638,de 2007)
a) das operações; (Redação dada pela Lei no 11.638,de 2007) b) dos financiamentos; e (Redação dada pela Lei no 11.638,de 2007) c) dos investimentos; (Redação dada pela Lei no 11.638,de 2007)”
O Conselho Federal de Contabilidade, no intuito de eluciar a previsão legal deste relatório, emitiu a Resolução CFC 1.125/08, a qual aprovou a NBC T 3.8 com as orientações para a elaboração do mesmo.
Para fins de esclarecimento, destacamos abaixo algumas definições extraídas da referida Resolução que o usuário deve conhecer para compreender sua estrutura:
Caixa - compreende numerário em espécie e depósitos bancários disponíveis;
Equivalente de Caixa - são aplicações financeiras de curto prazo, de alta liquidez, que são prontamente conversíveis em um montante conhecido de caixa e que estão sujeitas a um insignificante risco de mudança de valor;
Atividades Operacionais - são as principais atividades geradoras de receita da entidade e outras atividades diferentes das de investimento e de financiamento;
Atividades de Investimento - são as referentes à aquisição e à venda de ativos de longo prazo e de outros investimentos não incluídos nos equivalentes de caixa;
Atividades de Financiamento - são aquelas que resultam em mudanças no tamanho e na composição do capital próprio e no endividamento da entidade, não classificadas como atividade operacional.
Para maiores informações sobre este detalhamento, sugerimos pesquisar o conteúdo desta resolução no site http://www.cfc.org.br.
CONFIGURANDO A ESTRUTURA
A configuração do relatório Fluxo de Caixa Contábil no Erp Unum é implementada pelo usuário em um processo especialmente desenvolvido para gravar o detalhamento das informações de cada agrupamento previsto no artigo 188, inciso I da lei das S/As.
O processo de configuração chama-se Fluxos de Caixa, que está localizado no endereço Contabilidade/Configurações e Manutenções/Configurações de Relatórios//Fluxos de Caixa.
A estrutura subdivide-se basicamente em 4 agrupamentos em nossa configuração:
Atividades Operacionais;
Atividades de Investimento;
Atividades de Financiamento;
Caixa e Equivalentes de Caixa.
Em cada agrupamento deste, o usuário irá detalhar as movimentações de caixa e equivalente de caixa no período que justificam sua modificação de valor ao final do período.
Criando a Configuração
Acesse o processo Fluxos de Caixa (Configurações e Manutenções/Configurações de Relatórios//Fluxos de Caixa) e verifique a tela inicial.
Nesta tela, o usuário observará que o processo pede-nos 2 parâmetros de data e nos fornece 2 botões no topo.
Estas datas são usadas apenas para pesquisas de configurações já existentes na base. Assim, caso não exista nenhuma, o usuário não conseguirá encontrar qualquer configuração. A busca é feita preenchendo estas datas e clicando no botão Pesquisar.
No botão Novo, o usuário irá inserir uma configuração nova. Após acioná-lo, o usuário verá a tela destacada abaixo:
São parâmetros do cabeçalho desta tela:
Chave: esta chave é criada automaticamente pelo banco de dados e identificará a configuração recém-criada. O usuário não deve ter preocupação com esta informação;
Data Inicial: Informe a data inicial da configuração do movimento contábil. Todo o movimento a partir desta data será objeto de pesquisa pelo relatório de fluxo de caixa que está sendo configurado;
Data Final: Informe a data final da configuração do movimento contábil. Todo o movimento até esta data será objeto de pesquisa pelo relatório de fluxo de caixa que está sendo configurado;
Descrição: Informe uma descrição para identificação do relatório. Esta descrição será mostrada na impressão do relatório;
Classe do Plano de Contas: Selecione a Classe do Plano de Contas para o Fluxo de Caixa. É permitida a seleção de uma única Classe de Plano de Contas;
Unidade Contábil: Informe a unidade contábil que será usada na filtragem dos saldos para exibição do relatório. Só é permitida a seleção de uma única unidade;
Classe dos Lançamentos: Informe a classe de lançamento contábil a ser usada na filtragem dos saldos contábeis. A seleção de uma classe implica na utilização automática das classes filhas;
Classe do Encerramento Contábil: Informe a classe de lançamento contábil usada nos encerramentos de resultado.
Preencha as informações solicitadas e clique no botão Gravar localizado no topo desta página.
Na parte inferior desta página, o usuário verá uma grade chamada Demonstração dos Fluxos de Caixa, responsável pelo detalhamento dos agrupamentos de atividades operacionais, atividades de investimento, atividades de financiamento e caixa e equivalente de caixa. Nos sub-tópicos seguintes, serão mostradas como configurar cada um destes agrupamentos.
Configurando o Agrupamento das Atividades Operacionais
Para inserir um agrupamento na grade Demonstração dos Fluxos de Caixa, o usuário deve inserir um novo registro, a partir do botão + (inserir) existente na caixa de ferramentas desta grade. Será aberto um registro novo que pedirá 2 informações:
Classe: Selecione a classe a ser configurada conforme as opções de agrupamento.
Complemento: Digite uma redação a ser apresentada na impressão deste tópico. Este complemento poderá ser um comentário particular. Esta informação não é obrigatória.
No campo Classe, selecione a opção “Atividades Operacionais” e clique no botão OK. Confirme a gravação deste registro pelo botão de confirmação da respectiva grade e pelo botão Gravar no topo da página. Em seguida, mude a visão do respectivo registro e verá uma nova grade chamada “Itens da Demonstração dos Fluxos de Caixa”.
Esta grade é a responsável pelo detalhamento principal do conteúdo deste relatório na impressão. O preenchimento desta deve observar as orientações da NBC T 3.8 para cada tipo de agrupamento. No caso do agrupamento de atividades operacionais, o usuário deve informar as principais atividades geradoras de receita da empresa.
Na grade Itens da Demonstração dos Fluxos de Caixa, o usuário deve inserir um novo registro, clicando no botão + (inserir) na caixa de ferramentas desta. Após isto, deverá preencher as seguintes informações:
Ordem: Informe a ordem de apresentação das linhas configuradas neste agrupamento. Use, como exemplo, as numerações 01, 02, 03, etc.
Descrição: Informe uma descrição para apresentação da linha do relatório;
Fórmula: Informe a fórmula que irá buscar o saldo das contas. Caso o valor desta linha seja detalhado nas notas explicativas, o usuário poderá deixar este campo sem preenchimento. Use a relação de fórmulas disponíveis: ordem, debito, credito, saldo, saldoinicial, saldofinal, valor. Para verificar mais informações sobre a sintaxe destas fórmulas, leia o anexo;
Nota Explicativa: Informe uma redação da nota explicativa correspondente a esta linha de configuração. Esta redação será impressa no relatório. A utilização ou não das notas dependerá da necessidade de detalhamento de informações ou valores constantes nas linhas de exibição dos agrupamentos principais do relatório. Em caso de se necessitar usá- la, numera-se a mesma no início da própria redação e indica-se a existência da nota com a mesma numeração no campo “descrição” do referido registro.
O preenchimento da coluna “fórmula” objetiva capturar os valores de movimentação de contas diretamente do movimento contábil do período. Para tanto, foram disponibilizadas várias fórmulas para serem usadas na medida do necessário. Veja abaixo o preenchimento de alguns registros para exibição deste relatório.
Note que usamos as funções “debito”, “credito” e “ordem”. As funções de débito e crédito foram usadas, respectivamente, para pesquisarem o valor da movimentação de débito e crédito nas contas de fornecedores e de clientes de nosso plano de contas de teste.
Por questões estéticas, após conseguirmos recuperar estes valores, multiplicamos ambos por - 1 (menos 1) para inverter o saldo destas contas que, na convenção adotada pelo sistema, apresentam as contas credoras com sinal negativo e as devedoras com sinal positivo. Inserimos a ordem 03 sem qualquer configuração e a ordem 04 para totalizar o agrupamento.
A função ordem foi usada apenas para mencionar linhas anteriormente inseridas na configuração, somando o resultado entre elas. Como o resultado da linha 01 foi positivo e o da linha 02 foi negativo, o conteúdo da linha 04 resultou na diferença entre elas.
Neste nosso exemplo, não preenchemos o conteúdo da coluna “nota explicativa” porque não tivemos necessidade de fazer qualquer detalhamento dos saldos das operações descritas nas linhas 01 e 02.
Observação: para imprimir a configuração, use o link “Imprime Fluxo e Caixa” que está no topo da página. Caso o usuário não tenha gravado a configuração, ela será gravada automaticamente. Para fechar a configuração implementada, use o link “Fecha” no topo da página.
As configurações das demais atividades operacionais seguem a mesma filosofia descrita acima.
Configurando o Agrupamento das Atividades de Investimento
Após ter inserido o registro correspondente às atividades operacionais, o usuário deve tornar a mudar a visão da grade “Demonstração dos Fluxos de Caixa”. Em seguida, o usuário deve inserir novo registro, a partir do botão + (inserir).
Neste novo registro, deve-se selecionar a opção “Atividades de Investimento”, confirmando sua gravação pelo botão confirmar da respectiva grade e no botão OK do topo da página. Em seguida, mude a visão do respectivo registro e verá uma nova grade chamada “Itens da Demonstração dos Fluxos de Caixa”.
Na grade “Itens da Demonstração dos Fluxos de Caixa”, o usuário deve inserir um novo registro a partir do botão + (inserir) na caixa de ferramentas desta grade. Preencha as mesmas informações descritas quando da explanação do tópico 2.1.1.
Nos sub-tópicos a seguir mostramos 2 exemplos de utilização do campo nota explicativa.
Primeiro Exemplo de Utilização das Notas
No primeiro exemplo, inserimos a linha 01 (ordem) com o preenchimento da descrição e nota explicativa.
Feito isto, inserimos vários registros na grade “Itens da Demonstração dos Fluxos de Caixa” para fazer o detalhamento da informação sobre a aquisição do referido item.
Observação: o usuário deve notar que o campo fórmula da grade “Itens da Demonstração dos Fluxos de Caixa” foi deixado vazio para que seu valor fosse calculado no detalhamento da grade inferior (Detalhamento dos Itens da Demonstração dos Fluxos de Caixa). Importante ressaltar também que, sempre que houver necessidade de fazer detalhamento de qualquer item desta grade nas notas explicativas, o usuário deverá numerá-las sequenciamente e indicar essa numeração na redação da descrição e da respectiva nota explicativa. Neste exemplo, usamos a numeração com letras (no caso foi a letra A), mas se poderia adotar numeração de detalhamento com números.
Os registros que foram inseridos na grade “Detalhamento dos Itens da Demonstração dos Fluxos de Caixa” precisam das seguintes informações de campos:
Ordem: Informe a ordem de apresentação das linhas configuradas neste agrupamento. Use, como exemplo, as numerações 01, 02, 03, etc;
Descrição: Informe uma descrição para apresentação do detalhamento desta nota explicativa;
Fórmula: Informe a fórmula que irá buscar o saldo das contas. Use a relação de fórmulas disponíveis: ordem, debito, credito, saldo, saldoinicial, saldofinal, valor. Para verificar mais informações sobre a sintaxe destas fórmulas, leia o anexo.
No exemplo citado, todos os valores da apresentação não pertencem a qualquer movimento contábil da empresa, cujo relatório estamos configurando, mas de uma empresa externa. Assim, em todos os itens foi utilizada a fórmula “valor” para inserir manualmente os valores a serem destacados na impressão do relatório. Caso os valores a serem apresentados pudessem ser extraídos do próprio movimento da empresa que está sendo configurada, usaríamos as outras fórmulas disponíveis.
Segundo Exemplo de Utilização das Notas
Neste segundo exemplo, adicionamos a situação de compra de imobilizado, cujos valores são capturados do próprio movimento da base que está sendo configurado. Assim, na grade “Itens da Demonstração dos Fluxos de Caixa” incluímos a ordem 02 (linha) e preenchemos os campos descrição e nota explicativa. Observe que, seguindo a sequencia de numeração das notas explicativas, esta nota foi numerada com a letra B, fato este ressaltado na descrição de ambos os campos.
Depois de concluída a segunda ordem no agrupamento das atividades de investimento, realizamos a inserção de mais 2 linhas na apresentação da grade “Itens da Demonstração dos Fluxos de Caixa”. Abaixo o usuário verá que nós adicionamos a ordem 03 se qualquer configuração e a ordem 04 com a finalidade de fazer a totalização dos registros deste agrupamento.
Observação: para imprimir a configuração, use o botão “Imprime Fluxo e Caixa” que está no topo da página. Caso o usuário não tenha gravado a configuração, ela será gravada automaticamente. Para fechar a configuração implementada, use o botão “Fecha” no topo da página.
Configurando o Agrupamento das Atividades de Financiamento
Após ter inserido o registro correspondente às atividades de investimento, o usuário deve tornar a mudar a visão da grade Demonstração dos Fluxos de Caixa. Em seguida, o usuário deve inserir novo registro, a partir do botão + (inserir).
Neste novo registro, deve-se selecionar a opção “Atividades de Financiamento”, confirmando sua gravação pelo botão confirmar da respectiva grade e no botão OK do topo da página. Em seguida, mude a visão do respectivo registro e verá uma nova grade chamada “Itens da Demonstração dos Fluxos de Caixa”.
Feita a inclusão deste agrupamento, o usuário deve mudar a visão para inserir as informações sobre o financiamento na grade “Itens da Demonstração dos Fluxos de Caixa”.
Neste exemplo, buscamos uma conta do Patrimônio Liquido entitudada “Capital a Integralizar”, resgatando os créditos ocorridos com ela durante o período, que correspondiam às operações de integralização. Como estes valores são credores e, no relatório, devem ser somados aos demais agrupamentos do relatório (atividades operacionais e de investimento), multiplicamos o valor obtido por -1, conforme se vê na coluna da fórmula.
Adicionamos ainda uma ordem sem qualquer configuração e a ordem 03 para totalizar este agrupamento. Após esta inclusão, clicamos no botão “Gravar” no topo da tela.
Observação: para imprimir a configuração, use o link “Imprime Fluxo e Caixa” que está no topo da página. Caso o usuário não tenha gravado a configuração, ela será gravada automaticamente. Para fechar a configuração implementada, use o link “Fecha” no topo da página.
Configurando o Agrupamento Caixa e Equivalente de Caixa
Após ter inserido o registro correspondente às atividades de financiamento, o usuário deve tornar a mudar a visão da grade Demonstração dos Fluxos de Caixa. Em seguida, o usuário deve inserir novo registro, a partir do botão + (inserir).
Neste novo registro, deve-se selecionar a opção “Atividades de Financiamento”, confirmando sua gravação pelo botão confirmar da respectiva grade e no botão OK do topo da página. Em seguida, mude a visão do respectivo registro e verá uma nova grade chamada “Itens da Demonstração dos Fluxos de Caixa”.
Feita a inclusão deste agrupamento, o usuário deve mudar a visão para inserir as informações sobre o caixa e equivalente na grade “Itens da Demonstração dos Fluxos de Caixa”.
A configuração deste agrupamento tem características especiais, visto que o mesmo representará o comparativo de valores no início e no fim do período selecionado na configuração. A primeira diferenciação ocorre logo no preenchimento da coluna “Complemento” da grade “demonstração dos Fluxos de Caixa”. Neste local, informamos que a mesma será detalhada, necessariamente, com notas explicativas e informamos a sequencia de utilização desta.
Na ilustração acima, o usuário verá que foi inserido uma ordem (01) e nesta mencionamos a redação da respectiva nota explicativa. Após a inserção da grade “Itens da Demonstração dos Fluxos de Caixa”, o usuário deverá mudar a visão deste para fazer o detalhamento das contas ou grupos de contas contábeis que fazem a composição do caixa e equivalente de caixa, segundo a definição comentada no capítulo 1, novamente transcrita abaixo:
Caixa - compreende numerário em espécie e depósitos bancários disponíveis;
Equivalente de Caixa - são aplicações financeiras de curto prazo, de alta liquidez, que são prontamente conversíveis em um montante conhecido de caixa e que estão sujeitas a um insignificante risco de mudança de valor.
Na figura abaixo, note que foram inseridos os grupos de contas contábeis que compõem o caixa e equivalente de caixa. Nesta configuração, usamos a fórmula saldo para que fossem exibidos no relatório os saldos de início e fim do período selecionado na configuração. Para totalizar a apresentação, inserimos a ordem 04, a qual somará os valores das linhas antecedentes.
Concluída esta configuração, realizamos a gravação pelo botão “Gravar” no topo da página. Para fechar a configuração implementada, use o botão “Fecha” no topo da página.
Pesquisa, Manutenção, Deleção e Impressão
A pesquisa de qualquer configuração de relatório fluxo de caixa é realizada na tela inicial do processo Fluxos de Caixa, localizado em Configurações e Manutenções/Configurações de Relatórios//Fluxos de Caixa.
Nesta tela, o usuário preencherá as variáveis “Data Inicial da Configuração” e “Data Final da Configuração” e clicar no link “Pesquisar” existente no topo da página.
A nova janela exibida está ilustrada acima.
Para editar uma configuração visando fazer qualquer modificação na mesma, o usuário deve selecionar a configuração desejada, clicando na caixa de seleção existente no lado esquerdo de cada registro, e clicar no botão “Abrir”.
Após se abrir uma configuração para manutenção, o usuário também poderá:
imprimir o relatório, bastando acionar o link “Imprime Fluxos de Caixa” existente no topo da página;
deletar a configuração do relatório, bastando clicar no link “Excluir” existente no topo da página.
Para imprimir, o usuário deve selecionar a configuração desejada, pelo check Box existente no lado esquerdo de cada registro, e clicar no botão “Imprime Fluxos de Caixa”.
Abaixo exibimos o relatório de fluxo de caixa configurado durante a explanação do capítulo 2 deste manual.
Note que as notas explicativas só são impressas ao final do relatório, após a exibição dos 4 agrupamentos do fluxo de caixa. Cada detalhamento das notas explicativas está numerado e referem- se a alguns itens de agrupamento configurados. Em nosso exemplo, foram usadas numerações com as letras A, B e C, dos quais A e B fazem parte do agrupamento das atividades de investimento. Nas numerações destas notas poder-se-ia utilizar qualquer outro indicativo de numeração.
Devemos ainda comentar que as totalizações dos agrupamentos das atividades operacionais, de investimento e de financiamento devem totalizar o valor exibido na descrição “Aumento Líquido de Caixa e Equivalente de Caixa”, gerado pelo quarto agrupamento da configuração, descrito no tópico "Configurando o Agrupamento Caixa e Equivalente de Caixa". Em nosso exemplo, este valor não se igualou porque não fizemos uma configuração completa.
ANEXO
As funções relacionadas na configuração do relatório fluxo de caixa são elencadas e explicadas a seguir
Ordem
Objetivo: retornar o saldo que foi calculado em outra linha (ordem) do seu relatório. O usuário deverá mencionar precisamente qual linha do relatório deseja capturar o saldo calculado. Pode ser usado com aspas simples ou dupla na sua sintaxe.
Sintaxe: ordem(“número da linha do relatório”) ou ordem(‘número da linha do relatório’) o Exemplo: ordem(“02”) ou ordem(‘02’) ou ordem(“2”) ou ordem(‘21’)
Debito
Objetivo: retornar o somatório de débito de uma conta contábil no período selecionado no relatório. A conta informada poderá ser analítica ou sintética. Pode ser usado com aspas simples ou dupla na sua sintaxe.
Sintaxe: debito(“código da conta”) ou debito(‘código da conta’) o Exemplo: debito(“2.1.1.01”) ou debito(‘2.1.1.01’)
Credito
Objetivo: retornar o somatório de crédito de uma conta contábil no período selecionado no relatório. A conta informada poderá ser analítica ou sintética. Pode ser usado com aspas simples ou dupla na sua sintaxe. Esta função retorna o valor do movimento da conta com sinal negativo em virtude da convenção do sistema usar débito com sinal positivo e crédito com sinal negativo.
Sintaxe: credito(“código da conta”) ou credito(‘código da conta’) o Exemplo: credito(“2.4.1.01.001”) ou credito(‘2.4.1.01.001’)
Saldo
Objetivo: retornar os valores de saldo inicial e final de uma conta. A conta informada poderá ser analítica ou sintética. Esta funcão só deve ser usada no agrupamento de caixa e equivalente de caixa. Pode ser usado com aspas simples ou dupla na sua sintaxe. Esta função retorna os saldos iniciais e finais com a convenção adotada pelo sistema: devedor com sinal positivo e credor com sinal negativo.
Sintaxe: saldo(“código da conta”) ou saldo(‘código da conta’) o Exemplo: saldo(“1.1.1.01”) ou saldo(‘1.1.1.01’)
Saldoinicial
Objetivo: retornar o valor de saldo inicial de uma conta. A conta informada poderá ser analítica ou sintética. Pode ser usado com aspas simples ou dupla na sua sintaxe.
Sintaxe: saldoinicial(“código da conta”) ou saldoinicial(‘código da conta’)
Exemplo: saldoinicial(“1.1.1.01”) ou saldoinicial(‘1.1.1.01’)
Saldofinal
Objetivo: retornar o valor de saldo final de uma conta. A conta informada poderá ser analítica ou sintética. Pode ser usado com aspas simples ou dupla na sua sintaxe.
Sintaxe: saldofinal(“código da conta”) ou saldofinal(‘código da conta’)
Exemplo: saldofinal(“1.1.1.01”) ou saldofinal(‘1.1.1.01’)
Valor
Objetivo: utilizar exatamente o valor financeiro informado nesta função para composição do relatório. Pode ser usado com aspas simples ou dupla na sua sintaxe. Caso o valor a ser estacado seja negativo ou deve ser deduzido, informe o sinal negativo antecedendo o valor.
Sintaxe: valor(“valor financeiro”) ou valor(‘valor financeiro’)
Exemplo: valor(“13940.27”) ou valor(“-2348.05”) ou valor(’48.00’)
Todas as fórmulas acima destacadas podem ser usadas para compor um resultado que seja obtido pela mesclagem de diversas fórmulas usadas na mesma coluna. Por exemplo, o usuário pode querem efetuar a soma matemática de valores de várias contas ou grupos de contas e poderá montar uma fórmula com a utilização de várias funções concatenadas, conforme exemplos abaixo:
debito(“1.1.1.01”) + debito(“1.1.1.02”) + debito(“1.1.1.03”)
saldo(“2.1.1.01”) - saldo(“2.1.1.01.9999”)
(credito(“2.2.01”) + credito(“2.2.02”)) * -1 -> a multiplicação por -1 foi realizado para inverter o saldo do resultado obtido que é negativo.